信息化条件下会计档案电子化管理策略研究

赵涛

引言

信息技术时代的到来，既给会计档案电子化管理技术的应用带来了新的机遇，同时也对其提出了更高的要求。2019年3月29日，《在全国档案局长馆长会议上的工作报告》提出：开展主题档案电子化管理，将档案馆基础设施建设与档案电子化管理后续建设统筹推进，效果良好，值得推广。根据国家档案事业的发展方向和《档案法》的修订成果，档案电子化管理可作为档案宣传的重要方式，新的时代，新的机遇，新的要求，作为重要的核算环节，财务会计的发展关系着资金走向的高效与安全，因此在信息技术条件下，促进会计档案电子化管理技术的应用，提升会计档案电子化管理效果便成了当务之急。我国应加快会计档案电子化管理的数字化和智能化发展，促进档案宣传工作的开展，并以此带动会计档案事业的全面提升。为此，本文从以下几个方面，围绕会计档案电子化管理展开研究，对如何使会计档案电子化管理效率得到全方位的提升进行了探讨。

一、信息技术条件下会计档案电子化管理的重要性

通过分析发现，信息技术条件下的会计档案电子化管理主要具有以下价值与意义。

（一）有利于降低会计档案管理成本，提高管理效率

当今时代早已进入了信息化高速发展的时代，信息化技术在各行各业各领域中的应用实现了技术手段与模式的重大变革，全面提升了信息传播与管理的效率，会计档案管理领域也是如此。不仅如此，信息条件下的会计档案电子化管理还能够利用电子信息技术，减少档案管理中纸张、存储库等方面的成本，并在此基础上，革新了会计数据与信息的收集、分析、整合、存储方式，使得会计档案管理的时间大大延长、效率大大提升。

（二）有利于强化会计档案在综合决策中的作用

信息技术条件下，会计档案电子化管理提升了会计数据与信息的分析与整合能力，大量数据得以利用起来，反映企业财务会计以及其他部门生产运营的实际情况，进而为企业综合决策提供指导。数据是当下市场竞争中的关键要素，因此，会计档案电子化管理能够很好地提升了数据及数据分析在企业财务会计工作中的重要性，让会计档案中的数据和信息更好地在企业综合决策中发挥价值。例如，当企业要进行投资决策的时候，借助档案电子化管理可以第一时间查询并获取企业财务的最新情况，便于企业经营决策者掌握企业资金的流动信息，更加全面且长远地考量企业财务的健康发展以及投资的合理性，从而做出更高质量的决策，保障企业的健康平稳发展。

（三）有利于更大范围的会计档案共享与交流

要想保证财务会计的健康发展，不仅要做好企业内控，还要积极向外界进行学习、交流和发展。会计档案的电子化管理可以全程记录会计管理中经验和教训，分析常见的问题及其成因，这些对促进会计管理科学化发展有着显著的作用和价值。企业可以通过会计数据和信息的分级和有限共享，将这些工作过程中积累的经验教训，通过电子信息技术渠道，与其他企业、组织进行共享和交流，相互学习、相互促进，从而更加开放性地、高质量地提升企业的财务会计管理水平，提升企业的运营管理软实力。

二、信息技术条件下会计档案电子化管理的现状

随着社会的发展，信息化技术在会计档案电子化管理效用的提升中起到了更为积极的作用，通过网站访问、实地考察、调查问卷、对比分析等方法发现，当前信息技术条件下会计档案电子化管理主要有以下几个方面的情况：一是有65%的企业认为会计档案电子化管理中服务人员的意识比较强，能够主动为需求者提供较为完善的管理方案，但是仍然有35%的人认为服务人员的意识不强，不能积极主动地为需求者提供有效的服务。二是关于基础建设方面，有45%的企业在进行会计档案电子化管理的过程中认为相关电子设备不足，尤其是在软件方面没有及时地更新；有65%的企业表示在进行会计档案电子化管理的过程中市场出现过因为硬件设施老化而影响数据获取的情况。三是在会计档案电子化管理的过程中，有45%的企业为了节约人力资源成本，采用了兼职人员来进行管理；有36%的企业表示虽然采用了专职人员来进行会计档案电子化管理，但是并没有对其工作进行全方位的关注和关心，也没有进行全面的培训与提升等。四是在会计档案电子化管理服务的过程中，有67%的企业管理者认为虽然企业进行了会计档案电子化管理，但是从实际情况来看，会计管理的模式仍是传统化的、封闭性的，会计档案中的信息和服务仍只作为财务会计部门的工作记录，而不能面向企业经营管理提供决策支持，无法助力企业管理水平方面的更进一步提升。

三、信息技术条件下会计档案电子化管理中存在的问题

通过前文的调查分析结果不难发现，信息技术条件下，会计档案电子化管理面临着一些阻碍和问题。

（一）信息技术应用意识与能力较差

“由于外部环境的约束，会计纸质与电子档案仍会长期并存。”[1]因此信息技术条件下，不是所有的会计档案管理人员都会积极主动地适应信息技术时代，培养自身的信息素养和信息技术应用能力，相反地，相当一部分的会计档案电子化管理工作人员自主学习能力较差，满足于现状，没有培养出信息技术应用与服务意识，没有从根本上认识会计档案服务的过程中电子化技术应用的功能和意义，甚至在会计档案电子化管理的过程中态度懒散、敷衍了事，只局限于少量的、常用的会计档案电子化管理功能，而没有积极主动地深入了解会计档案电子化管理中更多的开发性功能和应用模式，从而导致对会计档案电子化管理系统的了解不够，工作效率低下，显著影响了会计档案电子化管理的有效进行。

（二）会计档案电子化管理中基础设施不足

信息技术会计档案电子化管理的基础设施缺乏主要表现在三个方面：一是缺乏足够的办公面积，当前一部分企业在进行会计档案电子化管理的过程中通常会采用最大限度地降低成本的方式来进行。[2]例如，一组来自2020年新浪网的数据显示，目前社会中有45.26%的企业缺乏独立的会计档案电子化管理办公区域，有32.65%的企业表示自身缺乏足够的办公区域来为会计档案电子化管理服务。二是缺乏会计档案电子化管理的信息技术设备，比如计算机设备、档案查询设备、风险控制基础设施等。

（三）会计档案电子化管理中专业人才缺乏

信息技术发展十分迅猛，短时间内就对会计档案管理工作产生了深刻影响，由此导致专门人才的培养明显滞后，会计档案电子化管理中专业人才缺乏的问题日益普遍。一方面，在目前的会计档案电子化管理过程中，部分档案馆管理人员存在身兼多职的情况，比如在所调查的企业档案管理中，档案馆管理人员多数由高层管理工作人员兼任，或者将这一部分的管理工作外包给第三方企业来进行。另一方面，在服务中，有个别专职工作人员并不了解专业的电子化档案管理技术与方法，所以在工作中只能做一些简单的交接工作，并不具备进行较有深度的编研工作的能力，无法有效地将信息技术与会计档案管理有效融合起来。

（四）服务能力建设未与实际相联系

从当前信息技术条件下的会计档案电子化管理的情况来看表现最明显的便是与现实实际脱节。会计档案电子化管理的主要目标是将会计信息进行有效的保存和编研，为国家、企业、社会等提供清晰的资金动向内容，以便为国家、企业、社会等的现实性发展提供决策支持。但从实际情况来看，信息技术条件的会计档案电子化管理的过程中由于受资金、专业等方面的限制，所记录的档案与现实的需要有一定的差距，还不能够从资金方面、经营方面以及社会发展方面来对国家的建设、民生服务、应急处理、企业经营、经济发展等方面提供有效的参考和指导。[3]

四、信息技术条件下提升会计档案电子化管理效率的措施

从社会发展的角度来看，信息技术条件下，会计档案电子化管理已经成为当今时代发展的趋势，实践也证明，会计档案电子化管理能够在国家、民族、社会、企业的发展过程中起到积极的作用，为此，本文从以下几个方面提出了信息技术条件下提升会计档案电子化管理效率的措施。

（一）加强会计档案电子化安全管理顶层设计

1、建立会计档案电子化管理信息平台

档案信息安全管理实际上并非某一个行业的事情，因此，在会计档案电子化管理安全控制机制之中，应该积极利用当地资源来建立会计档案电子化管理信息平台。例如，可以由国家出面，建立国家级的多维统一的用户信息采集平台，例如签字采样、指纹采样、面部采样，有利于多维度构建其档案管理信息平台，以便公安机关的查验。在需要调阅会计电子化档案信息时，公安机关只需要通过档案管理信息平台中的多维度信息就能够立刻将这些信息安全与相关责任人锁定起来。建立档案管理信息平台，一方面能够让会计档案电子化管理中信息安全得到有效控制，严格控制任何企图从会计档案电子化管理的信息的途径。[4]另一方面还能够让会计档案电子化管理中的信息为公安机关的案情侦破工作提供有效的服务。因此，建立会计档案电子化管理中信息安全控制机制，构建档案管理信息平台势在必行。

2、贯彻“前端控制”理念

在会计档案电子化管理安全控制机制中，进行前端控制理论能够让档案学的理论和实践基础相互结合，同时还能够让会计档案电子化管理信息安全在未雨绸缪之中得到有效的控制。[5]第一，需要对业务档案信息管理人员进行管理。无论经济是怎样的发达，科学技术怎样的发展，关键还在于人的行为必须要合理、合法、合规。因此，会计档案电子化管理必须对档案信息管理人员进行有效的管理，对所有的工作人员进行专业性的培训，让他们能够加强新知识和新技能，让他们不断学习并掌握电子计算机技术和现代化网络办公技术以及其他语种，这样才能够从源头上保证其服务的质量。第二，应该注重归档的流程，制定清晰的归档顺序。这样才能够确保文件材料在收集的时候能够具有前瞻性，才能够确保业务档案的质量。第三，应该从源头做起，确保档案的质量。在会计档案电子化管理归档过程中应该严格遵循国家的档案相关公文的格式、行文，让档案既合理合法，又安全保密。第四，需要依法管理会计档案电子化管理，在前端控制理念的影响下，会计档案电子化管理信息安全必须在法律的保证之下进行，这样才能够确保业务档案的合法性和安全性。综上所述，会计档案电子化管理应贯彻“前段控制”的理念，加强前段工作人员的培训和管理，梳理会计管理中的归档工作，要求业务档案信息安全管理人员从全局出发，动态监督和管理会计档案电子化管理中各项工作的开展，尽可能地对业务档案信息安全控制中可能存在的问题及时察觉，最终实现全力保护会计电子化档案信息安全控制的目标。

3、落实档案管理体制改革

在会计档案电子化管理信息安全控制机制中应该竭尽全力落实档案管理体制改革。第一，可以实行文档一体化，文件的档案按理来说本身就应该是一体的，因此，为了节约成本，同时又不耽误业务档案信息安全控制，可以采用文件保存和档案保存一体化的原则，让文书部门主管档案馆，既让管理主体节约开支，同时也保证不同会计人员可以随时根据工作需要调取同一档案，提升会计档案管理与应用的有效性。第二，对会计档案电子化管理的档案资源结构进行调整，确保业务档案能够集中得到管理等，在这种情况下，会计档案电子化管理应该将单纯的保管工作变为主动搜集工作，并在建立档案时，时刻注意是否符合相关流程，在法律的引导下加强对业务档案的接收和管理，这样才能够起到防范风险的基本作用。第三，强化会计档案电子化管理的服务功能，健全会计档案管理与服务的创新工作流程。归根结底，会计档案电子化管理工作是服务性质的工作，因此，会计档案电子化管理人员应该在工程过程中强化主动参与、积极服务的意识，明确自身的服务职责，发挥会计档案的服务功能，完善会计档案电子化管理与服务的工作流程，并在健全电子信息技术相关基础设施的同时，加强会计档案管理的质量与安全，做好定期的检查和完善，确保会计档案电子化管理能够更加高效、高质量地提供档案服务。

4、推进档案管理模式变革

创新是一个行业或者企业得以迅速发展的根本动力，为此，会计档案电子化管理安全控制机制要得到有效实施就必须推进档案管理模式变革。其一，针对当前会计档案电子化管理之间所进行的业务档案信息块状模式，应打破不同部门之间的壁垒，建立统一的业务档案信息安全管理方案，规定统一的业务档案信息安全管理标准，实现会计档案电子化管理的一体化体系建构，提高会计档案管理的标准化水平，便于业务档案信息安全管理的深入。其二，应让会计档案电子化管理信息安全管理工作市场化。[6]即在全面考察之后，可以将会计档案电子化管理信息安全工作外包出去，既能够节省人力成本，同时也能够利用专业的档案管理服务来为会计档案电子化管理信息安全服务。其三，应该加强会计档案电子化管理员的培训和学习，让其在不断的学习之中提升自己的创新能力，将创新的管理模式引进会计档案电子化管理信息安全控制之中，以便切实发挥业务档案信息安全控制作用，提高业务档案信息安全工作的工作效率。从当前的发展情况来看，在会计档案电子化管理信息安全控制机制中，推进会计档案电子化管理模式的变革是当前档案信息管理的基本要求，同时也是社会发展的大势所趋，为此，会计档案电子化管理的发展需要重视相关人才的培养，鼓励人才发挥自身的专业能力和创新能力，深化对会计档案电子化管理信息安全控制机制的认知、理解和践行，促进会计档案管理模式变革的顺利实施。

（二）加强会计档案电子化管理信息安全管理流程控制

1、完善权责运行机制

完善权责运行机制主要应该从三个方面着手：其一是完善内部权责机制。当前会计档案电子化管理中也规定了专门的负责人，但是对于每一个人负责的项目没有划分清楚，并且这些专人负责的项目多数是比较宏观的，至于非常微观的，小的方面的责任，会计档案电子化管理中并没有更为仔细地标明，极其容易因为个人在细节上的纷争而造成权责不明，从而影响工作的良好运行。所以，在完善会计档案电子化管理流程时应该对每一位工作人员具体负责的工作，具体需要完成的程度，具体担责时间等进行详细的标注，以便查阅，保证会计档案电子化管理信息安全管理工作有序进行，并且权责落实到位，员工也必定能够尽心尽力，力求让信息化条件下会计档案电子化管理得到加强。其二是完善第三方支付平台与银行之间的权责机制。自从电子商务兴起以来，以支付宝、微信、财付通等为支付方式的第三方平台在社会上悄然兴起，这既给人们带来无限的方便，同时也在其中潜藏着许多危险。例如，因为客户访问第三方支付平台而受到病毒的侵染，造成了信息的泄漏等，这一部分责任究竟应该由谁来买单，这是当前互联网时代中极为关注的问题。针对这种情况，需要有效加强会计档案电子化管理的安全控制机制，这关键在于建立其第三方支付平台的业务档案信息，让第三方支付平台和银行都各自拥有明确的业务档案信息，对所发生的资金活动有明确而清晰的记录，这样才能够让第三方支付平台和银行在信息化条件下会计档案电子化管理中主动承担起相关的责任，做到权责明确，以便对业务档案信息安全隐患进行追查和杜绝。

2、建立系统内部联动机制确保业务连续性

会计档案电子化管理实际上是一个联动的过程，在这个过程中的每一个环节均是连续的，因此，要确保业务档案信息安全控制的加强就必须要建立系统内部联动机制，以确保业务的连续性，这样才能够让业务档案信息安全。在传统的会计档案管理过程中，与之相关的各个部门或业务是相对独立的，工作人员只局限于自己的工作范围，对于别的部门所发生的事情不予理会，这样部门与部门之间只能进行分割式的管理。这种相对独立的管理模式有助于构建权责分明的责任体系，但同时也产生了一些问题，即企业档案管理工作被割裂，在遭遇突发事件的时候，极其容易导致数据的丢失，使得业务档案信息安全受到威胁。[7]针对这种情况，会计档案电子化管理应该积极借鉴外国的先进经验，在管理内部实施应急联动机制，通过内部各个部门之间的联合应急预案，在日常工作中加强信息沟通，进行资源共享，统一协调。如此，如果会计档案电子化管理中出现了某种突发事件，各个部门之间可以借助信息共享的会计电子化档案来保障会计档案的安全。

3、有效实施内部流程控制和风险点控制

一方面，信息化条件下会计档案电子化管理应该加强其内部流程控制，这就要求其业务档案信息从生成、搜集、审查、归档、保管到更换、销毁等整个过程都应该严格按照相关规定来执行，不能够因为私心便让这个流程控制被荒废，更不应该因私利而随意更改业务档案信息安全控制的流程。另一方面，信息化条件下会计档案电子化管理应该加强其风险点控制，实际上在业务档案信息安全管理过程中我们都知道在整个过程中都会出现风险点，这些风险点一旦没有得到良好的控制就极有可能让这些存在的隐患越来越大。所以所谓打蛇打七寸，有效实施会计档案电子化管理也是如此，需要在日常业务中找准这些风险点，并制定具体的措施来对这些风险点进行控制，以实现会计档案电子化管理有效进行的目标。具体来说，可以从以下几个方面开始：第一，建立有效的内部监督制度，信息化条件下会计档案电子化管理信息安全实际上也是一种人的行为，那么只要是涉及人的行为就必定在行事之中可能存在着偏颇之处，因此，信息化条件下会计档案电子化管理应该建立一整套有效的内部监督制度，这样才能够让员工在进行操作的时候能够得到有效的监督，这就很大程度上杜绝了一些人因为某种原因而私下篡改数据和记录的行为。第二，可以对风险点进行充分的展示和预示，起到随时做好准备的作用。从经济学和管理学的规律来看，风险是可以预知的，信息化技术与风险管理的融合可以有效提高风险预测的准确度，以便管理者及时根据风险发展的状况进行协调控制，化解风险，促进成长。因此，在会计档案电子化的管理中信息化的风险管理有着一定的积极意义和价值。具体来说，管理者可以在会计档案电子化管理系统中设置风险数值，实时监控和标示财务会计管理中有风险的具体环节与项目，给员工警示的同时，引导员工及时进行处理，避免因忽视风险而造成损失。同时，信息化条件下会计档案电子化管理还可以从以往的数据分析和总结出发，提前预测，确定有潜在风险可能性的环节或项目，以便员工在档案管理的过程中给予更多的关注，做足风险防范的准备，提高会计档案电子化管理的安全系数。

（三）推动信息化条件下会计档案电子化管理中信息资源的安全开发利用

1、完善信息源的信息安全管理机制

信息源是信息化条件下会计档案电子化管理的最基本保证。要推动信息化条件下会计档案电子化管理资源安全开发利用就必须要完善信息源的信息安全管理机制。首先，要建立控制信息源的信息安全监督制度，这样才能够保证信息源的信息是真实可靠、值得信赖的。其次，要建立信息源的信息安全审核制度。信息源的信息是否安全的判定需要规范化的信息安全审核制度来实施。对此，信息化条件下，会计档案电子化管理应相对应地建立起科学、有效的信息安全审核制度，准确判断信息源头所给出的信息数据是否真实可信。最后，互联网时代，部分信息来源复杂，不仅很难进入信息安全审核环节，而且还可能夹带未知的网络技术威胁。如果要获取和利用这部分的信息，还应当在安全审核制度机制的基础上，增强互联网信息安全管理的工作体系，审慎获取互联网中的网络信息数据，减少网络病毒的侵入，防止会计档案管理信息的外泄，提高会计档案电子化管理的网络安全。

2、强化会计档案电子化管理中的信息风险防范意识

信息风险防范意识的增强是会计档案电子化管理中安全控制的关键点。如果对信息风险防范不够重视，那么很容易忽略会计档案电子化管理中的漏洞，导致工作出现失误或信息出现泄露，给会计档案的安全性造成显著的威胁。而要想强化会计档案电子化管理中的信息风险防范意识，可以采取以下举措：第一，应该及时地将业务过程信息利用中易发生信息风险的关键环节标示出来，让在职的员工能够时刻看到并引起重视，牢记在心，尽可能地在每一个环境之中对所可能发生的信息风险进行防范。第二，应该加强业务人员的过程安全防范意识，部分工作人员在工作之中常常抱着侥幸的心理，因此，在面对业务过程信息利用时经常没有抱着高度重视的态度，比如档案借阅时，随意操作，不按照相关流程来严格执行；档案归还时，也没有按照规范性的章程来审慎查验，这样的行为会给会计档案电子化管理信息安全控制带来了许多不可预期的风险。对此，业务人员安全防范意识的提升至关重要，只要业务人员时刻对业务档案信息的安全情况提高重视，才能够更好地确保信息化条件下会计档案电子化管理的万无一失。

3、规避业务档案信息利用的风险问题

业务档案信息在利用的时候必定会存在着一定的风险，因此，在加强会计档案电子化管理时应该重点规避业务档案信息利用的风险问题。首先，应该规避业务档案生成过程中的风险。业务档案的产生有一个具体的过程，在这个过程之中，任何一个环节出了问题都有可能导致其业务档案信息出现安全问题，为此，信息化条件下会计档案电子化管理中规避业务档案信息风险的第一步是要规避档案在生成过程中的风险。其次，应该规避业务档案在归档过程中出现的风险。一部分居心叵测之人企图通过业务档案归档之际做手脚，对其进行涂改、删除等，并在合适的时机将错误的档案信息加以利用。面对这样的情况，会计档案电子化管理应该规范会计信息归档的规范体系，通过专人专管、专人备份、专人监督等，最大限度地降低档案归档时信息被泄露、篡改的风险。最后，也是最为重要的环节，会计档案电子化管理应重视会计档案的安全管理和合法信息利用，坚决切断私人涂改、增删会计档案的不法路径，配合相关的犯罪活动查处工作，为其提供经济活动轨迹的相关证据，确保经济犯罪分子能够受到法律的惩处。具体来说，会计档案电子化管理应严格洞悉信息利用的内容、渠道、方式，执行更为严格、专业的信息调取借阅制度，并对调出和归还的档案进行一致性核查，确保调出的档案和归还的档案完全一样，未经任何涂改、增删。此外，“各个单位应根据自身情况建立电子会计档案制度，选择高质量存储介质并进行备份，分类编号便于查找，选择合适的环境做好保管措施”[8]，以防出现介质破坏的问题，给会计档案电子化管理带来重大损失。

（四）加强信息化条件下会计档案电子化管理人才队伍建设

1、加强会计电子化档案管理人才的建设

当前会计档案电子化管理信息管理缺乏一定的档案管理人才，为此应该加强信息化条件下会计档案电子化管理人才的建设，具体来说可以从以下方面入手：一是可以从社会上招募在档案管理方面具有相当经验的专业人才，这样就可以节省了大量的培养人才的时间，在短时间之内便可以让信息化条件下会计档案电子化管理取得良好的效益。二是可以从文职部门培养档案管理人才，比如，对适合档案管理工作的人员进行职业规划，为其准备丰富的待遇，帮助其在档案管理方面继续深造，然后让其逐渐成长为专业的档案管理人才，通过这样的方式所寻得的人才忠诚度极佳，有利于信息化条件下会计档案电子化管理的长期稳定发展。三是应该给予档案管理人才优厚的待遇，每个人最基本的需求仍然是衣食住行，但是当前信息化条件下会计档案电子化管理的工资水平普遍较低，这就在一定程度上影响了他们的日常生活，为此，应该提高信息化条件下会计档案电子化管理业务中档案管理人员的工资水平，帮助他们解决日常的生活之需，这样才有可能促使档案管理人员将更多的精力放在的档案管理之中，也才能够从侧面充分保护信息化条件下会计档案电子化管理信息安全。

2、积极引进会计电子化信息安全技术人才

信息安全技术人才是当前会计档案电子化管理的关键，业务档案信息安全部门积极引进信息安全技术人才，才能够让其业务档案信息安全得到有效保护。因此，信息化条件下会计档案电子化管理应该大力与高校合作，从知名的大学校园中吸引、招聘刚刚毕业的莘莘学子，引导毕业生们利用自身所学的计算机专业技术、会计专业管理技术、档案管理技术，提升会计档案电子化管理的专业水平，促进信息化条件下会计档案电子化管理信息安全的有效控制。除此以外，还应该积极加强各项关于信息安全的主题培训或者联谊活动，让负责会计档案电子化管理工作人员能够在互相学习和交流的过程中得到进步，从而更好地促进信息化条件下会计档案电子化管理水平的提高。

3、完善档案外包人员管理机制

对于信息化条件下会计档案电子化管理来说，档案外包是未来业务档案管理的一大趋势，因此，信息化条件下会计档案电子化管理应未雨绸缪，进一步完善档案外包人员管理机制。比如档案外包人员管理制度、档案外包人员管理准则、档案外包人员和信息化条件下会计档案电子化管理的各种合作条款等。档案外包在一定程度上固然有节省人力成本的作用，但是在外包的过程中也存在着诸多风险，因此，完善档案外包人员的管理机制必须要从依法、合规的角度出发，确保外包人员对档案信息的绝对保密。

（五）加强信息化条件下会计档案电子化管理业务档案信息系统建设及技术防范

1、有效识别内外部威胁，及时发现信息安全弱点

有效识别内部存在的威胁、发现信息安全弱点是加强会计档案电子化管理的重中之重。因此，应重点培养管理人员对威胁的识别能力，只有这样，管理人员才能够更加游刃有余地进行安全威胁或弱点的处理，在第一时间就完成漏洞的排查和修补工作。而要想提高对内外部威胁以及信息安全弱点的识别能力，应采取以下措施：第一，建立巡检制度，规定每一位档案信息管理人员在固定的时间、固定的地点、采用既定的方法来对可能存在的内外部威胁进行有效识别，缩短威胁与弱点识别的时间，提高威胁与弱点识别的准确性。第二，优化会计档案电子化管理的技术与系统，提供强有力的技术支撑。信息化条件下会计档案电子化管理业务档案信息的安全与电子信息技术的应用水平有着极其紧密的关系。电子信息技术软件升级不及时、计算机硬件设施不完善等都可能导致会计档案电子化管理出现信息安全漏洞。为此，信息化技术条件，会计档案电子化管理应该重视电子信息技术的专业化应用，及时进行计算机硬件系统和软件系统的升级换代，减少会计档案电子化管理中的技术漏洞，提高会计档案电子化管理的质量。

2、实施全面防范信息安全风险的措施

对于信息化条件下会计档案电子化管理来说，业务档案信息安全控制从来都不是一个人，或者某一个部门的事情，它需要信息化条件下会计档案电子化管理各个部门联动起来实施全面防范信息安全风险措施。首先，信息化条件下会计档案电子化管理应该制定全员联动的相关制度，这样员工在实施全面防范信息安全时才会有理有据，也才能够让工作得到别人的理解和支持，也才能够实现信息化条件下会计档案电子化管理业务档案信息安全风险防范的全面状态。其次，应该制定关于防范信息安全风险的奖惩措施。信息化条件下会计档案电子化管理业务档案信息全面安全防范是每一位员工的分内之事，因此，信息化条件下会计档案电子化管理应该就这一事情制定明确的奖惩措施，有功之人就应该大加赞赏，让其成为信息化条件下会计档案电子化管理中全面防范信息安全风险的标杆，而相应的，那些对会计档案电子化管理信息安全造成了隐患的人就应该受到相应的惩罚。最后，应该公平、公正、公开地看待全面实施防范信息安全风险措施，让所有的管理人员们明白会计档案电子化管理信息安全控制机制需要所有人的共同努力才能实现。

3、及时更新技术，提高应急机制能动性

信息化条件下，会计档案电子化管理，除了需要建设日常化的安全控制机制之外，还必须强化会计档案管理的应急机制，以防突发事件导致会计档案管理的重大损失。具体来说，会计档案电子化管理应当做到：第一，推动会计档案电子化管理的应用技术更新，防止出现系统方面的技术失误；第二，加强会计档案电子化管理工作的自动化监督和人工监督，多举措确保会计档案电子化管理的安全性；第三，及时查漏补缺，针对会计档案电子化管理中出现的问题和不足，及时筛查和纠错，完善会计档案电子化管理业务的工作机制和处理流程。

结语

综上所述，随着科学技术的发展和信息化技术的应用，会计档案电子化管理业务的档案信息系统建设和技术防范已经成为其业务档案信息安全机制提高的关键因素之一。因此，在信息化条件下，会计档案电子化管理的有效进行应该从服务意识、基础建设、安全管理、人员队伍以及信息技术建设与防范等方面来进行，切实提升会计档案管理的科学性、有效性和安全性，强化会计档案在综合决策中的作用，促进更大范围的会计档案共享与交流，实现会计档案电子化管理的长足发展。