协同办公系统在某军工企业的设计与应用

李曼 石晓峰 王丁一 葛靖青

摘  要：针对军工企业办公精细化管理及信息保密安全的需求，文章提出了某军工企业协同办公系统的设计与应用，通过在涉密网络中构建具备统一门户、公文管理、合同管理、业务审批等功能的协同办公系统，与业务系统集成共享，安全可控地处理信息与共享资源，促进了信息流转网络化、工作流程自动化、办公审批快捷化、决策执行科学化，提高了办公效率，积极推动了企业的精细化、信息化管理的高质量发展，为军工企业协同办公系统建设提供借鉴。

关键词：协同办公系统;流程;信息共享;网络安全

中图分类号：TP39      文献标识码：A文章编号：2096-4706（2022）01-0132-04

Abstract： According to the office requirements of fine management and information confidentiality security in military industry enterprises， this paper puts forward the design and application of a collaborative office system in a military industry enterprise. Through the construction of a collaborative office system with the functions of unified portal， document management， contract management and business approval in the classified network， it integrates and shares with the business system， safely and controllably processes information and shared resources， promotes the networking of information flow， automation of workflow， shortcut of office approval and scientific decision-making implementation， improves office efficiency， and actively promotes high-quality development of the fine and informatization management of enterprises， it provides reference for the construction of military enterprise collaborative office system.

Keywords： collaborative office system; process; information sharing; network security

0  引  言

随着武器装备市场竞争的日益加剧和信息技术的不断发展，军工各企业紧抓潮流，加速推进着自身的信息化建设。通过高新技术手段结合信息化思想提高企业办公及管理效率，保证信息处理的安全可靠，实现企业的管理流程化、资源信息化、决策科学化，进而增强企业核心竞争力，已成为军工各企业当下信息化建设的重中之重。

协同办公系统是一种将现代办公思想与计算机、网络等信息化手段集成在一起的新型办公方式，旨在构建业务管理等工作自动化、网络化、无纸化的协同办公环境。协同办公系统是企业为加强精细化管理、高精准办公而进行重点建设的应用系统，承担着企业日常办公、业务审批、公文收发、系统管理等功能。本文将重点介绍某军工企业符合保密测评要求的协同办公系统的设计、开发并应用。

1  建设目标

按照军工企业的业务特点、行业标准及有关保密要求，构建符合保密测评要求的协同办公系统，确保该系统能够在涉密网络中运行的安全可靠;能够为企业办公提供综合、全面、个性化的信息服务，提高办公效率，促进全价值链体系化精益管理;能够实现资源信息化、决策科学化、责任明确化，保障决策的有效落实。通过建设“横向协同、纵向管控、广度拓展、深度集成、安全可靠”的“无纸化”办公平台，为军工企业进行决策分析、管理统筹、业务流转、知识积累等提供有力支撑。

2  系统总体设计

2.1  系统体系架构

某军工企业的协同办公系统基于B/S（Browser/Server）模式，通过 “Win+Nginx+MySQL+PHP”进行开发部署。系统体系架构分为五個层级，分别是展示层、应用管理层、应用支撑层、平台支撑层、基础层。系统体系架构如图1所示。

2.2  系统模块设计

2.2.1  统一门户平台

建立涉密内网的统一共享门户，满足企业内应用系统的便捷使用以及资源信息的综合展示，形成统一的管理和业务处理入口。

根据用户的角色与岗位不同，满足个性化的办工桌面，提高用户的平台体验感。

2.2.2  协同办公平台

结合军工企业相关规章制度，建设功能完善、高效运行的协同办公平台，实现公文、行政、业务、资产、合同、车辆、家具等流程的线上流转与审批;结合信息采集、数据分析、智能推送、分类统计等技术，实现对各流程进行全方位的监控、查询、委派、反馈等管理，确保各项决策和业务能够快速、有效的执行，进而达到办公标准化、流程化、信息化。

2.2.3  集成共享平台

建立企业内部管理与业务系统的集成平台，为管理与业务系统的互联互通、消除信息孤岛奠定基础，同时为达成系统内操作用户、组织机构等信息同步，实现单点登录，提供集成性的统一登录入口。

2.2.4  保密安全平台

建设符合涉密信息系统保密安全要求的配套的保密安全平台，通过配备密级标识、三员管理、身份鉴别、数据加密、访问控制、应用审计等方式强化安保策略并提升防护能力。

3  协同办公系统的应用

该协同办公系统在某军工企业的涉密网络环境中已完成部署、运行平稳，并通过相关权威部门对系统的安全保密测评。

3.1  统一门户

统一门户能够进行企业内信息查阅与工作办理，涵盖了综合信息门户、领导门户和员工门户三个部分。综合信息门户提供了新闻动态、公告通知、党群工作、规章制度、廉政建设、企业文化、科技前沿等集中展示平台，便于资源交互、共享与管理;完成与安全邮件、PDM系统等业务系统的集成，实现单点登录;提供科技参考文献、资料标准等快捷入口。領导门户和员工门户提供了公文收发、业务审批、行政办公、合同管理、督查督办、在岗状态等的统一入口及展示，利于高效便捷的个性化办公。

3.2  公文管理

公文管理实现了公文收发、签批、办理、跟踪、预归档等全流程管理，配备了电子签章、套红盖章、公文查询、公文监控、密级控制、权限控制、公文委托等功能，保证了公文的实效性、安全性及保密性，便于公文的共享和交流。为了提高办公效率，加强业务流转的管控执行力度，系统配备了公文办理跟踪功能，在公文批示环节可进行选择开启跟踪办理，系统能够对流程的任务下发、审批意见及结果反馈进行实时监控与跟踪。

3.3  督查督办

系统的督查督办功能实现了对上级任务、会议决议、领导批示等督办事项的立项、办理、办结等过程的管理和监督，能针对督办事项提供监管与考核，并对年度督办事项各部门的执行情况进行统计分析，确保督办事项能够得到坚决有效的贯彻与落实。

3.4  业务审批

系统基于业务流程管控制度，建立了统一的工作流程管理平台，通过自定义的表单模板、图形化的工作流及权限管控的分类管理，实现了合同审批、固定资产、车辆家具、综合办公等共73项业务流，支持表单打印和下载功能，可实现跨场所、跨部门的即时沟通，构筑了协同工作环境，加强了管理的规范性和透明性。以员工培训计划审批流程为示例，如图2所示。

3.5  合同管理

合同管理包含供应商管理、合作商管理、合同评审、合同审批等模块，实现了在线查询、执行、变更、归档、预警、用章等功能，提高了合同流转的办理效率与合同履行的监管力度。同时，为合同办理人员、财务人员、管理人员进行合同待办工作的实时提醒，以保障合同执行可控，能够对单位、部门合同等进行分类统计，及时为领导决策和运行维护提供必要的数据支撑。

3.6  固定资产管理

固定资产管理为企业内设备仪器从申购计划、购置汇总、验收入库、领用、调配调拨、维修/维保、维修/维保验收、封存、启用、退库、报废等业务审批流程操作进行管理，提供实时管理、监控及统计等功能，实现企业固定资产台账的全周期管控。

3.7  办公家具管理

办公家具管理是对企业内办公家具从申请、申请汇总、入库、领用、调拨、报废等业务审批流程操作进行管理，从而实现办公家具台账的全周期管控。

3.8  资源共享平台

资源共享平台支撑了企业规章制度、管理规定、学习材料和共享文件等内容展示。其中，共享文件柜能够支持企业级、部门级的共享管理。系统通过对文件的上传、编辑、查看、流向等权限进行控制，打造安全可靠的办公协同环境。

3.9  综合办公平台

为了提高日常办公的效率，系统实现了公告通知、新闻管理、规章制度、会议管理、车辆管理、个人日程安排、领导去向等功能。

3.10  集成接口

协同办公系统与身份认证系统、安全邮件系统、PDM系统等集成，实现了单点登录;与ntko控件集成，可支持用户在线编辑和文件阅读;与Websign签章集成，实现了审批单中带入电子签名。

3.11  系统安全管理

系统按照涉密信息系统BMB17-2006、BMB22-2007等有关标准和要求，配备了密级标识、流向控制、三员管理、身份鉴别、安全设计、权限管理、日志管理等功能，确保涉密信息处理的可靠性、保密性与安全性。该系统的安全设置界面，如图3所示。

（1）密级标识。系统对密级标识的生成、提取、基于密级标识的涉密信息管理等进行有效管控。

（2）密级流向控制。对用户进行密级划分，信息主体的密级须与用户主体的密级相一致。目前，系统已为工作流、公文、文件柜、三员管理、文件加密、业务系统等统一进行了密级控制，在流程流转中，不允许出现高密低传或低密级用户访问超出知悉范围涉密信息的情况。

（3）三员管理。系统具备完善的三员管理功能。系统管理员、安全管理员、审计员三员相互独立、相互制约;明确三员职责及权限，可有效加强系统保密管理。

（4）身份鉴别。通过“硬件密钥+个人识别码+口令+用户名”相结合的方式对访问用户的身份信息进行核实，根据不同用户密级，采取相应的安全防护措施，避免非法用户接入访问涉密信息。

（5）安全审计。系统能够对用户登录、权限、公文管理、业务流程审批、日常数据处理等进行详细审计并记录分析。

（6）权限管理。系统分为一般用户和管理用户。用户的访问范围均依据其归属权限进行界定，不允许越权操作。

（7）日志管理：具备完善的日志体系，完整记录系统使用痕迹，规避潜在泄密风险。该模块涵盖了登录日志（系统、业务）、系统维护日志、系统异常日志、账号安全日志、业务安全日志、管理员操作日志等。

4  系统应用效果

该协同办公系统在某军工企业自上线以来，运行平稳，完成了3 000多条收发文管理，28项规章制度、300多项共享信息发布，73项业务审批流程，达到了预期目标并取得了良好的效果。

4.1  降低办公成本并提升办公效率

系统上线以来，有效推动了企业“无纸化”办公。通过在线审签和流转公文，缩减了办公成本;打破了跨部门、跨组织的沟通协调“瓶颈”，提高了协同办公效率，解决了公文传递慢、信息不及时、不同步、办理情况不易跟踪和办理意见不易查阅等难题，切实地提高了办公效率。

4.2  业务流程规且范审批公开透明

按照企业的规范标准，系统实现了多种业务流程的电子化、规范化、标准化、可视化，有利于对业务各环节进行量化管理和控制，审批办理明晰、方便、快捷，实现了“一趟都不用跑”;同时，能够将责任落实到人，便于协调沟通，利于业务开展，避免推诿、不作为等现象的发生，提高了工作效率，增强了管理的透明性和高效性。

4.3  实现共享利用并提供决策支持

系统中综合信息门户实现了规章制度、科技信息、公告资源等资源整合及信息共享，与应用系统的集成互联，实现单点登录，为科研、办公管理工作提供便利;通过个性化门户实现了对不同权限用户的督促、提醒、统计与监控等，为领导和运维管理提供准确、实时的决策支持和数据支撑。

4.4  信息管理可控且运行安全可靠

系统有效解决了各类信息密级流向控制的问题，确保了在涉密网络中处理和管理信息的安全可控，满足了企业不同部门、人员、权限的应用需求和业务需求，保证系统稳定、安全、可靠。

5  结  论

本文介绍了某軍工企业协同办公系统的设计与应用，系统基于该企业办公、科研管理及涉密信息系统建设的有关标准和要求，实现了企业资源整合与平台共享，达到了信息流转网络化、工作流程自动化、办公审批快捷化、决策执行科学化，并能够做到实时动态管控，积极推动了军工企业的精细化、信息化管理的高质量、高水平发展，切实增强了企业的核心竞争力。

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作者简介：李曼（1991.08—），女，汉族，陕西宝鸡人，工程师，硕士研究生，研究方向：信息化研究及管理。