科研机构基建项目档案管理探究

张旭

摘要：科研机构基建项目档案记录项目建设的全过程，可以为后期改扩建提供重要依据。该文以科教基础设施建设项目为例，分析当前科研机构基建项目档案在管理中存在的不足之处，提出通过形成部门联动的档案管理体系、制定切合实际的基建项目档案规章制度、强化基建项目档案全程管理、组织业务指导和培训等手段加强基建项目档案管理。

关键词：科研机构 基建项目 项目档案管理

为满足科学研究、人才培养的需要，提供良好的科技基础设施及平台，科研机构往往会开展一系列基本建设项目，项目档案工作重要性日益凸显。2019年4月14日，国务院总理李克强签署中华人民共和国国务院令《政府投资条例》，其中第二十九条规定，“项目单位应当按照国家有关规定加强政府投资项目档案管理，将项目审批和实施过程中的有关文件、资料存档备查”[1]。

基建项目档案主要包括在新建、改扩建、修缮平台用房建设项目活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。[2]近年来，国家投入了大量资金用于科教基础设施建设，项目多具有经费体量大、建设周期长等特点。基建项目档案直接反映建设项目质量的好坏，是建设项目的有机组成部分。

一、科研机构基建项目及档案管理特点

笔者所在单位紧密围绕各个时期的办院方针和科研工作实际需求，及时规划部署、统筹实施，圆满完成了众多科教基础设施的建设任务。[3]科研机构基建项目除了以上提及的经费体量大、周期长的特点，还具有因多地办公而产生的异地建设、多辖区施工而产生的属地管理差异，以及跨单位建设等特点。其产生的基建档案具有成套性、专业性等特征，文件内容较为复杂多样，归属与流向更需明确。

笔者曾参与科教基础设施建设项目验收，接下来将结合验收过程中与科研机构档案部门人员和基建部门人员实际沟通情况，总结当前科研机构基建项目档案管理现状及存在的问题，提出对科研机构基建项目档案管理的看法和建议等。

二、科研机构基建项目档案管理存在的不足之处

总体来看，近几年科研机构基建项目档案管理得到了较大的改善，但在实际工作中仍存在一些不足之处，具体如下所述。

（一）科研机构基建项目档案管理体系仍不完善

首先，科研机构在异地开展的基建项目，建设之初虽成立了项目领导组和工作组，但部分项目组没有明确项目档案管理职责或未将相关档案管理责任细化到人。其次，科研机构基建部门在项目建设过程中，会指定专门人员负责收集和整理项目文件，但多数项目管理人员为工程口出身，不具备档案专业背景，也没有专门的用于整理档案的工作场所。最后，科研机构基建项目涉及勘察、设计、施工、监理等参建单位，相关参建单位机构设置和人员变动频繁，文件交接手续简单，文件材料流向不清。

（二）科研机构基建项目档案规章制度不完备、落实不到位

科研机构基建项目档案规章制度不完备表现在：一方面，多数科研机构在早期制定了项目档案管理规范性文件，但随着国家和行业标准以及地方标准的不断修订完善，早期制度呈现出与属地管理要求不相适应的内容，从而无法指导实践工作。另一方面，相关文件规定了收集和管理的业务流程，但由于异地管理的复杂性，实际工作中往往是有什么就收什么，再加上缺乏监管措施和对参建单位的约束机制，导致制度落实不到位，沒有发挥实效。

（三）科研机构基建项目资料收集归档没有与项目同步进行

研究发现，科研机构在基建项目档案同步管理方面仍有欠缺。这具体表现为以下几点：第一，部分科研机构制订了同步归档计划，但往往只开展纸质文件的收集整理，忽略了声像、电子文件等其他载体类型文件的同步收集，而前期项目管理性文件在办理重要节点审批事项中被频繁借出，多保存在个人手中，没有专人统一保管。第二，部分科研机构在阶段性督查时开展整理归档工作，缺乏自查自纠环节，也没有对各参建单位收集的文件进行同步检查。第三，基建项目档案管理后置的现象依然存在，部分科研机构在竣工验收阶段才开展档案整理工作，没有实现文件材料的同步收集、实时归档，从而与项目管理不同步。第四，异地建设带来的档案管理不同步，部分站点档案管理水平较低，本部档案工作与项目实地建设未能同步开展；部分项目建设过程中发生人员办公地点迁移、项目档案搬移等，没有及时进行清点整理。

（四）科研机构基建项目档案整理规范性有待加强

一方面，科研机构基建部门和档案部门对本单位产生的文件材料进行了体系化整理，但各参建单位对档案工作未形成统一标准，实施过程中更注重收集是否齐全，忽视项目档案整理的规范性和系统性问题。这具体表现为工程施工文件按照总包单位和分包单位分别进行分类和组卷、卷内文件排序混乱，部分文件未签字或未盖章，部分图纸未加盖竣工图章或签章不清晰、竣工图中变更与洽商未逐一标注等。另一方面，部分科研机构在工程实施过程中将档案整理工作交由代建公司完成，其整理规则与院所规范存在较大差异，导致项目档案整理不符合要求。

三、科研机构基建项目档案管理的对策与建议

（一）形成部门联动的档案管理体系

根据基建项目特点和档案整理要求，科研机构成立项目档案工作小组，建立由档案部门专职人员、基建部门、各参建单位兼职档案人员共同参与的工作网络和责任体系。其中，基建部门总体协调、明确专人负责档案收集和整理工作。档案部门与基建部门密切配合，定期进行业务指导和监督检查，对档号编制、案卷和卷内目录题名著录、图纸折叠方式等进行把关，发现问题及时整改。各参建单位将项目文件的形成和积累纳入相关人员的职责范围；科研机构与各参建单位在签署合同、协议中明确约定项目文件管理职责，包括文件形成的质量要求、整理标准、归档范围、归档套数、移交期限及违约责任等，并将项目文件整理和交付情况作为合同款支付审批的标准之一。[4]

（二）制定完善的基建项目档案规章制度

科研机构依据国家《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）和行业标准、院建档规范和地方标准，结合项目档案工作实际需求，及时制修订本单位基建项目档案管理规范性文件；制度中要明确项目各相关部门的档案管理职责，划定项目文件的归档范围和保管期限，具体规定项目档案整理方法及相关管理流程和条件保障措施；建立科研机构与施工单位、监理单位在档案收集整理方面的双向监督和惩罚奖励机制[5]，增强相关管理人员的档案意识；同时，明确项目档案归属与流向，由科研机构档案部门集中统一保管所形成的项目档案，外地站点留存复印件并通过履行相关审批手续完成文件借阅利用，从制度层面保证项目档案管理工作的顺利进行。

（三）强化基建项目档案全程管理

在项目建设中以制度化和流程化的方式纳入档案管理工作，切实实现“三纳入”“四参加”“四同步”的要求，实现《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）總则提出的“项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步”[6]。

将项目档案工作融入项目建设的各个阶段[7]，在开工审批阶段同步配备专门人员和专门地点开展项目档案收集和整理工作；在施工阶段相关参建单位应根据施工进度情况同步制定归档进度和计划，做到实时归档；在中期督查阶段同步开展项目档案检查，科研机构检查各参建单位形成文件的收集、整理和归档情况；在竣工验收阶段按照验收要求完成项目档案归档工作，同步开展项目档案验收。

将项目档案工作融入项目管理的各个环节，在建设项目策划立项、组织协调、质量控制、进度控制等各个重要和关键节点明确项目档案工作内容，留存纸质和声像、电子等不同形式、不同载体类型的原始记录，保证工程资料的可追溯性。

（四）组织业务指导和培训以切实提高基建档案质量

第一，在项目建设初期科研机构档案部门根据建档规范要求和项目建设内容制定项目档案分类方案，明确项目档案在保存格式、存储介质等方面的要求，深入前端，把控档案质量。如交付代建公司整理档案，应明确要求其按照本单位基建档案管理要求进行收集归档。

第二，在项目建设过程中加强对施工单位、设计单位、勘查单位等参建单位的业务指导和培训。科研机构专职档案人员应深入施工现场，对建设周期较长的项目开展阶段性检查。笔者在研究中发现基建项目档案问题多集中于施工文件中，对此提出以下三点改进措施：首先，一个单体建筑的施工文件应按照建筑工程部位也就是分部进行分类，确保各分部形成的文件集中归档；其次，过程中发生洽商与变更及时收集、归档，确保竣工图和洽商与变更一一对应，同时特种设备年检文件应按年度及时归档；最后，将档案工作纳入部门例会中，根据项目进展实时检查和推进。

第三，在项目验收阶段科研机构档案部门按照验收要求及时开展项目档案自查自纠，从档案齐全完整、系统规范、真实有效三方面逐项检查项目档案质量，查漏补缺，进一步夯实项目档案质量。

四、结语

当今科技不断发展，信息技术迭代升级，为科研机构基建项目档案管理提供了新思路、新理念、新技术。科研机构档案工作者应转变观念、加强学习，与基建部门人员共同搭建基建项目档案管理平台，建立项目档案管理数据库，借助系统完成项目档案收集整理，做好数字化及定期备份工作，为项目档案的完整性、规范性、系统性、安全性和有效性提供信息化手段；在确保文件安全的前提下实现线上传输和异地利用，充分发挥基建档案资源的价值，更好地服务科研工作。

注释及参考文献：

[1]中华人民共和国国务院.政府投资条例[EB/OL].[2019- 04 - 14]. http ：// www.gov.cn/zhengce/content/2019- 05/05/ content_5388798.htm.

[2][4]中国科学院档案馆.中国科学院基本建设项目档案建档规范[S].北京，2015.

[3]邢淑英.栉风沐雨栽梧桐创新环境造辉煌——中国科学院科教基础设施建设六十年[J].中国科学院院刊，2009，24（6）：593-600.

[5]刘慧萍.基本建设项目文件材料收集归档工作初探[J].北京档案，2017（2）：24-25.

[6]中华人民共和国国家档案局.建设项目档案管理规范：DA/T 28—2018[S].北京，2018.

[7]王红敏.项目档案工作的“纳入”与“融入”[J].中国档案，2017（11）：62-63.

作者单位：中国科学院档案馆