做好施工企业办公室精细化管理工作的措施

罗咏桃

提高办公室行政工作水平，可以提高施工企业的经济效益和社会效益。而在施工企业办公室行政工作中，引入精细化管理模式，可以加快行政工作改革，推进企业高质量发展。因为承建的项目数量较多，使得施工企业的办公室行政工作较为复杂，而对于整个施工企业的运营和发展来说，办公室行政工作确是最基础的部分，想要提高企业运营水平，必须加强办公室行政工作改革和创新，将精细化管理模式融入进来。办公行政精细化管理工作不仅符合施工企业行政工作时代发展潮流，还能降低施工企业行政管理成本，助力企业可持续发展。

一、办公室行政管理精细化的基本内涵

施工企业办公室行政管理具体来说，就是奔着科学、效率、效果和效益等方面，重视实效，追求改革和创新，行政管理工作包含很多层面的内容，是目前各个行业内部推进改革的热点，更是实现国家发展总体创新的重要环节。精细化行政管理具体来说，就是在企业办公室行政管理工作中，采取科学、高效的办法，降低行政企业管理成本，提高企业办公室行政管理质量。

随着建筑行业的飞速发展，办公室行政管理工作在施工企业内部的地位和作用愈发明显，科学、规范、精细化的管理，不仅可以有效整合企业内部资源，为企业注入新的活力，还能促进施工企业稳健发展，夯实企业核心竞争能力。可以说，在所有施工企业管理工作中，行政管理占据着非常重要的协助管理型职责，所以提高行政管理整体水平愈发成为施工企业实现长足发展的关键和重点。

二、办公室行政管理工作精细化的必要性

施工企业内部，办公室行政管理精细化概念其实是针对办公室行政常规管理概念提出的，前者更加强调行政管理工作的精细化程度，通过细化和深化办公室行政管理工作的各项任务，实现部门合理分工，提高办公室行政工作对于整个施工企业的服务水平。隨着建筑事业的发展，建筑行业内部的市场竞争愈发激烈，在激烈的市场竞争中，施工企业往往面临较大的经营压力，而这种压力给施工企业办公室行政管理工作也提出了更高的要求。从施工企业角度来说：在办公室行政管理工作中，融入精细化管理模式，不仅是施工企业顺应时代发展要求的必然选择，更是提高施工企业行政管理工作整体水平的有效手段。另外，在施工企业办公室行政管理工作中，采用精细化管理的模式，还可以更好地协调企业内部繁琐杂乱的工作任务，避免在工作任务执行过程中产生漏洞，提高企业所有运营管理工作的针对性。从施工企业行政管理人员角度来说，精细化管理模式的应用，可以节省工作时间，提高工作效率，消除责任混乱、工作流程复杂给办公室行政工作所带来的阻力，让员工工作价值得到更好的体现。

三、施工企业办公室精细化管理内容与要求

1.定岗定责，权责对等。施工企业内，办公室精细化管理必须严格遵守“定岗、定责、定标准”的要求，以此为基础，建立并完善办公室工作责任体系。“定岗”就是在设置各个工作岗位的过程中，必须综合考虑办公室行政工作流程。“定责”明确各个部门，各个工作人员的工作职责，确定工作环节之间的衔接点，保证各个部门以及工作人员之间分工明确，密切配合。“定标准”就是以施工企业整体发展目标为基础，优化各个部门、各个工作流程的工作，形成规范。以优化行政管理工作流程为大前提，建立并完善行政管理体系，从机制角度保证办公室行政管理工作中的责权统一，是实现办公室精细化管理、科学化管理的关键和重点。

2.优化流程，有序运作。建立完善的、简约的、清晰明了的工作流程，是推进办公室行政管理工作精细化的基础和前提。施工企业在开展办公室行政管理工作的过程中，引入先进的现代管理理念，明确管理目标，优化工作流程，加强信息共享，努力实现各环节间的“无缝衔接”，让施工企业各个部门之间可以相互制约，相互促进，提高管理效率的同时，降低工作纰漏问题的发生。

3.科学考核，提高绩效。针对施工企业办公室行政管理工作中，容易实现量化的工作、程序性工作，制定科学的考核标准以及量化指标，对于不容易实现量化的工作、非程序性工作，主观因素影响较大的工作，制定定性评价指标。采取科学的考核办法，提高考核的全面性。除了上述两种工作还有一些既难以量化，又难以定性的工作，可以辅助人工考核的方式，提高考核科学性。在具体考核工作中，将综合性考核方式和分类考核方式结合起来，提高绩效考核全面性和科学性。

4.完善制度，夯实基础。一直以来，施工企业内部的办公室行政管理工作都属于外部的政务服务型工作，而精细化管理模式的引入，要求施工企业必须强化办公室行政工作改革，促使其向着内部的事务性管理工作转变，防止管理工作出现真空问题。针对重大事项，建立集体性决策、专家咨询决策，针对一般性事物，建立民主决策制度，提高决策正确性。完善施工企业行政管理工作监督检查力度，提高行政管理工作的执行力度。认真研究企业内部的现行制度，保留合理的、废弃过时的，让企业的运行可以在各项制度的保证下，紧跟时代发展的步伐。

5.强化保障，改进策略。以现今的信息手段为基础，提高施工企业内部办公室行政管理工作的标准化、自动化和信息化水平，加强综合管理系统的建设。

四、施工企业办公室行政管理精细化的有效措施

1.落实制度建设。对于施工企业来说，制度的建设和落实是一个动态化的循环过程，具有一定的长期性，因为制度也要跟着企业的发展和时代的进步而更新。施工企业在建立针对办公室行政管理工作相关制度的过程中，务必考虑施工企业的经营特点以及其开展项目的实际情况，完成制度的建设后，强化监督，并调研和了解制度的执行情况。加强对各个项目施工现场的调查，了解项目施工现场所存在的问题，并提出合理化建议。另外，加强制度标准化建设，推进制度成果转换的成效，使施工企业的发展迈向新的台阶。

2.创新工作思路。针对每一个承建项目，施工企业往往也会提前举办会议，商讨项目可行性、项目实施细则，制定相应的要求、办公室行政部门必须积极参加会议，仔细记录会议内容和要求，在工作中，以整体性会议要求为基础，创新工作思路，提高工作水平。另外，项目部还要做好重要决策、重要会议精神的传达和督办，针对项目决策和实施过程中，产生的新问题，加强总结，为后续的战略部署提供依据。

3.提升办公室行政工作的系统化管理。首先，作为施工企业行政管理部门的工作人员，在日常工作中，也要积极学习，提高自身专业管理水平，养成站在企业征途发展的角度思考问题的习惯，找准切入点，做好管理精神和实际工作之间的衔接，提高施工企业内部行政管理工作运行高效性。其次，抓好计划安排，正确判断行政管理工作形式，提高办公室行政工作的预见性，对于任何一项行政工作，都要制定计划，尽早安排，保证施工企业办公室行政工作系统化水平。再其次，抓好组织协调，加强施工企业内部各个部门之间的联系，遇事果断决策，重大问题及时请示，充分发挥行政管理部门的职能作用，提高整个施工企业运行管理效率。

4.注重细化岗位职责。施工企业想要实现办公室行政管理工作精细化，必须细化岗位职责，并建立相应的考核标准和奖惩制度，在具体工作中，将两者结合起来，约束和管理行政管理人员的思想和行为。针对每一个行政工作岗位的工作内容、工作要求、工作目标以及工作任务，制定明确且完善的员工职责书，让每一个员工在执行任务的时候，都能明确自身的职责和权限。同时，也让各项办公室行政工作的开展有据可依，真正实现办公室行政管理工作的精细化和规范化水平。另外，企业在实际经营中，也要做好各个岗位实际工作的分析和调研，完善岗位职能，为实现岗位职责精细化打好基础，促进施工企业办公室行政管理工作精细化程度的提升。

5.细化、量化考核指标。当前的施工企业内部，都采取KPI指标考核办法，而这类考核具有一定的宏观性和主观性，有些企业内部办公人员甚至不清楚这种考核办法的实施细则，导致这种考核办法的激励性作用和惩罚性作用都不能发挥出来。另外，有些施工企业内部，针对办公室行政管理工作考核的KPI太过模糊，比如某施工企业将KPI指标定为“工作态度是否积极”“工作态度是否端正”，这样的考核概念过于宏观，考核目标不确定，考核过程会受到较大的主观因素影响，所以缺乏科学性。针对施工企业内部繁杂的办公室行政管理工作，应该建立精细化考核指标，提高考核指标的细化程度和量化程度，具体来说，就是有逻辑性的拆分每一项办公室行政管理工作，控制好每一个工作环节的同时，为每一个工作环节整体性管理提供参考，进而提高施工企业办公室整体管理水平。

6.积极应用人工智能技术。施工企业想要实现办公室行政管理工作精细化，还要加大力度建设企业内部辅助管理体系，加强管理体系的优化和升级，积极应用人工智能等先进的信息化管理技术。比如，目前很多施工企业利用钉钉、空客等先进的软件，建立了办公室行政管理智能中枢，将其作为行政人员和管理设备的桥梁，帮助行政人员以及企业管理者，更好地协调各项工作，达到各部门之间相互协调，相互制约的目的，进而提高整体行政工作效率。施工企业因为内部部门较多，工作人员数量较多，企业运营过程中部门之间、工作人员之间每时每刻会发生联系，联系的过程势必伴随信息的传递，信息传达的准确性程度直接影响整个工作体系的运营效率水平。只有借助人工智能等先进技术，才能实现信息无障碍传递，比如目前很多施工企业都在应用的一个智能办公平台——如流，该平台是新一代智能工作平台，以知识管理为核心，构建AI时代工作流水线，助力企业实现提效创新，赋能企业在智能经济时代打造核心竞争力，企业在行政管理工作精细化的过程中，可以将这类平台软件引入进来，确保信息可以精准的、高效的传达到位，推进施工企业行政管理精细化建设更上一层楼。

五、结语

总之，对于施工企业来说，办公室行政管理工作是企业内部其他工作的核心和樞纽，如何发挥办公室行政管理工作的作用，将行政管理工作对于企业发展的动力性引擎作用发挥出来，是所有施工企业在运营发展必须正视的问题。

（作者单位：中铁二十三局集团第三工程有限公司）