人机协同模式下财务流程优化研究

刘勤 陆诗婷

【摘要】本文系统地探讨了人机协同模式下财务流程优化的基本思路， 总结提炼了六个流程优化原则、三种人机协同模式等， 并以K公司费用报销流程的优化为例， 诠释了该思路的具体应用。 以案例的形式演绎基于人机协同模式进行财务流程优化的必要性及其价值所在， 旨在为企业在财务领域引入人工智能技术， 实现降本增效提供有益的参考。

【关键词】人机协同;财务流程优化;人工智能;费用报销

【中图分类号】F275      【文献标识码】A      【文章编号】1004-0994（2022）11-0115-6

一、引言

信息技术的广泛应用不仅提高了企业的生产经营效率， 还推动了组织结构与管理模式的变革， 重新定义了财务管理的内涵和外延， 传统财务流程也因此逐步呈现出难以适应现代管理需求的迹象， 对落后流程的优化已势在必行。

不少机构尤其是创新型企业出于业务发展的需要， 正在积极推动自身的会计数字化和智能化转型， 并逐步迈入了人机协同的探索阶段。 越来越多的学者关注人机关系的研究， 开始深入探讨各领域人机交互协作的问题， 一些学者坚定地认为人机协同共生会成为未来发展的必然趋势， 另一些学者则认为人工智能未来终将完全取代人类。

笔者倾向的观点是智能财务建设的实质是构建人机协同的智能财务管理系统， 在此系统中， 人类专家主要承担分析、推理、判断、决策的职责， 而智能机器则重点负责分析、搜索、匹配、评价、推理的功能[1] 。 智能财务应该多元协同， 而协同的重点之一是流程规划、运营与优化的协同[2] ， 流程再造是财务再造的关键因素之一[3] 。

将人工智能背景下财务流程优化活动标准化和规范化， 持续推动人类员工与机器智能在财务管理工作中的深度融合， 对充分发挥智能财务的作用、促进财务在企业中创造价值等必将具有非常重要的意义。 近几年来， 业界已有不少有关人工智能在财务领域中应用情况的研究成果， 但很少涉及有关财务流程人机协同方面的研究， 因此本文具有一定的理论和实践价值。

二、人机协同模式下的财务流程优化

对人机协同模式下财务流程优化的研究， 必须要在对相关概念深度理解的基础上， 对流程优化活动的基本原则、协同模式、设计思路、设计工具、优化过程与流程评价等多个要素进行深入思考， 并在此基础上尽可能地构建出一套可复制的、具有实践指导意义的思路或概念框架。

1. 基本原则。 基于对中国智能财务最佳实践[4，5] 中相关案例的分析， 将流程优化活动的基本原则总结为需求导向、以人为本、立足整体、系统支持、因地制宜、保持沟通等六个方面。

其中： 需求导向是指充分考虑企业财务流程的具体优化需求， 以需求为导向， 洞察痛点和堵点， 有重点、有针对性地优化相应流程; 以人为本是指立足于财务人员的不同层次需求去推进、完成流程的优化， 因为人是流程的设计者、使用者， 不仅承担了做出最终决策的主要责任， 也是企业财务活动最终服务的对象; 立足整体是指着眼于整个财务价值链， 立足于企业整体， 有序推动整体流程的优化， 因为整个企业是一个复杂而完整的运作系统， 局部的效率与效益最大化并非整体的最优解; 系统支持是指进行流程优化时， 应充分考虑信息系统的作用， 必须提供与之相匹配的技术配套支持， 只有能实现的优化方案才是有价值的方案， 避免紙上谈兵; 因地制宜是指企业必须结合自身具体情况来进行财务流程的优化设计， 最先进的并不一定是最适合的， 对最佳实践的生搬硬套可能会导致相反的结果; 保持沟通是指财务流程必须持续优化， 需动态监控优化效果， 保障其始终如一地为企业创造价值。

2. 协同模式。 按照业界的普遍认识， 智能应包括人工智能与生物智能两种类型， 其中生物智能是指以人类为代表的生物的智能， 在管理信息化领域主要指人类员工的智能， 而人工智能则是指机器智能， 包括智能软件和智能硬件两种形式。 因此， 本文中的人机协同是指人类智能与人工智能的协同， 即指各自发挥优势， 取长补短， 协作解决复杂问题， 共同完成具体任务的一种形式。

根据人类员工与人工智能系统在工作任务中的合作程度不同， 可以将人机协作模式简单划分为自动模式、增强模式、辅助模式三种不同的模式， 其中自动模式可归属于“松散的协同”方式， 而增强模式与辅助模式可归入“紧密的协同”方式（见表1）。

在松散的协同方式下， 人类员工仅承担系统的最初设计工作并在系统发展的不同阶段负责及时升级或更新其中人工智能系统， 在具体执行时则无须深度介入。 这种自动模式虽没有将人类员工与人工智能系统完全严格分离， 但两者的联系显然是松散的。

在紧密的协同方式下， 根据任务实施主体的不同， 人机协作模式可细分为增强模式与辅助模式两种， 其中增强模式是指以人工智能系统为主， 而辅助模式则是指以人类员工为主。 在紧密的协同中， 人类员工与人工智能系统各借优势， 由任务辅助方协助任务主体方执行工作任务， 整体任务完成进度由任务实施主体方负责推进， 并作为提供决策或实施操作的主要对象。

在参考相关文献及实际案例[4，6，7] 的基础上， 本文总结出在流程设计中对人工智能和生物智能的选择原则（见表2）， 即通过区分人与机器的不同特点及其各自擅长的领域， 来最终选择满足不同条件时所应采用的人机协作模式。

在判断某个流程节点中具体应采用人工智能还是生物智能时， 应在综合考虑上述多方面因素后再做出选择， 这样才能做到将财务、业务和人工智能技术完美契合。

基于上述分析可以发现， 人类专家在财务流程中可以承担以下两种工作： 第一， 归纳总结专业知识或提炼、转化规则规律， 也就是将人类专家头脑中隐性的专业知识通过有效的知识表示方式转化为方便计算机处理的显性知识， 并将其输入到数字化的规则库、算法库、模型库等知识系统中以便进行自动处理; 第二， 当人工智能技术的应用还无法正确分析、推理或处理异常情况时， 为其提供基于人类经验的解决方案， 并努力形成可以形式化的新规则或算法， 不断反馈到人工智能系统中[1] 。

3. 设计思路。 进行人机协同模式下的财务流程优化， 必须首先清晰地了解和掌握现有财务流程的设计与实施情况。 其次应了解财务流程节点中不同人员的使用体验， 明确现有财务流程的痛点和难点问题， 同时根据人机协同模式中两种智能的选择原则（见表2）了解流程中采纳相关技术的适用性。 最后应基于存在的痛点和难点， 结合内控等规范性的需求以及成本效益原则等， 重新设计财务流程以达到优化的目的。

4. 设计工具。 在实际管理中， 可用于流程设计的工具很多， 本文建议采用Visio软件与六西格玛理论。 借助于Visio软件， 可绘制跨部门、跨系统的流程图， 以帮助企业迅速了解财务流程的现状， 找出问题与痛点。 而借助于六西格玛理论， 可将流程优化过程划分为定义、测量、分析、改进、控制五阶段， 有助于厘清流程优化的思路。

5. 优化过程。 可借助于六西格玛理论对流程进行优化（见表3）， 定义阶段识别与描述流程， 测量阶段观察绩效， 分析阶段侧重于针对原因的分析， 改进阶段设计优化方案， 控制阶段关注持续的跟踪。 本文认为六西格玛流程优化中的控制阶段是人机协同财务流程质量控制的关键环节， 所以单设“流程评价”章节对控制阶段的评价方法展开分析。

在定义阶段， 首先应辨析原有流程并使用Visio软件绘制出流程框架， 确保重要节点都在流程图中有所体现。 然后， 应基于需求导向、以人为本、立足整体、系统支持、因地制宜、保持沟通的设计目标， 判断需要改进的财务流程。 进入测量阶段后， 为了更好地掌握现有流程情况， 通过问卷调查与员工访谈等方法， 观察并明确其所需改进的财务流程中各环节所呈现出的具体缺陷或问题。 在分析阶段， 应针对测量阶段所发现的具体流程缺陷， 进一步深入分析该类缺陷或问题产生的具体原因以便对症下药， 并根据流程设计中对两种智能的选择原则， 判断各具体环节是否适合实现智能化。 当进入改进阶段， 需要根据分析阶段所得出的具体结论， 借助关于流程设计中对两种智能的选择原则， 判断应采用人工智能还是生物智能来完成该节点的工作任务， 并基于此设计人机协同的财务流程节点， 明确在该流程中对于人机协作模式的选择， 最终形成优化设计方案。 最后， 当财务流程优化进入控制阶段时， 应对财务流程优化情况进行持续不断的跟踪， 并运用专家访谈、流程对标等方式进行流程评价， 在必要时可考虑重新开启新一轮流程优化设计的循环。

6. 流程评价。 在进行流程评价时， 推荐使用流程对标或专家访谈等方式。 流程对标是指以智能财务建设位列时代前沿的企业流程作为模范标准， 同该类企业进行流程对标， 可使企业意识到先进流程的优点所在， 发现自身流程的缺陷和弊端。 例如， 可以关注上海国家会计学院智能财务研究院举办的历届中国智能财务最佳实践评选活动， 该活动评选出的最佳实践案例具有较高的参考价值。 专家访谈是指聘请智能财务研究领域的专家， 对企业流程进行专业评价， 以获得关于流程评价指标的可靠建议。

表4是笔者通过对数位财务专家进行访谈， 所总结出的一个简单的评价指标体系， 企业可进行个性化调整后采用。

三、K公司费用报销流程优化的实践

目前， 各企事业单位费用报销流程的智能化程度参差不齐， 不少企业仍采用相对传统的半自动化处理方式， 面临的痛点和难点问题具有一定的共性。 选择K公司的费用报销流程进行案例研究， 能很好地展现该流程中机器与人不同程度的協作情况， 可以以小见大探讨在现有的信息技术水平条件下推进财务流程优化的过程。 K公司是我国著名的科技上市企业， 近几年该公司将其独有的人工智能技术优势充分发挥在自身的内部管理优化方面， 通过综合运用OCR、NLP、RPA等智能技术， 融合内外部数据， 研发出集成软硬件一体的智能机器人， 在费用报销流程的大部分环节成功实现了智能化， 打造了智能生成、加工并报告信息的一站式报销管理模式。 他们在财务流程优化方面的实践对其他企业具有较高的参考价值。

1. 定义阶段。 出于自身发展的需要， K公司期望将财务从低附加值工作中解放出来， 不断提高员工报销体验， 因此他们以费用报销流程为试点、以人工智能技术为手段， 开展了一系列的流程优化活动， 并取得了显著的成效。

由于篇幅受限， 本文仅选择费用报销流程中相对具有代表性的子流程 “员工报销流程”作为具体对象进行详细分析。

优化前的员工报销流程如图1所示。

2. 测量阶段。 K公司规模较大， 员工报销流程所产生的单据处理需求量每月数以万计。 K公司在测量阶段选择问卷调查和员工访谈的方法， 对流程使用者， 包括该流程所涉及的各部门或各岗位基层人员等， 进行分岗位问卷调查与员工访谈， 获取第一手资料。 在访谈中了解各岗位的主要工作内容， 梳理统计各岗位人力资源饱和度、各岗位现有工作内容的难点、各环节单据审核要点及存在的问题及其原因、各环节处理耗时与具体工作量、建议自动化处理替代人工处理的环节等内容。 由于报销人员需要逐单手工录入， 单据审核周期较长， 且人工审核具有一定的局限性， 导致人力资源投入产出低。 总之， 该流程不够简洁， 数据质量也有待提高。

3. 分析阶段。 在分析阶段， K公司通过专家访谈等方式分析该类缺陷或问题产生的根本原因， 并基于流程的优化设计原则判断各环节是否适合实现智能化。 由于各环节的问题具有共通性， 故以下从单据填报、影像采集、凭证归集、单据审核、实时跟踪、资料归档等六个方面进行简要分析（见表5）。

4. 改进阶段。 在与流程优化相匹配的财务建设方面， K公司对财务组织结构进行了优化调整， 对原有的细分岗位进行了合并优化， 同步实施了管理变革， 重新设计了人事管理方案， 并确保了信息技术支持。

优化后的员工报销流程如图2所示。 根据报销人员过往报账情况的差错统计， 系统自动反馈生成信用评级， 信用良好的报销人员可以获得快速支付; 在单据的初步审核环节， 系统自动进行预算校验、报销标准校验等， 超标或者不合规的报销申请将被退回; 当系统自动生成付款凭证后， 系统接收付款完成的信息并自动挂接相应报销记录， 办结报销流程。

优化后的人机协同模式给该流程带来的价值增值体现在以下几点： 基于系统数据建立健全员工信用体系， 既降低了财务风险， 又提高了审核效率， 从而提升了用户满意度; 通过制定预算校验、报销标准校验等具有明确规则的自动审核标准， 解放了财务审核人员的生产力; 通过系统自动办结报销， 使得员工可实时掌握报销进度和付款情况， 不仅能提高员工满意度， 还便于在出现异常状况时迅速掌握单据所处环节与对应负责人信息。

在应用人工智能技术进行优化的若干环节中， 自动校验、自动初审的环节等具有清晰的规则; 应用OCR识别技术提取数据、自动填报信息是根据已有条件转换成结构化数据; 基于信用等级自动进入不同后续流程、系统自动判断各类风险项则既体现出对流程内在风险的关注， 又说明该环节具有清晰规则。 而在员工核实确认、表单内容补充、业务审批、财务审核、支付授权的环节， 均涉及主观判断决策或需要专业知识， 所以这些环节更适宜交由人类员工实施推进。

在员工报销流程中， 除了员工确认、语音提交、业务审批、财务审核以及支付授权的环节需要人工介入， 其余环节均可实现智能化处理， 属于紧密协同中的增强模式。

5. 控制阶段。 为了确保财务流程始终如一地保持人机协同的初衷， 持续改进是必不可少的。 在控制阶段， K公司持续跟踪并定期评价优化后的财务流程， 建立了流程动态监控及问题反馈和处理机制。

K公司主要采用流程对标、问卷调查的方式进行流程评价， 针对费用报销流程现状与需求进行深度调研， 并通过线上问卷调查的方式搜集多名财务专家的观点， 发现后续改进的问题关键在于硬件设施， 故后续改进中将关注点放在了提升硬件功能上， 以便后期实现人脸识别、影像切割、自动分类装订并归档等工作。

四、研究结论与启示

会计的内涵和外延正在随着信息技术的发展而逐渐演化， 会计的基础核算工作逐漸被拆解转交给业务人员和人工智能系统， 财务人员、业务人员和人工智能系统通过人机协同的方式， 各凭优势在财务管理领域中占有重要的一席之地， 共同完成日益复杂的企业财务管理工作。 人机协同不是在流程中简单地引入人工智能技术， 而是期望人类和机器在流程中充分发挥各自所长， 在追求效率的同时保持人文温度， 充分尊重并关注人类在工作中的幸福度， 真正做到让流程为企业及其员工服务。

将人工智能技术引入财务领域， 将在很大程度上解放财务人力资源， 减轻其日常机械重复工作的压力。 此外， 通过应用人工智能技术完成财务领域中的低附加值工作， 也能促使基层财务人员的工作重心向决策支持活动转移， 使财务支持管理决策的效能更好地体现出来， 为企业创造更高的价值。

财务领域人机协同时代的到来仍需多方配合。 立法机关与监管机构应重新审视现有会计法规体系， 促进适应人机协同发展的法规建设与执行， 例如关注机器审批的签字责任划分等， 并在现有规范体系中增加对人机交互的内部控制管理要求; 企业应积极宣贯人机协同理念， 在财务领域推进人机深度融合， 合理规划智能财务的资源配置与投入， 完善智能财务管理制度， 优化人机协同财务流程， 打造财务管理领域的人机协同共生系统; 财务中介咨询机构或企业内部的流程设计者在优化财务流程时应充分考虑人类员工与人工智能的不同角色与定位， 更加系统地根据人机各自优势来设计流程环节， 并关注流程优化的科学性与可持续性; 教育机构应摒弃原有的保守教学理念， 开发新时代财务人才培养体系， 构建全新的财务知识框架， 更新财务教材， 调整以专业知识传授为主的师资结构。

本文所探讨的财务流程优化思路将会随理论发展、技术更新与管理变革进一步完善。 本文对于人机协同的探索虽然仅局限于财务领域， 但提出的人机协同模式分类、流程设计中对两种智能的选择原则等也可供其他领域参考。

【 主 要 参 考 文 献 】

[1] 刘勤.智能财务中的知识管理与人机协同[ J].财会月刊，2021（24）：15 ～ 19.

[2] 陆兴凤.智能财务下“人机物”多元协同新型财务管理模式探究[ J].财会月刊，2021（12）：57 ～ 65.

[3] 何瑛.基于云计算的企业集团财务流程再造的路径与方向[ J].管理世界，2013（4）：182 ～ 183.

[4] 刘勤，屈伊春等.智能财务最佳实践案例[M].上海：立信会计出版社，2021.

[5] 吴践志，刘勤等.智能财务及其建设研究[M].上海：立信会计出版社，2020.

[6] 刘勤，尚惠红等.智能财务打造数字时代财务管理新世界[M].北京：中国财政经济出版社，2020.

[7] 贾小强，郝宇晓，卢闯.财务共享的智能化升级：业财税一体化的深度融合[M].北京：人民邮电出版社，2020.