科研项目资金的全过程管理——以秋收公司“5G通信线缆用新材料的研发”项目为例

罗捷，张海波（1.有机氟材料四川省重点实验室，四川 自贡 643201；2.中昊晨光化工研究院有限公司，四川 自贡 643201）

1 引言

近年来，5G 作为第五代移动通信技术，已经成为国家发展战略的重要组成部分。新材料（本文按要求对研发项目、研发材料、研发单位、研发时间等等具体名称内容进行处理，下同）具有优异的电气绝缘性能，在5G 通信网络建设中，应用新材料生产的线缆、同轴电缆需求极大。

秋收公司是从事高新材料研制生产的科技型企业，拥有新材料技术研发、应用研究和规模生产的完整产业链，是国家高新技术企业。

20*1年9月，秋收公司根据省科技厅印发的下年度“重点研发计划”目录和要求，组建科研团队申报“5G 通信线缆用新材料的研发”项目，希望通过项目实施，成功研发国家建设需要的新型材料，占领市场替代进口，提升企业的核心竞争力，支撑国家5G 相关产业发展。

科研团队选配科研财务助理（以下简称“财务助理”），履行项目经费管理职责。

2 预算项目资金开支，把控资源优化配置

2.1 业财融合沟通交流，确定研发管理关键要素

财务助理到位后，主动与项目组管理人员取得联系，了解项目计划研发流程、确定资源配置预案，与项目组就项目实施期间、计划总支出、申报补助金额、项目考核内容（指标）等关键管理要素达成共识、统一口径，为项目的立项申报、核算管理工作开展打下基础。

2.2 收集领会管理要求，确定项目预（决）算主体

财务助理全力收集与本项目管理相关的最新最全制度要求，注意文件规定的更新，严格按新制度新要求开展管理工作。

秋收公司明确项目资金管理的主体是项目组，为本项目发生的费用才能纳入项目资金预算、核算范畴，企业发生的与本项目无关的其他料工费不得作为本项目经费开支，本项目的相关关系主体如表1所示。

表1 “5G 通信线缆用新材料的研发”项目相关主体关系

2.3 对照资金管理办法，确定经费计划开支明细

项目管理单位在发布的科研项目管理文件中规定了项目的开支范围及栏目，财务助理通过研发人员充分了解本项目资金需求后，进行预算初步编制。

财务助理考虑到在项目完成进行结题验收时，财务专家是按照任务合同书中《项目经费预算表》列示的各明细项目经费计划，与项目组实际开支状况对照进行审查，其在预算编制时，在规定的所有科目类别中均进行经费支付预算列示，其中专项资金中列示材料费、燃料动力费、专家咨询费开支；自筹资金中列示全部科目资金的预算金额。

财务助理没有在专项资金开支预算中列示所有费用项目计划开支款项，原因是按规定在验收时，需要将项目专项资金开支事项和支付的全部劳务费、咨询费、绩效支出等业务所涉及发票单据、付款凭据及会计凭证进行复印装订为验收材料的补充证明材料。为简化工作环节、提高工作效率，研发单位在实践过程中，一般选用大额的材料费、设备费、加工费、测试费等事项以专项资金支付。

2.4 强调财务管理基础厚实，精心准备通过立项审核

财务助理在项目申报书（财务部分）编写中专门补充强调，公司财务管理制度健全，建立并施行《科研项目经费管理制度》；在历年财务年度决算审计中，公司均获得中介机构无保留意见的审计报告。项目承担单位在申报书中按规定编写了《科技计划项目资金落实承诺书》，保证向本项目提供充足自筹资金支持。之后，在项目答辩中面对管理单位财务专家提出的项目资金开支合规性管控问题，财务助理以“专人甄别、专款专用、专账核算”给予答复，获得专家肯定。

20*2年初，“5G 通信线缆用新材料的研发”项目立项申请获得省科技厅认可，项目管理、承担单位共同签署了《科技计划项目任务合同书》，当年3月项目专项资金汇至秋收公司银行账户。

3 管控项目经费有序开支，实施资金动态化管理

20*2年1月，秋收公司“5G 通信线缆用新材料的研发”项目组正式设立，人员开始集中办公进行科技研发。

项目负责人组织召开项目任务部署会议，对照任务合同书确定的项目目标任务、研究内容、实施方案和资金资源配置等进行研究部署、分解落实。财务助理根据任务书中的项目经费预算表，提出详细的资金支付计划，强调在支付中要区分好资金的专项、自筹不同来源性质。

财务助理在工作中注重业财融合，资金支付紧跟研发进度，从审批流程、单据审查、会计核算等方面严格控制。

3.1 建立严谨的管控体系，保证项目经费精准计量

①设置四级明细科目。财务部在信息系统的会计科目体系中按费用栏目设置四级明细科目进行项目资金的专账核算，格式如下：

研发支出-5G 通信线缆用新材料的研发-专项资金-设备费……

研发支出-5G 通信线缆用新材料的研发-自筹资金-设备费……

同时，在会计科目下另设置核算项目：加计扣除、非加计扣除，为年度所得税清算时研发费用加计扣除统计和检查提供可视化视图依据。

②指定项目费用报销确定人。秋收公司的费用报销采取总经理一支笔审批制度，项目组特地指定内部一成员担任费用报销确认人，规定本项目所有费用开支，确认人在相关单据上签字认可后，财务才可报销。

3.2 重视费用归集口径，合规反映项目经费开支项目

科研项目资金管理标准、列支口径，与财务会计核算方法存在一定的差异，需要财务助理在实际工作中加以甄别，严格执行项目经费管理制度。①项目费用开支须以不含税价的价值标准计入。②材料费：当项目组领用项目承担单位的材料时，须按照实际采购成本价计入。③测试化验加工费：项目组在本公司下属业务部门开展测试化验加工时，产生的实际成本费用不可以在此科目直接列支，须按实际情况还原为料工费后，分别在材料费、动力费、劳务费（自筹资金）等科目中反映。④会议费/差旅费：须提供开支标准、预算计划、相应票据、会议签到记录、会议议程、记录等依据文书。⑤劳务费：专项资金开支只包括项目组中（参研学校的）研究生、博士后、访问学者以及项目外聘的研究人员、辅助人员的劳务性支出，自筹资金支付的可以是项目组人员在进行本项目研发期间的薪酬支出。若是项目组人员同时进行多个项目研发，其所在期间的薪酬开支应按照工时分摊计入各项目费用。⑥专家咨询费：严格按照管理单位文件规定的发放标准列支，另须提供有专家名字、身份证号码、亲笔签名的发放表等依据文书。

3.3 加强票据合规性审核，确保研发费用投入真实合理

在工作中财务助理、财务部门岗位人员紧密配合、高效协同，注重会计核算源头控制，确保票据报销要件规范。①做到票据记载内容与项目研发相关。项目组人员出差前往两个地方，在甲地A 单位进行项目试验品测试，在乙地B 单位开展公司新产品推广活动，差旅费报销单据汇总报销，财务报销岗位根据实际情况对费用进行拆分报账列示。②做到票据填制要素与项目申报书填写内容吻合。项目组购置原材料进行产品试制，项目申报书填写的材料名称是三氯甲烷，但采购发票注明的货物名是氯仿，虽然是同一种物品，财务人员仍需要求经办人员将发票退回供应商重新开具。③做到项目资金现款支付。供应商向秋收公司提供生产耗用、新材料研发项目使用的相关材料，财务部采用承兑汇票一次性支付。项目经费支付记录反映的是票据结算，与“专项资金实行单独核算，确保专款专用”要求不符。财务助理立即联系业务部门给予解决，之后公司以银行转账方式重新向供应商支付了项目材料采购款，原票据结算项目材料款项作为公司物资采购预付款。

3.4 及时调整预算计划，确保项目开支预实相近

在项目实施进程中，项目组发现在立项申报时，对瓶颈技术攻克困难估计不足，实际进行了更多次数的实验操作和测试验证，造成检测费用超支；因为市场价格走势下滑，项目材料采购领用费用有所节约。项目组按规定，指定研发人员编写预算执行调整说明，财务助理审核签字确认，项目负责人书面批准后，在预算大类项目总金额不变的情况下，调整同项目下材料、检测科目费用开支计划，项目预算滚动预测、及时纠偏，确保预算严肃性、可执行性。

3.5 做到项目经费定期汇总分析，助推研发进度、费用投入同频共振

财务助理按月编制报送科研经费开支报表和分析说明，反映项目经费按任务书确定经费项目类别投入情况。项目负责人据此督促项目人员做好料工费资金投入与业务门径管理匹配平衡，要求业务发生、资金支付对应一致，不出现漏项缺项，保证经费管理准确反映项目业务资金成果，完整揭示费用成因。

20*2年4月，财务助理在分析费用明细情况时，发现上期有原料投入金额、试验品产出实物，但无检测费用发生，其在查明原因后，敦促研发人员前往检测部门索取费用结算单据，报销入账。

4 监控项目资金规范列支，确保会计信息合规精准

20*2年11月末，项目组顺利完成要求的全部研发任务，申报取得国内发明专利两项，自主开发的新材料应用于我国5G 通信电缆，技术指标达到要求，深受用户认可和好评。

20*3年1月，项目费用全部报销完毕，财务助理对资金管理中相关疏漏问题进行整改完善。

4.1 补充单据材料，确保验收资料全面完整

财务助理联系设备员对项目购置设备转入固定资产管理的相关资产卡片、台账的记录材料进行清理复印，作为附件编入验收资料。

财务助理要求研发人员对项目试验品的生产记录进行梳理复印，作为项目材料耗用的佐证材料。

财务助理联系研发人员补充项目试验不合格品的产出记录、检测报告，作为项目原材料投入产出配比的重要测算材料。

4.2 编写结余资金使用预算

科研经费结帐后，账簿反映的本项目发生总额较预算略有差额，主要是专项资金有部分节余。

项目组人员按要求编写项目结余资金使用预算说明，指出本项目结余专项资金将用于今后两年内公司开展的科技项目研发活动的直接支出。

说明材料经财务助理审核认可，项目组负责人、公司负责人签字批准并销盖公章后，编入项目验收系列材料。

20*2年6月，项目管理单位组织对秋收公司“5G 通信线缆用新材料的研发”项目进行技术验收、财务验收。专家通过检查核实、研究讨论一致决定本项目通过验收。

5 完成后续核算管理，固化经验规范新项目管理

5.1 通知财务部门结转已使用完成专项资金

验收会后，科研助理代表项目组发文通知公司财务部：①本项目已完成并通过验收，建议财务部将“递延收益”会计科目留存的本项目专项资金，按项目使用并经验收确认的金额转出增加“其他收益”；②本项目结余专项资金将在今后发生当期，相关项目组通知财务部门同步调账结转“其他收益”。

5.2 做好本项目研发经费加计扣除工作

在公司年度企业所得税汇算清缴工作中，财务助理通过信息系统清楚甄别、便捷提取本项目研发费用中需加计扣除的明细内容、金额，形成材料转送财务部门，后经内部审核数据无误。

5.3 总结固化项目经费管理经验

财务助理按要求对本项目资金管理工作进行总结，公司编写的新版《科研项目经费管理制度》文件中，借鉴了本项目中资金预算申报填写经验，完善了项目结题验收所需材料清单目录。

6 结语

秋收公司“5G 通信线缆用新材料的研发”的项目经费开支成功获得验收通过，表明企业科研经费管理满足了上级要求，其可借鉴之处有以下方面：

①重视发挥科研财务助理作用。构建科研财务助理管理制度是国家优化科研管理、全面深化科研领域“放管服”改革的重要举措，制度的实施对减轻科研人员事务性负担、释放科研创新创造活力具有积极意义。秋收公司从项目申报阶段开始，就配置财务助理，并支持开展工作，有效发挥了会计人员的专业化服务能力，为项目经费规范化管理起到关键作用。

②重视项目经费管理文件收集更新。秋收公司重视国家、地方各级政府部门科研项目管理法律法规、文件制度的收集更新、宣传贯彻，注重内部文件修订完善。本项目组在财务助理的带领下，学习掌握工作要求规范，在研发人员头脑中树立了项目经费开支的规矩、边界，为科研人员自觉遵守管理规定、自觉按规定办理业务起到积极作用，有效地提升项目经费管理的执行效率。

③重视项目经费过程管控。秋收公司项目研发在实践中坚持两手抓、两手都要硬，一手抓研发进度、一手抓经费配比投入，通过实施全过程管控，使项目经费开支与项目研发有机衔接、因果关联、合规合理、真实相关。

④重视资料收集完善。项目组在研发过程中注重工作资料的记录和收集，在结题编写材料时减轻了工作负担，在接受专家检查验收时，提供的依据全面充分，体现出企业科研管理的扎实基础。