国家科技重大专项档案管理存在的问题及思考

高朝阳

摘要：国家科技重大专项档案是国家重要的科技信息资源和知识生产要素，国家科技重大专项档案管理是重大专项管理的重要环节。论文通过分析在国家科技重大专项档案管理中遇到的有关问题，提出相应的建议或对策，旨在为后续国家重大科研项目开展过程中提高档案管理水平提供参考。

关键词：科技重大专项 项目档案 档案管理

国家科技重大专项（以下简称“重大专项”）是经《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006—2020年）》[1]提出实施的，即为了实现国家目标，通过核心技术突破和资源集成，在“十一五”至“十三五”期间立项并完成的重大战略产品、关键共性技术和重大工程。重大专项档案管理工作是重大专项管理的重要组成部分，也是贯穿于重大专项规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程的基础工作。本文通过分析重大专项档案的特点，梳理重大专项档案管理存在的问题，提出重大专项档案管理的对策，以期为后期国家重大科技项目的档案管理提供借鉴。

一、重大专项档案的特点

重大专项在规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收、实施推广等全过程中产生了大量具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式的历史记录，经鉴定和归档就形成了重大专项档案。重大专项档案与一般科技项目档案相比，有以下特点。

（一）密切关系国家安全与民生

国家在2006年至2020年实施的16项重大专项涉及航天航空、核电、通信、油气、环境治理、生物工程等方向，是我国科技发展的重中之重。这些重大专项形成的档案不但是国家的重要科技资源和知识资产，也密切关系着国家空间、能源、环境、通信、民生等方方面面，是保障国家空间安全、国防安全、能源安全、民生等的基石。

（二）主体多元且档案形成分散

国家科技重大专项涉及面广，规模大，每个重大专项一般可以被分解成几十个项目（示范工程），每个项目（示范工程）又可以被分解成若干个课题（任务），每个课题（任务）还可以被分解成若干个子课题（任务）。一个部门或者企业很难独立完成，一般都是由主管部门、管理机构、科研机构、高校和企业共同承担完成。比如国家油气重大专项下设71个项目、258个课题、上千个子课题（任务），涉及500多家单位。档案形成主体多元、分散，对档案的完整性有较大影响。

（三）内容多样且知识产权密集

重大专项档案内容多种多样，按阶段可分为规划、申报立项、过程管理、验收等阶段材料和其他需要归档的重要材料；按类别可分为管理文件（文书）、技术文件、合同文件、财务文件、知识产权文件等；按载体可分为纸质文件、图片图形、录音录像、电子文件、实物模型、系统数据等。此外，每个重大专项通过系统研究提出理论方法、研发的技术设备等，在很多方面都填补了国内外空白，形成了大量专利、申请了大量著作权、发表了大量论文著作等，经归档形成了密集的知识产权档案。

（四）数量巨大且科学数据偏重

由于重大专项涉及项目、课题多，形成主体广，形成材料多样，而且时间跨度长，中间各种论证、汇报、总结、检查多，因此会形成大量的管理类文件。此外，大多数项目、课题（任务）涉及前期勘探、物理（化学）实验，特别是涉及模拟计算的项目、课题（任务），由于研究方向前沿，前期可借鉴内容较少，需要大量的计算、推演、试验、比对，因此会产生大量的科学数据。一般任务级项目所产生的数据会以GB计，课题级项目甚至会以TB计，在整体档案中占比较大，給保管或存储空间带来较大挑战。

二、重大专项档案管理存在的问题

鉴于重大专项档案的上述特点，重大专项档案管理的难度较大，在实际工作过程中，存在如下问题。

（一）重大专项档案管理体制机制不明晰

重大专项管理前期，明显存在“重业务、轻档案”的现象。[2]“十一五”“十二五”期间重大专项档案管理基本上处于放任自流的状态，国家有关部门没有相关重大专项档案管理的统一规划计划，合同约束、全程管控机制基本没形成，即要不要将重大专项档案纳入重大专项管理、重大专项档案管理哪些内容、重大专项谁来管理、重大专项档案怎么管理、重大专项档案管理到什么程度、技术合同中有没有档案相关约束条件等都没有明确的界定，导致后期档案管理比较被动。比如，油气重大专项文件材料在“十二五”初期才自发开始归档，归档内容也仅限于各项目（课题）任务书、汇报材料、成果材料和验收意见，缺少过程材料内容；在归档的任务书中也极少见到对归档的约束条款等。

（二）重大专项档案管理规章制度滞后

2006年开始至2020年，国家科技重大专项实施期间跨越了“十一五”“十二五”“十三五”三个时期，但有关重大专项的档案管理制度，即《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》于2017年11月才印发，此时“十一五”“十二五”阶段项目已结题，“十三五”项目大部分已过了立项阶段，处于研发阶段，因此相关档案管理规定对重大专项档案的指导力度和管控力度稍显滞后。另外，《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》（国科发专〔2017〕348号）印发后，并没有形成或印发有关档案管理细则，重大专项各项目承担单位对此档案管理规定的理解各有不同，导致各项目收集材料内容、使用表单的格式、档号编号的编制、文件材料的整理及保管等存在较大差异，进而导致各项目档案管理标准不一。

（三）缺少专职档案人员介入

《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》是原科技部印发的，未与国家档案局联合印发。其第十一条中要求重大专项项目（课题）承担单位要按照法人管理责任制的要求，具体落实本项目（课题）档案管理工作，为本项目（课题）档案管理配备人员。实际中所谓项目（课题）档案人员仅仅只是项目（课题）人员之一，属于兼职人员且不稳定。例如，对于油气重大专项的档案管理工作，中国石油档案馆人员在2020年6月才开始接触和介入重大专项档案管理工作，交流对象都是项目（课题）组兼职档案人员，并且发现实际档案管理情况与国家对档案方面的要求有所脱节。

（四）重大专项档案整理不规范

绝大多数重大专项项目（课题）的档案整理与《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）尚有较大差距。[3-5]这里所指的差距主要包括以下四个方面：一是完整性问题，大多数重大专项未结合自身特点制定细化的归档范围，对统一要求的归档范围对照情况也参差不齐。二是系统性问题，部分重大专项没有按照要求组卷整理，卷内文件也未按阶段排序。三是规范性问题，包括：必须提交的材料清单和具体要求不一；要求的档案著录项不一；题名著录要素不一，并不能反映文件材料内容；装订材料存在不合要求的燕尾夹、订书订等易锈蚀材料，甚至存在未装订的情况；电子文件的存储结构不一；对归档材料的保管、归属与流向要求不明。四是真实性问题，包括部分复印件未备注原件存放地；存在任务书、合同、相关承诺书，以及其他需要作为凭证保管的文件签字盖章手续不完备的情况。

（五）档案分散且安全条件不足

一项重大专项的众多项目、课题、任务、子任务大多数由不同的单位、企业、高校承担，除合同（任务书）、研究成果等文件材料必须向项目（课题、任务）来源单位提交外，大部分过程材料前期分散在本单位科研人员手中。另外，由于大多数项目（课题）兼职档案管理人员缺乏专职档案人员的指导，对档案的安全保管有关要求不熟悉，导致装盒材料各式各样；档案存放地选取也较为随意，检查中发现有的放于办公室文件柜中，有的存放场所防光、防盗等条件达不到档案保存的“八防”要求，存在一定的安全隐患。

三、重大专项档案管理应对策略

基于以上对重大专项档案管理存在问题的解析，接下来我们将从管理体制机制优化、制度规范建设、协同管理、统一整理标准、集中统一管理等方面提出应对策略，以期对重大专项档案管理，乃至我国科技体系中其他重大科技项目档案管理提供借鉴。

（一）优化重大专项档案管理体制机制

良好的体制机制是保障重大专项档案管理有序进行的前提。档案管理作为重大专项管理的内容，贯穿全程，因此需要得到足够重视。相关部门应将档案工作与科研工作同部署、同进行、同检查、同验收。优化重大专项档案管理体制机制，应做到：界定科技管理部门、专业机构、档案管理部门、专项（项目、课题）承担单位及项目组的相应职责，确定相关机构的档案管理责任及档案管理内容，比如科技管理部门协同档案管理部门制定档案管理制度、科技管理部门在检查科研进展时同时检查文件材料积累情况，档案管理部门负责在专项（项目）开始时进行档案交底和培训，承担单位负责收集、整理、移交档案等。另外，在下达项目任务签订合同（任务书）时，加入归档范围、归档时间、整理质量、归档数量等条款，形成合同约束机制，确保重大专项档案管理行之有效。

（二）完善重大专项档案管理制度规范

完善的制度规范是重大专项档案管理规范进行的保障。国家科技管理部门应进行顶层设计，会同国家档案管理部门，在部署科技计划时就制定档案管理的规章制度，特别是重大专项档案管理的组织、分工、文件及档案管理要求及考核条件等；各专项应针对本专项的特点，制定本专项档案管理工作实施细则，在档案管理职责、归档范围、整理要求及保管要求等方面进行细化；承担单位应明确科技文件材料积累、收集及整理流程，促使档案管理工作有序推进。

（三）建立重大专项档案协同管理模式

實践证明，重大专项档案管理离不开档案部门。缺少档案部门和专职人员的介入，很难保证重大专项档案的齐全、完整、规范与安全。只有建立科技管理部门、项目（课题）实施单位和档案部门的协同管理模式，通过档案、项目（课题）同步管理联合指导、同步要求、同步检查，才能满足重大专项档案管理的需求。例如，对于油气重大专项，在后期档案管理过程中，重大专项办公室会委托中国石油档案馆制定规范和检查标准，配合其对中石油、中石化、中海洋及其他承担单位进行联合指导和现场档案核查，在油气重大专项范围内做到协同一致、标准一致。

（四）统一重大专项档案整理标准

重大专项科技主管部门、专项办公室及档案主管部门应根据国家有关科技档案整理要求，比如《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008），结合重大专项的特点及实际，统一重大专项档案整理标准和要求，提供相关文件材料的标准模板、汇报PPT模板等，特别是统一纸质文件、电子文件整理要求、编号规则、题名拟写方式等，并做好说明及培训，避免各项目、课题（任务）各行其是、标准不一。

（五）实现重大专项档案集中统一安全管理

新修订的《中华人民共和国档案法》第四条明确规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”为确保重大专项档案的完整和安全，应明确项目、课题（任务）层面档案的流向与保管，即专项主管部门（单位）或牵头单位档案馆（室）应集中统一管理和保管所在专项及所涵盖项目、课题、任务的全部档案，对应档案馆（室）作为专项的档案保管机构，负责按项目（课题、任务）建立专项档案数据库，在条件具备的馆库中集中保管各类档案，确保档案的完整性和系统性，并按要求做好利用工作。

四、结语

国家科技重大专项是我国科技工作的重要内容，重大专项档案密切关系国家安全与民生、主体多元且档案形成分散、内容多样且知识产权密集以及数量巨大且科学数据偏重，这些特点决定了其管理难度较大。通过建立协同机制，前期建立规范、实行合同约束、实施全程管控、后期进行验收和评价，对做好重大专项档案管理至关重要。每个五年，国家都将开展一批重要科技项目的研究和攻关，高水平的档案管理将使这些科技项目的开展更加顺畅、更加合规、更加高效，也将从档案方面为国家科技创新战略贡献力量。

注释及参考文献：

[1]中华人民共和国国务院.国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006—2020年）[EB/OL].（2006-01-26） [2021- 12- 05].http：//www.gov.cn/gongbao /con？ tent/2006/content_240244.htm.

[2]孔文祥.国家科技重大专项档案管理实践探索——以长庆油田工作实际为例[J].陕西档案，2021（4）：47-49.

[3]常建法，国测，王英玮.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）的主要内容及相关问题探讨[J].北京档案，2022（6）：21-25；43.

[4]李盛楠，王芳.e-Science背景下重大科技项目档案收集归档研究[J].北京档案，2018（4）：15-18.

[5]曹晶.科技档案收集工作中的问题与解决途径[J].北京档案，2021（10）：34-35.

作者单位：中国石油档案馆