高校内部控制信息化建设优化路径研究——以高校Z 为例

徐爱兰，何元钰，彭满如，刘汉森

（中南大学 计划财务处，长沙 410000）

0 引言

2012 年至2016 年，财政部发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21 号）、《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24 号）等政策文件，教育部发布了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》等政策文件，这些政策文件都要求建立健全高校内部控制制度，完善高校内部控制体系，加强内部控制信息系统应用，规范高校经济活动，加强高校的经济管理，进一步完善财务、会计管理制度，加强预算管理、成本核算与控制、财务监管和运行监督，有效利用人力、物力、财力等资源，提高财务管理效率、降低成本。上述政策文件的制定和贯彻实施为建立以预算管理为主线、以资金管控为核心、以财务内部控制信息化为重要保障手段的财务内部控制管理信息系统提供了政策支持和理论依据。

随着新政府会计制度的实施，高校财务工作量和工作难度不断增加，在数据一体化时代，高校财务信息化水平与师生需求仍有较大差距。为满足高校日益增长的工作和管理需求，实现从会计核算向内控管理、资金监管向决策支撑的转变，构建好基于内部控制要求的全流程电子化、智能化高校财务信息系统显得尤为重要。内部控制本身是一种组织、计划和程序，需要依托信息化手段发挥作用。高校需要借助更为先进的现代信息系统，确定经济活动内部控制的主要流程和关键环节，减少人为因素的干扰，提升工作效率，实现经济业务的全过程监管。高校建立和完善一套符合学校经济活动持续发展要求、与预期发展能力相匹配的内部控制制度，是提高预算资金使用效率和资源利用效率、规避风险的重要保障机制。内部控制信息化建设既有经济业务活动的信息化建设，也有经济业务活动与其他业务活动的数据互通与共享，涉及提升校园智能化水平、探索新型教学形式、创新教育服务业态、推进教育治理方式变革4 个方面。同时，高校的信息化建设缺乏整体设计和布局，内部各职能部门的业务系统大多只考虑自身业务需求，各自为政，缺乏协同管理的部门合作意识，“信息孤岛”问题突出。

加强内部控制有助于提高财务管理信息化质量，财务管理信息化质量的提高又将促进内部控制制度的有效实施。财务信息化建设与内部控制建设相辅相成。为了更好地推动高校财务信息化建设、防控大数据时代信息系统运行风险、发挥信息系统的作用，高校必须要同时做好内部控制与信息化建设工作。

1 基于内部控制的高校Z 财务信息化建设现状

高校构建内部控制体系能够有效地监督学校业务流程的运行情况，是高校提升内部控制水平、防范应对风险、规范权力运行的重要手段，从而有助于高校实现战略目标。

高校Z 基于内部控制的要求，依托于财务内网和校园局域网搭建了高校财务信息系统，实现了财务数据统一运维、共享、全面核算的目标。该财务信息系统为全校师生提供了优质的财务管理服务，但仍存在许多问题。

高校Z 在学生收费、差旅出行、零星物资采购等经济活动的信息技术应用方面仍存在很多不足，如经济活动信息碎片化管理，共享机制不健全，经济运行信息化程度不高，内部管理制度、流程、开支范围等未能在现有的信息系统中完整地予以体现，要解决学校内部管理存在的种种问题，高校Z 就要不断提高管理水平，做到全面规范财务管理。信息系统的运用能实现经济活动“事前规划、事中控制、事后评价”的全过程管理，提高经济活动的准确性、完整性、合规性和合理性，能让学校管理者有效监督控制学校管理活动的各项收支。

目前，高校Z 财务系统与其他部门各模块业务系统之间仍各自独立运行，暂未实现互联互通，难以实现系统集成和数据共享，信息管理碎片化，具体问题如下。

1.1 基于内部控制的财务管理信息化水平亟待提高

高校Z 的财务信息化建设在校领导的重视下，历经20 多年从“会计电算化”发展到“财务信息化”，已经初步建立功能相对齐全的财务信息系统。该系统具备网上预约报账、信息在线查询、领导决策支持等多方面功能，并开始尝试借助大数据分析、数据抓取等技术向更加智能化的服务方向发展。高校Z 整体工作效率、师生满意度有了很大提高，但各流程环节、学校各部门之间的信息系统仍然相互独立，“数据孤岛”问题仍未解决，未能真正建成高效且符合内部控制要求的信息化财务管理系统。

1.2 与学校各系统对接存在问题

高校Z 各业务部门基于自身业务需求与管理需求都各自拥有独立的系统，这些系统在运行环境、数据存放格式、数据读取方式等方面各有不同。财务系统与相关业务部门的系统不是由同一个软件供应商开发的，各系统的基础数据标准缺乏统一规范，缺少可对接的字段，很难进行深层度的对接，从而造成业务协同程度低，影响学校职工工作效率。

因此，在新的政策形势下，为适应国家对高校的管理要求，高校Z 建立以预算管理为主线、以资金管控为核心、以财务内部控制信息化为保障的经济运行内控管理模式，无疑是提高自身管理能力的有效手段。搭建符合内部控制要求的财务管理信息系统是响应政府号召必须采取的手段，也是高校自身发展的客观需要。学校管理者只有通过真实、有效的财务管理信息系统，才能清楚地知道“钱从哪里来，钱到了哪里去，钱用得是否合规”，否则规范化、精细化的财务管理将无法实现。将内部控制要求合理地嵌入财务管理信息系统中是高校Z 财务信息化建设的下一步目标。

2 高校财务内部控制信息化建设优化路径

建立会计监督与审计监督相结合的财务监督机制是实现财务监督的根本保证。进一步拓宽财务监督范围，从单一的经费管理监督扩展到资产物资管理监督，对所有经济活动进行全面监督，使高校的经济活动运行处在全程监督中。改革财务监督方法，高校财务需由事后监督向事前审核、事中监控、事后检查的全方位监督转变，形成多环节、全过程的财务监督管理格局，提高监督的科学性和时效性。如何借助信息技术不断完善内部控制体系建设，将内部控制要求嵌入财务管理信息系统，减少人为因素对内部控制有效性的影响是一个值得研究的课题。

财务内部控制信息化建设是将各类经济活动嵌入财务管理信息系统，实现内部控制的程序化、常态化，减少人为因素对内控执行的影响，实现经济活动信息的共享和业务过程的信息化管理，并通过统计分析经济活动的信息，为管理决策提供支持，提高工作效率。

围绕高校内部控制进行信息化建设存在很多共性问题，从深化“放管服”改革、推动信息化建设方面提出高校内部控制信息化建设的优化路径，助力我国高等教育事业现代化建设，将经济活动流程、业务规则嵌入信息系统控制流程，从而实现事前控制、事中控制、事后审核。笔者具体从学生收费、差旅出行类、预算申报类、零星物品采购类、网上支付类经济活动内部控制信息化建设优化措施入手，探索如何通过信息化手段优化高校内部控制路径。

2.1 学生收费内部控制流程信息化

随着高校学生数量的日益增长，学生学籍异动种类多且学籍异动频繁，学生的收费管理工作复杂且烦琐。为实现学生收费内部控制流程信息化，面向全校师生的网上缴费平台与财务内部的学生收费管理系统需要协同合作，实现在校师生缴费、收费、管理的全流程电子化。将学生收费管理系统与业务部门（研究生院、本科生院）的教务管理系统进行对接，可以实现学生收费业务的全流程电子化、规范化。

学生收费平台将所有学生收费管理归集于统一平台，可以减少财务工作量，并能高效、科学地进行收费管理。学生收费平台用于收取学生费用的处理和信息统计，并为收费后的管理、查询、统计、欠款催缴等问题提供全面的解决方案。

为实现学生收费内部控制流程信息化，重点在于实现学生收费系统与本科生、研究生教务管理系统的对接，实现本科生、研究生院业务系统和学生收费平台的互联互通，实现学生身份信息、教务学籍管理信息和学生缴费信息的全面共享，以满足学校内部控制体系对学生收费管理工作的各项要求。

在大数据时代，数据资源非常重要，对于财务数据而言，数据的安全性和个人隐私问题更加重要。在数据交换过程中，如何保障数据安全也成了一个值得研究的问题。

如图1 所示，笔者设计的数据交换系统对接模型包含3个部分：一个数据拥有者，一个数据“中间站”，多个数据使用者。数据拥有者的主要任务是对自己的数据进行加密，并在加密的数据上生成索引。数据使用者是对特定范围的一些数据感兴趣的群体。经过授权的数据使用者主要任务包括加密他们的查询请求并将其发送到数据“中间站”，以及使用从数据拥有者处获得的密钥进行解密来接收加密数据。数据“中间站”的作用是为数据拥有者提供存储服务，并根据数据拥有者上传的索引来处理数据使用者的查询请求，将符合查询要求的结果返回给相应的数据使用者。将该系统模型嵌入财务管理信息系统后，能在保证数据交互的基础上保护用户的个人隐私信息安全，因此该系统具有重要的实践应用价值。

图1 数据交换系统对接模型

高校的信息与网络中心作为可信的数据“中间站”，在此对接模型中起到了至关重要的作用，拥有可信安全的数据“中间站”后，将省去对海量数据进行加密与解密的时间，大大提高作为数据拥有者的财务管理信息系统与作为数据使用者的业务系统的工作效率，能更高效、科学地管理学生的费用收缴问题。

学生收费平台应主要包括学生的学费收缴、住宿费收缴和其他代收费方面的功能。

2.1.1 学费收缴功能

学生收费平台应具备学费的收费、退费和减免功能，并分别生成收费单、退费单和减免单，应支持POS机刷卡和扫描二维码收费，支持银行批扣，并生成收费单。此外，该平台应具备生源地贷款和银行贷款收费功能，并生成收费单；允许每年度学费有多交的情况，且不需要转入暂存或其他年度；实现纸质票据的单张和批量打印；实现学费收费、退费和减免的复核，并生成复核单；具备生成学生代码功能，可查看并修改学生各类信息；具备生成各种收费和欠费的统计报表的功能。

2.1.2 住宿费收费功能

学生收费平台应包含设置学校宿舍楼栋代码功能，可添加、删除、修改学校宿舍楼栋信息；具备住宿费设置功能，可指定管理住宿费的业务部门、业务管理员进行管理学校宿舍楼宿费设置；实现学生住宿信息由业务部门导入和管理，并且学生住宿费的应收款由平台自动生成与更新；实现学生入住、更换宿舍、退宿等宿舍管理业务办理，并同时修改学生住宿费的应收款；具备住宿费的收费、退费和减免功能，并分别生成收费单、退费单和减免单，支持POS 机刷卡和扫描二维码收费；允许每年度住宿费有多交的情形，不需要转入暂存或其他年度；具备生成各种收费和欠费统计报表的功能。

2.1.3 代收费功能

学生收费平台应包含代收费设置功能，可指定代收费的业务部门、业务管理员来设置；实现代收费的人员信息由业务部门导入和管理，并且代收费的应收款由平台自动生成与更新；自动生成各种收费和欠费的统计报表。

学生收费平台与本科生、研究生教务管理系统对接接口涉及的主要功能应包括：本科生教务管理系统、研究生教务管理系统，以及将本科生和研究生新生的各项信息和收费（学费、住宿费及其他待缴费）标准传输到中间数据库，由学生收费平台生成收缴记录。

本科生教务管理系统、研究生教务管理系统将本科生和研究生的身份、教务、学籍异动信息及时更新。学生收费平台及时将本科生、研究生收费（学费、住宿费及其他待缴费）的缴费情况传输到接口中间数据库，与本科生教务管理系统、研究生教务管理系统共享。

2.2 差旅出行类经济活动内部控制信息化

为解决差旅出行类经济活动内部控制问题，高校应搭建差旅服务平台，通过将高校的差旅服务平台与职工职级相对接，将不同职工职级所对应的差旅出行标准事前输入系统，增加事前申请事项，把出差相关事项都做好明确规定，从而实现差旅出行类经济活动的事前内部控制。

行程结束后，高校财务处会计人员可在差旅服务后台审核行程已经结束的行程报销申请，并根据实际情况修改可报销金额和补助等内容。审核完后，会计人员打印出报销预约单、电子发票（如有）和会议通知等辅助材料，将预约单号输入至报账系统直接生成报销凭证。同一笔差旅费中的交通费、住宿费、会务费和补助均可体现在同一个凭证里；标准内的差旅费报销事项无须事后审批，也不用再提交任何纸质预约单之类的报销材料，全程线上报销（见图2）。

图2 出差人操作流程

差旅出行类经济活动内部流程信息化有效解决了全校师生出行（出差办事，学习调研，参加培训、国际学术交流或学术会议等各种活动）、报账（交通费、住宿费、补贴）等问题。一键式购票、报销、申请补助大大节约了师生办理相关财务业务的时间，具有自动生成行程单、无须手动贴票、商旅平台垫付、灵活支付方式等优势。差旅服务平台可与网上报销系统无缝对接，网上自助申报补助，教师无须再来财务处，实现差旅从出行到报销全面信息化，自动化；师生只需凭借身份证与手机就能出行，在符合内部控制的要求下大大简化了报账流程和减少了财务人员的工作量。

同时，差旅服务平台可打破信息“孤岛”，全面对接账务系统、网报系统，内置机票、酒店、列车实时查询系统，实时比价，更简单、方便、透明；告别烦琐的审批流程，只需一张表单，即可完成报销申请；差旅管控自动化实施（符合高校差旅政策，包含淡旺季管控）、自动提醒、协助选票，从而实现差旅出行类经济活动的事前内部控制。

2.3 预算申报类经济活动内部控制信息化

基于高校预算管理的规章制度，高校应搭建集预算申报、预算编制、拨款下达、预算执行、执行分析及预算绩效自评于一体完整有效的预算管理系统。预算管理系统支持各预算申报项目及申报模板的编制，可按照业务性质和预算内容的不同，实现预算申报模板的细化管理，支持人员经费、公用经费、专项预算等明细的申报，满足主管部门和学校管理的需要；支持对经费管理进行实时控制，对计划拨款、执行情况进行查询分析，可实现从预算编制、预算拨款到预算执行与预算结果反馈全过程的预算管理，提高预算管理的可控性和透明度，加强规划、计划与预算的结合，提高资金配置和使用效率；实现预算项目和财务项目之间的关联管理，满足预算项目跨年度的跟踪、统计与决算需求；可实现多样化、多维度的预算分析目标。预算管理系统具体应包括校内综合预算申报、项目库管理两项重要功能。

2.3.1 校内综合预算申报

校内综合预算申报主要包括基础数据配置、预算申报、预算审核、预算批复、预算调整和调整后批复、预算综合查询、预算项目立项、预算额度申请、预算拨款申请以及预算管理端报表等功能。

2.3.2 项目库管理

项目库管理是从预算申报类经济活动内部控制的实际需求出发，充分考虑专项资金管理过程中不同单位、不同职能部门在整个专项资金生命周期中的信息需求，实现专项资金项目申报、审核、批复等各环节的电子化、公开化管理，提高专项资金的使用效率和管理水平，实现预算申报类经济活动的事前、事中、事后控制。

2.4 零星物品采购类经济活动内部控制信息化

将零星物品采购类经济活动嵌入内部控制信息化建设，可进一步提升高校货物、服务采购工作的规范化水平，提高采购质量和采购效率，符合内部控制要求。要想为采购业务提供先进的信息技术，为高校各单位提供高效便捷的采购服务，高校就需要搭建物资采购平台。物资采购平台的上线可解决全校师生采购（办公用品、低值易耗品等）难、报销难的问题，教师只需通过采购平台对第三方进行采购，无须刷卡支付和开票；同时应实现学校财务系统与物资采购平台无缝对接，由学校和供应商进行统一结算，可大大减轻教师和财务人员的负担；自动生成出库单、入库单及采购合同，确保采购活动合规，提高工作效率。

2.5 网上支付类经济活动内部控制信息化

随着高校规模日益扩大，高校内部收费项目也日益增多。因此，高校要积极搭建能通过二维码、网页、系统对接在线收取师生在校生活、学习产生的各种费用的网上支付平台。二维码便捷收费可涵盖绝大多数校内收费场景，规范了收费业务流程。在收费开始之前，高校的相关业务部门应对该项收费的标准进行审核，实现网上支付类经济活动的事前内部控制。在校师生根据事前审核通过的收费标准，合法合规地进行网上缴费。

同时，网上支付平台应对接增值税电子发票开具系统，实现师生在网上支付平台缴纳各种费用后都能立刻收到查询、下载电子发票的短信、邮件。在符合收费类经济活动内部控制要求的前提下，网上支付平台实现了网上支付、开具发票等全流程电子化，大大节约了师生在办理相关业务上耗费的时间。

3 结语

我国信息化技术的快速发展给高校财务工作带来了新的机遇与挑战，同时高校计划财务处作为高校重要的服务部门之一，其信息化建设对高校事业发展、进一步深化“放管服”改革、从系统业务流程上满足内部控制要求具有重要的意义。文章以高校Z 为例，对其高校财务信息系统主要组成模块进行分析，提出应通过借助信息技术不断完善内控体系建设，将内部控制要求嵌入财务管理信息系统，减少人为因素对内部控制有效性的影响，以内部控制要求为标准，搭建完善的高校财务内控信息系统，对提升师生满意度具有重要作用。