推进人事档案管理信息化建设的思考

赵慧婷

摘 要：随着科学技术的发展，档案管理信息化是未来发展的大势所趋。在信息化档案管理推进过程中，部分企业机构不乏存在基础信息设施不完善、管理人员能力不匹配、管理体系执行力度弱等问题，严重阻碍人事档案管理信息化建设进程。基于以上论述，文章以推进人事档案管理信息化进程为研讨目的，从研发管理体系、甄选优质平台、加强团队建设三个维度出发，探究信息化管理体系在人事档案管理工作中的存在形式，旨在启发一线工作者。

关键词：人事;档案管理;信息化

人事档案管理是企业机构经营的重要组成部分，其工作内容与人力资源的宏观调控、组织资源的合理分配存在着密不可分的联系。在传统人事档案管理工作中，工作者普遍以纸质文档保留、独立硬盘存档等方式进行工作。传统工作方法依赖于个体工作者的工作习惯与方式，若涉及人员交接，则易产生档案系统瘫痪、信息丢失等问题。在信息时代，企业可以通过内部工作平台实现网络化、平台化人事档案管理。信息化档案管理模式具备信息传播力强、自动分类、不易丢失、便于取用等独特优势。

一、人事档案管理现存问题分析

我国人事档案管理工作目前正处于传统工作模式与信息化工作模式交接、进化阶段。少部分先进机构、企业已完成信息化人事档案管理工作变革。但仍有部分企业或机构信息化建设工作停滞不前。影响信息化人事档案管理建设建成的。制约因素有很多。首先，基础硬件设施的匮乏，是影响信息化档案管理工作的首要因素。

其次，管理人员职业能力、素养的缺乏是制约信息化管理进程的又一动因。管理人员素养的缺乏主要体现在信息化管理水平不足、工作心态的陈旧和工作素养的匮乏三个方面。传统型人事档案管理工作者工作性质主要围绕文档整理和存根两部分展开，对工作者的信心与耐心有明确要求。而信息化管理制度需从业者具备良好的信息技术操作水平，与传统工作者能力发展方向背道而驰。工作性质的转变致使部分从业者难以适应，从而对工作中的变化改革存在抵制心理，执行力差，制约因素多，严重阻碍信息化管理工作地开展。

再次，创设成型的信息化档案管理体系是信息化工作改革之路上不可忽略的问题。当前大部分企业档案管理工作均处于转型初期，尚未形成标准、有效的管理工作体系，诸多原因致使信息化人事档案管理工作改革停滞不前。

二、建设信息化人事档案管理的有效策略

（一）研发管理体系，提升执行力度

完善的人事档案信息化管理体系需包括工作者工作规范、企业档案管理制度、员工培训制度、管理平台应用制度等。一方面需要强有力的监督、要求提升员工执行力度，建立严格的工作标准，使人人按章办事，形成严明统一、简明扼要的档案工作管理风格，统一管理工作标准，提升相关查阅人员与管理应用人员的适应性，从而推进信息化人事档案管理工作进程;另一方面，企业需为管理部门配备相应设施，为信息化人事档案管理工作的推进提供先决性条件。此外，部门管理者还需充分重视信息化进程推进问题，与一线从业人员进行紧密沟通，了解阻碍信息化进程的制约因素，及时解决一线工作者工作需求，以高效沟通提升任务执行力度，潜移默化中打造高品质人事档案信息化管理体系[1]。

例如，在信息化人事档案转型工作过程中，该档案管理部门的领导者以定期开会的方式了解基层档案管理工作中存在的问题，并想办法予以解决。如：缺乏管理公共平台、员工缺乏平台操作经验、员工档案管理方式松散、独立，难以统一等。档案部门管理者针对多元化问题制定相关调整策略，将问题的解决方案以任务形式下达给员工或向上级寻求资源帮助，使问题得到解决。部门管理者需追踪信息化档案管理工作转型进程，推动信息化档案管理工作发展，在多次会议中总结行之有效的人员管理方案，为创设标准化公司人事档案管理体系提供经验。

（二）甄选优质平台，实现信息共享

功能齐全、易于操作的优质人事档案管理平台是推动信息化人事档案管理转型的必要条件。市面上相关平台鱼龙混杂，良莠不齐。企业部门在选择平台时，应综合分析，结合企业人事档案实况进行个性化选择，以操作简单、能满足多元化功能需求为标准。平台应注重信息查阅权限功能、信息安保功能两个维度。确保人事档案信息既能在内部便捷查阅，信息一键共享，减少流程消耗;又能避免信息外泄，造成公司损失。相关管理部门可以聘请信息技术专员，或选择专业、诚信的平台售后服务机构，为人事档案管理平台正常运行保驾护航[2]。

例如，在进行平台甄选过程中，部门管理者首先考虑平台的使用功能与操作难度，在选择相关平台时购买专业培训服务，并在公司试营，确保平台选择的正确性。在此期间，一线人事档案管理者可以进行集中培训，快速掌握信息化人事档案管理工作内容，确保信息化人事档案管理工作的有序运行，实现信息化工作性质转型。管理者在工作过程中需注意人事档案查阅权限的设置，选定公司内部查阅人员，规避信息透明化造成的人事损失。

（三）加强团队建设，激励人才成长

加强团队建设可以通过提升管理人员个体信息化管理能力和普及信息化档案管理专业知识两个维度出发。前者对工作人员信息技术掌控力、工作心态、职业素养作出明确要求，后者对工作人员的实际工作规范、工作流程进行统一化管理，促使人事档案管理专员能在工作中进步，实现自我提升。企业部门可以创设人才激励政策鼓勵员工自我提升，如：工作能力与评奖评优资格挂钩、薪资标准与人才考核证明挂钩、表扬阶段性先进工作者等，使自我提升风气在档案管理部门蔚然成风。此外，针对入职不久的实习人员，部门管理者需创设完善、人性化培训体系，以培训报告签字、企业APP线上培训打卡、老戴新人性化培训等方式优化团队建设，使实习人员快速掌握使用工作技能，维护信息化人事管理的正常运行[3]。

例如，在某企业信息化人事档案管理工作中，该部门采用奖励激励法鼓励一线员工进行自我提升。凡一线员工成功考取档案管理师资格证、高级档案管理师资格证者，均授予不同等级的奖金奖励，并在企业考评中纳入个人优势考核。相关激励政策的推行使一线工作者自主向更专业、更高效发展方向迈进，对企业人才储备、档案管理团队建设均起到积极作用。

三、结束语

综上所述，企业内部应重视人事档案管理工作，通过实际工作磨合、创设人事档案工作管理体系，规范管理制度，构建人员培训标准，提升工作人员执行力度，促使人人按章办事，使人事档案管理工作规范化、标准化、统一化，使之形成固定模式，逐渐脱离人员个体主观意志的制约，雕琢成独立、自主的运转体系。在此过程中，企业需积极配合部门工作，进行软实力升级，配备优质内部管理平台、加强管理人员综合素养，形成从体系到人才、从平台到管理，整体化管理格局，早日实现信息化人才档案管理目标，为企业发展提供内驱力。

参考文献：

[1]柳芳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略研究[J].办公室业务，2021（24）：175-176.

[2]高利军.大数据背景下人事档案管理的新途径[J].吕梁教育学院学报，2021，38（04）：60-61.

[3]柳芳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略[J].办公室业务，2021（22）：158-159.