高校智慧档案馆概念解析及建设保障

邵婧　王旭州　赵嘉文

摘 要：高校智慧档案馆是在“云、物、大、智、移”等信息技术的推动下，档案工作发展的必然结果。通过讨论高校智慧档案馆的概念，分析高校智慧档案馆的特征，研究保障高校智慧档案馆建设的基本措施，以期与档案同人深入探讨高校智慧档案馆建设问题，为高校“双一流”建设提供信息支撑，为教学、科研、管理提供高效、便捷、精准的档案服务。

关键词：高校智慧档案馆;特征;建设保障

档案事业正在遵循自己的固有规律稳步发展，按照传统档案馆、数字档案馆、智能档案馆、智慧档案馆的顺序有序进化。传统档案馆是在人工操作的基础上，从事档案的“收集、存储、管理、利用”工作;数字档案馆是在传统档案馆的基础上运用数据处理技术构建一个数字空间，实现从环境信息、档案信息到应用信息的全部数字化管理，为档案资源共享服务提供有效支撑;智能档案馆是在数字档案馆基础上运用感应技术，初步实现传统档案的智能管理，推动档案信息化建设的深入发展;智慧档案馆是在智能档案馆的基础上综合运用“云、物、大、智、移”等信息技术，有效感知及时处置档案信息，实现档案工作的人物互联、感知处置、智能楼宇、应用中心、泛在服务功能。高校智慧档案馆是公共智慧档案馆在高校中的具体运用，是在智慧校园基础框架下，把高校档案馆建设成为学校的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心，奠定档案馆在高校中的历史文化资源基础地位。

吴军在《智能时代——大数据与智能革命重新定义未来》一书中提出“数据是文明的基石，人类对它的认识反映了文明的程度”。高校智慧档案馆建设的核心是档案智慧化，档案智慧化是沿着档案——数据——信息——知识——智慧方向发展的过程。档案通过整理转换为数据，数据经过处理构成富有含义的信息，信息经过选择、归纳、整合形成了知识，根据已有知识，利用获取信息，经过分析评判，解决未曾解决的问题则形成了智慧。高校智慧档案馆的构建过程实质上就是实现档案智慧化的过程。

一、高校智慧档案馆的概念

随着信息技术迅速发展，智慧档案馆的概念应运而生。目前，业界对智慧档案馆并无公认的定义，学者对此见仁见智。毕娟认为智慧档案馆是运用信息技术，以服务公众为目标，注重资源整合、业务协同、信息共享，创建高效安全的档案信息服务平台;钱毅认为智慧档案馆是在继承传统实体档案业务和数字档案业务的基础上，利用信息技术实现档案智能管理，提供档案智慧服务的档案管理体系;杨来青等学者认为智慧档案馆是采用物联网和云计算等信息技术智能管理多元档案资源、具有感知与处置能力、提供智慧档案服务的档案管理模式;牛力、裴佳勇从管理、对象、技术三个维度对数字档案馆和智慧档案馆进行了对比分析，认为二者之间既有联系又有区别，并且提出智慧档案馆应当通过应用信息技术，实现档案管理全方位的智慧化，推动档案服务能力的飞跃。上述理论研究成果说明智慧档案馆是信息技术发展的产物。高校智慧档案馆的概念是参照公共智慧档案馆的理念提出的，它是公共智慧档案馆在智慧校园中的具体运用。不同的是公共智慧档案馆是基于智慧城市建设的档案信息工作平台，高校智慧档案馆是基于智慧校园建设的档案信息工作平台，二者的数据架构基础不同。公共智慧档案馆的服务对象是社会大众，高校智慧档案馆的服务对象是师生员工和校友同人，二者的档案需求并不完全相同。从传承档案文化的视角观察，高校代表着先进文化的发展方向，高校智慧档案馆建设应该引领社会智慧档案馆建设。因此，笔者认为，高校智慧档案馆是以丰富的档案馆藏资源为基础，以智慧校园基础设施为支撑，以感知处置信息技术为标志，以高效便捷地满足档案利用需求为目的，提供档案内容信息、载体信息、环境信息、管理信息泛在服务的档案管理系统。高校档案资源是一种多元化的信息资源，它既包括传统档案和电子档案的内容信息、载体信息及校园记忆信息，又包括档案管理信息、档案应用信息及楼宇管理信息。智慧校园基础支撑功能是运用“云、物、大、智、移”等信息技术感知挖掘、综合分析、提炼萃取各类档案信息，并将其用于高校决策、日常管理和教育教学工作。高校智慧档案馆的“智”可以概括为智能感知与告知，高校智慧档案馆的 “慧”可以概括为聪明应对与处置。高校档案利用需求是在档案 “收集、存储、管理、利用、反馈、监督”过程中各类信息的价值体现，这些需求既能让档案利用者感知获取档案背景信息及档案内容信息，满足利用需求，又能让档案管理者感知获取档案运行信息及档案管理信息，促进档案管理的不断升级，推动档案利用的泛在服务。

二、高校智慧档案馆的特征

高校智慧档案馆是高校档案馆建设的高级形态。它是运用信息技术、结合档案业务、感知用户利用需求，并根据工作经验和工作预案择优处置档案内容信息、载体信息、管理信息，提供档案利用泛在服务的综合管控系统。这一系统使高校档案的“收集、存储、管理、利用、反馈、监督”发生了革命性变化。

1.人物互联——感知交互处置智慧化

高校智慧档案馆是以物联网、互联网、移动互联网技术为基础，构建一个互联互通的校园网络，实现人人互联、人物互联、物物互联。即通过数据处理技术，智能感知档案内容，迅速识别、选择调取、整合利用档案信息。通过档案信息特征解析平台和档案利用管理平台，智能评价档案内容相关性、档案利用许可性和利用途径合理性，据此提供高质量的档案信息服务。通过应用RFID（射频识别）技术，智能感知识别、跟踪定位、监控管理档案载体，实现档案与档案工作者、档案与库房、档案与档案、档案与用户、档案工作者与用户、用户与用户之间的智能感知与交流互动，进而实现对档案工作者、馆库、设备、档案、用户等高效便捷的全面感知、实时监控与及时交流，深化人员管理、档案管理、资产管理、库架管理、环境管理等档案管理工作，为高校校园管理提供信息服务。

2.智能楼宇——馆库环境管理智能化

高校智慧档案馆是利用智能楼宇技术构建绿色、环保、便捷、安全的现代档案管理体系。智能楼宇在智能照明设施、智能密集架系统、智能盘点系统、温湿度控制调节系统、空气质量监控系统、漏水监控系统、臭氧消毒系统、设备异常报警系统、消防监控灭火系统、视频监控系统、防盗报警系统、门禁智能管理系统等多方面为智慧档案馆建设提供技术支撑。高校智慧档案馆得益于物联网技术和智能楼宇技术的发展，极大填补了智能库房物理管理和空间管理的空白，有效改善了馆库空间人工管理现状。档案信息技术的发展，有效解决了档案资料智慧“收集、存储、管理、利用、反馈、监督”等问题，通过解析档案内容信息、档案载体信息、楼宇管理信息，及时反映档案运行情况，提示档案运行风险，改进档案运行管理，优化档案运行系统，为高校“雙一流”建设提供信息支撑。

3.智能平台——馆藏资源利用便捷化

传统档案馆藏为高校智慧档案馆提供了丰富的档案实体资源，数字档案馆藏为高校智慧档案馆提供了基础的数据信息资源，RFID和智能楼宇等信息技术为高校智慧档案馆提供了档案存储利用的智能系统。高校智慧档案馆融合了馆藏档案实体、档案数字化成果、档案数据信息、RFID和智能楼宇等信息技术，实现了档案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保护、智慧监管服务，其在后台可以建立跨系统的应用集成端口，实现跨部门的信息共享、跨馆际的信息服务、跨库网的互联互通，突破了档案管理的信息壁垒，消除了档案“信息孤岛”现象，创造了档案信息泛在利用的良好环境。同时，通过高校智慧档案馆的智能感知功能有效监控档案工作流程，档案信息保密措施，档案库房管理机制，确保档案及其信息的安全，支持高校教育科研工作的深入发展。

4.用户中心——档案泛在服务高效化

高校智慧档案馆的灵魂是在育人为本前提下，构建以学校特色历史文化为标志的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心。其主要特性表现在以下两个方面：一是服务内容泛在化。高校智慧档案馆利用云计算、大数据、语义分析等信息技术，主动推送利用者感兴趣的档案专题，使其不仅成为档案利用、档案证明的机构，而且成为信息与资源的汇聚中心，师生校友可以利用智慧档案系统享受档案咨询、文献查阅、文件调阅、史实追忆、休闲阅览等档案服务;二是服务方式现代化，高校智慧档案馆立足档案育人的宗旨，从被动等待利用者上门求助，到主动推送档案信息为利用者服务。通过档案网站、电子邮件、微信、微博、手机等移动客户端口，开展不受时空限制的资源检索、档案查询、信息获取、档案证明等远程服务，构建了新形态的档案管理和档案服务机制，极大方便了师生校友利用各类档案信息，从而对外提供智慧个性的档案泛在服务，对内实施高效智能的档案管理工作，为优化教育教学管理提供借鉴范式。

三、高校智慧档案馆的建设保障

1.舆论保障——做好档案宣传

在高校智慧档案馆建设研究中，必须注意档案宣传的先导作用。重视做好高校领导的档案宣传工作，使其看到档案工作面临的机遇和挑战，以档案工作服务领导决策为中心，用档案工作的成效引起领导的重视。积极做好内设机构的档案宣传工作，努力为内设机构职能工作提供服务，寻求他们在制度、技术、人员等方面的支持。扎实做好师生员工的档案宣传工作，积极宣传档案法规政策、档案服务内容、档案利用方式，讲好档案背后的故事，传承档案蕴含的民族精神，培养师生的家国情怀，启迪师生员工为“国家富强、人民幸福、个人安居乐业”而努力学习和工作。从而赢得他们对档案工作的认可、理解和支持。奠定高校智慧档案馆建设的舆论基础。

2.经费保障——争取经费支持

高校智慧档案馆建设与高等教育发展是相辅相成的，教育经费的投入是建设高校智慧档案馆的基础。高校档案部门必须积极争取高校领导站在高等教育发展的角度有效支持智慧档案馆建设，积极争取内设机构及其职能部门在智慧校园总体框架的基础上，把智慧档案馆建设纳入智慧教学资源建设范畴，规范建设技术架构，制定扶持倾斜政策，加大建设经费投入，拓宽建设融资渠道，积极引入社会资本，鼓励校友同人和相关企业捐资助建或者集资参与高校智慧档案馆建设，坚持专款专用，加强资金监管，提高使用效益，分步有序推动高校智慧档案馆建设工作。

3.技术保障——规范技术标准

高校智慧档案馆建设必须符合智慧校园总体技术标准，坚持创新实用研究方向，重点突破新一代信息技术在档案管理工作中的应用，注重整合科技力量，强化档案专题研究，打好档案信息技术应用攻坚战;必须与智慧校园其他工作系统互联互通，加强档案数据治理，有效整合各类数据资源，解决数据分类安全存储、数据颗粒度细化、电子文件与电子档案一体化管理等问题，规范档案数据收集、存储、管理、利用流程;必须具备强大的数据运算能力、数据存储能力、数据传输能力、安全运行能力、应用扩展能力。因此，高校智慧档案馆建设只能是在智慧校园基础上构建智慧档案工作平台，即基础设施、支撑平台、应用平台、应用终端等四位一体的智慧档案管理系统，为高校档案工作智慧化提供技术支撑。

4.制度保障——健全规章制度

制度是一切工作的运行准则。在以档案法为基础、以相关法规为主干、以单位规章为分枝的档案法规制度体系保障下，高校智慧档案馆建设才能分步有序进行。因此，必须坚决贯彻落实《中华人民共和国档案法》，充实完善《档案法实施办法》《科学技术档案工作条例》《普通高校档案管理办法》等档案法规，建立健全《档案信息收集制度》《档案信息管理制度》《档案信息发布制度》《档案管理保密制度》《档案系统维护制度》《档案人员岗位责任制度》等规章制度。在智慧校园建设的基础上，在《“十四五”全国档案事业发展规划》的指导下，档案部门应该通过制订档案工作发展计划，规范档案工作日常管理，实行档案工作定岗定责定员制度，为推进高校智慧档案馆建设提供制度保障。

5.人员保障——提高人员素质

人是一切工作的核心要素，高校智慧档案馆建设需要管理型人才、复合型人才、技能型人才、创新型人才的支撑。为了加强档案队伍建设，必须不断完善档案继续教育制度，推动档案教育资源共享，促进档案教育培训和互联网融合发展。以人才强档工程保障高校智慧档案馆建设，坚持走教育培训、考核提高、引进吸收、轮换转岗、提高素质的路子。通过教育培训锤炼档案人员忠诚、干净、担当的政治品质，不断提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力。通过教育培训不断提高档案人员的档案编研、档案文化资源开发利用及档案育人能力;通过教育培训不断提高档案人员的档案信息技术水平，实现档案资源泛在利用功能;通过定期考核激发档案人员继续学习的积极性，不断提高档案人员的综合素质;通过引进吸收高层次专业人才从事档案工作，提升档案队伍整体工作水平。通过轮换转岗加强实践锻炼，培养复合型档案工作人才。从而为高校智慧档案馆建设提供人员保障。

随着信息技术的深入发展，智慧校园建设已经开始提上重要议事日程，高校智慧档案馆建设更是势在必行。但是，高校智慧档案馆建设是一项复杂的工作，涉及信息基础设施建设、信息资源整合、信息安全保障等诸多技术问题。因此，高校智慧档案馆建设研究是一项重要而艰巨的工作，需要我们通过艰苦的努力，推动这项工作的顺利开展。

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[2]毕 娟.智慧城市背景下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013

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[4]杨来青，徐明君，邹 杰.档案馆未来发展的新前景智慧档案馆[J].中国档案，2013

[5]牛 力，裴佳勇.面向服务的我国智慧档案馆建设探析[J].档案学研究，2018

（作者单位：西北大学）

基金项目：本文为2020年中国高等教育学会档案工作分会基金项目《高校智慧档案馆建设路径研究》（项目编号：ZGD-YB-2020-037）的阶段性成果。

作者简介：邵婧（1983—），女，汉族，陕西西安人，硕士，馆员，研究方向：档案管理与档案信息化;王旭州（1970—），男，汉族，陕西富平人，硕士，副研究员，研究方向：档案管理与校史研究;赵嘉文（1995—），女，汉族，陕西西安人，硕士，館员，研究方向：高校档案管理。