“互联网+”环境下公证档案价值利用的研究

姜红

摘 要：档案主要是过去与当下由国家机构、社会组织、个人从事政治、经济、科技、军事等活动而形成的对国家和社会具有保存价值的历史记录，具体包括各种文字、音频、视频及图表等。公证档案则是公证机关证明活动的真实记录，具备关键的参考利用价值。在当前“互联网+”时代背景下，公证行业发展面临着诸多挑战，公证必须紧跟时代，合理利用先进科学技术，探索公证档案服务模式与“互联网+”环境相融合的有效路径，为人们提供更加简便、高效、优质的公证服务，最终推动我国公证行业的进一步发展。

关键词：“互联网+”环境;公证档案;价值;利用

公证档案主要指公证机构在依法行使职能且构建公证、被公证双向联系时，严格按照相关法定要求和程序，对法律行为、法律文书、法律事实等的合法性与真实性进行书面证明，从而形成的真实活动记录资料，是司法行政机关的主要档案之一。公证档案既具备凭证与情报价值等档案价值，还体现出一定的特殊性，如特定的法律效力等。

因此，为了能够更好地促进公证档案新时期的高质量管理与服务，必须深刻把握公证档案的价值利用。随着信息化技术的日益成熟，人类已进入“互联网+”时代，我国相关文件中也明确提出，要打造公共服务新模式，充分利用互联网手段来提升社会治理与民生服务能力。因此，公证机构应基于“互联网+”环境，创新公证档案的资源管理与价值利用模式，打造“智慧公证”新体验，从而实现公证档案信息提取的及时性、资源社会利用的合理性、价值实现的可行性。

一、公证档案的概述

1.公证档案的特点

公证档案不仅具有一般档案的原始性、职能性及价值性等特点，还具备因其特殊形成媒介而形成的特殊性，这种特殊性主要体现为：

（1）程序法定性。公证档案是基于特定法律程序而形成的，故而其具备合法性基礎。

（2）效力同等性。公证档案出具、保存等机构之间属于行政隶属关系，但法律效力是同等级的。

（3）效力法定性。公证档案中涉及的相关权力（利）主客体与相关行为要生效，必须经由公证权力确认。

（4）法效延续性。只有确保公证档案的前身——公证文书证明力的确定性，才能够实现公证档案效力的产生与存续。

（5）强保密性，公证档案的内容包括当事人的权利和利益关系，故而其管理和查阅必须严格保密。

在公证档案工作过程中，其体现出以下几方面特点：

（1）与人民群众紧密相关。公证档案可分为国内外民事、国内外经济，涵盖了证明承包、租赁、劳动合同、贷款抵押等经济类活动或是事物，还包括证明收养、股权继承、遗嘱、婚姻情况等民事类事物。由此可见，公证单位为每一位当事人有关的出生、亲属、经历、委托等方面提供服务。

（2）公证档案数量庞大。以2020年某省市的公证机构为例，其每年的业务量达到10万件左右，生成6万册案卷，其中国内经济类档案达到14500件，国内民事类案件达到7900件。可见我国公证档案数量庞大，公证机构面临着很大的挑战。

（3）查考利用频繁。公证档案对当事人的真实意思表示进行了全面记录，尤其是其身份信息、委托等具备很强的证据效应，有利于预防纠纷的发生，对法律权威进行有效维护，并确保社会主义市场经济秩序的稳定。因此，公证档案的查考利用非常频繁。

2.公证档案的作用

（1）证据作用。针对公证行为发生时涉及的相关程序与条款等信息数据，公证机构进行收集、整理，最终形成公证档案，这就是最原始的有形记录，更是公证关系双方对特定公证事项所出现言语、行动等状况的第一手记录资料，以便于日后对相关事项进行复查，也是对其进行证据保全。由此可见，公证档案具备记录备查的书证与凭证价值。

（2）强制作用。针对公证事项而言，公证关系双方需做出相应的公证行为，详尽说明这一事项的真实合法性已得到有关职能机构的确认，即我国相关法律法规中明确规定：在案件审理过程中，法院应将公证档案作为事实认定的依据，当其生效以后，则其具备不可置疑的证据力，从而生成无形的行为规范。同时，在类似债权债务等问题上，有了公证档案的存在，债权方就拥有了不经诉讼程序直接申请强制执行的权利。

（3）促进作用。公证档案可对公证职能部门及相关工作人员的行为进行相应的约束，促使其严格按照相关法律法规、规则条例开展工作，最终能够切实保障公证服务的公平公正性。

二、“互联网+”环境下公证档案管理要规范

目前，我国公证机构的日常工作普遍存在档案数量庞大、专业化程度高与工作人员能力不足等方面的矛盾，严重影响到公证档案工作的质量和效率，不利于其价值的发挥。基于此，公证机构必须紧跟时代发展趋势，基于“互联网+”环境，采取有效措施来进一步规范公证档案管理工作，从而有效提升工作质效，促进公证档案价值的充分发挥。

1.完善公证档案管理制度

公证机构应严格按照我国新修订的档案法，根据自身公证档案信息化工作的具体状况，对现行的公证档案管理制度进行不断完善和优化，特别是在档案接收、借调与查阅、维护与销毁等方面，必须明确相关工作规范和要求。首先，针对档案的接收是公证档案工作的第一关口，工作人员必须严格按照相关法律法规要求，及时对公证文书材料进行立卷归档，把所有档案资料加以立卷，避免由于时间拖延而造成档案材料遗失或是损坏，导致其公证法律效力的完整性受到影响。其次，对案卷质量进行严格检查，确认符合相关要求后，即可办理档案移交手续，若不符合要求，必须督促相关人员及时补齐补全材料，从而确保案卷的质量。最后，还需严格按照公证案件的类别、年度等对归档顺序号进行编写，做好登记入库。针对档案的借调与查阅，必须结合公证文件的不同内容，明确相应的借调与查阅规范和要求，相关单位或是个人在借调时，必须对其进行严格审查，做好核证与登记工作，要求在时限内归还，在归还后还需进行严格检查，注意必须重视档案资料的保密性。针对档案的维护与销毁，公证机构必须结合公证文件的重要性、社会价值、利用率，明确每一份公证文件的使用寿命，有的文件是永久保存，有的是60年，有的是30年，针对到期的文件必须及时销毁，严格遵循公开、合法原则，对这些到期的公证文件进行系统销毁。

2.公证档案保管要安全严格

公证档案直接关系到当事人的政治、经济利益，一旦档案受损，将会造成极为严重的危害。因此，公证机构必须高度重视公证档案的保管工作。针对纸质档案的保管必须积极改善其保管保护条件，切实做到防火、防光、防霉、防盗、防水、防灰尘、防虫、防鼠、防高温高湿、防有害气体等。针对电子档案的保管，公证机构需配备高质量的电子档案存储服务器，并结合档案数字化建设的相关要求，科学改善电子档案存储服务器的运行环境，确保其温湿度适宜，即湿度应控制在40%至60%之间，温度应控制在15℃至17℃之间，同时还需做好服务器环境的清洁与通风、防火、防震等工作，加强对外界高压电磁环境的隔离防护工作，定期安排专业人员对服务器进行全面检修和养护，确保相关设备设施始终处于良好的运行状态。最后，需做好电子公证档案的备份工作，并安装防病毒软件，从而确保其安全性与完整性。

3.提升工作人员的职业技能

在现代信息化时代背景下，公证机构工作人员必须充分认识到公证档案的重要性和相关价值，并掌握先进的档案管理理念和方法、先进的设备设施操作方法等，以便其更加高质高效地开展公证档案工作。基于此，公证机构必须加强对工作人员的系统培训，明确相关培训内容与规范，并对其进行定期评估，确保其符合新时代公证档案工作需求。

三、“互联网+”环境下公证档案利用要主动充分

在公证档案工作中，公证档案价值利用是一项关键内容和任务，尤其是在新时代背景下，人们的法律意识进一步增强，我国公证业务呈逐年迅速上升趋势，产生了数量庞大的公证卷宗，这些卷宗中涵盖了大量当事人身份、婚姻、学历、经历、亲属关系、固定资产等数据信息，对这些资源进行科学有效地整合和利用，能够防止当事人重复提供证明资料，让珍贵的资料由“死档案”变成“活信息”。为确保公证档案得到更加充分的利用，公证机构必须充分利用先进的互联网、云计算等先进技术，积极履行自身的法定职能，让公证档案能够更好地服务于社会和人民群众，积极构建公证大数据应用服务平台，最终实现公证档案的数字化管理。

1.公证大数据应用服务平台的构建

（1）公证机构需依托先进的计算机、互联网等技术，建立公证档案全部影像原文数据库。

（2）公证机构需在前期做好充分调研工作，以此为基础，遵循“精准、真实、有用”原则，明确公共档案工作中必须获取的信息与字段，借助购买服务方式来充分、全面获取到公共档案中有利用价值的信息，构建档案内容数据库。

（3）公证机构需加强与相关软件科技公司的合作，对关于公证档案管理的应用软件进行自主研发，并构建公证大数据应用服务平台。为确保这项工作的顺利开展，当地相关政府部门应给予足够的政策、资金等方面的支持，确保公证机构能够有足够的资金进行自主研发和平台构建。

（4）公证机构需依据按照我国司法部、档案局颁布的《公证档案管理办法》，将公证档案的所有影像资料、数据信息集有序录入平台数据库之中，实现公证档案的即时扫描归档，同步转化应用，全程留痕管理。

2.公证大数据应用服务平台的功能介绍

针对公证大数据应用服务平台而言，其以公证机构为主体，以政务外网——VPN为辅而建立起来的平台，主要优势在于：应用高效便捷、信息安全可靠、数据海量且真实等。该平台具备百项功能，其中以影像查询与利用、亲属关系查询、诚信数据查询与风险预警、数据分析与共享为主。

（1）影像查询与利用。通过公证大数据应用服务平台软件，工作人员和用户通过在查询条件内输入公证书号、公证事项、当事人或是公证员姓名、受理日期等任何字段，即可获取到该公证机构档案的所有卷宗影像内容。同时，该平台结合了不同的公证员和机构，分别设置了不同的查询权限，如公证员能够查询到自己办理的公证档案所有内容，当事人在本地公证机构的全部办证状况。但是，仅可以看到公证卷宗的第一件内容，如果当事人想要查询其他内容，那么需获得相关公证机构负责人的授权。作为公证机构而言，可以在平台上获取到所有的档案文本、影像等内容，但仅限于本机构所办理的公证档案，若查询其他公证机构的档案，依然需要获得授权。

（2）亲属关系查询。公证大数据应用服务平台中储存的公证案卷中涉及了当事人的身份、亲属关系等信息，通过抓取这些信息，并建立亲属关系库，能够直观了解到当事人三代以内直系亲属关系信息，还能够借助系统的延伸，了解到当事人所有旁系亲属关系。

（3）诚信数据查询与风险预警。公证大数据应用服务平台中建立了诚信数据库，可对出借人或是借款人在本地办理的全部借款等公证信息进行详细查询，特别是对于出具过执行证书的借款人，能够立即获取到出借人借款风险“警告”，以此来尽量减少借贷纠纷问题，更好地維护社会稳定。另外，对于假人假证等失信问题，平台会自动预警。公证大数据应用服务平台会与政府征信系统进行互联共享，从而有效提升公证的公信力。

（4）数据分析。通过将公证数据完全导入公证大数据应用服务平台，即可从业务的比例、类型、数量等多个层面，对公证机构及相关工作人员的办证状况进行充分分析，而相关部门可结合分析结果来更加科学合理地深挖公证业务，更加有效地研发公证服务新产品等，从而促进我国公证事业的良好发展。

（5）数据共享。通过公证大数据应用服务平台可实现区域内全部公证数据信息在行业内实现共享，并促进该平台与公安、法院、房产等行业的数据横向互联共享，建立横向联动与上下畅通的数据流，不断拓宽本地公证服务维度。同时，公证机构还应紧跟时代的发展需求，不断完善和升级公证大数据应用服务平台，最终打造更加优质的公证服务品牌。

四、结语

综上所述，随着我国现代信息社会的迅速发展，社会各界越来越重视公证档案的利用价值。基于公证档案的相关概念、特点、作用，公证机构应与时俱进，充分利用互联网、大数据等先进技术，努力实现公证档案管理的规范化，并积极构建公证大数据应用服务平台，确保公证档案利用工作的高质高效开展，最终更好地维护我国法律权威，确保社会主义市场经济秩序的稳定。

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基金项目：关于我国档案管理信息化科学发展的研究（课题编号：JFYE1706）

作者简介：姜 红（1968—），女，汉族，山东菊县人，本科，馆员，研究方向：档案管理。