事业单位档案管理存在的问题与对策分析

[ 作者简介 ]

刘洋，女，北京，北京市机电产品标准质量监测中心，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

事业单位是由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的带有公益性质并且承担一定的社会服务功能的机构，对于社会发展具有重要意义。目前，我国事业单位档案管理仍然存在一些不足，限制了其功能作用的发挥。因此，文章将分析事业单位在档案管理中存在的主要问题并提出相应的管理对策，旨在立足本职岗位创新发展的同时，协同各部门促进单位各项管理及服務水平持续提升，推动事业单位整体水平稳步向上发展。

[ 关键词 ]

事业单位;档案管理;服务机构;管理水平;改革创新

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.04.012

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最核心的组成部分。事业单位作为具有社会服务功能的组织，承担一定社会责任，加强档案管理水平能够为事业单位发展提供基本保障。早期档案管理在发展过程中并没有受到事业单位的充分重视，单位将其视为单一档案管理的活动，采用的管理方法也相对简单。随着事业单位不断发展，单位内部档案数量不断增加，档案形式更加多种多样，人们开始意识到有必要对档案管理工作进行改革了。及时发现相关问题并提出相应的应对对策，才能够满足新时期档案管理工作的开展需求。由此可见，分析事业单位档案管理问题与对策是十分必要的。

1 档案管理概述

1.1 主要环节

档案管理是指在开展档案信息、档案文件管理的活动集合，呈现了组织活动纵向与横向历史发展痕迹，是组织发展过程的文字见证，也是管理工作的重要组成部分。档案管理工作内容主要包括八项，即“收集、整理、鉴定、保管、检索与编目、利用、编研、鉴定、统计”。档案管理工作愈加细致，不仅对文书管理水平要求更高，也强化了其利用部分，要求进行档案管理后能够更好地为事业单位提供可利用信息，方便事业单位职工使用档案。

1.2 核心矛盾

世间万物在发展过程中都会存在矛盾，档案管理的矛盾大多数集中于档案数量大、内容杂、形式分散、孤本等问题。事业单位档案基本是在单位内部用于参考使用，所以在档案管理过程中，管理人员不仅是要解决内部人员的矛盾，更是要结合事业单位要求、社会发展要求，不断提高档案管理质量，设计出专业且人性化的管理体系，从根源上杜绝档案管理的矛盾，从而推动整体水平的提升。

1.3 性质作用

档案工作就其基本性质和主要作用来说，属于管理性、服务性、政治性、科学性、条件性工作。档案管理工作是单位内部管理体系的重要组成部分，在单位的任何发展时期都应该考虑到它的政治性，这集中体现在机要性和服务方向上。我国档案工作的基本原则是实行统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全，便于档案的利用。档案工作者必须要做到忠于职守、爱岗敬业、遵纪守法、严守机密、博学求进、公证服务、求真务实、维护史实。

1.4 利益关系

档案管理与事业单位发展有直接关系，档案记录了事业单位的发展历程、重要决议、荣誉实物、参与重大活动纪实影像等，关系到单位及个人发展。尤其对于有人事档案管理权限的单位而言，人事档案记载着个人的经历、政治思想、品德作风等内容，是我们个人身份、学历、资历等的证明依据。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 人员方面因素

2.1.1 管理层不够重视。档案管理对于事业单位发展十分重要，但在实际应用过程中，管理层未能充分认识到档案管理的重要性，认为档案管理无足轻重，没有必要投入太多人力物力，造成不必要的浪费，甚至错位认为只要档案不丢失即可;从而导致相关管理规划制度落实执行不到位，造成事业单位档案管理工作实施的有效性低，不利于档案管理工作的发展。

2.1.2 各部门不够配合。档案管理工作的开展中各部门职工都是实际参与者，但许多职工仅是将自己视为规定执行者，在存档环节中能动性差，积压着很多有价值的文件不去存入档案，认为放在自己手里也没关系，需要的时候能找到就可以了。正是因为还有大部分同志思想停在过去，对于新形势下的档案管理工作不积极响应也不配合执行，这对档案管理系统化工作又加大了难度，不利于档案管理工作的推进。

2.1.3 管理员不够专业。通过档案管理工作的概述可以得知档案管理工作涉及内容众多，今时今日的档案管理工作已经与早期有着非常大的差别，如果在工作过程中仍然坚持老看法、老观点，就很难将工作做好，更难让领导同事满意。我国早期事业单位档案管理工作大多由非专业人士负责，甚至无需经过上岗前培训，但是随着档案管理工作专业性难度加大，非专业人士在专业能力、专业水平上已经无法跟上新的管理要求。在实际管理工作期间，许多基层职工仅是简单录入档案信息，协助职工调阅档案，一味地重复机械性的工作，并没有做出与时俱进的改变，不利于档案管理工作的价值体现。

2.2 事实方面因素

2.2.1 管理体系不健全。档案管理工作是在系统化的规定下开展各项工作，所有的工作方法、工作路径、工作要求都要有明确的规定，才能够确保档案管理工作有序开展。如若在实际工作中受到意识落后、管理经验不足等诸多因素影响，将导致管理体系不全面、管理工作无法系统化开展等后果。在实际工作开展期间也不难发现，当新的管理需求提出来后，如果管理体系没有跟进，管理制度没有及时更新，极易出现管理漏洞。

2.2.2 管理标准不一。档案管理工作有着明确的标准化要求，能够确保档案管理工作著录时顺利兼容。但是档案管理工作跨越时间长，会由于多种历史原因导致管理基础差，许多档案质量不佳，缺乏移植性，很难将其转移至信息化软件中。档案管理工作是一个长期工作，如果缺乏统一的管理规定，将很难设立规范化的标准，更难以设立专业化的档案管理体系。

2.2.3 工作方法滯后。档案管理工作不仅是对档案负责，更要对职工负责、对单位负责。在档案管理工作开展中，有许多事业单位仍然习惯于通过原始方法进行档案操作，工作方式十分落后，导致工作效率低下，工作成果无法满足事业单位的人性化管理需求。还有部分档案管理员在工作期间仍然秉承落后的工作理念，认为只要保障档案不丢、不损即可。落后的工作理念无法调动其工作积极性，更加会限制档案管理信息化的改革进程。

2.3 环境方面因素

在档案管理过程中，无论是对纸质文件还是对电子文件进行保存，都需要专业的储存空间，并且文书档案的储存环境有严格的要求，需要做到“十防”，即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高/低温、防尘、防污染、防有害生物;“三铁”，即铁门、铁窗、铁柜。但是由于长期以来档案管理工作都未能受到领导重视，实际管理人员也没有强化对环境的要求，导致档案储存环境并不理想。

3 事业单位档案管理对策

3.1 人员方面因素

3.1.1 领导层重视：事业有发展。事业单位领导层影响档案管理工作开展方向，更是构建档案管理体系的核心所在，因此加强管理层人员建设，才能够统筹相关工作开展。具体方法如下：第一，事业单位内部召开档案管理会议，对于档案管理工作进行清晰定位;第二，构建档案管理体系，将单一的档案管理提升转变为工作管理变革，责任追溯到个人;第三，结合各部门工作情况，负责编写“大事记”，“大事记”是党政机关、企事业单位、社会团体记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体，具有史料价值，可以起到录以备查的作用。

3.1.2 中层管控：制度有把握。由于档案收集管理的超前性与使用价值显现的滞后性，致使一些单位的领导对档案工作重视度不高。事业单位档案管理工作的开展，需要各部门内部提升其主动性与积极性，调动职工参加相关管理工作的积极性，有效配合归档部门档案管理工作的开展，转变工作理念。从部门领导处促使人员遵照相关制度执行，积极配合档案管理部门工作。

3.1.3 人员负责：落实有力度。档案管理人员要做一个“有心人”，要主动作为，为档案管理工作赢得地位。如若专业能力不足，将会严重影响其工作质量，常用解决办法主要为招纳专业人才与加强对现有人员的培训，但在实际操作中，由于编制限制、经费有限等原因，通常无法在短期内通过招纳专业人才的方式满足相关要求，因此需要加强对档案管理人员的培训，让其具有更高水平的工作能力，满足当下紧迫的管理需求。介于这一点，档案管理科室要加强对职工的培训，具体方法如下：第一，加强人员对档案管理相关制度的培训，让其熟悉各个管理环节，了解工作规范，提升其工作规范性;第二，加强对职工的职业道德培训，让职工在档案管理过程中更加认真、负责，提升个人职业约束感;第三，应将法治意识培训独立于一般培训之外，为其讲解法律知识，列举相关案例，让其具备较高的法制意识，杜绝职工在档案管理中发生违法行为。

3.2 事实方面因素

3.2.1 建立并完善管理制度。俗话说，书到用时方恨少，档案和学习一样，只有平时收集整理得好，关键时刻才能起作用。档案管理工作依托于档案管理制度，因此需要建立“档案管理制度”“档案突发事件应急预案管理办法”“保密管理制度”等相关制度并随着工作的进行不断完善。伴随相关制度出现的应该有其附件，例如：“存档文件交接单”“归档范围及保管期限表”“档案利用及借出审批单”“档案销毁清单”“档案室安全检查记录表”“档案室投放鼠药、防虫剂、干燥剂记录表”“档案库房温湿度记录簿”等。在具体操作中，还需要各单位结合自身情况开展。

3.2.2 统一管理标准。档案管理工作要遵循统一的执行标准，才能够确保档案内容的一致性、承接性、延续性，减少档案管理各个环节中的工作负担。首先，要严格遵照“归档范围及保管期限表”执行，没有此表的单位务必抓紧时间编写后报上级/同级档案行政管理部门审查合格后严格执行;其次，应该确保在收件时，每件（每套）文件材料的完整度;最后，要在实际工作中总结经验用以档案管理的提质增效。

3.2.3 创新管理方法。在高科技迅速发展的今天，我国作为领先世界的5G网络开创者，不论是工作还是生活，都在朝着更加智能的方向发展着。为努力顺应时代的发展，作为档案管理工作者应该勇于创新、不断进取，在本单位实现档案管理信息化建设迫在眉睫。

所谓档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

新时期档案管理工作不仅要与信息技术结合，还要落实服务理念，要坚持以人为本，更好地为人们提供服务，解决工作中遇到的问题。一位又一位思虑全面的档案管理员、一次又一次细致严谨的档案利用，对于事业单位来说如虎添翼。

科技的高效发展和人员的专业素养相结合，才可以促使档案管理信息化建设加速融入事业单位的各个工作环节中，使原本落后的办公模式发生极大的改变。这种创新后的办公模式不仅能够提高办公效率，还能够节约办公成本。因此相关单位有必要重视档案管理信息化建设，将培养档案管理人才、完善档案管理体系、加大档案管理信息化建设提到工作日程中。

3.3 环境建设

存档单位应当建立档案室，档案室要建立健全的管理制度，完善应急机制，切实践行“十防”，严格将温度控制在14℃至24℃之间;将湿度控制在45 %至

60 %之间，每天把控好档案室的温湿度并填写测量记录，定期要对室内电器、线路、消防设施进行检查;定期投放防虫药;离开时切断电源、关好门窗，确保档案室的安全，为长期、安全地保存档案创造良好环境。

安全良好的档案存储环境，离不开必要的软/硬件设施设备，如监控器（下载手机App，绑定监控器，可实时监控并回看）、防盗门、窗外护栏、遮光帘、空调、加湿器、温湿度测量仪、烟感器、灭火器、保险柜（用于存放公章及证照等）、铁皮档案柜、档案盒、存档章、不锈钢钉等。

4 结论

综上所述，事业单位的发展离不开档案管理工作。文章中对档案管理工作进行了多方面分析，可以看到档案管理中制度、标准、方法依然是核心。档案作为原始凭证，每个人都有维护档案完整和安全的责任，尤其作为档案工作者，更应该珍视国家和社会给予的特殊信任。只有完善档案管理体系，严格执行档案管理规定，把关工作人员的职业道德素养，虚心接受专业培训，才可能做好相关工作，保障档案管理工作质量，为单位发展献力。

参考文献

[1]冯晓青. 事业单位改革后干部人事档案管理存在的问题及对策[J]. 兰台内外，2021（9）：64-65.

[2]霍宏旭. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决对策[J]. 科学与财富，2021，13（8）：21.

[3]朱其祺. 信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题及对策[J]. 中外交流，2021，28（5）：1383.