企业物资采购风险管理探析

陈巧妹 陈策

[摘 要]企业的运营离不开物资采购、产品生产、商品销售这三个过程，物资采购作为运营过程的开端，对企业的发展具有深远影响。此外，物资采购是产品生产和商品销售的基础，物资采购环节出现任何问题都会影响产品生产和销售预期目标的实现，因此需要对物资采购环节严格把关，规避其可能存在的风险和问题。文章从分析企业物资采购过程中常见的风险类型出发，提出企业物资采购风险管理措施，以期为企业的蓬勃发展略尽绵薄之力。

[关键词]物资采购风险；风险管理；企业运营

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）04-0022-03

（一）物资采购

物资采购是指为企业购买产品生产及日常工作中所需的材料、设备和办公用品等物资，其主要特点是以尽可能低的价格获取符合企业产品生产及工作需要的物资，因此也导致了物资采购风险的产生。为保障物资采购业务的顺利进行，企业需全面梳理采购流程，制定相应防范措施，增强采购风险管理，有效规避和降低采购风险，从而为企业发展提供优质物质保障[1]。

（二）物资采购风险

物资采购风险是指可能导致实际购买物资与预期目标物资产生差异的意外情况，为规避物资采购中的意外情况，需对物资采购风险进行管理。采购风险管理是指通过相应措施来分析导致采购风险产生的因素，对风险因素进行针对性的管控来降低采购风险发生的概率。

（一）物资采购中的外部风险

1.合同欺诈风险

合同欺诈主要是指供货商采用虚假、欺骗和隐藏重要信息等手段与企业签订空头或无效的合同。例如，供货商利用伪造的企业信息或以虚假的产品为标的与企业签订购销合同，在企业给付定金或货款后逃之夭夭[2]。

2.采购价格风险

物资价格体系由供货商在符合国家规定的范围内操控，各供货商在投标时恶意串通，哄抬物资价格，导致企业不能掌握物资实际价格，从而造成采购风险。或者企业在未分析物资未来发展趋势情况下，大量囤积该物资后该物资跌价，从而导致采购成本增加。

3.采购质风险

随着科学技术日益发达，各类物资的替代品和仿制物资层出不穷，由于采购价格低廉，供货商为提升利润，为企业提供符合质要求的仿制物资，导致企业产品质量与性能受到影响，从而影响企业品牌信誉，对企业的生存与发展构成威胁。

4.供应商延期供货风险

随着国家政策的鼓励，个人企业与小型微利企业大量兴起，由于个别小型供货商管理匮乏和组织不到位导致货物供应不及时，从而导致企业不能按计划获取所需物资，无法为产品生产及时提供原料，给企业带来延期交货的风险。

5.技术进步风险

由于科技的进步，企业传统产品可能被高新技术产品所替代，或者企业通过创新产品而导致所需原料发生变化，从而导致企业原有材料的浪费和堆积，增加企业成本库存。企业在利用高新科技创新的同时，也要注意原材料的可持续利用，减少企业库存风险。

6.采购中不可抗力风险

由于自然灾害、经济政策等不可抗力造成物资匮乏、价格浮动较大，导致供货商延时供货或提升价格供货，从而影响企业产品生产成本和速度。例如，由于持续暴雨天气，导致物资大量损毁，不能按约定时间正常供货。企业日常运营中，应预估未来发展趋势与风险，在合理范围内囤积企业生产所必须的物资。

（二）物资采购中的内部风险

1.采购计划存在的风险

由于物资采购部门的疏忽，对物资采购的到货时间与需求时间、采购数量与需求数量计算失误和未合理考虑运输途中的影响因素导致制定的采购计划不合理，造成实际物资采购与物资采购目标产生偏颇，影响企业产品生产。

2.采购合同风险

企业在签订购销合同时，未能发现合同中的隐形不利条款和合同中存在的虚假信息，或未明确合同中的含糊不清条款，导致企业在合同执行中处于劣势地位。企业在签订合同前应请相关人员仔细研读合同，将合同中存在的风险一一规避，从而发挥合同应有的效力。

3.采购验收风险

由于验收人员的缺失或失误，在物资运抵企业后，在未达到购销合同规定的数量、品类、质量和价格时直接入库，导致企业库存物资未达到预定目标。物资是生产产品的基础，物资的质量决定产品生产的质量，产品的质量是企业的口碑与信誉，直接影响到企业未来的发展。

4.采購库存风险

采购库存风险是指物资因市场价格波动、物资保质时效、物资大量积压等造成物资价值下跌，导致企业库存压力增大，成本占用资金增加。成本是利润的重要组成部分，与利润成反比关系，成本的增加势必导致企业利润的减少。

5.采购部门或个人缺乏责任风险

采购部门和采购人员是物资采购最直接的接洽者，如果采购人员缺乏责任意识，与供货商同流合污，从而购进不符合企业质量和安全要求的物资，加之采购部门管理松弛，则会导致不符合质量和安全要求的物资进入到企业，从而导致企业发生亏损。因此，采购部门应严格执行采购制度以及注重采购人员职业道德的培养，保障企业物资采购环节的正常运行。

6.预付货款存在的风险

预付货款是指企业为加快获得产品急需物资或因价格低廉而预先支付供货商货款，此种方式购进货物虽然能降低产品成本和加快物资运抵时间，但是也存在极大的弊端，一旦出现物资数量不符或者质量偏差等问题，容易使企业处于被动地位。

（一）针对外因物资采购风险管理措施

1.利用高新技术创造物资价值最大化

将长期积压在仓库的物资整理归集，采用高新技术，利用长期积压物资创新产品，或对积压物资再加工得到新的有用物资，从而增加库存物资利用率，减少企业库存压力，实现物资价值最大化[3]。

2.严格供货商的选择标准

在企业招标前，对所有参加招标会的供货商进行严格的资格审查，提前筛除明显失信、内部管理不健全、建立不正规、物资品类少、无法满足企业需求的供货商。同时，物资采购员应提前了解所需物资市场，对物资进行针对性的市场调研，调查所需物资当前市场供求状况、市场价格水平、未来价格波动及发展趋势，为招标会上鉴别各供货商价格是否合理和与之磋商提供数据支持，从而挑选出最为适合的供货商，减少招标会挑选的工作量和提升招标会的筛选效率。

3.保证供货商的连续性

招标完成后，每种物资至少保证拥有两家供货商，每种物资最好确定2～3家供货商，物质采购时可轮流购买或在主要供货商与辅助供货商处分别购买。采用此种办法，首先能够保证企业对物资价格变动的全方位把握，对采购价格進行严格管控；其次增强供货商间的危机意识与竞争压力，使各供货商严格把控物资质量与物资价格，严格执行合同内容；最后保障物资供应的充盈性与连续性，当一家供货商无法提供所需物资时，可向另一家供货商购买，保证物资购买的灵活性。

4.强化供货商的管理

企业针对采购部门与供货商对接流程制定一套合理、规范、严格、完善、可行的采购章程，在物资采购中严格执行，增强物资采购的规范性，对物资采购过程中发生的争议做到有规章制度可依。同时企业也要起到监督的作用，除监督采购章程是否严格执行外，还应对供货商建立评价机制，对质量保障良好、价格波动合理的的供货商进行记录，在物资采购时优先选择，同样，对于情况相反的供货商，也应记录在册，达到一定程度予以筛除永不续用。另外，对于为企业提供企业需求量较大的必须性物资的供货商也可建立入股机制，互惠互利，共同承担风险及责任，建立一荣俱荣一损俱损的合作关系。

5.规避不可抗力因素造成的影响

企业在物资采购过程中需考虑因不可抗力因素造成物资供应不及时或物资价格波动较大的情况，通过分析预测不可抗力的发生，提前做好预防措施，在合理的范围内囤积物资，在产品生产中，保证物资供应的可持续性。

（二）企业内部物资采购风险管理措施

1.明确采购目的

物资采购部门要树立正确的采购目标，不应把价格最低化作为物资采购的唯一标准，而应综合考虑物资的价格、质量、时效、安全和适用等因素，在保障采购物资符合企业需求的前提下节约采购成本。不要因一味地追求价格低廉而导致物资缺乏安全性，从而祸及企业产品，毁损企业信誉，因小而失大[4]。

2.强化物资采购计划

企业采购部门制定采购计划后，运用科学的办法对采购计划进行审核和可行性分析。为保证采购计划的顺利执行，应对计划采购数量与实际需求量是否一致、计划物资到货时间与实际物资需求时间是否吻合、计划物资质量是否符合企业要求安全标准、运输方式是否符合预算标准等进行重点核对。

3.慎重签订采购合同

采购合同是物资采购中必不可少的环节，既是对企业与供货商彼此的约束，也是对双方权益的保障，因此在签订采购合同时应细致分析合同条款，避免发生因合同规定模糊或存在隐性条款而产生纠纷。同时，在签订合同前，采购人员应对供货商的企业信息、信誉情况、生产能力、内部管理、物资质量、售后服务和供货能力等进行调查，确保能够与供货商签订真实有效以及有能力执行的采购合同。

4.严格物资验收制度

建立严格的物资验收制度，提升验收人员的专业素养，在制度与人员的配合下，按照物资采购合同约定严格把控物资采购的质量、数量、品类等。物资经专业验收人员验收合格后方可入库，验收人员需对验收合格的物资签字确认，一旦发生纠纷用以明确验收责任[5]。

5.制定物资出库标准

根据企业实际情况，制定符合本企业的物资出库标准，对于保质期限短或者不易保存的物资要及时出库，避免不必要的浪费。例如，对物资按入库时间进行排序，出库时按照先进先出法予以出库；时常查看物资保质期限，对于临近保质期物资要及时处理，确保库存物资得到充分利用。

6.建立全方位监督机制

全方位监督机制要求对物资采购过程的各个环节进行监督，包括采购计划的制定、招标前的市场调研、招标会的磋商、供货商的确定、采购合同的签订、物资送抵企业的质量检查、物资入库前的品类与数量核算、货款的支付和物资的领用。其中采购计划的制定、采购合同的签订、物资送抵企业的质量检查和货款的支付四个环节是极易发生舞弊行为的环节，因此企业在全方位管控的同时要更加重点监察这四个环节。

7.建立物资采购合同台账

合同保管部门在接收物资采购合同时，首先要查看采购合同正、副本及附件是否齐全，验收完毕方可接收。接下来要对合同的主要信息进行提取登记，如合同编号、合同名称、签订日期、供货单位、合同标的、合同金额、付款方式、合同期限、是否执行完毕等建立详细的物资采购合同台账，能够更直观地查看合同的执行情况，以便于督促合同按期执行。最后将物资采购合同按其供货商名称进行整理分类、汇总排序、登记造册、妥善保存，以便发生纠纷时快速查阅。

8.督促物资采购合同按约定执行

每日查阅物资采购合同台账，对已按物资采购合同期限到达的物资及时通知验收人员，方便验收人员及时验收；对于应到而未到的物资，也就是物资采购合同已到期而货物未到的情况予以登记，及时与供货商进行沟通，督促供货商按合同规定及时供货，避免产生延时供货的情况。对于供货商非物资采购合同规定的不可抗力因素而产生的延时供货行为，要及时向相关领导报告，追究其违约责任。

9.按物资到达批次付款

为牵制供货商保证采购物资的质量，货款应按物资到货验收合格后的时间分批打款，运用此种付款方式，对于验收不合格项能够及时予以减除，避免因物资问题发生争议。许多供货商因物资价格相较于其他供货商同批次物资价格低廉或抓住企业急需物资的心理而要求企业预付全部货款，此行为使企业在物资采购过程中处于劣势地位，因此除非极特殊情况采用预付全款方式，其余建议采用物资批次付款法。

10.严格监督采购部门和人员

为规避采购人员徇私的风险，将供货商的调研与确定工作分摊给不同的采购人员，同时物资采购合同执行中的各项工作也拆分到个人，达到各司其职又互相监督的作用。另外，增强采购人员责任意识也是必不可少的，只有采购人员从自身出发杜绝采购风险，才是最为有效和直接的办法。同时企业也要发挥监督作用，严格督促采购部门与人员按制度执行采购行为，从而达到规避采购风险的目的。

[1]马忠才.现代企业物资采购的监督与控制探讨[J].财经界（学术版），2014（08）：26+28.

[2] 程天龙.关于物资采购风险管理的思考[J] .中国商贸，2014（15）：66-67.

[3] 刘芸. 论物资采购工作中的廉政风险防范管理[J] .现代物业（上旬刊）， 2014，13（10）：20-22.

[4] 衣红鸾，王金辉.石化企业物资采购价格控制方案探讨[J].炼油与化工， 2014，25（04）：46-49+64.

[5] 孙朝阳.电力物资采购管理的风险防范研究[J] .科技信息，2014（13）：358.