大数据时代下民生档案管理

摘  要：当前需使民生档案管理满足大数据时代的要求，努力抓住信息化、智能化所带来的机遇，也应积极探索应对挑战的策略。该文选择社区退休人员民生档案管理为视角，从3个方面分析了影响民生档案管理的因素。在分析基层上，提出了应建立“民生档案信息共享管理模式”“民生档案移动互联管理模式”“民生档案资源开发管理模式”等观点。落实这些观点的策略包括： 对标大数据时代的要求加强人才队伍建设、与第三方合作开发民生档案信息共享平台、利用公共自媒体平台实现移动的互聯互通、建立课题团队以大数据分析重构归档标准、基于数据库系统任务驱动下完成资源开发。

关键词：民生档案  大数据  管理  策略

中图分类号：G271           文献标识码：A           文章编号：1672-3791（2022）05（b）-0000-00作者简介：陈继荣（1983—），女，本科，助理馆员，研究方向为档案管理。

People's Livelihood Archives Management in the Era of Big Data

CHEN Jirong

（Datong District Social Assistance Service Center， Daqing， Heilongjiang Province， 163515 China）

Abstract： At present， people's livelihood archives management needs to meet the requirements of the big data era， strive to seize the opportunities brought by informatization and intelligence， and actively explore strategies to deal with challenges. From the perspective of livelihood archives management of community retirees， this paper analyzes the factors affecting livelihood archives management from three aspects. Based on the analysis of the grass-roots level， this paper puts forward the views that "people's livelihood archives information sharing management mode"， "people's livelihood archives mobile Internet management mode" and "people's livelihood archives resource development management mode" should be established. The strategies to implement these views include： strengthening the construction of talent team according to the requirements of the big data era， cooperating with a third party to develop the livelihood archives information sharing platform， using the public we media platform to realize mobile interconnection， establishing a subject team， reconstructing the archiving standard with big data analysis， and completing resource development driven by the task of database system.

Key Words： People's livelihood archives; Big data; Administration; Strategy

大数据时代下民生档案管理具有信息化、智能化的趋势，该趋势为民生档案管理提供了机遇和带来了挑战。无论大数据时代下的技术支撑形态演变趋势如何，在民生档案管理中都需突出“民生福祉”这4个字。为了突出“民生福祉”，民生档案管理部门首先需强化全过程质量管理，并在此基础上提升档案资源开发与利用的能力。在我国社会实行网格化管理的今天，民生档案管理的对象更为具体、管理的内容更为具象，其中为社区、街道、乡镇退休人员提供必要的生活保障，以及及时回应他们的利益诉求等，构成了当前民生档案管理的重要工作之一，这也是解决我国社会主要矛盾的具体抓手。该文选取社区民生档案管理这一工作片段，聚焦退休人员的生活保障问题，在大数据时代背景下展开讨论。

1影响民生档案管理的因素分析

结合社区退休人员档案管理的实际情况，可将影响因素归纳为以下3个主要方面。

1.1 退休人员个体心理偏好影响档案管理

针对退休人员的民生档案管理，首先需归集和完善他们的档案信息。然而，受到退休人员个体心理偏好的影响，对档案信息的归集和完善产生了负面影响。该影响具体表现为，部分退休人员屏蔽了自己的诸多私人信息，这就使民生档案管理部门无法获取他们的家庭结构、居家状态等信息。部分退休人员之所以会屏蔽私人信息，一个方面归因于他们退休后所产生的“自卑感”使然，使其在心理上排斥与社区的信息联系;另一方面则为，他们还不完全适应当前社会化管理的现实状况，仍习惯于与原单位保持着信息联系。从而，这就导致部分退休人员的自我权益难以得到及时保障。

1.2 退休人员的流动性增强影响档案管理

由于部分退休人员具有特定的心理偏好，那么上门搜集档案信息是否可行呢。经验表明，由于近年来退休人员的流动性显著增强，也对档案管理产生了负面影响。统计发现，退休人员流动的方向主要为：（1）回到原籍地养老;（2）来到子女所在城市共同生活;（3）迁往气候更适宜的地方安度晚年。对上述退休人员，民生档案管理部门因无法与之建立有效的电话联系，使之档案信息难以及时更新。再者，民生档案管理部门也无法与他们的子女建立联系，这就使上述退休人员的档案信息处于盲区状态。随着退休人员年度跨区域认证模式的推行，就进一步增大了这种流动性。

1.3 退休人员性状差异显著影响档案管理

所谓“性状差异显著”是指，社区中退休人员的民生信息差异性显著，这与我国社会大环境的动态演变不无关系。由于退休人员性状差异显著，使得现有归档标准在一定程度已不适应新时期的需要。若是依照现有的归档标准，将可能使针对退休人员的民生档案管理陷入粗线条的境地，进而影响民生档案开发质量。这就要求需对民生档案管理制度做出相应的调整。

以上影响因素普遍存在，在大数据时代背景下以信息化、智能化技术为推手，将会为消除上述影响因素提供强大的技术支撑。

2 大数据时代下民生档案管理模式探析

基于消除以上影响因素的目的，大数据时代下可從以下3个方面探析民生档案的管理模式。

2.1 民生档案信息共享管理模式

受到部分退休人员个体心理偏好的影响，他们与社区民生档案管理部门间嵌入了“原单位离退休办公室”，进而形成了“退休人员—原单位离退休办—社区民生档案管理部门”这样的信息回路。尽管可以让原单位告诫退休人员直接与社区联系，但本地国有性质单位仍保留着部分管理退休人员的职能，这就会造成社区与企业间的职能重叠。再者，即使企业要求退休人员直接与社区联系，但受困于部分人员的心理偏好，他们又会主动屏蔽自我的私人信息。这就要求，在优化民生档案管理模式中不能将退休人员的原单位排除在外。基于上述探析，在大数据时代下需建立社区民生档案管理部门与单位离退休办的信息共享模式。

2.2 民生档案移动互联管理模式

东北地区人口流失较为严重，其中诸多退休人员离开原工作地迁往域外生活。然而，迁往域外生活的退休人员中，有相当部分人员的户籍仍在工作地。这就要求户籍地社区民生档案管理部门需与这类退休人员建立联系。为此，在大数据时代下可构建民生档案移动互联的管理模式。这种管理模式以智能手机为终端，以专属App软件为信息交互平台，以信息推送为域外退休人员的信息接收形式。在构建民生档案移动互联管理模式时，还需使退休人员掌握相应的操作技能，并在App软件的运行中降低退休人员的学习成本。

2.3 民生档案资源开发管理模式

随着退休人员性状特征的差异性日益显现，这为各级政府完善民生工程提出了新的要求。而且，也为地方的养老产业发展提出了新的课题。为此，这里的民生档案资源开发管理模式可作为价值增值模式，使民生档案管理部门深度参与区域经济的发展之中。在大数据时代下首先需建立新的退休人员信息归档标准，并通过数据资源库建设增强档案资源开发的效率。与此同时，这就对民生档案管理队伍建设提出了新的要求。

3 大数据时代下民生档案管理的策略

大数据时代下民生档案管理的策略构建如下。

3.1 对标大数据时代的要求加强人才队伍建设

大数据时代为民生档案管理提供了机遇，也带来了挑战。基层民生档案管理部门唯有不断加强人才队伍建设，才能使民生档案管理工作抓住机遇、攻克挑战。具体的策略为：（1）民生档案管理部门决策层需对标大数据时代下的信息化要求、智能化要求，解构出档案管理人员的岗位能力新要求、新标准，并将其岗位能力提升纳入本单位“十四五”规划之中。（2）面对大数据时代下全新的民生档案管理模式和理念，档案管理人员需结成团队以一起研讨的方式，解决目前棘手的建立档案归集新标准的问题，使档案管理人员在学习效应下获得岗位能力提升。（3）基层民生档案管理部门需与第三方专业机构建立合作关系，拓宽档案管理人员的大数据视野。

3.2 与第三方合作开发民生档案信息共享平台

基层民生档案管理部门需与档案管理对象的原所在单位建立信息联系，如需与退休人员原所在单位的离退休办建立信息联系。为了提高相互信息联系的效率并降低交易成本，需与第三方合作开发民生档案信息共享平台。该信息共享平台本质为民生档案数据库，该数据库系统由硬件系统和软件系统构成，与第三方合作的重点在于开发出兼容和拓展的数据库软件系统，以便于未来根据新情况、新需要的共享平台再造之需。在制度层面，需为信息共享平台的使用建立权限，以防止民生档案敏感信息的外泄。民生档案管理部门的民生档案信息需在内部局域网内进行利用与开发，而信息共享只发生于共享退休人员原所在单位的存档信息。

3.3 利用公共自媒体平台实现移动的互联互通

针对域外退休人员的民生档案管理工作，可利用公共自媒体平台（如微信、钉钉）实现移动的互联互通。之所以重点利用公共自媒体平台的观点，归因于：利用现有自媒体平台，可以节约基层民生档案管理部门的App开发成本，而且也能降低退休人员使用自媒体平台的学习成本。以微信为例，基层民生档案管理部门可组建退休人员联系群，由专人负责群内信息的发布、搜集和舆情管理。可利用钉钉的视频直播、在线问卷调查、在线工作处置流程等已有功能，与域外、域内退休人员保持紧密联系，也能及时汇总退休人员的新信息。对于那些未使用智能手机的退休人员，基层民生档案管理部门则需与该人员原所在单位建立长期联系，以线上与线下沟通与走访完成对该人员档案信息的更新。

3.4 建立课题团队以大数据分析重构归档标准

大数据时代下需开展民生档案管理管理的内涵式建设，首先需根据目前退休人员的性状特征重构归档标准。基层民生档案管理部门可建立课题团队，以大数据分析为技术手段重构归档标准。具体的策略为：建立前置性归档指标，根据大数据分析刻画出柱状图。柱状图的高低反映了退休人员性状特征的分布情况，这里还可以建立前置性的柱状图高低指标。若低于所设置的高度，便可取消该柱状图所代表的归类标准，将其性状信息并入其他柱状图中。反之若是高于所设置的高度，则需进一步细化该柱状图所代表的归档指标。最后，在试错的过程中逐步寻找到满足基层民生档案管理的归档指标。

3.5 基于数据库系统任务驱动下完成资源开发

随着新的归档标准的拟定和实施，接下来便需构建数据库系统。在构建数据库系统时需关注“产出/投入”关系，即应定向开展数据库系统建设，以满足对民生档案资源的开发利用之需。具体的策略为，地方政府相关部门应与民生档案管理部门建立合作关系，民生档案管理部门需紧紧抓住地方政府在“十四五”规划中的民生建设重点，如对困难群众开展帮扶、对退休人员的晚年生活给予照顾等。此时，民生档案管理部门需在上述任务驱动下基于数据库系统，对困难群众的实际情况进行摸排，对退休人员的家庭结构和居住状况进行梳理，进而为上级部门开展民生建设提供信息支持。

4 结语

基层民生档案管理部门唯有不斷加强人才队伍建设，才能使民生档案管理工作抓住机遇、攻克挑战。为了提高相互信息联系的效率并降低交易成本，需与第三方合作开发民生档案信息共享平台。针对域外退休人员的民生档案管理工作，可利用公共自媒体平台（如微信、钉钉）实现移动的互联互通。基层民生档案管理部门可建立课题团队，以大数据分析为技术手段重构归档标准。在构建数据库系统时需关注“产出/投入”关系，即应定向开展数据库系统建设，以满足对民生档案资源的开发利用之需。

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