高校后勤修缮项目施工管理工作分析与思考

赵鹏程 代 琴

高校后勤修缮项目施工管理工作分析与思考

赵鹏程 代 琴

[中国政法大学]

随着高校后勤修缮项目数量逐年增多，对项目施工管理的要求也日趋提升。修缮项目管理部门必须以实现投资效益最大化和管理方法最优化为最终目标，明确并细化项目施工管理工作中从各部门到各人的管理责任，通过精准设定目标并围绕此目标针对各个环节制定精细的管理工作程序，来提高修缮项目施工管理整体工作质量。文章从实际工作出发，对目前高校后勤修缮项目施工管理工作中存在的问题进行梳理分析，并有针对性地提出相应建议。

高校后勤；修缮项目；施工管理；项目管理

施工管理是高校后勤修缮项目中非常重要的一环，施工过程监管是否到位直接决定了工程质量、进度及成本控制情况。只有确定修缮项目施工管理目标和责任，根据项目实际情况制定科学细致的工作流程标准，并在过程中坚持做到严格按照标准精确开展相关工作，最终才能实现预定的项目整体目标。目前高校后勤修缮项目施工监管力度仍较为薄弱，具体体现在以下几个方面。

一、施工管理工作问题分析

（一）现场监管规范性差

高校修缮项目管理科室一般设在后勤管理部门内，其中因后勤改革分流或其他各种历史原因，导致许多工程管理人员并非专业技术人员，甚至有部分人员之前从未接触过施工工作。而修缮工程往往涉及土建、电气、水暖等多个专业，专业程度较高，在施工过程中，学校管理人员如缺乏相关专业知识及工作经验，易被施工单位麻痹。同时，受科室编制限制，一所高校修缮工作管理人员仅有三至四人，面对每年大小共计数十项的施工项目，在暑假施工高峰期时常一人同时担任七八个甚至更多项目的甲方代表，分身乏术，无法确保在每个项目上投入大量的时间和精力进行监管。而部分不负责任的施工单位会在甲方代表未在现场时，降低施工质量标准，不按规范开展隐蔽工程施工，或是偷换施工材料，进而达到降低施工成本、压缩施工工期的目的。

同时，在修缮项目实施过程中，监理工程师有着很重要的作用。他们在从事监理工作前，通常有过建筑企业从业经历，拥有丰富的施工现场管理经验，之后又掌握了专业的监理工作知识，能够为项目的质量和工期提供保障。[1]但因学校部分修缮项目投资额度较小，学校重视程度不足，未聘请监理单位参与监管，或监理单位由于项目与新建项目相比规模小，监理费用较低，在施工过程中从主观意识上较为轻视，未按照监理要求开展工作等原因，导致学校在一些修缮项目的实施过程中未发挥有效的监督管理作用，对项目整体质量造成较大影响。

（二）变更洽商控制不力

施工过程中出现的变更洽商分为技术类变更和经济类变更两类。技术类变更包括设计变更、进度变更、施工条件变更及增加项目所发生的变更。部分技术类变更会附带产生经济类变更。由于后勤修缮项目通常需要先拆后建，加之常有建筑物或设施原有建设资料存档不全、隐蔽工程情况不清等情况，因此在修缮项目施工过程中不可预见因素较多，会产生洽商变更。此外，部分施工单位为了中标，投标时报价较低，当此类施工单位低价中标后，在施工过程中总试图尽可能寻找机会向学校申请办理洽商变更从而提高施工费用，增加工程利润。

在实施过程中，因甲方代表管理不规范或专业程度不足等原因，容易出现被施工单位引导办理原非必须办理的变更洽商，或者办理洽商时因时间紧急，未严格要求后附预算，只有预估金额，待结算时发现预算金额远高于所报预估金额等现象。此外，在项目实施过程中，曾出现过部分项目所在现场管理使用部门人员越过甲方代表直接告知施工单位对施工内容进行变更，施工单位在相关改造完成后将洽商报至监理及甲方代表处，因未获通过而产生纠纷。不合理的洽商办理会对项目成本及工期控制造成不良影响。

（三）项目进度管理不够严谨

各高校修缮项目受办学要求限制，通常集中在暑期施工且工期比较紧张，如未按时完工将会影响学校正常教学科研工作，项目管理人员压力极大。其中施工进度问题是项目管理的一大难点。

学校修缮项目进度受影响的其中一种原因是因为前期工作准备不够充分，项目可行性分析不到位，未根据需求实地进行详细勘察或设计工作不够精细，均会造成施工过程中出现未预料的问题，延误整体工期。

产生影响的另一种原因则是施工单位未认真分析项目现场情况及施工具体要求，仅依靠经验草率制定工期进度计划，或为节省人力成本，安排到场施工人员数量不足，而监理与甲方工作人员也未认真审核进度计划及人员安排是否合理，在项目实施前期对施工单位要求较为宽松，待项目施工工作进行一段时间后才发现进度无法按照原定计划完成，此时才要求施工单位重排进度计划，对备料、机械安排等均造成影响。

此外，部分修缮项目因施工进度控制力度不足导致临近开学日期仍未完工时，甲方代表及监理人员为赶工期甚至放松对施工质量的监管，对工程整体质量产生一定影响。

（四）项目审计结算审减额偏大

审计工作是施工项目管理过程中的又一重要环节，一般在项目验收通过后，由学校审计管理部门或其外包的审计公司进行。以本年度某高校审计结算项目的实际数据为例，各项目审减比例（审减比例=单项目审减额÷单项目送审金额）平均为11.62%，其中有22%的项目审减比例在20%以上，有10%的项目审减比例在30%以上，存在审减额偏大现象。施工单位面对高额审减结果往往不认可，需反复反馈异议，导致审计环节耗时久、推进工作困难，施工项目管理工作也因此停滞不前。

产生此现象的原因从各角度分析：首先，从项目自身角度，修缮项目往往缺少原始图纸等资料，审计审减过程中缺少图纸依据，容易造成工程量的偏差；且改造项目内容零散、系统性差，容易产生丢项问题，造成审减金额高。其次，从审计部门角度，近年来大项目的审计工作往往交由外包审计公司负责，部分审计公司以“审减额提成”定为收费依据之一，导致审减过程中“能减则减，可增不增”的现象。另外，从施工单位角度，易存在结算金额“多报多得”的错误认识，经济类变更洽商或工程量增减内容申报时存在综合单价偏高、工程量偏大等问题，也会直接导致审减额偏大现象。

（五）项目过程中档案管理不到位

高校修缮项目档案管理是指从项目立项、招标开始，到施工、审计、结算等各环节所有相关材料的归档及后期管理工作，由于修缮项目的部分特点，其档案管理工作往往是众多工作中的薄弱环节。

首先，修缮项目管理人员的工作开展大多集中在工地现场，对施工进度、质量、费用的管理是核心工作，导致档案管理环节容易被忽略，重视程度不够；且项目集中在暑假，管理人员本就不足，安排专人负责档案管理工作较为困难。其次，由于修缮项目种类繁杂、内容零散，系统性归档难度大；且修缮项目大多缺乏原始图纸资料，补齐完整归档资料等需耗费大量的时间和精力，也成为档案管理的一大难点。

二、关于以上问题对策的思考

（一）实行全程跟踪审计

为加大后勤修缮项目审计力度，提高资金使用效率，高校可尝试引入全程跟踪审计，参与修缮项目全过程管理监督。根据审计工作的特点，学校后勤修缮项目跟踪审计的工作流程应保证审计工作能够合理有序开展，保证项目各参与主体能够妥善协调及配合，保证修缮项目能够按照施工组织设计按时顺利开展，从而做到切实提高工作质量及工作效率。在跟踪审计实施过程中，学校审计部门要详细了解项目情况，再根据情况制定跟踪审计的计划及目标，按照要求全程统筹安排各项工作；具体项目审计小组要根据安排负责具体工作的实施；审计人员要根据各阶段审计对象的不同，开展测量、计算、监督等审计基础工作，搜集工作资料及准确证据，为编写审计报告打好基础。因高校后勤修缮项目数量较多，如学校审计部门工程审计人力不足，不具备对所有项目进行全程跟踪审计的条件，可委托外审单位负责，由外审公司成立审计小组，安排具有审计师及造价师资格的人员入驻项目。

引入全程跟踪审计的优点包括以下几个方面：在决策阶段，学校审计部门能发挥经济效益审计的责任，为决策的真实、合理、效益提供保障；在设计阶段，审计部门可针对设计图纸的标准设定、材料选择、工程量大小提出审计建议，可以有效控制项目成本；在招标阶段，审计部门针对招标文件的内容、招标控制价的设定、工程量清单的编制提出审计意见，并对招标流程按照要求进行审计，发现问题能及时反馈至监督部门及招投标领导小组，共同审议后进行调整；在施工阶段，审计小组与项目甲方代表、监理人员配合，全程参与隐蔽工程验收、工程量核准、洽商变更确认、进度款支付确认等工作，尤其是严把洽商变更工作，可在控制施工成本的同时，减少在竣工审计阶段常出现的认量纠纷，提高工作效率；在竣工决算阶段，由于前期工作认真，资料详实，施工单位所报竣工结算书中虚高报价现象定会减少，审计时间可大幅缩短，施工单位在对审计价格进行确认时也不会发出较多质疑争议。

引入全程跟踪审计，可对高校后勤修缮项目开展过程中出现的问题进行及时的跟踪及纠正，在提高工作效率的同时，还能有效降低风险，切实增强学校对修缮项目的造价控制，保护学校相关资金投入发挥最佳效益，减少修缮项目因管理不当所带来的投资浪费现象。

（二）严格洽商变更审批

为确保学校投资得到有效利用，实现预定目标，后勤修缮管理部门必须做好项目洽商变更的管理控制工作。[2]在施工过程中，甲方代表、监理人员及全过程跟踪审计人员必须共同协作，相互补位，严格洽商变更审批工作，按照相关制度规范程序。

首先由变更主张方以书面形式提出工程变更或经济签证内容，要求内容中的文字表达全面详实且无歧义，如有必要可在其中绘制图形或编制表格进行更深入的表述，同时签证文件后必须附上将发生费用的预算。然后由甲方代表、监理人员及审计人员进行严格审核，并按照学校管理制度规定的洽商变更审批程序，根据金额大小执行相应的上报办理程序。其中审计人员需对预算费用进行认真核算，并提出审核意见。项目管理部门根据审计意见出具变更书面签证文件，变更签证文件必须经建设、监理及施工单位签字盖章，其中如属技术性变更还需经设计单位签字盖章，才可作为审计的结算依据。必须明确无效变更洽商不能作为施工、结算等工作的依据，且执行无效变更洽商文件造成的损失由执行人承担责任。

（三）细化施工现场管理

各高校后勤修缮项目管理部门必须做好施工质量以及安全文明施工等施工现场管理。现场施工质量把控方面，需要在项目实施过程中注重项目资料的收集与整理，既保存好今后进一步维护改造的技术依据，又能防止甲乙双方因为材料缺失或者不足而引起纠纷。[3]为把控质量及进度，甲方代表应从技术、经济角度对施工单位制定的施工组织设计进行认真审核，并确定最终方案。在施工过程中，甲方代表及监理人员必须非常注重项目实施的流程细节，根据实际情况制定科学细致的工作流程标准，规范现场管理工作，严抓质量控制点，监督施工单位严格按照施工工艺施工，做好人员及材料设备准备安排，尽量减少洽商变更的发生。

表1 后勤修缮项目施工现场质量控制点

在寒暑假及其他施工项目较为集中的时间段或重大项目施工时段，必须重视相关会议的组织召开工作。一种是在项目开工前的入场准备会议。会议参会部门及单位为后勤修缮管理部门、审计部门、保卫部门、各项目管理使用部门、监理单位、施工单位，会议一般由学校后勤修缮工作主管校领导主持。会议内容主要包括明确各单位及部门工作职责，修缮管理部门对监理单位及施工单位提出施工管理要求，审计部门提出跟踪审计工作要求，保卫部门提出安全工作要求，各项目管理使用单位确定各项目负责人并提出工作要求，施工单位介绍本项目工期及人员安排，监理单位介绍监理工作安排，主管校领导对所有单位提出工作要求。另一种会议是施工期间每周召开监理例会，参会范围与入场准备会议相同。监理例会是增加管理控制力度的重要措施，必须按期召开。会上由各施工单位汇报项目进展，监理单位及跟踪审计小组汇报所发现问题及整改要求，甲方代表提出工作要求，所有参会单位及部门就相关问题进行研究讨论，并得出解决方案，同时对下阶段施工重难点及相关注意事项进行安排。每次会议结束后，由监理单位根据会上议定的项目出具监理会议纪要，并由各方参会人员签字确认。此外，为及时解决施工中出现的重大问题，应根据需要紧急召开现场专题会议。

修缮项目施工现场管理的重点之一是施工安全管理问题。在高校校园内施工，在抓工程质量的同时，还必须重视施工安全。第一，必须强化现场人员的安全意识，定期组织开展施工安全宣传及管理培训活动。除进行基本的安全法规教育外，还需结合现场实际情况对施工人员进行详细的操作培训。第二，必须认真落实安全施工制度，现场人员须严格执行国家现行安全施工、技术操作规程，熟悉安全生产条例，现场管理中发现违反者，轻则进行批评教育，重则处以经济或其他惩罚措施；第三，设立安全负责人和安全检查员岗位，检查现场人员安全保护设备配备情况，定期排查施工现场安全隐患，杜绝安全事故的发生；第四，针对高校施工现场周边人员车辆密集的情况，现场及周边必须做好安全防护措施，并设置明显警示标志。

（四）控制修缮项目进度

控制修缮项目施工进度，一方面是为了确保项目能按照预定计划开展并按时交付使用，不影响学校正常运行，另一方面是要控制好施工节奏，避免施工进度前松后紧，因前期窝工拖延造成时间不足而在末期赶工，影响施工质量。施工进度计划是修缮项目实施进度管理的基础文件，根据施工内容及工期要求统筹合理的编制进度计划是确保项目如期完工的关键因素。[4]必须要求施工单位根据项目内容，以天为时间单位编制工程进度计划表，报甲方代表及监理人员就计划的合理性进行确认后，严格按照进度计划组织开展施工工作。

图1 后勤修缮项目进度控制循环图

在施工过程中，要确保对施工进度的有效控制，甲方代表及监理人员首先要在保证施工质量的基础上定期核查实际进度情况，如出现进度拖延现象，要及时分析原因并采取纠正措施，将进度拉回正确轨道；其次，要做好与施工相关所有单位及部门的协调联络工作，避免因各单位间信息沟通不畅耽误施工进度；此外，还要对关键节点进行细化管理，抓好关键节点的进度控制。只有以上几点工作均落实到位，才能保证项目如期完工。

（五）加强档案管理工作

如能加强修缮工程的档案管理，不仅能为今后的施工工作提供参考和依据，更能督促施工管理人员总结经验教训，提升自身项目管理能力。

首先应从电子版、纸质版两个角度加强档案管理工作。电子版档案具有便于搜索查找、便携、占用空间小、节约能源的优点，例如施工过程中的图片资料，用于专业软件打开、编辑的广联达版本预算、CAD图纸等，应优先考虑存储电子版档案；而纸质版档案具有原件签章印记清晰、确认性强的优点，例如施工单位投标文件，拥有甲方代表、监理、施工方、审计方等各方签字确认的材料，应优先考虑存储纸质版档案。

其次应从纵向、横向两个维度建立归档框架，加强档案管理工作。纵向维度是指将某一个项目全过程的所有资料为单位存档，便于掌握某一项目的完整情况，应由各甲方代表作为责任人，承担所负责项目的归档工作。横向维度是指将某年度、某类别所有文件或材料的汇总存档，例如本年度所有施工合同、本年度所有洽商记录表等，便于从整体角度掌握本年度各不同项目的实际情况，便于进行横向比较。归档框架的搭建有利于培养施工管理人员加强归档管理意识，更有利于系统化管理修缮项目。

[1]王家鼎.工程监理制度的问题分析与完善[J].建筑经济,2018,39（4）:17-21.

[2]刘涛.市场经济条件下提升工程造价管理效果的研究[J].南京工程学院学报（社会科学版）,2018,18（4）:63-66.

[3]孟德增.新时期高校后勤维修工程管理的思考[J].山西建筑,2009,35（9）:210-211.

[4]毛艳，于洋，田佳.高校维修改造工程项目进度管理研究[J].中国管理信息化,2017,20（16）: 77-78.

（责任编辑：卢彩晨）