技工学校学籍档案管理工作刍议

李克强 张同军

摘 要：本文主要针对技工学校学籍档案管理工作展开研究，首先阐述其重要性，然后重点对技工学校学籍档案管理措施进行详细论述，主要包括加强科学化管理、注重学籍信息资源建设、提高学籍档案管理人员的素质水平、加强学籍档案信息安全管理，确保学籍档案管理水平稳步提升，促进技工学校更好、更快发展。

关键词：技工学校    学籍    档案管理

我国高度重视技工教育，这极大地促进了技能人才培养事业的发展，为技校毕业生就业提供了广阔的发展空间。而开展技工学校学籍档案管理工作，对于规范办学、提升发展内涵更具有重要意义。技工学校承担着培养技能型人才的重要职责，而学籍档案可以将招生录取、学籍管理等信息充分反映出来，其中的文字、图像可作为用人单位任用和考核的重要凭证。基于此，技工学校应对学籍档案特点与规律进行深入研究，采取科学化的管理方式，加强信息技术的应用，充分发挥学籍档案的服务保障作用。

一、技工学校学籍档案管理工作的重要性

（一）有利于提升教学质量和管理水平

首先，学籍档案可以详细记录教学与管理工作结果，从而确保较高的真实性。其次，学籍档案中的记录可以有力支撑教学和管理工作。同时，学籍档案的记录，也是某一时期学校教学水平的重要凭证，为分析管理的科学性、合理性提供依据。例如，在进行教学质量检查时，可以在学籍档案中对学生成绩进行随机抽取，然后借助相应的调查统计，将当前教学工作中存在的问题挖出来，确保教学计划的科学性和合理性，从而不断提高教学质量。

（二）有利于不断提高教学研究水平

教研活动的开展，对于资料的真实性提出了明确的要求，而学籍档案属于重要的资料库之一。教研人员借助学籍档案可以对教研活动的作用、弊端进行分析，借助相关教研活动的开展，如听课、研讨等，确保教研水平的稳步提升。与此同时，学籍档案不仅可以对教学反馈意见进行记载，而且还可以为教师改进教学提供借鉴。换言之，学籍档案可以拉近师生之间的距离，实现师生互动，从而实现教与学的相互促进，共同提高。

（三）有利于提供就业参考

由于学籍档案具有记录学生在校各方面表现的功能，属于学生在校成长的重要文件之一，所以学籍档案作为重要的参考资料，尤其在选人用人方面，深受用人单位的重视。用人单位在人员招聘过程中，通过对学校学籍档案的调取、查阅，可以全面直观地了解学生各方面情况，从而有利于实现学生优质就业。

（四）有利于规范学生管理工作

学籍档案具有记录功能，既可以将学生的在校表现情况记录下来，而且所收录的学生情况信息量大、全面准确，有助于对学生的成长环境、潜在问题的了解，并将反馈作用发挥出来。在学籍档案中，学业成绩和日常表现，可以将学生在校成长情况综合反映出来。教师通过了解学籍档案中学生个人政治表现、个人思想汇报等信息，有针对性地开展学生思想政治工作，并不断提高学生管理工作水平。此外，通过对学籍档案记录的综合分析，对学生个性特长和综合素质进行评价，也可以有针对性地择优遴选出优秀学生干部等。总而言之，技工学校学籍档案可以为管理者了解和考核学生综合素质提供极大的帮助，从而将因材施教的目标落实到位，不断提高人才培养水平。

二、技工学校学籍檔案管理措施

（一）加强科学化管理

为促进学籍档案管理工作规范化、科学化，应严格遵循档案管理的严肃性、连续性等原则。学籍管理人员应详细记载学生的入学注册、学习过程、考核成绩等方面的信息，避免出现虚假、伪造学籍档案信息的情况。此外，在工作程序方面，应满足客观性、实际性等要求。

首先，基层收集。教师在领取档案盒以后，应及时将归档的材料放入进去，以便实现随时专用。其次，分清责任。在每个办公室，应安排一名教师，负责将档案材料的审核、收集、整理等落实到位。通常来说，计算机中存储的数据，大多具有无序性特点，虽然各办公室之间案卷号的交叉性明显，但是也不易对检索及使用造成影响。因此各办公室教师在数据审核完成后，应在档案室中进行统一提交，档案管理人员应做好档案的组织分类，最终在学校档案室中进行合理存放。再次，集中处理。众所周知，学籍档案数量比较庞大，毕业季归档管理的时间集中，无法仅仅依靠一两个人来完成档案归档工作，所以为了不断提高学籍档案整理水平，应将人力集中起来，如激发学生勤工助学的参与热情，聘请经验丰富的档案工作者，进一步规范档案整理工作，为提高整理效率和水平创造有利条件。最后，推行标准化管理。在构建各项规章制度时，应重点涵盖鉴别归档、保管保密、应急处置等环节，发挥制度的保障性作用。

（二）注重学籍信息资源建设

学籍信息应在学籍档案管理系统中处于主导地位，技工学校应从各个时期学籍档案的特点出发，加强“存量数字化，增量电子化”模式的应用。

首先，学籍档案应将学号、姓名、入学与毕业时间等信息涵盖在内，形成学籍档案数据库，并且这个数据库应密切关联成绩、课程等数据库。此外，数字化扫描工作在纸质学籍档案中具有较高的适用性，学号、姓名等与学籍目录数据应相互契合、相互对应，以此来不断提高学籍档案检索效率，并真实展示出所有学籍信息内容。其次，对于系统内的学籍信息数据，为满足共享性需求，应在各系统加强标准化数据接口的建设，将学籍信息导入到学习管理系统内，将二次录入现象的出现概率降至最低。最后，应加大资金投入力度，配置先进设备，不断提高学籍档案信息化管理水平。同时，也要加强与技术支撑企业的密切协作，不断延展功能配置，满足一体化和标准化需求，将数据信息资源的共享、共建目标提上日程，从而给予全文存储和检索一定的支持，并确保决策的科学性与合理性。

（三）提高学籍档案管理人员的素质水平

为进一步适应档案管理工作岗位需求，学籍档案管理人员应拓宽知识面，加强相关领域业务学习，为自身工作能力的提升创造有利条件。其中，不仅要加强政治思想教育和职业道德教育，也要提升责任意识和严谨意识。技工学校应对工作素质良好、事业心强的学籍档案管理人员优先聘用，确保学籍档案管理人员具有较强的专业性。同时，加大学籍档案管理人员素质教育的投资力度，加强定期培训，如开办专家讲座、开展技能比赛等，提升学籍档案管理人员业务水平。在学习档案专业理论知识的同时，也要注重先进技术设备等操作技能的提升，满足更新知识等需求，不断拉近学籍档案管理工作与办公自动化之间的距离，从而更好地服务于学校教学、科研等工作。

（四）树立与时俱进的思想观念

随着计算机技术的不断发展，以往单一保管的学籍档案管理工作模式，与社会发展需求明显不相适应，所以为顺应信息化发展趋势，技工学校应提高对学籍档案管理工作的重视程度。首先，应加强计算机管理。为促进资料数字化的顺利实现，应加强计算机检索系统的构建，为新生录取名册、学籍变动等内容的实时检索提供极大的便捷，同时，将操作的简便性与自动化优势发挥出来。其次，注重档案新功能的开发，方便用人单位对员工学历真伪情况的查阅核实。虽然这些功能的重要性不言而喻，但是并不能完全发挥出档案资料的应有作用。此外，要将档案在教学研究中的作用进行有效拓展，促进教育教学工作全面提质增效，从而在档案效益利用最大化上进行探索。

（五）加强学籍档案信息安全管理

受人为因素和技术因素的影响，学籍档案管理工作容易出现安全漏洞。基于信息化角度，为预防安全问题的发生，应不断加大内部防范力度和外部防范力度。首先，从内部角度看，档案管理人员应增强规范化操作的思想意识，并高度注重档案保密与安全，对于学籍信息，切忌在档案网站上进行随意发布，且严格审查和管理已发布的信息，防止泄密问题的出现。在学籍档案信息存储载体方面，硬盘和磁盘等得到了广泛应用，所以在开展相应的维护工作时，应从存储介质要求出发，将温度、湿度控制在合理范围内，以免人为因素的影响损坏介质。从外部角度说，应提高对网络环境与破坏程序等的关注程度，灵活运用不同防范手段，如访问控制、加密簽署、防火墙等，不断强化学籍信息安全防范效能。

三、小结

综上所述，技工学校的学籍档案管理工作深刻影响着学生未来的学习与工作。不断提高学籍档案的查询与利用效率，有利于对技工学校各项活动情况进行详细记录，所以，加强学籍档案管理工作至关重要。要加强科学化管理，加强学籍信息资源建设，将现代信息技术与学籍档案管理工作紧密结合，不断提升学籍档案管理工作水平，从而充分发挥学籍档案的价值与功能，为教育教学提供保障。

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[作者单位：山东泰山技师学院

（肥城市职业中等专业学校）]