谈百科全书辅文技术整理

窦红娟

摘 要：百科全书技术整理内容类别多，涉及面广，注意事项多，辅文整理工作尤为重要。本文从百科全书校对工作实践中总结、提炼，提出辅文技术整理工作应注意的涉及规范性、统一性的问题，并辅以一些实例供大家参考，从而明确辅文技术整理的标准要求，确保百科全书的编校质量。

关键词：技术整理 百科全书辅文 专项整理

图书文字技术整理工作简称“技术整理”“整理”，是校对流程中必不可少的环节，通常出现在校对后期，如书稿二校、三校后，付梓前。由责任校对人员从格式、内容方面进行一次全面的检查和整理，从中发现编校、排版中存在的问题，进行查漏补缺，弥补原稿中的失范与不足，是提升图书质量的重要保证。百科全书是概要记述人类一切门类知识或某一门类知识的完备的工具书，规模宏大且复杂，技术整理的工作更加复杂，除一般图书所要求的技术整理内容外，还有其特殊性，例如百科全书的辅文整理。

一、百科全书辅文的内容、分類与作用

辅文是相对于正文而言，在图书内容中起辅助说明作用或辅助参考作用的内容。普通图书与百科全书皆有辅文，但二者区别很大。普通图书的辅文一般置于正文前后，如内封、勒口、底封等，为吸引读者购买，多为介绍性辅文。百科全书辅文一般置于正文前、正文中与正文后。按照编排顺序，百科全书正文前辅文包括编撰人员名单、凡例、分类目录，正文中辅文包括参见、书眉，正文后辅文包括汉字笔画索引、内容索引、外文索引、大事年表等。

按照百科全书辅文性质，可分为识别性辅文、说明性辅文、检索性辅文。识别性辅文有编撰人员名单，说明性辅文有凡例，检索性辅文有分类目录、各类索引、大事年表、参见系统等。

上述辅文在一般图书中不常涉及，是大型工具书特有的必备辅文，具有一定的专业性，是百科全书重要的组成部件，可以起到强化百科全书整体功能、提升使用价值的作用。百科全书辅文不仅具备简单的说明性，而且还具有强大的功能性，可以帮助读者通过各种检索渠道进入条目正文，对条目进行快速检索，帮助读者加深对正文的理解，同时拓宽读者阅读的深度与广度。这些检索型辅文编制得科学、严密，版式、格式正确无误，读者查阅起来就能快捷、准确。反之，辅文中出现任何内容或者格式方面的错误，都会给读者的检索、阅读造成障碍，或按图不能索骥，查不到检索内容，或迷惑不解，使读者对正文的理解有误，亦可造成编校工作中的硬伤，影响图书质量。

二、百科全书辅文整理的规范性与统一性要求

百科全书是大型综合性工具书，就其规模与特点来讲，在整理方面比普通图书复杂许多。整理要求也与普通图书不同，要严格许多，具有规范性与统一性。

（一）规范性

百科全书部头大，参与人员众多，编校工作须遵守《百科全书编纂体例》（以下简称《体例》）规定。它不仅是编撰过程中的总方针，也是指导全书选条、撰写、审稿和编辑加工及校对的一整套规范要求。除此之外还应遵从百科全书一些特殊的原则与要求。同样，在技术整理工作中，要按照《体例》标准及自身的规范要求对辅文中的各个要素进行整理。在整理中是否严格执行规范要求，直接影响工具书质量的优劣。

（二）统一性

因百科全书的整体性要求突出，每个条目都是与一系列其他条目紧密关联的有机部分，所以统一工作是技术整理环节的核心要求。技术整理中的统一性不仅体现在排版形式上，还体现在文字内容上。形式统一指排版的格式要一致;内容统一指辅文与条目中相关的内容要前后统一，还要注意各类辅文涉及的文字内容前后的相关性。如果辅文与正文中内容矛盾、文字不统一、互不关联，则是辅文整理工作的大忌。

三、百科全书辅文的整理方法

百科全书辅文整理内容类别多，涉及面广，注意事项多，辅文整理工作尤为重要，是百科全书整理工作中不可或缺的部分。有时编辑、校对人员往往将大部分精力集中在正文的逻辑性、观点、事实、数据等，以及一字一句小范围的审校上，往往会忽略《体例》原则、辅文中的内容与正文前后不符、排版格式各异等一系列错误。因此检查辅文内容、格式是辅文技术整理中的重点。面对百科全书的海量稿件，如何快速、准确地发现书稿辅文中存在的问题，有条不紊地完成技术整理工作，这其实是有一定的整理规律和技巧的。我们可以运用辅文专项整理方法，将辅文按照编排顺序，逐项进行专门整理，继而统一处理。运用此方法可使校对人员集中精力专心对每个专项进行整理，进而提高整理效率与校对质量。

辅文的技术整理分为正文前辅文整理、正文中辅文整理、正文后辅文整理三部分。

（一）正文前辅文专项整理内容

1.编撰人员名单整理

此整理重点在于人名顺序。按姓氏笔画排序，同姓的两字姓名排在三字姓名之前。百科全书的主编、副主编、编委会人员众多，一般数人至数十人不等。整理中经常发现人名排序出错。有时在添加或删改人名时，因为排版员不同，可能不清楚人名排序原则，常使用自己熟悉的软件对人名重新排序，从而使人名排序发生改变，同姓的两字人名排到三字人名之后;抑或未按汉字排序原则造成错误。如“王  巍”排在“王一川”之后，“王  巍”第二字是空格，笔画计为零，因此在首字相同的情况下，第二字笔画为零的要排在前面，也就是同姓的两字人名排到三字人名之前。“吴孔明”“吴文科”在首字相同的情况下，第二个字“文”和“孔”都是四画，但是“文”字的起笔笔形是点，“孔”字是折，按照笔形横、竖、撇、点﹑折排序，“文”字点要排在“孔”字折的前面。

在整理时需要注意：首先保证人名要正确，这是作者最关注的方面。其次人名排序要准确，遵守汉字排序原则。首先逐字比较汉字的总笔画数，从少到多排序。如果笔画数相同，依笔形横、竖、撇、点﹑折排序。笔形仍相同，则按国家标准汉字编码字符集中的编码值从小到大排序。再次检查版式，排版字体、字号要一致，格式整齐。

2.凡例整理

凡例是书籍正文前具有说明性的《体例》，对整套书做出示范性具体规定的文字。凡例内容是整理时应该特别关注的方面，最易出现举例与正文不符的错误。有时根据正文内容排好版之后，正文内容后续发生了改变，编辑却未再对凡例中举例内容进行检查，出现了例文与正文不一致的情况。

进行凡例专项整理时，要将举例内容与正文进行对照检查，举例内容与正文应相符。如发现两个内容、格式不完全一致，即是错例，必须按照条目中内容改正或更换举例内容，以使凡例举例内容与正文条目保持一致。

3.分类目录整理

分类目录可以反映某个学科的框架结构，帮助读者有针对性地进行检索，迅速找到条目所在位置。位于正文之前，是索引的一个入口，属于检索工具。就像查阅条目正文的层级标题一样，使读者在查询分类目录时可知某一条目在学科中的地位，知道某一或某些条目的归属（层次）关系。一般通过添加空格的个数来表示目录层级阶梯式缩进的关系，目录层级应从大到小，空格随每个层级的增加逐一增加。在整理中常发现的错误为：目录中各条目层级位置不正确，前空格不符合学科目录分级要求。由于排版时漏排了空格，或多加空格，造成目录层级关系错误。本应是同级目录，却因多加1个空格变为一、二级关系，或多加2个空格变为一、三级关系;本应是一、二级关系，却因少加空格，被排为平级关系。此外，不仅要注意本分支关系，还要关注同其他分支的层级关系。

因此，分类目录中各条目层级的位置关系是整理的重点。整理方法为：运用分类目录专项整理，从目录首条开始，逐条浏览，检查条目行首的阶梯式缩进格式是否符合学科目录分级要求，厘清条目间的层次关系。

（二）正文中辅文专项整理内容

1.参见专项整理

在一个学科范围内，被列为条目的词或词组在其他条目释文中出现，如果需要参阅的即作为参见词，排成楷体字，供读者参阅。分为参见条目和随文参见两种。

（1）参见条目整理。在百科全书中参见条目用来引导读者查阅因顾及框架设计的合理性而未设专条的重要知识内容，即没有详细释文的条目。一般在正文中的格式为：

北杂剧 Northern Zaju 中国金元时期兴盛的一种戏曲艺术样式。参见金元杂剧。

该条目名称“北杂剧”与参见条目名称“金元杂剧”在分类目录中应以“条目名称+（见‘参见条目名称’）”的形式同时列出，使正文中的两个条目名称与分类目录中的两个条目名称一一对应，相互关联。在整理中经常发现正文中条目名称与分类目录中的条目名称关联不上，内容缺失，或条目中参见格式不一的问题。该条目在分类目录中错为以下格式：

金元杂剧............................169

北杂剧..............................16

元杂剧（见金元杂剧）.................566（169）

玉京书会............................563

在目录中，“北杂剧”后未列出“金元杂剧”及其所在页码，造成了漏标参见条目名称的错误。应在“北杂剧”后补加“（见金元杂剧）”，在页码“16”后补加“（169）”。另外，根据《体例》规定，正文中的参见条目格式也不正确，应为“见×××”，而非“参见×××”。故在正文条目中需删去“参”。正文中正确的格式应为：

北杂剧 Northern Zaju 中国金元时期兴盛的一种戏曲艺术样式。见金元杂剧。

分类目录中正确的格式应为：

金元杂剧............................169

北杂剧（见金元杂剧）.................16（169）

元杂剧（见金元杂剧）.................566（169）

玉京书会............................563

整理方法为：在全书中快速查找参见条目，与分类目录PDF文件中的条目对比，检查该条目是否列出了参见条和双页码，且彼此条目是否互相参见。如未查检到，即表明未作关联，有待改正。

（2）随文参见整理。对本条释文中某些概念和名词在其他条目中有解释或补充，则在本条释文的相应处标示参见。这是百科全书最常用的参见方式。

整理方法为：浏览正文中的所有参见文字，对楷体字内容进行统一检查。检查参见字体是否正确、完整;检查参见内容是否正确，应无多余字或符号。

常见错误类型：①有时因为编辑或排版员一时疏忽，在校样或排版中错标、多标参见文字，造成参见文字连缀、赘余、遗漏和错带符号等错误。如文中出现参见“跃升和俯冲”一詞，通常条目名称中极少出现连词，通过分类条目PDF文件返查显示“跃升”与“俯冲”是两个条目，并没有“跃升和俯冲”条目，正确格式应为“跃升和俯冲”，应分别标为两个楷体，而非一个。因排版人员误标，将两个条目合为一个。②参见割裂有固定组合关系的词或词组。“天然本底辐射”是一个参见词，但在正文中与“源”复合为一个词组，只取“天然本底辐射源”的一部分做参见词，显然割裂了一个固定词组，所以“天然本底辐射”在此不宜作为参见词，应删去此参见。

2.书眉整理

普通图书的书眉通常单页排篇、章、节，双页排书名，而百科全书的书眉是读者检索条目的重要工具，遵循“单末双首”排序原则，即单页排最末词条的首字及其相应的拼音，双页排首个词条的首字及其相应的拼音（见图1），如遇外文或数字，亦遵照此原则。整理时重点关注书眉排序与拼音是否正确。在书眉专项整理时，常会遇到书稿即将出版，还需增删条目或大篇幅修改正文的情况，条目整条前后页窜版、位置改变，而未检查书眉导致错误。书眉专项整理的工作应前置，放在一校、二校后的整理流程中，之后随改随看，最后只需再检查一遍即可。

（三）正文后辅文专项整理内容

正文后辅文属索引系统，是百科全书重要的检索渠道，除了使读者便捷地获取所需要的知识和资料外，还可以帮助编校人员发现原稿中的问题，例如前后名词、术语不统一，内容交叉、重复等。正文后辅件专项整理内容包括汉字笔画索引、内容索引、外文索引、大事年表及索引连锁性整理。

1.汉字笔画索引整理

汉字笔画索引是关于按照汉字笔画编排的条目名称的索引整理。常见问题为：①版式问题。笔画标题如“一画”“二画”等占位空行前后不一致;排版时，由于版面底部空间不足，笔画标题出现背题的情况。②内容问题。主要为笔画排序问题，必须遵守汉字排序原则（见前）。专项整理方法：首先检查此项索引的全部版式格式，其次检查索引条目汉字排序是否有误，如遇拉丁字母或数字为首的条目名称，应排在中文首字条目之后，按类别及排序规则单独排列。

2.内容索引整理

读者借助内容索引即可知书中涉及检索对象的内容所在页码和版面区域（英文字母），从而得到相关信息，提高检索的专指性。主题索引（即黑体字条目）的某一个条目如有两个以上的页码，为分清主次，主题通常排为黑体，读者检索时可先查此页码。①整理时，逐条快速浏览索引内容，当发现两条索引主题文字完全相同或有微小差别时，需判断是否为同一索引，因表述存在差异，导致索引内容重复。如，整理时发现“戈德弗里德，M.R. 142f”与“哥德弗雷德，M.R. 143a”很相近，仅有一字之差，后缀名一样，经查看正文，发现实为一人，只是译名用字不同。查证后合并索引，改为“戈德弗里德，M.R.142f，143a”，删除另一索引。同时，在全书正文中查找错误译名，做统一修改。除此之外，还需关注内容索引中主题索引与页码是否以黑体标出，有无漏标;索引页码有多个时，是否按顺序由小到大排列等问题。②在整理中，多音字的排序问题也应关注。索引主题按汉语拼音字母的顺序并辅以汉字笔画、起笔笔形顺序排列，多音字排序较易出现错误。按照笔画顺序用软件排序十分简便，但按照读音排序，多音字的读音仍需人工辨别。整理时如遇到带有多音字、不知读音的条目名称，要先根据条目内容或查字典确定读音，再判断排序位置是否有误。

条目中常见多音字有：藏cáng zàng、曾céng zēng、朝cháo zhāo、乘chéng shèng、冲chōng chòng、传chuán zhuàn、创chuàng chuāng、处chǔ chù、倡chāng chàng、伺cì sì、葛gé gě、给geǐ jǐ、荷hé hè、划huá huà、华huá huà、会huì kuaì、济jǐ jì、间jiān jiàn、角jiǎo júe、迫pò pǎi、砌qì qiè、行xíng háng、调tiáo diào、宿sù xiǔ、巷xiàng hàng、燕yān yàn、应yīng yìng、长zhǎng cháng、中zhōng zhòng、载zǎi zài等。

3.外文索引整理

整理中主要检查排版格式和外文正体、斜体问题。有可能出现外文字母标题占位空行不一致;或由于版面底部空间不足，出现背题的情况。此外，按照《体例》规定，著作条目的外文条头一般排为斜体格式，遇此格式要检查是否为著作条目。

4.大事年表整理

大事年表整理是关于百科全书编附的一种时间顺序检索工具的整理。大事年表分年月缕述，设有随文参见，读者可依时间顺序查检内容。在整理时，必须关注时间顺序和参见内容两个方面。①大事年表的特点是具有时序性，因此整理时应首先按照时间顺序检查年月排序，检查年序与月序是否正确。如遇年末、年初的月份，需与年份对应，排列位置准确，勿造成月份跨年的错误，出现事实性错误。②大事年表中的参见较多，参见内容要准确，应与正文中条目名称一致，如不符，则导致参见内容落空。

5.索引连锁性整理

在成书后期，书稿内容会发生变动，当有新增条目或改变条目名称时，需要修改索引内容（即索引名称）、参见内容，所有相关索引、参见均会改变。从而出现牵一发而动全身的连锁变动。整理时遇到此类问题，首先要检查条目名称改变后所有被关联的参见、索引项目，如目录、一系列索引和大事年表中的参见等内容是否修改到位，有无漏改，以使此条目名称与全书中的参见、索引前后一致。其次检查新插入条目的位置排序是否正确。

四、结束语

综上所述，百科全书中每个辅文专项整理的内容不同，采用的方法不同，发现的错误类型不同，但都遵循同一基本原则——《百科全书编辑体例》要求，从具有共性的基础原则出发，进行标准化整理，使百科全书辅文的整理工作合乎规范要求，通过责任校对熟练掌握百科全书的《体例》，并且在技术整理中体现出规范性与统一性，在把握原则的基础上，同时又具备细致认真的态度，才能将百科全书的辅文整理工作做得更好，从而庚续编辑工作，提升百科全书整体质量。

参考文献：

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[3]金常政.百科全书编纂学[M].北京：中国大百科全书出版社，2020.

[4]胡人瑞.百科全書编纂研究[M].北京：中国大百科全书出版社，2020.

（作者单位系中国大科全书出版社）