二维码在不动产档案管理中的应用

摘 要：在不动产档案管理任务日趋复杂的情况下，管理体系中融入二维码技术，体现二维码技术优势的同时，为不动产档案管理人员带来切实的便利。本文在概述二维码技术的基础上，以不动产档案管理为背景，探讨应用二维码技术的必要性、实际路径及其效果。

关键词：二维码;不动产档案;应用

二维码技术在信息存储、信息安全等方面优势明显，符合不动产档案管理模式改革的需求。因此，有必要分析二维码技术的特征和优势，并以不动产档案管理工作为切入点，说明应用该技术的方式与效果。

一、二维码技术简述

二维码技术相对于一维码技术有了显著升级，一维码技术的缺陷在于数据信息容量较低，只能保存商品价格、图书编号等简单的信息，关于商品、图书的详细信息则必须手动录入并保存在数据库中，使用详细信息的过程中必须调用数据库，因此一维条码技术的应用领域比较狭窄。二维码技术的出现，有效解决一维条码技术的应用缺陷。一方面，二维码技术在信息容量方面实现巨大突破，而且占用的平面面积也相对较小，提升单位空间的信息承载量;另一方面，二维码技术具有良好的防伪属性，保证二维码中信息的绝对安全。相比较两种条码技术，二维码技术更加侧重于对标识事物的详细描述，不仅仅局限于简单的标识领域。二维码技术修复难度相对较小，即便发生一定程度破损，通过修复可以恢复原貌，因此扩大了二维码技术的应用场景。

二、二维码应用路径

1.选择存储格式

应用二维码技术时应当注意二维码的生成和文件格式的转换，将不动产档案文件转化为PDF电子文档格式，并将不动产档案的属性信息保存在二维码中，此后将包含属性信息的二维码与不动产档案文件整合，最终生成包含二维码信息的纸质文件。由于不动产档案内容相对敏感，与诸多软件应用环境和单位有密切关系，应用二维码技术时应当将不动产档案文件转换为相同的格式，在存储不动产档案元数据的过程中也要遵从相同的标准，为后续调用使用不动产档案信息奠定基础。格式统一在不动产档案管理体系中有重要作用，如果存储格式不统一，则有可能导致不动产档案的使用混乱问题。因此，对不动产档案的存储和调用应当小心谨慎，二维码技术的不可更改性也要求工作人员要慎之又慎。同时，二维码生成之后，写入其中的信息无法被修改，存在潜在的二维码信息丢失的危险。应用二维码时需要注意到编码格式之间的差异，对不动产档案管理的质量也会产生影响。

2.建立应用标准体系

二维码技术的应用不仅提升不动产档案的保存质量，对于不动产档案资料的共享也有促进作用。但是，在使用不动产档案的过程中必须遵守相关标准，为不动产档案管理工作指明方向。二维码技术的应用需要元数据标准的支撑，應用过程中要保证二维码与元数据遵守相同的标准，同时要兼顾到广泛使用与简便使用的双重要求，尽量寻求两者之间的结合点。因此，元数据存储应当清晰简易。由于二维码能够保存的信息规模有限，因此保存不动产档案信息时也要满足简练性原则。做好二维码维护工作至关重要，工作人员要及时发现二维码破损现象并及时修复，避免出现二维码信息丢失现象。二维码本质上是一种图形信息技术，需要加强二维码技术的防伪力度。例如，将防伪内容保存在二维码技术中，即便通过造假方式生成二维码也无法产生应有效力，避免出现不动产档案信息被篡改的情况。在实施二维码的过程中需要加强监督力度，对二维码生成到投入使用的全部过程需要制定严格标准，确保不动产档案信息的录入严格按照标准规范执行，保证不动产档案信息的准确性与可靠性。

3.提升管理系统完善度

当前二维码技术在档案管理体系中应用较为广泛，其中重要环节之一在于与管理系统的融合，利用信息化管理系统实现对二维码信息的管理效果，提升不动产档案管理质量。建立不动产档案管理平台是常见路径，在应用不动产档案管理平台的过程中需要掌握硬件设备与软件配置的性能，为二维码技术的应用创设良好条件。通过对软件、硬件设施的监测，保证不动产档案管理系统符合使用要求。具体测试过程可以依托测试平台进行，避免在不动产档案管理系统环境内直接开展测试。原因在于不动产档案信息的重要性，如果直接在实际应用平台中开展测试，可能对管理系统产生不利影响，因此要发挥测试平台的作用，作为不动产档案管理系统的重要补充。

应用不动产档案管理系统还应当体现一体化管理思想，如在存储不动产档案的场景中，需要执行一系列的程序流程，效率偏低而且容易出现错误。二维码技术与管理系统的融合，意味着二维码管理的条理性也会更上一层楼。在不动产档案管理系统中检索档案信息时，系统反馈的不动产档案检索记录包含有二维码信息，由此获取到不动产档案对应的二维条码，随后可以将二维码加入对应的不动产档案中，实现两类资源的整合，并在纸质不动产档案中展示对应的二维码信息，通过识别二维码就可以掌握当前档案的储存位置以及不动产档案中包含的信息。

4.上交、借阅、归档不动产档案

二维码实现以较小的体积保存大规模档案信息的效果，应用二维码技术无须支付高昂的成本，与不动产档案管理的需求吻合。在收集整理不动产档案的过程中，通过二维码技术的支撑，为不动产档案材料的分装提供更多便利。二维码中可以包含全部不动产档案信息，打印二维码的过程也相对方便，在短时间内打印档案二维码后，就可以将二维码分装在制定的不动产档案中，管理过程效率明显提高，从根本上避免由于工作人员主观意识导致的失误，不动产档案管理更加精准细致。由于二维码中已经记录完整的档案信息，使用扫描设备执行二维码扫描任务，不动产档案信息可以自动上交到管理后台，包括不动产档案的主题、关键词、签订时间等信息，有效避免手动录入过程中可能发生的信息错误现象，大大缩短不动产档案管理时间。在不动产档案借阅过程中，也可以充分利用二维码技术的便捷性。在传统不动产档案借阅模式中，借阅人员在提交本人身份和借阅申请后，由工作人员进行审阅，通过后进入不动产档案的存储场馆，按照借阅申请信息寻找满足条件的不动产档案资料。由于不动产档案存储场馆内通常保存海量的不动产档案资料，即便已经根据不动产档案所在的区域、价格范围等条件进行分门别类的存储，但是检索过程仍然要花费一定时间。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD

另外，纸质档案具有易磨损的特征，如果不动产档案被反复借阅，可能出现不动产档案资料破损、字迹内容不清晰的现象。在应用二维码技术的前提下，如果用户提出不动产档案借阅申请，不动产档案管理人员只需要提供目标不动产档案的二维码即可，用户通过智能手机中的条码扫描功能就可以获取不动产档案的PDF文档，其中包含全部不动产档案信息，并与其纸质档案相同，确定PDF格式文档内容准确后还可以将其打印为纸质文件供本人保存，不动产档案管理人员也无须花费时间前往存储场所寻找不动产档案，纸质文件的使用频率也会明显降低，有助于不动产档案纸质文件的长久保存。在不动产档案归档处理环节利用接口技术，实现不动产档案信息的交互效果。

同时，对获取的不动产档案信息进行检测，尤其是与元数据的比对。如果归档过程中发现不动产档案信息的变动情况，应当针对添加或者变动的数据信息进行条码转换，生成全新的二维条码并反映不动产档案信息变动后情况，将二维码添加到纸质文件中。

三、二维码应用的必要性

1.保证不动产档案长期保存

在任何不动产档案管理阶段，纸质档案始终是不可替代的，但是可以从降低纸质不动产档案使用率角度入手优化管理过程。使用二维码技术，意味着数量繁多的不动产档案信息被全部写入二维码之中，扫描二维码就可以获取全部档案信息，有效降低对纸质档案的调用频率。应用二维码技术有效提升修复的便捷度，在使用二维码过程中难免会出现二维码污损、破损的情况，如果二维码破损面积不超过50%，可以通过条码修复技术还原二维码原貌，保证不动产档案信息的完好性，相比于传统不动产档案存放模式，体现出良好的事故纠错性能，最大限度抵消介质保存不善带来的负面影响。此外，提升纸质不动产档案管理备份处理效率，将档案信息写入二维码，实现不动产档案信息快速备份效果。

2.降低不动产档案变更成本

不动产档案信息未必是一成不变的，很多情况下不得不修改不动产档案信息。虽然很多单位已经将不动产档案信息保存在电脑数据库中，但是在修改不动产档案信息的过程中还需要亲力而为，而且缺少验证修改准确性的手段。二维码技术的应用实现档案修改的“破局”效应，该技术原理的核心在于条码的编码和解码过程，实现不动产档案管理的电子化效应，不仅保证不动产档案信息的完整性，同时最大限度避免发生不动产档案修改的现象，保证档案信息稳定。

另外，二维码技术在识别能力方面的优势明显，实现识别多种语言的效果，也可以保证不动产档案内容稳定。目前，常用的一种二维条码是PDF417二维条码，该二维条码能够保存大量不动产档案信息，可以在短时间内定位存储信息中的错误，信息存储密度相对较高，在工业生产管理领域应用广泛。在不动产档案管理领域也可以引入这种条码技术，实现破损信息的快速还原效果。

3.纸质档案与电子档案管理同步进行

不动产档案管理对同步性要求较高，在建立纸质不动产档案管理体系的基础上，引入二维码技术，实现电子管理与纸质管理相融合的方式，也为不动产部门管理档案信息提供了更广阔的空间。在管理不动产档案的过程中可以采用两种路径相互转化方式，兼顾两种管理模式的优势，也为相互之间的信息传输共享奠定基础，保证不动产档案管理的同步性。例如，将档案信息写入二维条码后即时更新二维码信息，后台数据库中的不动产档案信息也会同步更新;在生成纸质不动产档案时，其中包含的二维码信息与档案中所有内容完全一致时，即便是发生不动产档案变更，也不会破壞不同类型不动产档案之间的信息同步性。

4.提升信息录入质量

不动产档案包含元数据众多，手动录入不动产档案信息的过程不仅花费大量时间，还有可能发生数据遗漏、数据错误等现象，即便是完整准确录入不动产档案数据，实际录入效率也会受到影响。利用二维码技术可以发挥解码编码优势，确定目标二维码后执行解码任务，实现不动产档案信息录入效果。同时，二维码技术具有复用性优势，实现“一次生成，反复利用”的效果。在对二维码进行备份的基础上，即便是发生二维码丢失现象，也可以在最短时间内调用备份二维码，进而获取不动产档案信息，录入过程的效率和质量也会显著提升。

四、二维码应用场景分析

1.不动产档案产籍号录入

不动产档案中心在更新管理系统的同时引入二维码技术，并融合在不动产档案管理体系的全部环节。进入不动产档案受理阶段后形成档案的受理编号，二维码条码在不动产档案受理申请的右上方，伴随不动产档案管理流程的全部阶段。在不动产档案中心的所有工作人员处均配置了具有扫描二维码功能的条码枪，利用条码枪的激光束就可以快速扫描二维码，获取到二维码中的不动产档案产籍号信息。传统处理过程中需要手动录入产籍号，每一个不动产档案的产籍号最少为5位，最多为15位数字，中间还会包括几个横杠，而且部分高层建筑的不动产档案产籍号还会更长，如果这些产籍号全部由工作人员手动录入，效率和精准性难免受到影响，一旦出现错误意味着后续处理过程需要花费更多精力处理错误，为工作人员的工作带来很多麻烦。在房地产市场交易日趋活跃的背景下，每天可能要面对上百卷不动产档案的产籍号以及信息的录入任务，还要落实配套的不动产档案审核任务。在二维码技术的支持下，通过简单的扫描工作就可以在1秒内完成不动产档案产籍号录入任务，兼顾效率和质量的要求。不动产档案产籍号信息进入到系统后台，在计算机内部设置了处理不动产档案产籍号数据的程序，借助读卡器设备实现不动产档案产籍号翻译的效果，并将翻译后的结果显示在不动产档案系统的指定位置。这一过程在较短时间内自动完成，不动产档案管理工作更加得心应手，因此二维码技术在管理工作中逐步扮演不可替代的角色。

2.不动产档案信息录入

不动产档案管理涉及的不动产类型有很多，不仅包括商品房建筑，所在城市管辖范围内的森林、河流、海域、草原等均属于不动产范畴，应用二维码技术实现多种不动产统一管理效果，进而达到多类型档案的归一化管理目标。依托二维码建立统一化信息平台，详细记录每一种不动产档案的登记机构和依据，保证不动产档案登记管理的完整性，也为不动产档案的全国联网统一管理奠定坚实基础。根据我国在不动产档案领域颁布的登记条例，每一项不动产单元的编码是唯一的，单元与编码之间形成一一对应的关系，由于不动产档案单元涵盖数据量较多，也对工作人员的信息处理过程带来巨大考验。目前，常见的不动产档案登记单元信息总共包括近30个字符，具体的信息有地籍所在区、所在街道镇以及项目类别等，这些仅仅是不动产档案单元信息的基础部分，其他信息还包括受理编号、权证编号、房产证号等，对应不动产档案的多种类型。工作人员需要完成受理、信息录入等多项任务，同时还要实现不动产档案信息的全国联网效果，必须要有二维码技术的支持。同样利用条码枪扫描二维码方式，扫描获取的信息会快速反馈到不动产档案管理系统，并借助自动翻译功能获取到不动产档案号，实现短时间内精准录入大量数据的效果，保证不动产档案信息的安全稳定。

五、结语

不动产档案管理体系的日趋成熟，与二维码技术的优越性密切相关。在落实不动产档案管理任务的过程中，需要深入发掘二维码技术的优势，体现二维码技术的价值，促进不动产档案管理水平的提升。

参考文献：

[1]周文红.二维码在不动产档案管理中的应用[J].兰台世界，2018

[2]郝晓萍.浅析二维码在不动产档案管理工作中的应用[J].赤子，2019

[3]王穗英.二维条码技术在不动产档案管理中的应用[J].城建档案，2019

[4]杨 丽.探究二维条码技术在不动产档案管理中的应用[J].财讯，2018

（作者单位：临沂市不动产登记交易中心）

作者简介：王琛（1985—），女，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案管理。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD