事业单位档案管理效率提升的路径研究

摘要：效率是事业单位档案管理追求的重要价值目标。本文分析事业单位档案管理效率外在、内在和本质张力，从制度、人员及技术三个方面分析影响档案管理效率的因素，提出了基于闭环管理理论的提升档案管理效率的路径和方法，对提升新时代事业单位档案管理效率具有参考价值。

关键词：档案管理;效率;事业单位;路径

事业单位档案是由事业单位在日常工作过程中形成的具有保存价值的信息记录，随之而来的便是档案管理工作。事业单位肩负着教科文卫等重要的基础性工作，管理着庞大而丰富的档案信息资源[1]。档案管理集将档案收集、整合、评价、检索、统计、应用于一体的服务性、系统性和综合性工作。做好档案管理工作，可将凌乱、分散、孤立的档案资料进行系统整合，使其满足档案管理的标准和要求，同时，通过信息技术等手段，满足档案利用者的档案信息需求。无论是内部管理，还是外部管理，效率都是其中一项重要的价值目标追求[2]。“管理效率”是一种运用投入产出分析工具研究管理现状的科学方法。保持较高效率，是事业单位档案管理的基本要求，也是选择适当的档案管理模式的根本标准。从某种角度看，效率自身充满矛盾，体现于效益与速度、质量与数量、目的与手段等冲突之中，需要通过资源整合、模式转变、方法选择等，不断提升档案管理效率，更好地发挥事业单位档案的价值。

1事业单位档案管理效率的张力

1.1外在：速度与效益的博弈

事业单位档案管理效率的外在张力，其实就是速度与效益之间的博弈。档案管理效率实际就是在档案管理的过程中，预期与实际的物质得失、价值多少、时间消耗等之间的比率。其中，速度是指完成事业单位档案管理中的某一事项（如收集、整理、查询、统计、利用等）所用的时间，用时越短，表示速度越快。而效益，则是指在现有事业单位档案管理制度安排及特定目标设计下，单位时间内最终档案管理实际成果所得与投入差，并与实际投入之比值。可见，事业单位档案管理存在速度与效益二者之间巨大张力。一方面，事业单位档案管理需要最大程度地减少时间和物质方面的管理成本;另一方面，需要实现管理效益的最大化，效果的最优化。这就需要处理好“速度”与“效益”、“好”与“快”之间的关系，既要重视事业单位档案管理的速度，也要重视档案管理所付出的成本，通过速度、质量、效益的有机结合，实现档案管理速度与效益的统一。

1.2内在：目的与手段的选择

事业单位档案管理效率除了外在的速度与效益之间的博弈外，还存在内部管理目的与手段的选择。事业单位档案管理的目的是约束、调节和控制相关活动的自觉动因，往往决定档案管理的方式及性质。而手段则是实现事业单位档案管理目的的途径和方法。目的与手段外延至事业单位档案管理工作中，其中的手段相当于技术、制度、规则等，目的则是由此产生的价值和效益。事业单位档案管理的目的，就是要践行事业单位作为档案资源公共产品的供给者、优质服务的提供者的角色担当和使命。而手段则要始终围绕这一目的。

1.3本质：质量与数量的统一

事业单位档案管理的张力本质上是质量与数量的统一。但档案管理的数量与质量之间的不对称性直接构成了档案管理效率的本质张力。即，事业单位档案管理效益产出与物质、时间等投入的数量之间的张力。从事业单位档案管理效率的层次来看，要求获得更多的与管理效果、效用相匹配的结果，质与量要兼顾并实现有机统一[3]。应协调处理好事业单位档案管理中质的优选性与量的规定性二者之间的关系，突出档案管理活动价值性及管理活动结果的可获得性。

2事业单位档案管理效率的影响因素

2.1制度因素

一是工作制度。事业单位档案管理制度包括档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计制度等，涉及档案管理的基本要求、机构设置、流程等内容，是事业单位档案管理的重要基础和保障，对档案管理及有关人员起着重要的约束、规范作用。如果事业单位档案管理缺乏规章制度，就会导致档案管理工作的随意性，不易维护正常的工作秩序。二是机构设置。事业单位档案管理机构设置，以及部门和管理人员职责是否清晰，也会影响到档案管理效率。事业单位档案管理部门设置关系到单位内部岗位配套及工作分工，职能部门权责不清或重复，往往存在重复管理、多头管理等问题，影响工作落实和效率。三是管理流程。过于繁琐冗长或复杂的档案管理流程，耗时不说，也容易造成档案管理信息失真，影响档案管理效率。

2.2人员因素

事业单位档案管理效率中的人员影响因素，主要包括人员的管理理念、角色定位和管理能力。一是档案管理理念落后，影响事业单位档案管理创新。事业单位档案管理迈入了新时代，需要从理念、行为等多方面变革，以适应这种形势变化和现实需要。这就需要克服传统的思维惯性，突破固有模式。二是档案管理角色定位偏差，影响事业单位档案管理的积极性。明确档案管理角色定位，就是要了解档案岗位职责、任务，明确服务对象。由于事业单位编制、财力等因素影响，从事档案管理的人员较少，不同程度存在办公室或其他部门人员兼职现象，极易造成管理人员角色定位模糊，影响档案管理工作的积极性、主动性和创造性。三是档案管理能力不足，影响档案管理的有效性。档案管理人员的管理能力和水平是影响事业单位档案管理有效性的重要因素，无论是档案专业知识，还是相应的管理知识，以及相应的组织协调能力，都会影响事业单位档案管理决策及实施的科学性、协调性，以及工作成果的有效性等[4]。

2.3技术因素

随着信息技术的快速发展，现代化档案管理技术和手段能显著提升档案管理效率。网络信息技术的深入应用，深刻地改变着档案的存储、传输和查询利用，突破了时间与空间的限制，使其不再受到传统档案管理的局限[5]。如电子文档可直接進行归档;海量档案信息存储于数据库;互联网技术实现了随时随地查询档案，突破传统时空限制，打破信息孤岛等。

3事业单位档案管理效率提升路径—基于闭环管理视角

闭环管理是一种综合闭环系统、管理的封闭原理、管理控制及信息系统等原理而形成的一种管理方法。闭环管理应用于事业单位档案管理，即将“收集—鉴别—整理—归档—保管—检索—编研—利用—统计”管理过程作为一个闭环系统，并将该系统中的各项专业管理（档案、人员、质量、安全等）作为闭环子系统，使闭环系统与闭环子系统构成连续封闭的回路，并在持续的进程中实现平衡。在此过程中通过信息反馈，做出相应调整，及时解决遇到的问题，决策、控制、反馈、再决策、再控制、再反馈，周而复始、循环往复，不断提升事业单位档案管理效率。将闭环管理运用于事业单位档案管理，其主要程序为：首先是确立质量标准;其次是明确纠错手段，消除偏离质量标准情形;再次是评估成效。以归档为例，探讨基于流程跟踪分析，突破档案管理部门单方面主动，推出开放式档案接收，设计闭环接口，从而达到进一步提升档案管理效率的预期效果。

3.1设计档案闭环管理接口

以文书档案为例，从文件起草到最终成为档案，需要经历一套完整的流转程序。在上一个任务完成到下一个任务开始前，设立归档接口，从而完成其从文件到档案的流程。而流程的接口设置，应嵌入至文件归档接收闭环管理接口。通过该接口实现从文件到归档全部流程的完成。反之，则将其视作待归档鉴定的文件。凡是处于待归档鉴定环节且未通过该节点流程事务的，不得开启下一项任务的操作。在办公OA系统应用的现实情景下，将该接口设计为接收通过确认的流程处理。如合同档案的归档接口时间，通常应设在财务部门履行合同付款前，纸质合同质量不规范或未归档，在档案管理部门未确认归档的，财务部门不得进行收/付款。再如，文书档案归档接口时间，则主要设计在办理完毕节点。

3.2完善档案闭环管理机制

根据归档流程设计，档案在归档环节涉及若干部门，需要这些部门的密切配合与协作，例如办公室、财务室、人事科等，需要进一步完善归档机制，密切部门职责分工，畅通部门间沟通联系，以健全的档案管理机制，保障其闭环管理的高效运行。应建立相应的信息反馈机制，及时收集档案管理过程中的各方意见和建议，用以改进和推动后续档案管理。以建设项目档案管理为例，在项目建设伊始需要征求档案管理人员意见，明确项目档案归档范围、内容和要求，属于归档范畴的，将其嵌入档案管理流程，实现自动管理。此外，在档案查询、整理、鉴定等环节，均需建立相应的闭环管理机制，满足机制中规定的标准和要求，便可进入下一环节，提升档案管理各环节效率[6]。

3.3强化档案闭环管理能力

作为一名档案管理人员，应不断提升档案管理的能力和水平，既应牢固树立大局意识、全局意识，具有高度的敏锐性、责任感和洞察力，熟悉单位内部管理业务流程，提前规划介入档案管理，还应具有很强的质量和安全意识，严格按照规章制度执行，高效完成档案管理各个环节任务。应熟练掌握信息技术，用以作为提升档案管理效率的基本功。

3.4实现档案闭环管理效果

一是提升归档率。根据闭环管理要求，只有在完成上一个任务后才能开启新的闭环接口，有了闭环归档管控接口保障，增强了上一接口部门或人员档案管理的主动性，增强档案管理意识，使其主动按照档案管理的标准和要求，做好相应工作[7]。以文书档案为例，严格按照《党政机关电子公文归档规范》要求起草电子文件，可有效提升文稿起草质量，满足归档要求。二是提升及时性。闭环管理模式下，档案管理不再以年度为单位，而是做到了实时动态归档。以合同档案为例，在合同签订完成后及时移交合同，减少外部环节流转，以完成后期收/付款，提高归档及时性。三是实现角色转换。闭环管理模式下，要求档案移交及时，否则会影响下一阶段工作开展，实现由传统的被动催缴者到主动移交者的角色转换，增强了归档的主动性。

4几点思考

新时代，我国档案管理进入了现代化、高质量发展阶段。教科文卫事业发展对包括档案管理在内的各项管理工作提出了新的更高要求，这就要求档案工作者积极把握可能影响档案管理效率的因素，运用闭环管理、PDCA、6W等新的管理理念和方法，提升新时代事业单位档案管理的效率。

4.1完善管理制度是保障

一是建立完善的管理机制。新修订的《档案法》明确了档案利用、公布的标准、档案信息化建设的要求、档案工作监督检查的内容，以及相应的法律责任。事业单位应严格执行《档案法》，结合实际制定完善档案管理规章制度，如档案收集制度、借阅/归还制度等，使日常档案管理工作有章可循，减少随意性。二是明确档案管理岗位及人员职责。事业单位档案管理部门应细化档案管理岗位设置，明确档案管理人员职责，深化档案管理效能、激发档案人员活力[8]。三是简化档案管理流程。事业单位档案管理的目的是为单位、群众提供优质高效服务，因此，档案管理的出发点和落脚点应始终坚持以人民为中心，秉持以人为本理念，从闭环管理的要求出发，在满足相关要求的基础上，一次性完成档案管理相关业务。

4.2提高人员素质是核心

一切规范、标准的执行都离不开具体的人员去操作和落实，可见，档案管理人员的业务素质是提升档案管理效率的核心。一是完善激励机制。出台档案管理科学评价体系，统筹建立以效率、效果和质量为基础的考核评价体系，将质量和效率作为其档案管理工作的重要评价因素，以效能引导档案管理工作，在物质和精神两个方面给予激励，从而充分调动其积极性[9]。二是更新思想观念。事业单位档案管理人员应从传统的被动式、重管理轻利用等旧有思维模式中解脱出来，创新档案管理模式，真正落实好为党管档、为国守史、为民服务职责任务。三是强化业务素能培训。提升档案管理效率离不开过硬的档案管理能力，为此，应要求档案从业者不断加强自我学习，单位组织人员强化业务培训，不断丰富档案从业者专业知识，提升专业能力，养成专业精神，提升档案管理的能力和水平。

4.3科学技术应用是关键

科学技术应用是提升事业单位档案管理效率的关键。事业单位应加大档案管理经费投入力度，根据档案管理的任务和要求，加快档案信息化、数字化步伐。此外，建立档案管理网上浏览平台，通过身份认证等，赋予不同主体不同档案查询、利用权限，实现档案查阅者自主浏览、下载，突破档案管理的时空限制，不断提升档案管理、查阅效率，促进档案信息资源共享。

参考文献：

[1]陈浩.事业单位人力资源档案管理效率及管理水平提升探究[J].河北画报，2022（6）：98—100

[2]格桑卓玛.事业单位档案管理效率提升的路径[J].兰台内外，2021（18）：47—48

[3]王世军.新时代下提升档案管理效率方法的几点思考[J].区域治理，2021（20）：263—264

[4]刘建琳.基于事业单位档案管理效率提升的路径研究—以事业单位为例[J].卷宗，2015（9）：128—129

[5]谢文娟.事业档案管理效率提高策略探究[J].办公室业务，2016（20）：116

[6]康朝阳.闭环管理对提升企业档案管理工作效率的应用及成效[J].兰台内外，2019（13）：18—19

[7]刘金英.探析事业单位文书档案管理效率的提高[J].传媒论坛，2020（12）：116—117

[8]李素红.浅谈如何更新方式来提高档案管理效率[J].大观周刊，2012（22）：68—69

[9]王巖.提升档案管理效率和档案管理质量的措施探究[J].活力，2019（5）：78，80

作者简介：武晓艳（1981—），女，大学学历，山西省文水县工信局馆员，主要从事档案管理研究。