企事业单位文书档案管理存在的问题与改进创新

金红

对于大部分企事业单位而言，高效、科学地对档案进行管理，不但有利于企事业部门工作质效的大幅提高，还有益于这些企事业单位管理能力的提高。企事业单位在档案管理活动开展期间，积累了一部分实际经验。但是企事业单位在改进档案管理工作的时候依旧具有多个层面的不足，因此要求有关企事业单位的领导人员基于真实状况对所存有的实际问题进行深入分析，调整问题的应对方法，进而为企事业单位档案管理工作效果体现提供有益参考，也逐渐体现企事业单位档案管理在社会层面所创造的效益。为此，本论文在这种大环境下，以企事业单位档案管理工作存有的不足和相应的应对措施发表个人观点，且逐渐提升企事业单位档案管理活动开展的效果，实现分析实际问题，促使企事业单位档案管理成效显著提升的探究目标。

一、相关概念与实施原则分析

1.档案管理的含义。一般意义上的档案管理，指的是档案室的管理人员对各种类型的部门或者单位的纸质或者电子形式的档案进行科学管理，且提供有关服务。档案管理是档案事业的主要组成内容，起着十分关键的效能，不但政府单位需要开展这项工作，企事业单位也需要开展此项工作，由此可见档案管理十分重要。档案管理不但具有管理特征，还具有服务特性。为此企事业单位应注重档案管理活动的进行，力争让档案管理的功能得到全面发挥，为企事业单位职员提供丰富、高效、科学的档案服务。

2.企事业单位档案管理的实施原则。企事业单位在档案管理工作开展期间均需遵照一定的原则，比如便捷使用原则、安全保密原则、统一管理原则等。唯有遵照上述原则开展档案管理工作才可以为企事业单位的职员提供更高效、完善的档案服务，进而推动企事业单位的长效发展。①安全保密原则。在企事业单位开展档案管理工作的过程中，安全保密是一项十分重要的遵照原则。不管是档案内容搜集，还是档案的保存管理，甚至档案资料的使用，均需要遵循该原则。首先，档案管理的所有过程均在安全的前提下进行。这里所提到的安全，一方面是信息不存在外泄风险的安全，另一方面是档案保存与管理的物理层面的安全，也就是档案资料需要进行防水、防盗窃、防火灾工作，同时还要做好防鼠咬虫蛀工作，让全部的档案实体资料均可以在安全的条件下得以妥善管理。其次，“保密”两个字是对档案管理职员来说的，是对其道德层面最基础的要求。档案管理员在搜集、编辑、保存、管理有关档案资料的时候，一定要有优良的职业素质，不可把有关档案信息外泄，特别是机密级的资料，不可告诉任何人。②统一管理原则。企事业单位对档案进行管理要遵照的一项基础原则。该原则重点表现在企事业部门在推行某种工作的时候，需把全部的档案信息统一搜集，且妥当保存。例如，企事业单位档案实体可统一放置在各单位的档案部，安排专门的人员集中保管。电子类的档案信息则保存在档案部所管理的电脑机器中，安排档案管理人员统一管理。若企事业单位采取分散管控的形式，会导致档案管理工作效率低下。③便捷使用原则。该原则是企事业单位开展档案管理工作所要遵循的一项主要原则。企事业单位开展档案管理的终极目标皆是方便实际使用。对于企事业单位而言，依托档案资料可以使单位的领导与管理人员更全面地掌握职工的有关状况，特别是在内部提拔管理人员时，详实的档案资料能够为单位领导提供有益的参考。

二、企事业单位档案管理中存在的问题

1.使用形式单一，存在严重的“路径依赖”。第一，企事业单位在对档案进行管理时，过于注重该工作的管理特性，对安全保密原则未形成科学的认识。一些人员通常认为，为避免资料泄露，应当降低档案的运用频次，导致许多有实际需要的人员无法查阅档案资料，导致档案管理工作的便捷运用原则未有效显现，也导致档案管理工作的功能未全面发挥出来。第二，存在严重的“路径依赖”问题。企事业单位档案管理员通常思维固化，不勇于變革工作方式，把档案管理视为一种保密性极强的工作，把档案管理视为企事业单位后勤体系的组成部分，乃至将自身岗位视为后勤岗，为注重档案使用在档案管理工作中的现实效能。基于此，档案运用体现出持续弱化态势，导致档案管理工作的质效不能显著提高。

2.搜集内容制约社会价值，服务意识浅薄。第一，档案搜集内容较少，制约了社会价值的彰显。当前时期企事业单位在搜集职工方案资料的时候，通常仅包括职工工作经历、鉴定资料、学业经历等内容。但是职工工作水平体现、诚信情况、品德素质情况等通常不在搜集的范围，这便导致单位领导或者管理人员在运用档案的时候，无法清楚掌握有关状况，制约了档案社会价值的彰显。第二，一些档案管理员缺乏科学的服务意识。企事业单位无论是领导层还是档案管理员均不注重档案管理工作的进行，其通常认为档案管理是一种形式类的工作，未树立科学的服务意识，未把档案使用当做重点提升此项工作开展的关注度，此便导致了服务意识浅薄的问题。恰恰由于该因素，导致企事业单位档案管理社会效益无法得到体现。

3.运用范围狭窄，造假问题频出。第一，档案使用范围狭窄。企事业单位通常会在职工薪酬调节、工作岗位变动、退休手续办理时使用到职工方案，其他状况下使用的概率十分有限。具体而言，在职工薪资水平调节的时候，大多依托档案资料开展鉴定工作，且将档案资料当做薪资调整的主要根据。岗位变动的时候，档案会伴随职工岗位的变动而变动。退休手续办理的时候，职工档案会依照有关流程调出。第二，档案造假问题频出。企事业单位职工在自身未达到有关级别的状况下，为了提升档案质量，通常会在工作证明等工作资质上造假，进而获取不正当利益。和档案信息使用范围狭窄比较，档案造假所导致的不良后果更让人无法接受。

三、企事业单位档案管理创新路径

1.遏制“路径依赖”，创新档案使用方式。“路径依赖”是企事业单位档案管理的制约因素之一，企事业单位的档案管理工作人员局限于当前档案管理现状，无法实现档案管理工作创新。针对“路径依赖”文件，需要从以下方面创新档案使用方式。第一，提升管理人员创新素质，人是企事业单位档案管理的关键，因此需要不断提升档案管理人员的创新素养，包括专业素质、服务意识等，强化自身的服务意识与专业水平，积极使用新技术开展档案管理，将以人为本的思想引入工作流程，建立服务创新意识，从而更好地开展档案管理工作。第二，创新档案管理使用方式，将保密性原则与方便性原则相结合，利用信息化方式，提升档案利用效率，在保证档案安全保密的前提下，提供边界的服务。第三，有效遏制“路径依赖”的不良影响，档案管理工作应该与时俱进，将多元化和有用化引入档案管理工作流程中，以档案管理工作效率为评价依据，优化企事业单位档案管理工作。DC6A7ADE-C5E9-4CB5-B593-425448CF059F

2.重视档案管理工作，拓展档案收集内容。首先，重视档案管理工作，档案管理是企事业管理工作的重要内容之一，但是当前许多企事业单位并不重视档案管理工作，影响了其应用价值;档案管理工作应该以树立正确的档案管理意识为前提，要求档案管理工作人员了解相关规定、掌握自身职能，从而有意识地开展档案收集，确保档案管理标准化、全面化。其次，需要拓展档案管理收集内容，档案管理内容偏窄是制约档案管理工作的重要因素之一，因此需要以企事业单位管理需求为导向，不断完善档案管理内容，将职工工作能力、职工道德素养、职工诚信证明等内容纳入档案中，丰富档案管理内容，为全面认识职工提供依据。再其次，创新档案管理形势，信息时代下，档案管理工作不仅仅包括文件档案管理，也包括图片、视频等多媒体信息，充分利用信息技术，整理归纳档案内容，为档案工作的储存和应用提供技术支持。

3.延伸档案应用范围，创建档案管理标准化。档案造假问题突出，档案记录不规范等问题，严重影响了档案的利用价值。因此需要针对档案管理存在的问题，创建标准化的档案管理规范，延伸档案管理应用范围，促使档案管理规范化发展。首先，加强文书档案的标准化，针对收集的文书档案，需要对文书档案信息进行审核，确保文书档案的真实性、有效性;在档案管理中，需要根据相关规范，对文书档案进行重组与合并，加强文书档案的细分工作，从而确保文书档案标准化、有序化，满足文书档案管理规范。其次，严厉打击档案造假问题，针对档案造假行为，需要严肃打击处理，提升档案造假成本，确保文书档案的真实可信。再其次，根据时局需求延伸方案管理应用范围，企事业单位的档案主要应用于工作调动、工资调整、离退休工作等，除此之外，可以将文书档案应用于培训管理、干部选拔等工作，提升文书档案价值，调动广大职工重视档案管理的工作积极性，提升档案管理效率。

四、结语

总之，文书档案是企事业单位的无形资产，开展经营生产、人事调动、职工评估等工作的主要依据，对于企事业发展具有重要的作用，也是企事业单位高效发展的基础保障。但是当前的企事业单位文書档案管理依然存在着一些问题，“路径依赖”影响文书档案工作使用价值，局限文书档案的应用范围，限制了其社会价值，对企事业单位工作造成不良影响。针对现存问题，需要在认识文书档案工作重要性的前提下，拓展档案收集内容、规范文书档案收集路径、创新文书档案服务理念、延伸档案应用范围、优化调整文书档案管理工作，从而促进档案管理工作的规范化与标准化，推动文书档案管理工作进一步发展。信息时代背景下，文书档案管理工作面临着新的挑战，需要加强档案管理人员建设，转变档案管理人员观念，充分发挥文书档案的优势和价值，不断优化档案管理工作发展，提升工作效率，增强档案利用效率。

（作者单位：中国航空工业空气动力研究院）DC6A7ADE-C5E9-4CB5-B593-425448CF059F