探索大数据背景下，档案管理工作质量提升路径

摘 要：大数据时代来临对各领域均造成深远影响，档案管理工作便属于其中代表。基于此，简单分析大数据背景下档案管理特点，结合大数据背景下档案管理面临的机遇和挑战，深入探讨档案管理工作质量提升路径，以供参考。

关键词：大数据;档案管理;档案队伍

受多样的数据信息种类和规模影响，档案管理工作的难度持续提升，为更好地满足新时期的档案管理要求，必须设法提升档案管理工作质量。但结合实际调研可以发现，档案管理工作无法适应大数据时代变化的情况较为常见，改变这一现状，正是本文研究的目标所在。

一、大数据背景下档案管理特点

1.档案数据可用性增强

大数据背景下，档案信息总量增加迅速，面对海量的档案信息数据，传统档案管理模式无法满足全面整理、深度加工、安全存储需要。通过在档案管理工作中引入大数据理念和技术，广泛搜集海量档案数据并开展深度加工，通过筛选、整理得到更具价值的档案，档案参考价值能够在大数据背景下显著提升。

2.档案管理复杂性提高

受快速增加的档案数据总量影响，多样化的档案类型也同时出现，这使得档案能够更好地满足不同人群需要，且会导致档案管理工作复杂性提高。在分类高复杂性档案的过程中，如无法准确控制档案信息种类，很容易出现混乱问题，档案数据复杂性也会随之提升。面对大数据背景下过于庞杂的档案，档案工作需要借助专业分析工具，否则将无法快速判断档案数据价值，档案管理工作难度将随之提升。

3.档案管理动态性增加

在大数据背景下，传统纸质档案管理逐渐被数据存储取代，这使得档案管理的空间和内容实现一定拓展。对于不需要实质存储空间进行占用的档案信息存储来说，档案数据整理和搜集受到的时空限制大幅降低，档案人员能够开展动态化的档案数据搜集、整理、存储。对于人事档案管理来说，动态档案数据的管理需要聚焦人员的招聘、入职、离职等环节，传统的档案管理仅能够记录关键档案信息，但大数据背景下的动态化档案管理则能够实现应收尽收、应录尽录，真实和全面的档案管理能够由此实现。

4.档案管理便捷性提升

对于传统档案管理中的资料搜集、整理等工作来说，大数据技术带来的影响较为深远，多元化的数据渠道丰富了档案数据类型，同时涉及结构和非结构化档案数据。相比仅能够保管纸质档案的传统档案管理，大数据背景下的档案管理可依托云数据库，实现更为便捷的视频、音频数据存储，更为便捷的档案管理可由此实现。在存储不同类型数据后，档案数据类型可通过管理需求开展针对性转换，同时深度挖掘分类后的档案数据，档案管理工作的实效性也将进一步提升。

二、大数据背景下档案管理面临的机遇和挑战

1.机遇

档案管理在大数据时代面临着一系列新机遇，主要包括：第一，存储空间提升。在传统的党校档案管理工作中，仅能够保存较为珍贵的档案资料，但随着党校规模扩大，大幅增长的档案信息已无法由传统档案管理方式管理。通过引入大数据技术，实现更大容量的信息存储，党校档案资源完整存储需要可由此顺利满足;第二，提供高水平服务。传统档案管理多采用纸质和电子形式存储，前者在存储空间和检索方面存在限制，后者在利用深度和横向联系方面存在不足，二者均无法满足新时期党校事业发展需求。通过应用大数据技术，以往档案管理存在的不足能够有效解决，在大数据、数据挖掘等技术支持下，档案价值能够通过档案工作更充分挖掘，更高水平的档案服务可由此实现。

2.挑战

档案管理在大数据时代面临的挑战也需要得到重视，包括：第一，理念创新。在传统的档案管理工作中，党校档案人员更多关注存储、整理、管理等基础性工作，但对于存在庞大档案资源的大数据时代，存储、整理、管理等工作的界限开始模糊，档案人员在档案数据的调用和分析中需要全面应用大数据技术，这需要其升级工作理念，重构工作方式、流程及逻辑;第二，安全挑战。对于涉及复杂敏感信息的大数据来说，大数据背景下档案密闭存在方式已经被改变，信息泄露问题很容易出现，这与大数据背景下档案管理常用的云存储、软硬磁盘等技术的存在直接关联，为避免档案数据泄露等问题出现，必须重点关注档案安全;第三，人才挑战。大数据背景下档案管理对人才存在较高需求，因此，必须做好档案人才队伍建设，大力培养复合型的档案人才，这类人才需要同时掌握档案专业知识和大数据技术，由此引发的挑战也需要引起重视。

三、档案管理质量提升路径

1.升级档案管理意识

为保证档案管理工作适应大数据背景，党校档案管理需要设法升级档案管理意识，保证档案管理相关人员真正认识到大数据对档案管理工作的影响，同时树立更高的档案管理工作目标。大数据背景下的档案管理工作发展不仅需要关注硬件设施升级，同时还需要设法提升档案人员的思想意识水平并树立大数据档案管理意识，保证档案管理能够与大数据时代实现紧密结合。为充分应用大数据技术，党校档案管理人员可以充分结合实际需求，形成档案服务意识和大数据思维，进而主动参与档案管理现代化模式建设，这一过程中，档案人员服务意识持续升级极为关键，只有真正形成大数据档案管理意识，大数据技术才能够更好地得到利用，最终实现档案服务能力提升。此外，档案管理意识升级还需要同时关注档案管理组织的优化和调整，在党校内部建立专业的档案部门，负责统一管理档案，同时形成具体的档案管理要求和标准，统一档案工作流程、格式，并将该工作纳入党校绩效考核体系，进而更好地提升档案人员的责任心和思想意识水平，党校内部也能够同时形成人人建档、存档、管档、归档的新档案管理格局，更好地适应大数据时代的挑战。

2.健全档案管理体系与机制

为更好地迎接大数据时代的挑战，党校档案管理工作还需要设法健全档案管理体系与机制。对于党校档案管理来说，档案管理体系健全并非一朝一夕之功，而是属于系统性、长期性工作，因此，在关注大数据时代变化的同时，还需要关注国家档案事业发展与改革方向，同时充分结合党校档案管理实际情况，进而完成阶段性规划制定，分解档案信息化管理体系建设的不同阶段目标及任务，最终明确体系建设的具体路径。但值得注意的是，在体系建设的过程中，需要充分结合档案管理实际工作情况，进而形成较为灵活的体系建设路径，这一过程中档案人员需要充分积累岗位经验，同时学习国内外先进经验，更好地解决工作中遇到的实际问题;在健全体系的同时，还需要关注机制的健全，机制健全应多方面应用大数据技术，进而针对性地设计新型档案管理机制并将其落到实处，保证良好环境下档案管理工作能够持续完善，同时，提升档案管理工作效率。为适应大数据时代，党校档案管理人员需要形成档案数据共享认知，进而提升自身工作水平，更好为档案使用者提供服务，这一过程需要结合具体的使用需求，打造共享服務平台，充分贯彻档案数据共享理念。具体实践可以与不同地区、不同行业的档案管理部门开展合作，在保证档案安全的同时共同进行档案系统开发，进而更好地满足不同档案的数据需求。通过档案系统进行档案数据的查询和利用，身份验证可使用大数据安全技术，同时考虑引入区块链等新型技术，通过分级授权、利用，数据安全能够更好的得到保障，档案数据互联共享服务机制可由此顺利形成。

3.打造智慧档案管理平台

在打造档案共享服务平台的同时，还需要聚焦智慧档案管理平台的建设，这是由于档案管理工作在大数据背景下不仅需要简单罗列档案数据，同时还需要依托各类大数据技术更为广泛地收集档案数据，并开展深度加工和全面应用，围绕档案数据开展的智慧化管理及应用探索极为关键。为提升党校档案管理工作的技术水平，智慧档案管理平台的建设存在尤为重要，该平台能够为档案管理工作提供充足辅助，保证工作高效、高质完成。具体的智慧档案管理平台打造应结合党校需求，进而实现智能化档案管理，具体的平台打造需要关注顶层设计、底层设计、功能设计、应用设计，集成当时数据存储和传递功能、监管档案数据安全、基于用户需要针对性设计功能均属于其中关键，通过打造完整而系统的智慧档案管理平台，保证档案管理能够更好地在大数据时代发挥自身功能。此外，在智慧档案管理平台支持下，党校档案人员还可以开展双向数据化管理探索，在平台中录入档案数据，应用大数据技术开展结构化分析，最终通过结构化数据形式存储档案，数字化档案管理可由此进一步推进。在统计和分析档案数据的过程中，大数据技术能够更有层次地提供数据服务，这种服务不仅能够满足基本的用户档案数据需求，还可同时考虑用户检索周边档案数据的需要，以此形成档案管理综合性体系，即可实现综合性和持续性的档案管理发展，在双向数据化管理支持下，档案数据存储周期延长、档案数据检索效率提升、用户数据应用需求更好得到满足均能够顺利实现。

4.升级档案管理方式

档案管理方式升级在大数据时代也存在较高必要性，具体升级可聚焦以下几方面要点：第一，开展标准化的远程调控档案管理。依托大数据环境，需设法解决党校档案管理工作长期存在的标准化、规范化方面的不足，因此需要针对性优化和规范档案管理流程，并保证档案数据收集、应用各环节的内部资源共享，以此提升工作效率。远程调控档案管理还需要聚焦存储方法优选，应关注机械光盘存储、硬盘存储、云备份存储、网络云端存储等不同存储方式的优缺点，进而最优化选择存储方式，更好地提升管理工作的标准化水平;第二，反馈档案数据管理。对于党校档案管理工作来说，大数据背景下的反馈档案数据管理也需要得到重视。大数据背景下党校需要通过硬件升级方式形成档案大数据管理环境，该环境能够对档案管理进行一定反馈，这一过程需要关注大数据环境存在的安全性方面欠缺，同时提升档案人员安全意识。基于大数据反馈和安全教育，档案人员能够更深入认识到自身工作的重要性，进而真正全身心投入工作，更好地利用大数据背景下升级的档案管理软硬件设备设施，这一过程需设法树立档案人员的终身学习意识，促使其主动参与到档案管理新理论、新方法的学习，进而更好地满足党校档案管理工作需要;第三，聚焦“垃圾数据”清除。海量信息属于大数据的基本特征，考虑到海量数据会在基于大数据技术的档案管理工作中产生，对于其中很多长时间存储、不具备利用价值的档案数据，可以将其称为“垃圾数据”，如这类数据大量堆积，党校档案管理工作将受到一定影响，如导致档案数据检索速度下降、档案数据获取准确性下降、档案管理平台维护难度提升等。因此，党校档案管理人员需要定期开展“垃圾数据”处理，进而更好地打造安全、高速的大数据档案环境。

5.提升风险防控水平

对比传统档案管理工作可以发现，大数据背景下档案管理存在不同的管理模式，电子化管理模式取代传统的纸质模式，但同时催生的档案保密和安全问题也需要引起重视。在大数据背景下的档案管理探索中，必须做好安全管理，提升档案管理的风险防控水平，具体需要引入精细化管理模式，把握大数据背景下档案管理工作细节。具体实践需要开展全链条的档案管理风险隐患排查，同时分析可能存在的风险，制定科学、实用的管控措施及方案。对于档案资料和档案管理流程，需通过自动监控设备设施进行监管，监管需要全天候24小时开展，避免安全监管漏洞出现。考虑到党校电子档案总量快速增长，还应关注安全存储体系建设，更好地打造安全的电子档案存储空间，同时优选多样化的存储方式，真正满足安全、实用等档案存储需求。此外，为更好地保证档案安全，还需要聚焦容灾备份工作，对于出现较大损害的档案数据库，运转可通过异地保存的档案资源恢复，相关损失和影响能够降到最低。

6.建立大数据档案队伍

为适应大数据时代挑战，党校档案管理工作必须高度关注大数据档案人才的引进和培养，进而大力开展大数据档案队伍建设。对于大数据背景下党校档案管理工作来说，大数据档案队伍建设属于基础性工程，直接影响档案工作水平，因此，需要重点培养兼具数据思维和专业知识的档案人才。具体的队伍建设可从大数据素养方面入手，同时设法提升档案人员的大数据应用能力。对于党校现有的档案人员，需要为其提供继续教育培训，包括现代化知识、电脑技能、管理科学、外语等，查漏补缺式培训则需要围绕各类管理人才和专业人才进行。党校还需要结合大数据背景下自身的档案管理需要引进专业人才，如专门从社会和高校招聘大数据专业人员，以此实现对档案队伍的扩充。大数据人才需要具备数据分析能力，如统计学、数学、自然语言处理、数据分析等，这种大数据获取能力可较好服务于党校档案管理，通过综合应用计算机知识和技术，即可满足海量档案数据的收集、整理及存储需要，为相关行为和决策提供数据支持。基于具体需求，专业人才还需要借助技术进行大数据分析，如通過相关模型和方法进行分析并生成分析报告，实际问题解决可由此获得依据。此外，党校档案部门还需要与外界开展合作，通过借智、借才方式更好地开展档案管理工作，队伍的团队合作精神培养也需要同时得到重视，这关系着大数据背景下档案数据分析任务能否高效高质完成。

四、结论

综上所述，档案管理工作在大数据时代需要有所变化。在此基础上，本文涉及的升级档案管理意识、健全档案管理体系与机制、打造智慧档案管理平台、升级档案管理方式、提升风险防控水平、建立大数据档案队伍等内容，则提供了可行性较高的档案管理工作升级路径。为更好适应大数据时代，党校档案管理工作还需要关注档案数据分布式存储、档案安全管理环境创造。

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[5]包雪莲.大数据时代电子档案管理思考[J].黑龙江档案，2021

（作者单位：中共洛阳市委党校）

作者简介：张晓晨（1980—），男，满族，辽宁桓仁人，本科，中级，研究方向：档案管理。