新时期高校工会档案管理新路径探究

摘 要：高校档案是高校在社会发展过程中经过长期积累沉淀而成的重要基础资料，而高校工会档案管理工作则是工会所在组织直接记述档案资料和准确反映工会日常工作、保存备查档案信息和各种记录文件材料的总称。它完整记录并体现了工会组织发展的历史轨迹，反映出高校工会组织自身形象和价值观理念，对促进工会工作的开展具有重要的参考价值和借鉴作用。因此，有必要加强工会档案的管理，具体来说，这意味着高校工会档案管理的信息化，使工会工作适应信息化社会发展的需要。

关键词：高校院校;工会档案;工会档案信息资源;工会档案利用

在大数据环境下，信息技术不断进步，为满足新时代高校工会档案的利用需求，对新时代高校工会档案管理工作也有了新的挑战。解决传统工会档案管理模式中存在的弊端，完全发挥出工会档案的作用，同时信息化建设已成为高校工会档案管理发展进程的必然趋势，所以亟须加强高校工会档案信息化建设，通过深入分析其中存在的问题，提出准确的参考依据，提高高校工会档案管理的信息化水平，优化其资源配置，有效增强高校工会档案管理的有效性。这也是实现高校档案管理现代化的必然趋势，对于提升高校工会档案服务质量有着极大的促进作用。

一、高校工会档案管理的价值与意义

高校工会组织的成立、发展过程以及日常工作中所形成的各种资料信息就是高校工会档案，工会与教职工代表大会制度作为落实“民主管理”的一项重要工作内容，在依法参与高校治理、保障所有教职员工权益的过程中形成了相当数量的具有存录价值的音像、图文等档案资料信息。这些档案资料信息统称为工会档案，这不仅仅是高校工会职工开展工作的原始记录凭证，也是能够保障所有教职员工权益的重要信息资源。进行高质量的高校工会档案管理，对有效促进高校工会组织工作有十分重要的意义，为了保障新时期高校工作的顺利开展，做好高校工会档案管理工作就显得格外重要。

1.是高校存档资料的重要保存方式

高校工会档案中存录着建校以来所有从业的教职员工工作的重要资料，包括工作计划、工作总结、各类报表，以及通知文件等，其中也存档着所有教职员工的履历信息资料，以及工作中获得过的荣誉，包括先进集体和个人事迹材料、审批表、决议通知、会议记录、会议纪要，及其对所任职高校工作产生的业绩价值评估。工会档案记录了高校发展工作的进程资料，还记录着所有教职员工在校期间参加过的工会组织的各项活动记录，这些资料都是教职员工个人进步的史料，也能为促进高校工作顺利开展提供准确、有价值的完整资料信息。

2.是构建高校稳定和谐发展的重要记载

每一个高校的发展都离不开教职员工的辛勤付出，高校工会档案是维护全校教职员工民主权益以及切身利益的资料。高校工会在日常工作中组织开展的教代会、工会会员代表会议、全校校务公开通知、教职工座谈会等形成一系列的会议资料记录，包括会议通知、工作报告、领导讲话稿件、代表发言稿、与会代表名单、候选人情况登记表、会议提案及提案办理情况介绍等，里面涉及每一位教职员工的切身利益，如教职员工的职工工资水平、岗位津贴、职称评定资料、职务聘任等方面的资料信息，以及包括提交方案、完善高校的规章制度、合理化建议的讨论等，都是教职员工行使民主权益的重要体现。这些信息资料的记录对促进高校工会管理日常工作有着重要作用，利于高校教职员工民主管理的实施，以及工作职权能够顺利落实。校务公开对促进高校工会工作的开展具有十分重要的借鉴和参考价值。高校工会档案资料为构建高校稳定、和谐、快速发展奠定了坚实基础。

3.是提高高校工会整体工作水平的重要保障

我国《工会法》明确提出了各地各级工会组织必须紧密联系职工利益，听取和反映职工的意见和要求，关心职工日常生活，帮助职工解决困难，全心全意為职工服务的要求，对有需要帮助的教职员工给予实际帮助，是高校工会组织义不容辞的义务和职责。高校工会是教职员工自发形成的群众性的群体组织，既能积极主动接受党政机关的领导，又能保障普通教职员工的利益，高校工会档案信息如何得到充分利用，是高校工会组织在日常工作中亟须解决的重要工作部分。工会档案资料信息记录着高校发展中的各项工作记录，不仅记录着高校工会组织的发展历程，也记录着高校先进教职员工的光荣事迹，还有高校民主建设等宝贵的资料信息，发掘高校工会档案的潜在效益，便于高校工会更好总结工作经验，从而不断提高高校工会工作整体水平。

4.给高校提供决策性依据的重要手段

每一所高校的发展都离不开科学依据，而高校工会组织是紧密联系高校党委高层和每一位教职员工的桥梁和纽带。高校工会是中国特色社会主义工会组织的重要特征，工会组织参与高校的决策是体现高校民主管理的重要方面，而高校工会档案可以全面总结高校在现代化建设发展过程中的经验教训，为领导者作出正确决策提供准确的科学依据。

二、高校工会档案管理中存在的问题与分析

时代飞速发展，随着高校教育改革脚步的不断加快，各高校教育发展水平亦不相同，导致了各高校工会档案管理水平的不平衡，下面笔者将对目前高校工会档案管理中存在的基本问题进行分析。

1.高校工会档案管理不规范

在传统的高校工会档案管理模式中档案信息是以最传统的纸质载体来进行存储管理的，这就对人工、纸张、笔墨有了一定要求，这类基础工作很繁重，而且效率低，因为收集、记录、搜索、使用等都需要人工操作，并且在重复记录大量资料的过程中特别容易出错。

比如，由于高校工作的复杂性，高校细分为各个学科、各个部门，每个院系都有很多教职员工，所以每天都会生产出大量的资料，如果是依靠传统人工记录档案的方法来进行存档，极易出现保管不当，造成原始档案丢失。由于档案管理工作人员素质参差不齐，所以在使用传统人工档案资料整理的过程中会产生很大的不确定性，而且档案管理人员也有可能会因为各种主观或者客观原因漏记资料信息。0C031B23-46EA-43DC-9C52-53A083999DA1

同时，由于许多文件不是存储在同一个地方，档案管理员在进出仓库和搜索信息上浪费了大量时间。此外，由于工会档案中可获得的文件种类繁多，历史比较久，甚至早期用的纸张比较脆，很容易就会发生残缺，造成字迹模糊不清，导致工会档案资料的缺失。对于高校工会档案管理工作，一些高校的工会管理模式比较随意，导致在工会档案管理过程中存在一些问题和疏漏。虽然高校工会组织已经初步建立了基本的档案管理制度，但大多数高校工会组织并没有意识到规范化管理高校工会档案的重要性，其管理缺乏系统性、完善性、规范性、可操作性。科学、全面的高校工会档案管理制度和流程，具体体现在以下两个方面：

一是档案管理人员有完善完整的岗位责任制和监督考核制度;

二是建立高校工会档案管理制度和具体工作流程。部分高校对档案管理人员缺乏必要的约束和监督，对工会档案管理的实施情况缺少切实有效的外部监督措施，在许多情况下，对工会档案管理的控制只能受到其工作人员的专业和道德水平的限制，这无疑会造成档案管理方面的疏漏。

此外，一些高校虽然建立了相对完整和健全的档案管理的大学联盟，但没有建立档案管理制度，高校联盟的档案管理，只是形式上的理论，甚至是形式主义，未能达到预期的实施结果，它的作用也体现不出来。

2.高校工会档案管理投入的人员不足

一般来说，档案的管理仅限于记录、收集、接收和保存现有档案。这些日常任务通常不需要具有高水平培训和专业知识的管理人员。但现在，随着信息技术的快速发展，档案管理业务的范围逐渐涉及档案的深入研究和利用，以及二次开发和拓展，呈现出多学科发展的趋势。档案管理的标准化和现代化需要高水平和经验丰富的技术人员支持。

3.高校工会档案管理人员的专业素质不足

高校工会档案管理工作繁杂，有很大一部分人虽然了解档案工作的重要性，但是在具体的工作中受到学校编制、资金储备、档案管理人员知识素质等因素的制约，在日常开展工作中就会遇到这样那样的一些问题，也有一小部分人对高校工会档案管理工作缺乏正确认识，他们认为工会档案工作无非就是组织活动、发福利等琐碎小事，认为工会档案管理工作影响不了学校的发展，可有可无，所以得不到充分重视，制约了高校工会档案管理工作的进步。

4.高校工会档案管理的设备设施不完善

随着大数据时代信息化建设的飞速发展，有的高校因为资金不足，所以在设备引进以及人员招聘等诸多方面都显得力不从心，档案管理的基础设施和人才储备方面受到了极大限制，导致高校没有专门的工会档案保管室，产生一些混合办公，严重制约了高校工会档案管理工作的开展。工会档案管理信息化程度不高，开发利用不够。信息化建设是档案管理发展的必然趋势，编研和开发利用档案信息资源是档案事业发展的需要，如何利用信息化手段，加强档案的编研和开发利用，实现档案资源共享，是一个值得研究的课题。

在调研中发现，工会档案管理存在着信息化程度普遍不高的问题，表现为工会电子档案的保存意识不强，档案信息化工作专业程度不够，不利于开发和利用。随着工会工作的开展和高校扩招后教职工人数的增多，工会工作量激增，再加上现代高校普遍把校务公开、民主管理和依法治校提到一个很高的层次上，这对工会档案工作提出了新要求。

5.工会档案归档范围不够完善，收集力度不够。

根据调研，工会档案一般都是列入党群类档案，工会一般都是党群类目录下的二级目录，有明确的三级类目和对应保管期限。但实体分类法中工会档案类目划分太笼统，是一个基础性的指导意见，可适应当时高校的普遍工会档案归档的基本要求，但并不能完全适应新时期下普通高校工会工作发展的特点和需要，一些新的工会工作内容特别是二级基层工会的一些内容应该被包括在归档范围之内。且根据不同高校工会工作的开展情况，归档范围可以有重点和普通的区别，这需要根据高校实际情况进行具体规定，工会工作开展好的高校可以把归档范围的覆盖面增大，从而为充分地开发和利用工会档案打下基础。

三、新形势下改进高校工会档案管理工作的措施

1.提高高校工会档案管理人员的管理意识

高校工会作为学校与教职员工的桥梁，为了更好发展工会组织的职能，协调好学校与教职工之间的关系，切实维护好教职员工的合法利益，要想把这些工作做好，必须要以丰富的工会档案管理经验为理论依据，依靠前辈多年积累的真实可靠的工会档案资料。

因此，为了高校工会工作能够规范化顺利开展，有必要提高高校工会档案管理人员的管理意识，密切关注涉及所有教职员工切身利益的规章制度，并对此进行收集、分类整理。提高服务质量，从而实现高校工会档案的充分利用。

2.加强高校工会档案管理的信息化建设，实现档案资源共享

（1）强化高校的硬件设施，提高网络信息化技术水平，充分利用计算机高效进行档案资料的接收、储存、分类、查阅、归还等工作。

（2）强化高校软件建设，在工会档案管理工作中，建立完善的高校工会档案信息管理系统和规范化的软件，努力提高高校信息化网络建设的水平，充分发挥出高校工会档案的作用，在最大程度上實现高校工会档案信息资源的共享。

（3）建立一支高素质的高校工会档案管理团队，是确保档案系统有效有序运行的重要因素。纸质文件都可以扫描到电子档案中，档案的归档、检索、收集、记录、处理也可以由机器完成。实行档案信息化管理后既保证了档案安全，也实现了档案管理的完备性、系统性和高效性，从而有效避免传统档案收集所存在的问题。

3.强化高校工会档案的管理制度

高校工会档案的管理制度具体划分为：归档等级、归档时段、归档范围、归档的具体实施办法，以及制定各级工会档案资料总结收集、管理及其呈报要求等方面。通过相关的高校工会档案管理制度的贯彻实施，以此来规范档案管理工作人员的行为，做到有章可循，有据可依，实现从高校党委领导层到基层教职员工，都能充分认识到高校工会档案管理工作的重要性。

4.培养档案管理专业人才，提高其专业素养

现代化的高校工会档案管理人员，不仅需要掌握现代办公设备利用技术、统计分析等专业知识，还需要具有一定的计算机操作能力，同时掌握现代专业设备维护技术。但在现实中，高校工会档案管理人员素质参差不齐，缺乏专业人才，严重影响了工会整体服务效率和服务水平。

四、结语

总之，目前我国高校工会档案管理工作中还存在着一些缺陷和不足，高校工会档案管理思想观念创新是大数据时代的迫切需要，是“以人为本”思想的内在要求。为了实现高校工会档案管理的创新，就要强化高校工会档案工作的创新思维模式，保证高校中心工作的完成;加强高校工会档案工作的制度创新，能够实现高校工会档案工作规范化;加强高校工会档案工作的思想创新、管理创新，才能够有效促进高校工会档案工作的顺利开展;加强高校工会档案工作的技术水平创新，才能够加强高校工会档案信息化建设;提高高校工会档案管理意识，建立完善的高校工会档案管理机制，提升高校工会档案管理人员的职业技术水平，需要全校师生教职员工的共同努力，保持创新精神，坚持不懈追求高校工会档案管理的改革创新之路，使高校工会档案管理水平有显著提高，必定会迎来崭新的未来和良好的发展。

参考文献：

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[2]候慧贤.论高校工会档案管理工作现代化[J].杨凌职业技术学院学报，2007

[3]孙立霞.如何加强高校档案管理工作[J].商业经济，2010

[4]范方琼.试论工会档案管理的服务功能 [J].工会论坛，2009

（作者单位：安康学院）

基金项目：本文系安康学院校级科研项目：健康档案分类储存装置，项目编号：2021AYHXA038。

作者简介：肖雯（1984—），女，汉族，陕西汉中人，本科，讲师，研究方向：档案管理及研究。0C031B23-46EA-43DC-9C52-53A083999DA1