大数据环境下高校档案规范化管理的思考

王珊 耿强 唐伟

高等学校的档案是高校在教学、科研和管理中产生的历史记录，是高等学校从事各项工作的基础和参照。加强高校档案规范化管理对于确保高校档案的完整性、促进档案资源的开发与利用具有重要意义。时代在不断发展，大数据环境已经覆盖我们的工作环境，近年来河北省各高校加强对档案管理的投入，各高校档案管理力度增强，档案管理水平有所提升。但是，相对于大数据环境的要求，高等学校档案规范化水平亟待提高。

一、大数据环境下，高校档案的价值

高等学校的档案真实记录高校和教育工作人员开展教学、科研、管理工作的任务、教育过程、教育方法、教学成果、学术成果等，客观反映高等教育政策关系和落实情况以及管理绩效，显示了中国特色社会主义人才培养的效果和成就。高校档案除了凭证价值、存史资政的价值外，还具有其独特的专业属性。

（一）高校档案是本校教学、科研和管理的“记忆库”

高校档案具有种类多、形式复杂的特点，承载着建校以来的人才信息、教学内容、科研项目、基建情况、财会管理、党团活动、行政工作等方面的资料。高校的档案管理从其根本上说就是对信息及其载体的管理，为各项工作的开展提供历史借鉴。档案的缺失意味着历史记忆的缺失。在大数据环境下，檔案记忆的开发，是高校档案管理程度最直接的显现。

（二）高校档案是人才培养的“案例源”

高等学校是培养人才的摇篮，学校培养出来的人才，无论是成长为勤政为民的政府官员、商业大亨还是普通的百姓，其在高校就读期间的档案无疑可以看出莘莘学子的成长历程、培养过程。这对在校生有激励作用，对施教者有借鉴作用。

（三）高校档案是教育培训的“经验汇”

高校档案累积了高等学校自创建以来课程设置、教案、教材、学籍管理、课堂教学与教学实践的材料，对于如何改进和提高教学质量来说是一手的资料。大数据环境下，这些档案都是现任积累的经验，对于后来的教育工作者的教学内容、教学方式都有着集中经验指导的作用。

（四）高校档案是优化管理效能的“催化剂”

高校档案信息化建设，是以实现各类数字资源的档案形态保存为目的，以进行信息的分析和共享为手段的数据管理方式。智慧校园建设为档案信息化建设提供了支持和保障平台，档案数据资源的收集、保存、管理、利用工作是以智慧校园建设为基础的学校各项工作的集中体现，有着助推高校各项工作统筹规划、高效协同、提升管理效能的积极作用，能够帮助高校实现各项活动工作流的交汇融通，信息流的无障碍传递。

（五）高校档案是提升社会服务水平的“试金石”

随着大数据时代的到来，政府数字化转型和数字政府建设逐步深入，“一站式”“零跑腿”等政务服务举措的推行，使档案的信息凭证价值愈发凸显。高校档案汇集了从建校之初至今的大量毕业生学籍信息，大数据环境下，高校学籍信息数据化能够从流程、周期、结果反馈等多方面重塑工作模式，保障数字信息连续性，重新定义档案利用价值，对实现高校档案数据信息与数字政府无缝融合等方面具有积极的现实意义。

二、大数据环境下，高校档案管理存在的问题

（一）档案资料收集力度不够，导致档案资料缺失

高校档案管理有其自身的特殊性，档案包含的种类多且繁杂，这一特点决定了高校档案收集的过程比较艰难，存在许多遗漏归档的隐患。比如在基建项目完工时，在应归档的材料中设计基础材料往往留置在设计施工单位，学校仅存施工文件和图纸，或是竣工图纸，工程现场的声像资料往往忽略不存，这使得基建项目的档案资料缺失成为由来已久的问题。

大数据时代如果档案资料未做到“应归尽归”，档案的缺失造成数据的缺失，这给保证档案数据的齐全完整带来了阻力，给档案的开发利用工作带来困难。

（二）档案载体的形式多样，导致档案保护难度加大

档案分为纸质档案、声像档案、实物档案和电子档案等。在大数据时代计算机和网络的普及中，纸质档案有手抄件、打印件、复印件、传真件、扫描件多种形式，由于字迹附着纸张的耐久度不同，档案保管难度系数加大，混合保管给档案的保护带来困难。此外，高校兼职档案人员较多，工作重心没有放在档案整理、归档方面，档案整理不规范，这给专职档案工作人员的档案保护工作带来困难。

（三）业务系统的普遍应用，导致档案数据资源分散孤立

随着计算机和网络技术的普及推广以及信息技术的逐步完善，各高校相继启动智慧校园、数字校园建设，通过以OA系统为代表的一系列业务系统的应用，基本实现了在工作流层面的数字化建设。与此同时，高校档案机构也有针对性地开发了对接相应业务系统的电子档案管理系统。然而由于不同业务系统开发周期不同、开发人员分散、技术架构和开发工具新老共存等问题，目前仅能实现业务系统内的电子文件归档。档案数据资源分散，电子档案管理系统无法有效整合不同业务系统档案数据，信息孤岛现象明显，导致档案信息流无法实现闭环，档案数据之间无法实现有效的信息交换，档案利用效率难以提高，档案价值无法充分发挥。

（四）电子档案范围逐步扩展，但利用规则尚不完善

随着经济社会的数字化转型，以及区块链、云技术、机器学习等新一代信息技术的发展，国家高度重视档案增量电子化工作，重点针对电子文件归档及电子档案管理工作，相继出台了一系列规范性文件。电子档案便捷、高效的特性极大丰富了档案利用场景，但电子档案利用过程缺乏有效规范，尤其要保障在利用时档案信息的有效性、安全性，电子档案在线阅览、流转，电子签章、时间戳等第三方程序的有效使用，电子档案利用权限等方面亟待出台可行性措施。

（五）高校档案意识增强，但是档案利用能力并没有提高

大数据时代，真伪信息的存在，干扰着人们的日常学习和生活。高等学校接收到的毕业生学籍情况认证成为档案利用的一个主要方面。档案的编研开发利用工作也需要增派大量的人力来进行。从河北省各高校的档案专职人员编制情况来看，还存在很大的缺口。比如，在校庆时统计毕业生数量，招生底册和毕业生底册存在着人数差距，历年统计应分各学院、各系、各专业进行统计，增加的专业和消减的专业也应属于统计内容之内。这项工作应该属于教学统计还是档案信息统计，教务部门与档案管理部门分不清责任，导致毕业生人数没有确切值，等等。

三、大数据环境下，高校档案管理的对策

（一）端正工作态度，积极努力工作，提高管理工作水平

在大数据环境下，信息的膨胀，要求档案工作者不仅要有明辨真伪的处事能力，还要有耐心去校验信息的真伪，并依据有关线索，对档案进行收集整理和保管利用。现代化办公条件虽然在提取数据时方便快捷，但毕竟只是办公的工具，人的主观能动性的发挥还是占有主导地位。互联网环境下，高校档案工作者应该不畏惧大数据环境给档案工作带来的挑战，努力提高自身的业务能力包括计算机管理水平，为做好具体工作积淀各类知识。这样，档案工作就不会仅仅停留在保管上，进而更多地成为衔接各项具体工作的纽带。

（二）加强收集力度，实现档案集中统一管理

无论实体档案还是电子档案，集中统一管理有利于档案的保护和档案的统一开发利用。实体档案的产生部门出于工作的需要，归档不是很主动。在这种情况下，应该严格制定相关措施保障档案按期归档，保证归档率及档案的凭证作用的发挥。

做好业务系统与电子档案管理系统的数据对接。科学有效实现电子文件与电子档案的集中统一管理，前提在于归档信息数据的真实、完整、有效和安全，其核心取决于业务系统与电子档案管理系统的数据对接效果。目前归档信息数据对接分三种形态，一是基于业务系统嵌入归档范围的逻辑归档模式，该模式在整合高校内部包括办公自动化系统、人力资源管理系统、教学管理系统等在内的多种业务系统数据资源的基础上，在业务系统嵌入归档范围，做好前端控制，保证数据库底表逻辑清晰、数据准确的基础上，采用自动捕获技术，完成电子文件元数据与内容文件的实时捕获。实施电子文件捕获时保障了数据的完整性，电子文件之间的关联性，以及符合内容数据形成时的一致性，是目前较理想状态的电子文件收集模式。二是基于中间服务器的逻辑归档模式，该模式与“嵌入式”的区别主要在于需设置中间服务器，将业务系统数据迁移至中间服务器系统进行整理和封装，再将封装后的数据迁移至电子档案管理系统。其缺点在于电子文件数据迁移中间环节多，数据库底表逻辑架构不统一，整理和封装过程容易出现数据失真问题，是业务系统开发不足前提下的折中方案。三是基于人工录入的物理归档模式，针对无法通过业务系统接口实现数据迁移的应归档电子文件，采用系统上传方式，人工录入到电子档案管理系统，该模式是“嵌入式”模式的必要补充，电子档案管理系统应集成该模式。实现高校档案的规范化管理，应以“嵌入式”模式为主，人工录入模式为辅的形式完善业务系统与电子档案管理系统的数据对接。

做好电子档案信息数据与物理载体的有效结合。实现电子文件与电子档案的集中统一管理，在保证归档信息数据“四性”完整的前提下，还要注意数据与载体的有效结合。电子档案数据长久保存需要依据档案重要性和物理载体的存储特性，确定对应物理载体的种类。按照国家有关技术标准和应用实践，应采用光盘、硬盘或磁盘阵列作为电子档案的存储介质，其中光盘根据数据层材料的抗老化性不同，建议采用档案级光盘、M-Disc光盘或蓝光光盘，避免使用普通的CD-R和DVD±R光盘，主要用于备份数据存储;基于HDD/SSD硬盘读取速度快、存储容量大等优点，以及工作寿命短、容易造成数据损坏、需要经常通电检测等缺点，建议工作数据/热数据可采用硬盘存储，备份数据尽量避免使用;相对上述光盘和硬盘，磁盘阵列（RAID）通过对数据的模块化存取，提高了数据存取速度，实现了对数据的冗余保护，但是由于成本较高，维护保养专业性强，建议作为校级层面电子档案管理系统服务器端存储，由学校信息技术部门配备专人管理维护。通过构建以磁盘阵列服务器端存储为依托，以档案级光盘备份为主体，以硬盘存储方式为补充的档案数据信息存储体系，实现电子档案信息数据与物理载体的有效结合。

（三）加强档案规范管理，注重细节整理，严格按照程序归档，保证档案归檔流程科学规范

大数据环境下，档案规范化管理是细节管理的显现，文书档案中纸张的整齐、字迹的深浅、印章的清晰都能体现出工作人员的工作态度。档案部门应该和具体工作部门一起，依据高等学校档案工作规范制定具体单位的归档范围，定期按照归档范围严格归档，不遗漏各类载体的档案。具体可从宏观和微观两个维度探讨高校档案的规范化管理措施：

宏观层面，档案规范化管理是高校治理能力的集中体现，是实现档案治理现代化目标的应有之义，是智慧校园建设的有力抓手。进入数字时代，档案事业改革的核心要素即电子档案单套制全面取代纸质档案的发展趋势，传统的由档案部门主导构建的档案管理模式转变为档案部门与其他档案事业主体协同共治、共同参与的数字档案管理模式的构建和实施。一是档案部门需转变工作角度，由原来相对被动的工作方式，转变为积极主动寻求合作、沟通协调相关部门的工作方式。以电子档案的立卷归档工作为例，档案部门在做好自身电子档案管理平台的同时，不但需要积极对接管理OA系统、人力资源系统、教学管理系统等的业务部门进行归档模块的二次开发，还需协调信息技术部门获取数据安全、网络通行、硬件维护等方面的技术支持，多部门分工合作、协同推进方可实施。二是要重视前期规划，分期分批统筹有序推进。尤其电子档案的规范化管理，电子档案管理系统与各业务系统的对接、数据迁移、数据封装、数据检测等工作是系统性工程，不同业务系统应对的措施各异，根据不同类别档案特点，提前做好软硬件配置，储备适量载体，明确实施步骤，细化工作流程，统筹推进项目实施。电子档案的规范化管理离不开多部门协同共治，离不开前期的科学规划和有序实施。

微观层面，做好基于前端控制的电子档案轮动式收集。在尚无权威替代方案前，各高校依然普遍遵循1994年颁布的高校档案实体分类方式。其分类规则是在纸质档案为主的时代背景下制定的，面对数字时代的电子档案管理，越发显得难以应对。在信息技术广泛应用的今天，基于互联网的工作流、信息流覆盖了绝大部分工作环节。针对电子文件、数据信息易于形成、便于修改、存储方便、传递快捷、使用便利等特点，结合高校自身工作内容，构建基于前端控制的电子档案轮动式收集模式，是加强电子档案规范化管理的关键要素。一是重视分类方案的制定和完善，针对机构调整、职能变更及时明确校内各部门归档范围和保管期限，科学的分类是做好电子文件收集整理的前提，是部门立卷原则的基石，清晰的分类标准能够帮助兼职档案员快速实施，提高立卷整理效率。二是将分类方案与业务系统归档模块进行嵌入设计，通过计算机自动捕获技术，在电子文件产生之初便进行系统锁定，保障了电子文件收集的及时完整，并有效保持了文件间的关联性。三是设置预立卷库，可在业务系统二次开发时直接设置，也可设置于中间服务器，实现电子文件自动分类、自动生成主题词等元数据信息，并支持自动兼手动封装版式文件功能。按照电子文件前端控制理念，通过上述电子文件分类方案与业务系统归档功能的有机结合，能够实现电子文件的产生与归档同步完成，显著提高归档效率，提升电子档案的规范化管理水平。

（四）加强档案保护力度，申请充足的经费和库房，分门别类管理不同类别、不同载体的档案

档案集中统一管理有利于档案的保护。只有充足的档案管理经费和库房，才能有序管理不同类别、不同载体的档案。

大数据环境下，长期保持档案信息数据内容的真实性、完整性、可靠性和可用性，前提是在收集整理、立卷归档环节按照前端控制理念，建立科学、合理、规范的操作规程，严格实施，为电子文件归档和电子档案的形成过程提供有效保障。但仅凭“准入”环节严格把关，还不足以长久保证档案信息数据的真实完整。当信息数据形成电子档案后，其进入长期保存和利用的状态，这一阶段贯穿了档案信息数据的完全生命过程，有保管期限的终于鉴定销毁，其余将得到永久保存。在漫长的保管利用阶段，保持档案信息数据的真实完整，需要提高电子档案的保护力度，从载体和环境两个维度施策。

从档案信息数据的存储介质维度，主要是做好电子档案信息数据的长期保存，确保数据安全。由于电子文本、数据信息等数字资源载体材料易老化，结构稳定性差，个体空间容量有限等特性，使得电子档案数据无法依赖单一媒介载体一劳永逸地解决长期保存问题。应当依据电子档案载体特性，以及信息数据种类，遵循保管利用规律，设计专属备份流程，靠流程来保证数据安全。具体从如下几方面实施：一是建立电子档案数据分级制度，即明确数据的可靠性等级，依据保管期限和利用频率划分核心数据、重要数据、普通数据等层次，对各等级的档案信息数据分别提出可靠性的要求，制定相应的备份方法。二是建立电子档案定期监测制度，即针对不同等级的档案信息数据，以及不同种类的存储载体，需要建立定期转存制度，定期对相应数据进行抽样检查，抽样率不低于10%，发现问题及时修复，无法修复应进行转存。以一次写光盘为例，需要定期对光盘数据进行校验，检查校验频率一般每两年一次，随着错误率逐年上升，频率提高到每半年一次，最后当错误率高到一定程度之后，就需要将光盘数据导出并更换存储介质，绘制BLER/PIE时间曲线，制作电子档案载体寿命曲线数据库。三是格式转换，是指在保证真实完整性前提下，将档案信息数据由一种存储格式转换成另一种存储格式的方式。主要针对两种情况，数据存储格式发生变化，原有存储格式将无法被现有浏览阅读工具读取的情况，以及存储空间有限无法容纳新增数据资源的情况。

从电子档案载体库房环境维度，为实现电子档案载体的高效集约化管理，全面覆盖不同种类载体保存条件，应建设智能档案库房系统。主要包括：庫房温湿度控制、新风系统、档案库房专用气体消防系统、烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、视频监控系统、门禁管理系统、漏水检测自动报警系统、智慧存储系统、数据分析系统等若干子系统。通过智能档案库房系统建设，可以有效兼容不同类电子档案载体保存条件，及时发现并处理不利环境影响因素，消除安全隐患，提高载体使用寿命，结合数据监测实现档案数据信息与库区环境全域自动监测。

（五）加强开发利用，实现档案信息资源的合理开发

档案保管的终极目的就是存史资政，档案信息的开发利用工作是信息提取和加工的过程。只有将“死档案”转化为“活档案”，档案馆的实际功能才能显现。

具体到某卷档案，其所留存的信息都缺乏完整性，只有相互关联的数卷档案信息在合理的组织下，才能够为具体工作和现实服务。例如，年鉴的编纂、大事记的撰写、某项数据的汇编、校园建筑的更迭历程等等。

实现有效关联的档案信息检索机制。高校档案开发利用一般逻辑为，利用人提出利用诉求和关键信息，指向利用对象（具体文档），进而达到利用目的。档案利用效能的高低取决于关键信息准确度和有效数量，以及关键信息与具体文档间能否产生关联关系。这种逻辑关系下，同类别文档间形成基于关键信息的不同组合，可称之为单向关联关系。当关键信息模糊不清、数量较少，且涉及多种档案类别的情况下，关键信息与文档组合间无法产生直接单向关联，导致利用效能降低，利用目的无法达成。首先建立有限关键信息与具体文档单向关联，其次通过具体文档内容优化关键信息精度，在关键信息间建立相互关联，扩展对档案信息数据的覆盖范围，最终建立关键信息与跨类别文档间的关联关系，实现跨类别文档间的聚合，最终提取有效信息数据。

基金项目：本文为2021年度河北省档案科技项目计划《河北省高等学校档案规范化管理研究》的科研成果，课题批准号为：2021-R-03.

作者单位：河北大学档案馆