“费用报销直通车”

王强 薛舒婷 钟钰钰 程程 张松科 金杰

近年来，受新冠肺炎疫情的不确定性影响，电力企业对外面临社会生产力受损售电量下降的局面，对内承担龙头国企社会责任实行自降电价政策，电量、电费“双降”不利影响给电网的经营造成了沉重的压力。为认真落实国家电网公司总部的决策部署、有效应对疫情和降价的冲击，国网浙江省电力有限公司瑞安市供电公司（以下简称瑞安市供电公司）积极转变经营思路，着眼“稳经营、保增长”目标，全面实施提质增效专项行动，主动融入“大数据与人工智能”的时代潮流，目标向内、挖潜增效，从差旅费报销补贴管控入手，积极响应省公司推广“财务机器人”的号召，基于“互联网+财务共享”，提出通过自主研发报销指南智慧平台，贯通数据链路，实现横向服务财务专业管理和业务部门需求，纵向服务省、市、县等各级经营主体的公司管理层、操作层管理需要，探索核算向精益转变、控本向事前转变、服务向智能转变、业财向融合转变的可能，将勤俭节约思想、创新发展思维和精益管理理念贯穿于生产经营全流程，为公司的稳健运营、高质量发展提供了坚强保证。

一、项目研究背景

（一）经济新态势下，电力企业面临的挑战与压力与日俱增。公司面临电价、电量“双降”的不利影响，盈利能力和电网投资能力受到严重削弱，经营压力前所未有：一是宏观经济下行压力依旧明显，特别是受新冠疫情影响，企业节后复工缓慢，预计电量增速不容乐观。二是当前新一轮输配电价核价工作进入冲刺阶段，预计本轮输配电价的核价参数将从严从紧核定，且制造业降价资金主要由电网承担。三是为应对年初新冠疫情暴发，国家出台阶段性降价政策，以及公司对重点防疫单位保供电支出，均加剧了公司经营负担。

（二）瑞安市供电公司全面推进“提质增效”专项行动。瑞安市供电公司，坚决贯彻国网总部提质增效工作部署，主动适应经营形势和监管要求，以全面完成经营目标为中心，坚持稳中求进工作总基调，牢固树立过紧日子思想，紧紧围绕降低社会用能成本与实现电网可持续发展、提高效率与防范风险两大平衡，聚焦公司投资、建设、生产、运营各业务环节，通过“七个全力”促提质，实现“七个增效”稳发展，打出开源开放、节流节支、提质增效“组合拳”：一方面，主动承担制造业降价资金和重点防疫单位保供电支出影响，为社会经济的安全生产注入“强心剂”;另一方面，加强业务和管理创新，向精益管理要潜力，用改革创新强助益，对资源经营提效益，探索出了一条公司稳健经营、电网可持续发展的新路子。

二、国网瑞安市供电公司差旅费报销现状

电力生产经营活动的发展过程中将产生各种费用，如办公费、差旅费、通信费、招待费、会议费等，与此同时，财务报销工作量也逐年攀升，对费用的管理难度也不断增加，对费用的控制、发生、报销、支付、查询等各个环节精细化管理提出了更高的要求。

（一）差旅费管理有关规定

差旅费是企业经常发生的经济业务，主要分为交通費、住宿费、公杂费、伙食补贴几部分。交通费、住宿费等在合理标准内主要依据发票金额确定，公杂费、伙食补贴（以下将这两项费用合称差旅补贴）主要依据相关制度计算确定。在城市间交通费方面，如出差人员按应当按规定等级乘坐交通工具。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。在住宿方面，依照《关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知》（财行[2015]497号）中的规定，出差人员可以根据职称/职务的最高级别，在限额标准内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿，凭发票据实报销。在伙食补助费与市内交通费方面，参照《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行[2013]531号）中的规定，除西藏、青海、新疆为每人每天200元外，其余地区均为180元。

（二）瑞安市供电公司差旅费报销情况分析

2018年1月—2019年10月，该司差旅费报销共2200笔左右，大多数金额在2000元以下，前10个月份差旅报销笔数同比累加变化及金额分布如图所示：

由上述图表可知，差旅费普遍金额较小，发生频率稳定地处于较高水平。但与此同时，差旅费一次过账成功率仅为60%，其中由于差旅补贴计算错误造成的过账失败占比约32%。

三、国网供电公司差旅费用报销存在问题

（一）审批报销流程较为复杂。报销流程跨系统多、业务流程长、审批环节多、填单智能化不高，缺少指导性强的操作手册等原因，导致刚接触报销业务的员工不知从何下手的情况多发。如，交通费按照乘车标准、乘车时段规定了不同的乘坐等级;住宿费要考虑目的地的经济发展水平和淡旺季不同的房价标准;出差补助要按照培训、会议、办事等分类进行补助。上述这些繁杂的标准、规定，还需集齐多个部门领导的签字可能需要折腾返工两三次，耗费大量的时间和精力，在实际工作中，不少业务部门报销人员认为差旅补贴计算较为复杂，耗时较长。

（二）人工填报的错误率较高。一般情况下，单位在执行差旅费管理制度的时候，都会根据明确规定的报销期限进行管理。但是， 仍有不少员工出现跨年度报销差旅费的问题，另外，很多业务部门的职工，对政策的掌握还不到位。如，出差的地区不同，住宿费标准具有很大差异，如若住宿费发票上未列明详细入住与退房时间，很难准确判断其真实的住宿天数，在住宿费用的报销方面，很容易产生疑惑。一定程度上，增加了会计核算的难度，影响了财务数据的准确性。另外，员工在出差时需要垫付大量差旅费用，如不能及时报销，会导致票据大量积攒，存在票据丢失和违反资金安全管控规定的风险。

（三）差旅费管控信息化水平不高。差旅费用管理涉及面广、业务量大，由于缺乏集中统一的管控平台支持，难以实现差旅业务全过程精益管控。出差人员申请时住宿超标未提示、多计补助等情况时有发生。出差人员依旧需要先整理归纳好票据，然后将报销单打印出来，经相关领导审批后，前往财务部完成报销。另外，在实际报销中，有时还会出现火车票、飞机票捆绑各类套餐、行程单和实际扣款金额不一致、只提供发票不提供行程单、高额的保险费等各种问题，占用财务人员大量的沟通和审核时间，以上因素造成企业员工对“直通式”简便报销路径的需求日益紧迫。

四、“费用报销直通车”应用建设的必要性和可行性分析

（一）必要性分析

1.精益管理的客观需要。精益化管理是促进财务精益高效管理的内在需求。步入新时代，电力企业提出以精益、高效的财务管理落实公司新时代发展战略的理念和要求，通过多视角、多层次地规划、落实和反映公司经营活动，优化完善制度、数据、流程等现代企业管理工具，明确局部与整体、短期与长期经营策略，做好安全、质量和效益之间的利弊权衡和轻重缓急排序，建设一流管控体系、信息系统，实现业财融合、流程标准高效、数据全面贯通和信息反映及时准确的目标。

2.业财融合的必然趋势。经营管理是一项复杂的工作，具体作业过程中，经常会出现财务与业务信息不对称情况出现，由于沟通不到位，或者沟通存在阻碍，导致组织效率偏低，从而会对各项工作的开展造成不良影响。实际工作中，既存在业务部门职工对报销规定不熟悉等问题，同时，也存在财务部门对业务数据分析利用不到位的短板。在电网企业改革不断深入的情况下，业财融合势不可挡。电网企业内部要对各种不同或横向沟通机制进行应用，纵向推进财务融合，从而保证全面预算管理工作正常开展，为电力企业的健康发展保驾护航。

3.电力企业绿色发展的必由之路。近年来，瑞安供电公司以预算精益管控为抓手，聚焦经营管理各个环节，向精益管理要潜力，向市场经营要效益，打出了开源节流、提质增效组合拳，以实际行动奋力攻坚各项目标任务，更好地服务地方经济发展。随着疫情常态化防控的形势渐起，电力企业不可避免地受其影响。如何突破疫情的影响，提升精益管理的水平，实现电力企业效益的突围，这是电力企业内部管理必须回答的重大课题。作为资金和资产密集型的电力企业，财务资源是可配置的最大资源，利用信息技术手段，加强财务管理，最大限度地整合使用好整体资源，是电力企业在新常态下，实现提质增效的必由之路。

（二）可行性分析

1.简化报销流程。一是通过移动交互方式提升员工差旅费用申请、预订及报销的便利性，最大限度简化原有差旅费用预借、报销、审批、记账、统计等工作流程。二是实现一定程度的无纸化办公，减少在差旅费用管理方面的人力物力投入，以最低成本和最快速度通过手机端填报差旅费用报销单，进而实现自动化报销，提高了财务工作效率，规范了财务报销凭证。

2.加强业务合规性。一是将差旅业务从线下转为线上实施全过程自动管控，实现出差申请、业务审批、标准控制、票务预订、费用报销、批量对账、财务结算全流程自动贯通。二是通过加强系统管控，差旅费用报销由事后监管转为事前审批，后端财务管理同前端业务活动结合，在保证数据真实性的同时，有效防控业务风险。

3.员工体验升级。通过统一开具发票、统一对账结算的场景设计，实现员工出差差旅费用报销时无需手写报销单，所有申请和审批均在线上操作，不受地理位置限制，有效提升了員工体验。

4.提供决策支持。系统在满足常规差旅费用统计分析报表需求的同时，通过大量、真实可靠的数据，可以开展报销业务的行为管理、风险预警等分析应用，同时通过业务数据线上的存储与实时管控，加强数据分析功能，为企业决策提供支撑。瑞安供电公司财务团队通过梳理公司现有差旅费报销流程及付款流程，创新开发出转向信息化平台，强化了财务核算、付款风险控制要求。实现了电子费用报账单、电子业务审批流程、财务凭证自动化、资金支付自动化等功能。

五、“费用报销直通车”应用程序设计

基于“互联网+财务共享”，创新打造智慧报销指南平台，以财务平台为核心，为全面促进提质增效添砖加瓦。

（一）设计原理

1.设计思路。以程序化思维解析制度，根据差旅补贴计算需求将制度分解为多个要素，同时考虑到可能变化的参数，尽量做到当制度修改时不用重新编程，节约开发成本。该公司差旅补贴主要依据《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行[2013]531号）（以下简称“《办法》”）《国家电网有限公司差旅费管理办法》等制度计算。主要分为四个步骤，分别是“解析制度厘清逻辑、要素解析程序开发、投入使用、反馈调试”。下面将计算差旅补贴相关要素进行量化，并分为输入型要素与参数型要素两大类分别解析。

2.根据理论框架，信息化平台主要包含：差旅费申请、差旅费申请单审核、事前申请查询等子功能。差旅费申请主要是针对差旅费涉及的主体信息的申请，由申请人员填写费用报销的基本信息资料，维护人员信息，包括行程、住宿、会议名称、培训内容等，并填写补助金额。如需借支备用金，还需要填写借款申请单，通过保存功能，将维护的申请单信息关联到差旅申请单信息表中，若确认无误，可以操作提交已填写的申请单，系统将会自动进入下一步审核操作。差旅费申请单查询功能主要是查询已经保存的差旅费申请单，可以在此功能模块内对暂存的申请单进行修改和删除的操作（已经提交的申请单只能查看，不能进行删除和修改）。差旅费申请单审核功能，主要是对申请的差旅费申请单信息进行审核的操作，需要系统管理员在系统启用初期，以《国网公司资金授权审批办法》为依据，设置各业务部门的单据审批流，提交的单据将在完成部门审核、领导审批等环节操作后，最终流转至财务人员审核并过账。

3.主要功能。差旅报销信息平台主要实现如下功能：

（1）将公司人员职务内置于差旅填单后台，报销人员只要选择出差人，即可自动匹配其食宿交通等标准并验证管控。

（2）将全国各城市的住宿标准内置于后台，报销人只要选择出差目的地，即自动显示住宿标准、开票信息等。

（3）将出差补助的参数内置于后台，报销人选择出差种类，即自动匹配显示补助标准。

（4）自动计算出差期间补助。报销人将出差时间段输入后，工具会根据时间段计算出差日期，计算补助和住宿费。

（5）在完成报销单填写后，系统工具自动检测实际发生数是否超出标准，超出标准则提示并限制提交，修改无误后才可生成报销单据，直接打印送交财务。

（二）流程设计

1.量化报销要素。明确差旅费的审核要点，即城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费，通过对《国家电网公司差旅管理办法》中相应条款的认真研究，梳理形成了“城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费”等四项费用的量化审核标准。如，根据“第二十条 市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人每天 80 元包干使用。”市内交通费补贴，设计目标是按出差天数在系统内设计不同类别的定额补助自动计算结果。

2.建立勾稽关系。完成要素量化后，开始构建差旅费报销单，建立“字段”、“填列规则”及对应字段“数据库”，用以相互关联实现勾稽审核，如建立包含职工级别信息的职工档案数据，建立“出差人”姓名与该出差人“级别”的关联，用以勾稽交通工具、住宿费标准，建立“达到地点”、“级别”对应住宿费报销标准。（图3）

根据单位自身业务情况，建立完善各“出发地”、“到达地”对应不同交通工具、不同级别的交通费报销标准。

3.后台初步审核。即单据流转前利用系统平台后台逻辑对数据之间的勾稽关系先行审核。从选择出差人员开始，以姓名联系级别，勾稽审核后匹配与“级别”有关的“城市间交通费”、“住宿费”费用标准;以“起始日期”、“终止日期”判断住宿费是否符合标准，根据“出差天数”自动匹配分段累进计算伙食补贴及公杂费;通过“出发地”、“到达地”筛选“交通工具”选择是否超标;最后，“是否为统一安排食宿的会议/培训”参数可以对公杂费金额进行勾稽判断，控制确保此差旅费报销符合标准。

（三）项目试运行情况

通过项目实施团队的共同努力，自2020年8月起，耗时10个月，团队最终完成了网络报销系统实施目标、功能开发、初始测试、试点运行、中期测试、人员培训和最终上线工作。在网络报销系统运行一段时间后，对比实施系统前后公司费用报销的差异，总结瑞安公司实施报销的效果有：

1.定员定时处理报销单据的效率得到较大提升。通过实施网络报销系统，瑞安公司采用定员定时的业务处理方式，在业务量相对持平的前提下，减少了财务部门处理业务报销的人员数量，释放了50%以上原从事此项工作的时间投入。

2.促进单据和流程规范化。瑞安公司实施网络报销系统过程中将原有的纸质业务表格进行分类、归并和统一，结合内部控制的要求，完成了近千份费用报销类管理表格和文档的合并工作，最终将这些表格的内容和功能做了分类、统一，以网络报销系统电子表格形式展现，或将其功能内嵌在网络报销系统业务流程中，实现了管理的规范化。

3.业务报销内部控制得到进一步完善。开发团队将公司业务报销管理规定和国家管理标准进行系统对比，梳理出关键控制点，一方面对业务报销进行重分类，确保费用报销、员工借支、采购支付、专项支付等费用报销类别符合《企业内部控制规范》要求。另一方面细化了控制点，将费用标准和岗位对应，完善了审核业务流程和附件传递规范，相关费用审核的内部控制更透明，强化关键控制。

4.业务报销流程透明提升了员工满意度。瑞安公司将企业员工的个人信息作为基础数据纳入网络报销系统，员工通过系统可以自主掌握自身业务的进程，财务部门通过通知栏公示报销业务相关管理新规定，通知员工及时更新信息。网络报销系统设置了各级审批、审核岗位的操作提醒，促进审核的效率。通过系统的设置的改进，减少了员工在单据填报、因申请审批而往返办公地点和审批部门的时间，及时传递了管理规范标准，实现财务报销流程全程透明，降低了审批时间，员工的满意度得到极大提升。

5.潜在管理收益明显。运用信息化平台报销系统后，原来从事财务业务报销岗位的4名人员分离出来，转而从事和对业务报销流程优化、内部控制和财务分析等岗位的工作，原有財务管理职能得到加强，财务数据质量得到了提升，财务定期发布的各种业务报销相关指南、评价、分析报告受到各级管理部门的赞许，在公司逐渐营造了规范化的管理文化氛围，这一改进极大地提升了整个公司对财务部门的评价。

六、下一步工作方向

本研究从实际工作出发，探究了提高工作效率与准确率的方法。将较为复杂的制度解析为要素并分类，最终将制度的实施过程规范化、程序化。延展了既有系统的功能，将财务工作融入“大数据与人工智能”的时代潮流，响应了省公司推广“财务机器人”的号召。产出成果已应用于实际基础工作，效果良好。

（一）优化报销信息化平台各项功能。pc端程序因设计原因，软件占用空间较大，今后将压缩软件占存量，并开发出补助汇总单联动功能，如，依托商旅平台系统，通过统一垫付资金、统一开具发票、统一对账结算的场景设计，实现员工出差免垫付、免发票、免报销，无需占用员工资金，不断提升员工的满意度。

（二）增强财务费用集中管控能力。本课题只探讨了单次差旅补贴计算填报的相关问题，没有涉及财务部门差旅补贴审核工作，更未囊括会议等各种费用的审批报销项目。如果能将业务部门填报的数据整合，按照本课题思路解析要素与开发程序，今后可能实现差旅补贴的批量审核。另一方面，加强对财务费用统一平台的探索与开发，实现报账的电子化审批全流程管理，严格规范各项费用的开支、审核、支付流程，实现内网范围远距离、跨地域审批，提高整体报销效率。

（三）提升财务预算管控分析水平。在信息系统中构建预算模块化会计模块，通过对各个模块的合理应用，完成滚动预算报表、预算的具体执行情况，以及日常上报各项数据内容的正常生产，从而使企业中的每个部门都能够全面掌握各项预算内容，强化对各项经济活动的精准管理。财务人员在实际作业中能通过该系统掌握单位各项成本预算的具体执行情况，方便对各项成本预算执行数据的查询、分析、监控、处理，通过对信息化技术的合理应用，使预算执行不均衡稳定能够得到有效处理。

（作者单位：国网浙江省电力有限公司瑞安市供电公司）