机关档案保密工作研究

2022-06-15朱玉婷

兰台内外 2022年14期

摘要：新形势下，保密工作是机关档案工作中的重要环节，由真实反映各项业务工作有查考价值的文字、图表和声像等内容组成，以历史记录的方式呈现在大家面前，最大限度地提高工作效率，增强工作质量。机关档案必然包含着涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等主要内容，这些内容与国家的利益和安全存在着较大关系。在社会主义转型的历史时期，机关档案保密工作也面临着更多机遇和挑战，只有整合思想，探究档案保密工作的新任务、新要求，适应当前的趋势发展，才可以在潜移默化中做好档案保密工作，保持档案的完整性，最大限度地维护国家的安全和利益。

關键词：机关;档案保密工作;核心

随着社会进步，社会主义现代化得到了有效发展和转型，机关档案有密级要求，包含大量涉密文件，这些内容都和国家的安全与利益存在着较大关系。常言说，“基础不牢，地动山摇”。在相关档案解密之前必须严格执行《保密法》的有关规定，不仅需要加大管理力度，还禁止擅自泄露、擅自销毁的问题出现。各级党政机关档案部门越来越重视档案保密工作的管理和发展，结合实际需要，合理优化档案管理的相关内容，满足时代发展的新要求，才可以保证档案的完整性，最大限度维护国家与集体的利益。机关大多数档案管理人员具备良好的职业操守，十分重视档案资料的保密和管理。随着网络技术的进一步发展，多元化因素威胁呈现到大家的视野中，需要相关人员转变原有思路，整合思维基础，向着创新管理的方向发展。因此，如何做好机关档案的保密工作是需要重点关注的内容。

一、机关档案保密工作新特点

随着科学技术的进步发展，政府电子工程开始深入其中，政府行政效率逐渐得到提高，相关的档案管理工作也体现了新的发展特点。首先，机关档案形式多元化。机关文件的制作者不仅需要选择多元化方式，还需要在计算机生成的基础上，加大基础建设，并且向着多元化的载体进行发展。机关档案管理过程中，存储的方式多种多样，电子文件、语音文件、视频文件等都需要新型的存储载体和方法。这些档案内容开始顺应时代的发展路径，满足载体的发展和建设，取代传统机制，加大记录和符合能力。其次，机关档案面临更大的公开需求。在《条例》中，大家可以直观看到“公开是原则，不公开是例外”是当前的发展原则。机关档案的公开问题，需要结合适度的发展需要，形成一定的协调性。此外，在面对公开请求的时候，不仅要考虑到政策和法律上的相关信息问题，还需要考虑到信息化的发展问题。最后，机关档案管理的方式呈现多元化。从当前的发展视角看，传播信息的方式较为多样。除了传统的传播方式外，还会出现手机、电视、网络等一些新的传播方法。此时，机关档案管理在实施信息公开请求的时候，需要结合实际，适度选择合理的传播方式。从另外一个角度看，相关管理人员在按照法律法规保证保密工作的时候，还需要让保密工作可以顺应时代的发展需要，向着更好的保护层次进行发展。一旦发生人为或自然灾害引起的丢失泄密事件，需要在第一时间向上级报告，并且将损失降低到最小。还需要加强监督检查，保证电子档案的安全，规范维护和维修，满足“谁使用，谁保管，谁负责”的发展原则。做好技术防护措施，严格落实销毁措施。提高技术防范能力，确保电子档案安全，正确利用保密档案，依法严格管理保密档案，建立健全规章制度，加强档案的日常管理，提高保密档案的利用价值。

二、机关档案保密工作整合路径

1.健全档案保密管理体制，促进档案保密工作长效发展

（1）完善组织建设，加大监管力度

保管好档案需要必要的硬件设施作保证。机关单位必须根据本单位工作实际和发展要求，加大基础建设，提高档案室、库房等硬件设施的管理能力。首先，各级机关需要根据现实需求，在“谁主管、谁负责，谁运行、谁负责，谁审批、谁负责”的视野下，整合思想，落实责任制度，强化档案保密工作的相关内容发展，为以后的建设方式奠定良好基础。其次，需要在保密委员会和保密委员会办公室的基础上，合理落实保密内容，并且提高大众参与力度，为以后的可持续健康发展奠定良好基础。之后，需要在档案保密工作会议的指导下，探究当前档案保密工作趋势，分析档案保密工作的难点与重点，合理立足实际，落实档案保密工作的契合点。最后，相关机关单位需要在合理统筹规划下，将不同的安全隐患问题落到实处，定期或者不定期做好检查工作，保证内容的全面性，防止泄露的问题出现。此外，还需要结合实际，落实保密工作制度，建立常态化的管理路径，向着规范化的方向延伸。在实施的过程中，不仅需要强化监督，还需要结合自己的做法，提高自评工作，分析自己存在的不足，整合指导工作，消除隐患，向着可持续的健康方向发展。

（2）区分管理理念，正确实施管控

完善相关法律法规，统一协调，结合实际，规范机关档案室的档案公开与保密工作。依据《档案法》《保密法》，统筹规划，加大基础建设，分析知情权，找到适合的建设方法，保持内容的整合性。涉密档案在管理过程中，不仅需要明确开放和控制的范围，还需要分析档案管理的期限。相关内容也需要根据《保密法》的要求，关注不同的等级需要，基本上可以分为绝密、机密、秘密等几个等级。档案管理者也需要根据不同措施，提高档案管理的时效性，合理把握好控制的范围。在实践过程中，档案保管期限和保密期限需要划分清晰，明确限度，确定范围，加大法律的保护力度，提升法律的执行效力。

（3）设立考核机制，强化主体责任

机关档案室的建设，需要结合档案管理的安全性需求，落实实际工作，满足制度的发展和建设需求。加大时间、地点、范围限制的开放利用，降低保护的意义，确保档案保密与档案开放利用之间的逻辑关系。关注日常考核和年终考核之间的内涵，有效将这些内容有机整合起来，优化问题情况，将责任落实到个人。加大管理部分和人事部门之间的关系，将法律和知识技能有机整合起来，保持执行能力，落实范围和职责。在学习这些内容的时候，加大保密制度建设，落实干部考核范围。将考核结果和个人利益挂钩，加大保密职责的晋升，合理将工作情况与个人的晋升或者是评选、考评、绩效等有机整合，对于违反这些行为的需要加大惩罚力度。

2.开展档案保密法制教育，促进档案保密意识有效提升

（1）多渠道开展保密宣传教育，筑牢保密思想防线

保密工作好与坏，档案人员的素质是关键。在国家和人民的利益面前，需要牺牲个人利益，维护档案管理工作，保证档案管理的安全性。

首先，在档案管理过程中，需要各级领导合理统筹规划，站在一定的高度上，最大限度地认识到档案保密管理工作的重要性，感知到保密工作的艰难性。保密宣传工作需要在常态化的视野下，加大宣传力度，提升法律的规范性，端正自身的良好风尚。其次，需要在整体基础上，播放保密教育警示片，让大家可以直观认识到当前形势下，保密工作需要落实的重要性。在这些真实的案例中，明确自己的职责与任务，在参与档案保密工作的同时，普及相关的保密知識，认识到对应的挑战性，明确进一步的发展需要。

（2）多层次开展保密业务培训，提高保密知识水平

在实践过程中，档案管理部门也需要结合实际，加大保密法的记录建设，为以后的发展奠定良好的基础。在领导层面，合理加大保密工作的培训力度，整合当前学习的机会，以领导为基础，加大模范带头作用，严于律己，为以后的保密工作建设奠定良好的基础。此外，还需要在整体的视野下，保证政治性和技术性，提高专业的基础建设，向着开办讲座的方式延伸，顺应时代的发展需求。加大国家保密政策方针的落实，真实解读相应的法律法规，让大家充分认识到保密工作的新形势，落实新的内容和需求。

3.加强涉密档案全过程控制，促进档案保密制度落实到位

（1）提高涉密档案载体保密管理

对于机关档案管理来说，不仅需要加大人员的培训力度，还需要结合实际，加大内涵整合，将各个部分的内容有机整合，保持可持续的发展路径，提高资源整合力度。机关档案管理人员需要结合现实需要，加大涉密档案的管理方向，将印制、归档、利用、保管等工作合理落到实处，并且加大措施建设，为以后的发展奠定良好的基础。在审批、登记、编号、验收等内容的建设上，都要严格按照标准执行，不仅需要加上密封条，还需要将密封的等级很好落实到其中，实现内容的制定和传递。在汇编档案的时候，不管是摘录部分，还是档案内容，都需要选择一定的档案等级制度，分析其中的期限问题，明确对应责任范围。在安全保密的场所中，加大配合程度，设置专业的管理方式，提高密码的控制力度。在一些特殊的档案保密场所中，没有特殊情况的人员不可以随便进入。

（2）落实信息公开保密措施

政府信息公开是政府机关义务的基础，明确合理的规章制度，保持服务的开放性，满足服务的信息公开制度建设。审查工作是在开放性的基础上，也是根据审核情况，在权衡利弊的基础上，综合性分析，加大审查力度。在档案保密等级出现改变的时候，需要将文件的内容落到实践当中，并且做好后续的相关工作。机关档案管理人员也需要在保密法的基础上，加大相关的事宜建设，不仅需要加大继续保护的力度，还需要分析可以解密的基础，保证审核的内涵发展。

（3）加强网络装备保密管控

在“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的基础上，将计算机等级制度建设和相关内容存储有机整合，不仅需要加大处理能力，还需要禁止信息传递，禁止使用网络设备，禁止让各个计算机之间出现介质的分享。相关部门也需要整合思维，保证新技术的建设，武装设备和头脑，提高监管水平。

4.注重涉密档案人员的管理，促进档案保密主体稳步发展

（1）规范涉密档案人员上岗管理

涉密档案人员需要结合现实需要，加大核心对象建设，以档案保密工作为主体，保持全程化的管理建设，提高整体的发展水平。各单位需要加大审核力度，为人正派，提升自身的业务能力，增强对应的综合素养。也就是说，需要在“先培训、后上岗”的基础上，加大培训力度，提高对法律法规的认识，掌握相应的保密技巧和保密知识，提升对应的知识和技能。在签订保密协议以后，不仅需要承担国家义务，还需要提升管理需求，承担起属于自己的法律责任，保持科学的发展路径。

（2）规范涉密档案人员在岗管理

从本质上，相关人员需要以保密为基础，分析当前的保密形势，探究当前的法律知识，提高知识和技能建设。在保密协议的基础上，增强保密意识，定期提高复审力度，养成良好的保密习惯，提升技能的整合需要，完成教育发展，实现数据库的整理和动态化管理。保密工作需要结合法律意识，加大培训力度，提高福利待遇，增强表彰制度建设，保持可持续的发展路径。

（3）规范涉密档案人员离岗管理

对于一些职位需要调动的涉密人员来说，一旦出现了脱密期的问题，那么就需要及时解决，不可以违背行业规定，必须保持国家的机密不会被泄露。在出现其他情况的时候，需要依据清算制度，加大严格的考核力度，提高督促机制建设，为以后保密工作奠定良好基础。同时，需要在保密承诺和保密教育的基础上，明确自己的行为，就算是离开了工作岗位，如果不能按照要求履行职责，依然还是需要承担对应的法律责任。

三、总结

随着社会进步，机关档案保密工作也需要顺应时代的发展需求，增强自己的责任感与历史使命，保证档案管理建设。档案工作者既要搭好政府信息公开这趟快车，还需要结合实际，让档案工作更上一个台阶。时刻保持清醒的头脑，紧抓档案保密工作，最大限度地维护人民和国家利益，保证国家利益的安全性。严格执行《档案法》《保密法》等法律法规，在做好保密工作的同时，更要切实完善工作职能，增强业务能力和保密意识，把维护保密档案作为自己最神圣的职责，做到党和国家的利益高于一切。

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