水利工程档案数字化管理建议

管秀娟 王爱奎 黄爱春 胡燕红 秦国建

摘 要：我国水利工程项目逐渐兴建，随之产生了很多繁琐的档案，而后期搜集、管理这些档案，也是很繁琐的过程。这些工作的完成情况对水利事业的发展有重要且关键的作用。所以，怎样做好水利工程项目档案管理工作，是当前水利事业发展过程中急需解决的问题。笔者在本文中结合这些问题，从数字化角度展开了相关的分析。

关键词：水利工程档案;数字化;管理;

自我国实施改革开放以来，至今已有40多年，在这40年中，各行业都实现了突飞猛进的发展，同时也取得了非常好的发展成绩，水利事业发展也不例外，不但建设了一座座水库，同时，也投入了多项水利水电工程，这些项目的运行，给我们的生产生活带来了较大的便利，也为更好地发展水利事业提出了更高层次的要求。作为水利事业重要组成内容的水利工程，也要实现更高层次的发展，逐渐步入数字化时代。

一、水利工程档案数字化的作用

（一）让经济效益得到了切实提升

传统的水利工程档案管理，需要很多工作人员开展相关工作。档案管理工作要想做得更好，要提升相关工作人员的工资，同时，还要增加工作人员的数量，这显然大大增加了管理的成本。使用数字化档案管理模式，可将以前的纸质档案，转变成数字化机读档案，这样一来，既节省了纸的费用，还减少了档案保管空间。

（二）明显提升了办公效率

水利工程档案管理数字化，可以将资料分类，然后进行归纳、存档，这样就方便了我们查阅相关数据。以水库管理为例，一些日常管理数据、项目数据及具体的施工方面的资料，均需将具体的档案数据存档、备份，数字化档案的使用，既可节省数据查询时间，又可提升档案管理效率。

（三）能够让档案资料得到更好地保护

传统的纸质档案有很多缺点，较为常见的有：查询不方便、容易丢失。假设把这些纸质档案转成数字化档案，把它们做成电子版，上述缺点就能得到极好地解决。有一些年限很久的水利工程档案，纸张在空气中被氧化，十分脆弱，假设再保护不善，就很可能消失。再就是一些手写的资料，会因字迹太潦草，出现资料错误的状况。而数字化档案能很好地解决这些问题。

二、水利工程档案数字化管理存在的问题

（一）投入资金不足

和人工档案管理相比，要想更好地应用数字化档案，需在前期投入足够的技术、资金，在后期的使用过程中，也需大量资金去保障设备养护或是更新等工作的开展。目前，数字化档案，需面临的問题是投入资金有限，同时，资金来源路径也非常少，这样一来，数字化档案只有“数字化”形式，没有实质的“数字化”内容。还有一些水利工程单位在使用数字化档案的时候，仅靠依赖政府的资金扶持及人力扶持，但因资金来源单一，资金链短缺、紧张的状况就很容易发生。

（二）管理案件不够统一

数字化档案的使用，肯定要用到与之匹配的软件和系统，而当前使用的数字化档案管理系统，大多数是自主开发并使用的，这样一来，完善且统一的系统就比较缺失，此外，也未完成网络统一的终极目标，各单位及部门之间的数据共享效果并不理想。

（三）档案管理人员专业技能水平较低

数字化档案既需统一的行业标准，完善的软件系统，更需一支管理能力强的专业人才队伍。另外，档案管理工作人员，需要掌握足够的专业知识，具有较高的技能水平。但很多水利工程单位对档案管理工作缺乏重视，缺少对档案管理工作的考核，档案管理工作甚至由从事其他工作的工作人员兼职。加上缺乏专业管理人员用信息技术对档案进行整理、分类、归档，直接加重了数字化档案管理人才不足的局面。

三、水利工程档案数字化管理建议

（一）工作人员要有正确的管理观

一个人的思想决定了一个人的行为。因而，水利工程单位要组织档案管理工作人员，定期或是不定期地进行专业知识技能的学习、培训，让这些管理工作人员，能够站在国家的水利生态建设的视角上，感受档案管理的重要性，摒弃以前的片面认知，将自我意识障碍彻底清除掉，客观地开展水利工程档案数字化管理工作。

（二）提升数字化档案的财力支撑力度

积极拓展资金来源渠道。资金是解决当前存在问题的关键，资金到位，方可确保各项工作如期、高质量地开展，用在数字化档案管理工作中的资金，可以从来源渠道和资金数量着手考虑，首先，政府要尽量增加在水利工程档案数字化建设中的资金投入，确保前期工作可以顺利进行;其次，积极拓宽水利工程档案管理的资金来源渠道。这对于档案数字化建设而言，并不简单，需要一定的时间，但是，如果能够成功，肯定会给国家、人民带来极大的便利。因此，水利工程部门，要积极拓宽资金获取途径，打造完整的、完美的资金链，进而为数字化设施的引入和专业工作人员的培养、培训提供此财力支撑。

（三）积极完善人才培养、选用制度

专业人才是档案管理工作得以真正实现的主力，数字化工作同样需要相应的技术人员进行作业和检查，因此，专业知识充足、专业技能水平较高的优质综合型人才，是档案数字化管理工作得以顺利开展的关键。为了有更多的优质人才加入到档案数字化管理行业，相关职能部门必须要高度重视专业人才的培养、选聘，积极完善人才培养制度，建立健全规范的人才选用系统，同时，确保这些制度和规范化的体系可以切实落实到位。

（四）统一档案管理的系统和软件

对于数字化档案而言，最关键的就是系统和软件的应用，正因如此，系统和软件的问题才是最重要的。首先必须要有流畅的、高效的、安全的软件;其次是软件的操作模块必须要完整，另外，要保证软件和系统在整个行业中有一定的广度和深度。要想彻底解决这些问题，建议从几方面着手：一是，全面收集纸质资料，尽早实现数字化。水利事业已经发展了很长时间，长时间的积累，获取了海量的信息，所以，在整理这些信息的时候，必须要保证无遗漏，另外，还应确保数据的精确性;二是，在平常的使用和管理工作中，必须要分工明确，让资料简化，以便日后检查和借鉴。

四、总结

在水利事业中，水利工程的贡献是巨大的，其极大地推动了水利事业的发展，但是，因为时代一直在飞速发展，科技日日更新，各行业为更好地顺应时代的发展，都在积极地进行改革，档案管理数字化、信息化是社会发展的必然，水利工程数字化档案管理亦是如此，档案数字化能够更好地实现资源数据的共享，进而极大地提升档案的价值，因而，要积极建设健全的数字化管理系统，从而提高水利工程档案管理的成效。

参考文献

[1]温丹.基于"互联网+"的档案管理现代化建设路径分析[J].卷宗，2020，10（4）：118.

[2]何静.信息时代水利工程档案管理研究[J].黑龙江档案，2019，（4）：113.

[3]任莎莎.数字化时代电子档案优化管理路径分析[J].办公室业务，2020，（6）：175，179.

作者简介：管秀娟  性别：女  民族：汉  学历：研究生  职称：高级工程师  研究方向：智能工程、水利工程  单位及邮编：昌乐县政务服务中心262400