货物类采购项目验收的组织开展与实施对策

李涛

本文基于资产管理相关制度，以某单位货物类采购项目验收为研究对象，通过分析某单位货物类采购项目验收工作的组织与实施，并结合项目验收工作实践，就如何组织货物类项目验收，提出细化阶段任务，明确职责分工，健全完善制度等对策。

近年来，随着我国经济的高速发展，国家对事业单位建设不断加大资金投入，部分事业单位的采购项目随之呈现“井喷”式增长，而随着事业单位采购工作的持续深入开展，采购项目验收管理就显得尤为突出与重要。如何扎实有效开展好此项工作，已经成为各事业单位内控管理的重要任务之一。本文以湖南省某单位为例，分析探讨货物类项目验收的组织与实施。

一、某单位货物类采购项目验收的开展与实施

（一）某单位基本情况

某单位为湖南省直属事业单位，经统计分析该单位2018-2020年的货物类采购项目，该单位三年的货物类采购项目资金投入，平均每年投入达5，097.88万元，平均每年的采购项目数达到143项。如下表：

（二）某单位货物验收的基本情况

1.某单位规定所有纳入采购管理范围的货物类采购项目，无论金额大小，均应履约验收。

2.某单位项目验收分为预验收与正式验收。验收要求及验收小组成员规定如下：

（1）采购金额低于2万元的货物采购项目。由项目部门自行组织正式验收（可不进行预验收）。验收要求为：①电子卖场采购的项目，依据电子卖场上生成的验收单进行验收，项目部门由本部门1名接收人员及本部门1名技术人员验收，验收完成后，验收人员在验收单上相应位置签字，部门盖章确认。②线下采购项目，由项目部门依据项目内容自行制定本部门验收单，验收单内容可包含货物名称、规格、型号、单价、数量、金额、技术标准、服务内容等，由项目部门1名接收人员及本部门1名技术人员进行验收，验收完成后，验收人员分别在验收单上相应位置签字，部门盖章确认。

（2）采购金额2-10万的货物类采购项目，由项目部门自行组织预验收与正式验收。预验收要求，参照合同金额低于2万元的货物采购项目验收要求进行。正式验收，由项目部门组织项目负责人、纪检委员、设备（资产）管理人员、1-2名技术人员（跨部门的单位内或外单位具有相应专业技术中级以上职称的人员）等组成验收小组，验收小组组长由项目部门负责人担任，项目部门对项目验收意见签章负责。验收意见等结论性材料由项目部门存档管理。

（3）采购金额大于或等于10万的货物类采购项目验收。预验收由项目部门自行组织，参照合同金额2-10万的货物类采购项目正式验收要求进行。正式验收由资产部门组织，项目部门负责人、项目归口管理部门、使用部门（项目部门与使用部门不一致时，使用部门参加）、国资管理部门、财务部门、审计部门以及2-3名技术专家组成验收小组，审计部门对验收过程进行全程监督。

3.某单位正式验收时的组织与实施：

（1）准备阶段。一是验收材料（含样品）的准备。由项目部门收集整理项目采购文件、响应文件、采购合同约定以及履行规定手续的采购合同的补充协议、产品说明书及投标中提供的样品等;二是验收时间及驗收小组人员的确定。

（2）实施阶段。项目部门介绍项目从立项论证到实施情况→货物供应商补充介绍项目实施情况→预验收小组组长介绍预验收情况（含整改情况）→验收小组成员对照项目采购文件、响应文件、采购合同约定以及履行规定手续的采购合同的补充协议、产品说明书及投标中提供的样品等进行验收→验收小组成员对验收情况进行交换讨论，并形成验收意见。

（3）报告阶段。汇总验收意见，评定验收结论，确定验收等次，验收小组成员、项目部门及供货商在正式的验收单上签字确认，并形成验收报告归档整理。

二、某单位验收存在的主要问题

（一）验收阶段任务，工作细化不足。货物类项目验收按实施过程可分为验收准备阶段、验收实施阶段和验收报告形成阶段，从某单位来看，虽然粗略明确了各阶段的工作任务，但没有将各阶段的工作任务进一步细化，如验收准备阶段，这一阶段的主要任务是验收前各项资料的准备，包括采购文件、响应文件、采购合同、合同执行中问题的梳理以及拟定具体项目验收实施方案等。

（二）验收成员组成不科学，成员职责不明。某单位虽对验收小组成员进行了确定，由项目部门、资产管理部门、财务部门、审计部门以及技术专家等人员组成验收小组，但如何确定技术专家，却没有建立相应的验收专家库，对专家的选定要求与标准也没进行明确，特别是验收专家对相应货物类验收，存在专业不匹配或无相关类似验收经验的情况。另外，部分验收小组成员，验收时对于其自身职责不明，验收哪些内容、如何验收，怎么把握验收标准存在不清晰的情况，造成验收有流于形式的风险。

（三）验收制度不健全，验收过程不规范。1.某单位没有建立相应的履约验收制度，验收管理程序也不够健全。如部分货物类验收缺少现场开箱检查的环节，由于受到运输、场地等因素影响，货物到货后不开箱便放置在使用场所。2.完整的验收过程包括开箱清点、安装调试、技术指标测试、组织验收小组、现场验收、验收资料归档6个环节，调查发现，某单位验收时存在现场验收不严格的问题。如大型货物类精密仪器设备验收时，未组织召开验收小组预备会，没有认真听取用户和供货商对仪器设备试运行和技术指标的测试，往往点完数量、核完规格型号，能开机运转就草草地验收通过。

三、改进货物验收组织与实施的对策

（一）细化阶段任务，明确任务内容

1.准备阶段。首先，收集整理货物采购项目的有关资料，包括响应文件、招标文件、采购合同（或协议）以及项目实施过程中需要提供的其他数据与资料，项目负责人要熟悉采购项目实施的整个过程情况，对提供的资料要熟悉，并对整个验收过程与流程提前进行了解掌握;二是确定验收小组成员，特别是技术专家的确定;三是合理确定验收时间与验收地点。

2.实施阶段。第一步，组织验收小组成员召开验收预备工作会议，介绍项目情况、明确验收程序、并对验收小组成员及职责进行明确分工;第二步，对照相应文件、招投标文件以及采购合同（或协议），验收小组成员对采购货物的技术参数、规格、型号、商务条款等，逐一进行现场踏勘验收;第三步，验收小组成员对现场验收情况进行交流讨论，并形成验收意见，确定验收等级。

3.报告形成阶段。项目部门汇总验收意见，形成验收报告，验收小组成员、项目部门、供货商签字确认。

（二）验收成员专业，职责分工明确

做到验收成员专业，主要是技术专家的确定，技术专家应该由具备相关专业知识或具有验收实践经验的人员组成，国资管理部门相应地建立起专业多元的验收专家库。项目正式验收时，验收小组成员各有分工，财务、审计人员对合同商务条款进行对照验收，技术专家对照合同所列技术参数、标准进行验收，资产人员对照合同所列资产数量及型号进行验收，监察部门对验收过程进行全程监督。

（三）验收制度完善，验收程序健全

1.成立管理机构。包括由国资、财务、审计、纪检等部门组成的职能齐全的验收管理小组，明确各职能部门职责，从单位层面制定相应的货物类验收管理制度。

2.规范验收流程。详细制定货物验收程序及要求，明确各环节的责任人。为确保验收得以有效开展，可尝试由项目部门进行预验收，预验收环节，由项目部门负责，主要对货物数量、规格、型号、技术参数、质量和性能等进行初步验收。正式验收时严格按照验收工作流程和验收步骤实施，验收工作流程与验收现场步骤，如图1、图2：

3.主体权责规范。应当运用法治思维，完善货物类验收工作，通过规范各项要素的内部运行路线，使验收程序有条不紊展开。可采取规范验收主体权责，把监督衍生到责任，实现对验收主体有效监督，以免因验收主体自由裁量权过大产生寻租空间。

结 语

货物类采购项目验收，是对项目实施货物类采购结果的检测和总结，也是对供应商提供的货物及货物质量方面的最终评价和认定。搞好验收工作，不但需要有健全的制度规定，科学合理的验收程序、富有理论和实践经验的技术专家，而且需要单位集中采购部门的精心组织。