工程资料在过程收集中可追溯性管理的探讨

李加雄 罗重芬 马年 周丹 罗媛

摘要：工程建设是一项周期时间长，施工交叉多，人员流动大的管理活动。在建设工程施工过程中，工程施工资料是建设工程项目建设活动的真实记录，需由专人负责收集整理，在收集过程中不断完善，确保及时同步、时间逻辑合理、资料完整规范、内容真实有效，并建立完整有效的台账，最终体现工程技术、材料设备、管理活动等文字资料在逻辑上具有可追溯性。可追溯性管理是确保工程资料完整性收集的关键[1]，其表现形式反映在过程管理和控制活动中所形成的有组织的文件和资料中，为过程验收、竣工交付、施工索赔和结算、质量信誉评价等各项工作提供了有力的基础资料保障工作。

[作者简介]李加雄（1971—），男，本科，高级工程师，研究方向为施工技术与施工设备。

在工程施工过程中容易出现各种逻辑顺序不符的情况，如签字日期，材料生产与进场时间，材料进场与检测时间，检测与使用时间，相互相关记录时间等出现矛盾，为确保工程资料真实、规范、完整、齐全，工程资料在收集过程中，全面推动和加强可追溯性管理工作，满足质量控制和管理工作需要。

1 造成不可追溯的部分原因

1.1 思想意识不高

思想意识不高主要体现在责任心不强、考虑问题不全面、缺乏忧患意识、缺乏主观能动性等，很容易造成对工程资料管理工作的认知思相高度不够，对这份工作没有积极向上的良好心理状态，不能一心做好工程资料管理工作。

1.2 技术资料

技术方案编制不齐全且编制进度滞后，以及未及时报审。

图纸会审签字不全、盖章不全。

设计变更下发后未及时进行交底。技术交底编制不齐全、不及时以及签字人员未按手印，最容易出现在专业分包单位。

隐蔽资料绘制不规范、隐蔽部位缺项、隐蔽图绘制显示不齐全，如隐蔽图未反映出措施钢筋。

技术资料附图名称标注不正确，本应标注为“××点位平面布置图”，而标注为为“××基础平面布置图”。

已明确设计变更但未收到建设单位及时下发的设计变更资料。

1.3 质量保证资料

材料已进场使用但未进行报审，以及厂家提供的资料不完善;材料进场报审无逻辑性、无追溯性、监理未签字，且出现用圆珠笔填写;材料进场数量与报审数量、规格不吻合，厂家资料不齐或为复印件，无合格证、合格证不齐、合格证内容不全;材料进场第三方检验记录不全;钢筋强屈比、超屈比数据与厂家报告不吻合。

规范及合同要求复检的材料未按要求进行复检;构件厂家提供资料不齐全，出现须提供二维码标识但没有提供，须该驻厂监造但无驻厂监造资料，现场施工应实体检验的未检验，没有形成隐蔽资料。

隐蔽检验记录未按时间分开，隐蔽图纸字体太小，看不清楚;检验批资料滞后、缺项以及无原始检查记录表格，缺乏支撑资料，监理、施工验收意见笔迹一致。

材料报审资料未及时进行汇总。

1.4 试验检验资料

试验检验资料未及时进行汇总、评定，分类整理;见证取样单未及时完善，或见证编号、日期等不齐全。

商品混凝土开盘资料无合格证、氯离子、碱含量计算书等;同条件温度记录就同一天温度记录不一致，同条件累计温度超出现行规范要求的600 ℃±40 ℃偏差范围;混凝土同条件试件评定未按规范要求除以系数0.88后进行评定;混凝土同条件试件评定、汇总，组数不吻合;同条件试件未按现行规范要求留置于相应部位;商品混凝土施工记录试件取样时间先于到达现场时间;砂浆及混凝土试件检测抗压强度过高。

材料报审日期与材料形式检验报告无逻辑性。材料进场时间安排紧凑，导致某些检测周期长的材料检测合格时间与实际施工逻辑性不吻合，因规范规定要求材料进场检测合格后方可投入使用。致使时间节点往后推移，与实际就存在偏差。

1.5 管理资料

五方责任主体资料收集不齐全，分供方资料收集不及时、不完善;分供方资质报审内容不齐、资质报审中证书过期、证书模糊且部分管理人员无身份证明文件、无分包单位管理制度;资料收集人员对分供方等合同不熟悉，导致资料形成权责划分不清晰。

方案报审日期在前，内容日期在后。发文薄上有签收技术变更，而工长施工日志上未记录;无施工日志、用铅笔写，且乱划乱写，编写不连续、签字、内容等不完善。

政府职能部门签发的整改通知单未收集完善;质量和安全整改通知混放，整改通知不及时回复;监理通知单、项目通知单未及时回复造成资料无法闭合。

原始资料形成数量未达到合同约定及相关管理方的要求。分部分项资料汇总未按现行规范要求执行。各管控单位签字时间先后顺序不相符，資料签字日期不闭合，用铅笔和圆珠笔做资料;资料签字不齐，日期未完善等;需盖鲜章的资料，鲜章不清晰，须盖单位鲜章而盖项目章。资料未按施工进度进行;工序交接资料缺失;工作联系函断号（有1、3、5，无2、4、6）;计量器具、检测设备检验检测不全，未报审，未建立管理台账。

2 管理原则

2.1 工程施工资料应遵循“及时、准确、真实、规范、完整、齐全”的原则[2]

（1）及时：填写及时、签字及时、整理及时、归档及时。

（2）准确：符合相关规范标准的要求、内容准确无误。

（3）真实：与实际相符、不弄虚作假、真实有效、可信。

（4）规范：填写规范、保管规范。

（5）完整：资料填写要完整、系统、并符合相关规范及合同要求。

（6）齐全：资料填写内容齐全、签字齐全、盖章齐全、日期齐全。

2.2 及时参与原则

施工单位文件资料的收集、管理工作贯穿于整个建设工程活动的全过程，资料员应经常深入工程施工现场[3]，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理过程中的全部信息，并应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议[4]，便于施工资料的及时收集、整理和核对。

2.3 保持同步原则

为保证文件资料的准确性和时效性，资料的收集工作必须与施工过程的每一道工序同步进行[4]。

2.4 认真把关原则

在项目经理、技术负责人的指导下，资料员应对企业内部、相关单位之间往来的文件资料都应认真核查、校对[3]，发现问题，严格控制工程文件资料的完成质量。

3 管理依据

根据GB 50300-2013《建筑工程施工质量验收统一标准》、GB/50328-2014（2019版）《建设工程文件归档规范》及地方规定等标准、规范、政策文件的要求执行，合同约定。

4 收集与管理

4.1 归口管理

（1）所有资料收集及发放统一归项目技术资料部门管理。

（2）各项目部内资料管理必须对所有分供方工程资料（含竣工圖）收集行为进行过程管理监督。

（3）工程竣工前分供方须配合项目部竣工资料（竣工图）移交给相关单位。

4.2 基础信息收集

根据每一项目工程的基本信息情况详细填写项目的《工程基本信息表》，每一个分供方单位进场都须及时补充填报。在相关人员签字确认后存档。分供方单位进场时：

（1）及时填写《工程分供方基本信息表》，须相关人员签字确认后交公司相应管理部门。

（2）分供方资料员必须到项目部技术资料管理部门接受技术资料管理交底，由技术资料员将交底内容及时存档。

4.3 过程收集

（1）项目部项目经理办公室、技术资料办公室、各主要办公室内均应张贴工程项目从开工到竣工阶段的各阶段总平面布置图、总进度计划图、资源供应计划表、验收节点时间计划表[5]。须职能部门监督验收合格后才能进行下道工序的在表内注明，同时做好各方报审报验手续的存档工作。

（2）政府职能部门、公司职能部门、其他检查机构在过程检查提出的整改通知，须定人、定时、有记录的方式逐一回复。整改回复单由相关责任人签字后存档。

（3）所有资料必须根据现场施工进度及时、准确的完成后交项目部技术资料管理部门，不得有补资料的现象。

（4）项目部技术资料管理部门对分供方检查资料完整、合格后，分供方再将资料分专业及类别及时归档到项目部技术资料管理部门。

（5）每周末，将本周施工过程中所有签字完善的资料按一个文件一个PDF格式扫描存档。

（6）竣工图图纸版面清晰、不能脱粉、内容齐全，需修改的地方应修改完整。竣工图章内容应填写清晰完整、签字齐全[6]。

（7）收集的资料、图纸等，及时整理分类、编写目录。在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度[6]。

（8）对所有单位和班组收发的涉及到本项目的文件资料进行分类收集、使用和保管。

（9）施工过程中的影像资料按规定拍摄、收集和归档，以及收集档案馆拍摄的影像资料。

（10）施工日志按月收集，须检查内容完善性及签字齐全。

（11）技术交底须附交底时所有参加人员照片，且照片人数须与参与人数相符。

（12）只要涉及到须移交档案馆的竣工资料（含竣工图），需甲方提供的须及时到甲方收集，如甲方不提供，须有与甲方沟通记录。

（13）规范或管理文件未明确，但与管理过程有关的各类资料，亦应分类归档，并在档案盒上作好标识。

4.4 台账管理

（1）项目部所有工作内容（特别是材料）均需建立完整台账，收发文簿内容须填写完整。各种台账应经当事人、资料主管、技术负责人、项目经理签字后存档。

（2）工程项目的设计图纸、设计变更、图纸会审、技术规范、设计优化图、验收标准、规范以及其它的检验和试验规程等技术类文件，均需建立完整的往来台账。

（3）各种材料建立完整的进出台账。材料进场台账记录无遗漏，以备材料复试核对，避免漏送检，此台账应经项目经理、技术负责人以及内业主管签字后存档。

（4）政府监督部门、建设工程参建各方往来的文、函、会议纪要（记录）工程技术文件、图纸会审、图纸等资料收发并分别归档和建立台账，在档案盒上作好标识。

（5）所有往来函件台账必须要有重点标注法规规定的回复时间（如签证、技术变更、会议纪录、报告、联系函等）。

（6）所有材料及试件（包括安装）须按规范要求进行检测检验复试做好检验试验台帐，并与材料进出台账、《验收节点时间计划表》等资料在时间对应上符合逻辑。

（7）分发工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料），及时建立签收记录台账，原件应连同分发清单存档。

5 结束语

工程施工资料收集管理服务于建设项目施工全过程，是工程项目施工管理工作的重要组成部分[7]，也是施工技术人员在施工实践过程中形成的智力成果，工程资料质量的高低将对项目施工全过程控制起关键性作用，同时也体现了工程项目管理水平。只有保证了资料的及时性、真实性、完整性及可追溯性，并在过程中不断地进行完善，才能不断提高工程资料管理水平和质量[8]，才能防止工程资料的流失和竣（完）工资料的实时收集、整理、移交提供了有力保障。

参考文献

[1] 秦艳丽.浅析工程技术资料管理问题与对策[J].建筑工程技术与设计，2016（9）：1654-1654.

[2] 赵玉娟.探析项目工程内业资料管理存在的主要问题及其策略[J].建筑工程技术与设计，2017（15）：3033-3033.

[3] 廖素均.建筑工程资料常见问题及规范管理[J].中国房地产业，2017（15）：86-87.

[4] 杨宏薇.浅谈施工资料档案在铁路工程项目中的统筹管理[J].建材与装饰，2018（12）：261-262.

[5] 高香苹.浅谈水利水电工程施工投标文件的编制方法[J].农业科技与信息，2017（6）：124-125.

[6] 郑师.试论建筑工程资料管理工作的重要性[J].数字化用户，2017（30）：100.

[7] 石玉.浅谈如何做好项目工程施工资料档案管理[J].城市建设理论研究：电子版，2014（35）：1872-1873.

[8] 倪源.建筑工程施工技术资料管理中的问题及解决措施[J].山西建筑，2018（8）：255-256.