浅谈综合档案信息管理系统设计与实现

在网络信息化技术迅速发展背景下，档案信息管理系统设计的要求也在提高。档案信息化管理系统应用单位应结合自身对系统应用的需要，将档案信息管理系统的便利性特色体现出来，以提高档案信息利用价值。各企业及机关单位等要以计算机网络技术为基础，设计引入专门化的档案信息管理系统，从而有助于提升档案信息管理系统应用的质量，提升档案信息管理的效率。在改变传统档案信息管理的方式背景下，突出档案信息管理的主体地位，最大限度地提高档案信息管理的质量效果，才能实现最终的管理目标。

1 发改委综合档案信息管理系统设计需求及思路

1.1 档案信息管理系统设计需求

发改委综合档案信息管理系统设计有自身的需求。发改委是重要的宏观调控职能部门，其在实际工作中积累大量的珍贵资料，并且这些资料都是逐年递增的，随着档案资料量的不断增大，档案信息管理中采用传统的管理方式显然已经无法适应，对现代化的档案管理方式的需求越来越强烈。传统档案信息管理、存储和查询等方式的整体工作效率比较低，降低了档案信息利用率，如果没有将综合档案信息的作用发挥出来，必然会造成资源信息的浪费，对我国经济社会发展也会产生一定阻碍。通过现代化的档案信息管理方式，有效推动发改委综合档案信息化管理建设，从而有助于促进社会经济良好发展［1］。

发改委综合档案信息管理系统构建涉及收发文及信息录入、查询和统计等，设计信息管理系统的重要目的是节约档案信息存储的空间，有效延长档案信息保存的时间，有助于信息查询及调用。设计信息管理系统有助于数据存储及获得展示，有助于保障信息的完整及应用及时，使得档案信息在信息管理系统中双向信息传递比较便利。计算机技术的更新速度比较迅速，相应地，设计信息管理系统人员就要注重系统自身的先进性，要能在扩充性及开放性方面有更优化的展现，有助于档案信息管理系统不断完善［2］。

1.2 设计思路

发改委综合档案信息管理系统在具体设计中需要按照明确的设计思路开展，保障各项档案信息管理系统优化设计，从而有助于提升系统应用质量。设计中，需要从办公内网基础上发挥计算机技术优势，设计出和发改委综合档案管理需求相适应的信息管理系统，将信息管理系统以更为高效及安全为要求，构建系统的档案信息服务体系，从这一设计要点方面加强重视，才能有助于实现档案信息高效应用的目标。

设计档案信息管理系统，需要提升档案信息数字化的步伐，从而为档案信息管理系统提供原始电子信息数据及元数据。针对重要档案需要全文检索利用，构建基础的电子档案信息资源数据库，全面性落实发改委综合档案信息管理无纸化要求，通过信息网络化管理模式，提升档案管理的效率，将档案管理在查询、调动和传递等各个环节都能更为便利地体现。

综合档案信息管理系统设计中，需要体现出系统的完整性，保障系统设计的科学合理，能和其他信息系统相互进行信息传递。结合发改委这一特殊的单位性质，档案信息管理系统要保障档案数据信息压缩加密处理，发挥异地备份功能。通过保障系统档案信息数据完整及延续，将迁移历史数据条目能有效迁移，发挥档案信息管理系统的优势。系统设计需要创设能实现音视频及文字等多类型档案信息数据查询利用的信息管理平台，保障管理系统在专业性、完整性和可扩展性能方面都比较突出。综合档案信息管理系统设计以“安全，高效，共享，服务”为宗旨，构建安全、可靠性强的档案信息服务体系，把发改委的档案资料实现数字化目标，提升档案管理的质量［3］。

2 综合档案信息管理系统架构及具体功能模块设计

2.1 综合档案信息管理系统架构

发改委综合档案信息管理系统涉及归档管理、收发文管理、档案借阅等相应的模块。整体档案信息管理系统有用户、服务器、数据3个层次。应用服务器层选择MVC结构，通过MVC结构，把交互管理系统分解成模型控制和视图组件、逻辑计算关系、问题核心数据、功能计算关系模型进行组建，通过Java类及EJB技术实现，主要是用在保护专用户及系统互动操作控制组件功能，通过Java语言，进行编写服务器端的程序，控制组件协调模型和同视图间工作。针对模型处获得显示信息视图组件而言，同样信息能采用不同显示形式及视图展现，组件功能实现主要是结合JavaScript、JSP技术和HTML相应技术支持实现。针对用户层人员而言，无论单位或其他地方，只采用网络能获得信息系统提供业务逻辑层服务，无需安装客户端软件，但要采用RMI 通信协议。通过对综合档案信息管理系统架构有明确的认识，在具体的系统设计中，就能结合具体档案管理应用功能的需要进行优化设计，保障各项功能都能发挥积极作用［4］。

2.2 系统功能模块设计

发改委综合档案信息管理系统进行设计中，为了能发挥系统高效管理档案信息的作用优势，需要有完善的功能模块为支撑，主要有以下相应管理模块内容。

2.2.1 收发文功能模块

综合档案信息管理系统功能模块中，收发文功能模块是比较重要的组成。收文管理模块的主要功能作用就是对外来公文登记处理，通过登记国家各部委的来文及政府来文等，涉及收文登记及领导批示等，也有全文检索及统计相应的功能。在收文管理模块的运用下，能够大大提高收文管理的效率和质量。发文管理功能作用主要是就发改委的各类发文进行登记及查询，如对文号及标题等文件要素进行登记，并要及时提交归档及条件检索等相应功能，通过发文管理功能的充分发挥，能有助于档案管理工作高效开展。

2.2.2 归档管理功能模块

综合档案信息管理系统功能中，归档管理功能模块也比较关键，是系统功能的重要组成部分，管理中，能有效实现业务部门提交历史档案加工归档，然后入库、档案著录管理等，保障档案归档管理活动高质量开展。

2.2.3 统计查询功能模块

结合档案信息管理系统应用效果，相应管理功能要完善，在最大程度上提升档案管理活动高质量推进。通过统计查询功能模块的设计，该功能模块应用能大大提升档案信息利用效率，档案归档及访问量的统计都比较精确［5］。依照发改委要求，能对上级部门和地方档案管理部门要求各档案统计报表，统计结果也能实现打印，转变成档案标准格式，提升档案管理工作的开展质量。

2.2.4 系统管理功能模块

为了有效提升档案管理质量，就需要在系统管理功能模块设计环节保障系统管理功能模块作用充分发挥出来。系统管理功能中主要有组织机构管理、角色管理、用户管理及档案类型设置管理系列的管理内容，通过该系统管理功能模块运用，能对综合档案信息管理系统管理档案进一步优化，进一步提升档案管理工作开展的质量效果。

2.2.5 子系统利用功能模块

综合档案信息管理系统设计中，针对子系统进行利用也比较重要，通过发挥该功能模块作用，有助于将各子系统规范管理。通过发挥该功能模块作用，有助于机关内部人员借阅档案申请，以及管理部门进行逐级审批。通过和处室人员权限，进行划分直接阅览及审批阅览等范围、规定时间及保留借阅目的等，在子系统利用功能模块的科学设计下，就有助于最大限度地促进档案管理工作的顺利落实。

2.2.6 系统安全设计要点

为了保障综合档案信息管理系统设计质量，必然需要在安全设计环节加强重视。系统应用对安全性要求比较高，所以，保障系统应用安全就需要以安全设计为基础。通过系统日志及数据备份和恢复相应手段运用，提升系统访问和数据安全。依照角色进行定制及设计系统访问。通过SSL协议来对外部访问数据加密处理，保障应用系统流程设计日志功能，有助于安全问题追查，结合规定要求数据备份及恢复操作，这些安全设计都有助于提升系统数据的整体安全［6］。

2.2.7 数据库设计

为了有效提升综合档案信息管理系统应用效果，必然要在各设计环节加强质量控制，其中，数据库的设计是比较关键的设计部分。系统运行中，为实现数据存储和调用目的，数据库设计显得比较关键。数据库通过档案管理系统各组成部分功能特性分析，保障用户及机构和档案库要素属性，有助于系统数据库概念结构设计提供参考，最终能获得优化的设计方案。管理系统中，档案信息表及用户信息表等需要做定义分析，明确各表关系模式，并能合理化设置综合档案信息管理系统数据库表，保障数据库应用的安全可靠性，降低系统数据库运用中问题发生率。需要从需求分析环节加强重视，注重数据库完整设计，提升数据库设计整体质量效果。通过档案管理信息高效处理，优化管理工作开展计划，将综合档案信息管理系统应用价值充分展现出来。

2.2.8 验证功能模块设计

综合档案信息管理系统设计中，针对验证功能模块设计也比较关键。该功能模块设计主要是保障文件管理系统应用效率进一步提升，促进系统运行流畅。在完成系统登录窗口设计基础上，构建系统验证模块，按照档案文件管理的需要，绘制文件管理运行验证流程图，有助于登录人员身份验证，保障系统运行安全可靠。在文件管理系统基础上，进行验证流程图，构建相关代码，保障系统运行验证思想的合理性，在最大程度上为文件管理系统的有效利用提供有价值的参考信息，保障各项档案信息管理工作高质量开展。

3 综合档案信息管理系统实现问题及解决的问题

3.1 综合档案信息管理系统实现问题

在综合档案信息管理系统设计实现中也存在着相应的问题，从几个层面进行阐述，如存在的信息孤岛现象比较突出，主要是管理软件的通用性效果还需要进一步优化。在当前数字技术的迅速发展背景下，要想实现档案管理和数字技术结合，就需要增强管理软件设计开发的力度。档案管理系统设计实现中，系统软件只是单一满足档案信息处理要求，对于档案管理及电子政务系统和办公自动化系统一体化发展需求没有满足，这就必然会影响综合档案信息管理系统应用价值。再者，综合档案信息管理系统设计实现中，对于供求鸿沟现象的解决也比较重要，出现这一系统应用问题的原因主要是档案管理人员自身素质有待进一步提升。档案管理系统建立，但参与档案管理的人员专业能力没有及时提升，已经和发改委综合档案信息管理的要求不相适应，这就很难将综合档案信息管理系统的功能作用充分发挥出来，这对档案管理系统建设发展也会产生较大的不利影响［7］。

除此之外，综合档案信息管理系统的设计实验中存在的内热外冷现象也比较突出，该问题的发生主要是标准化程度相对较低。档案管理工作开展的基础是标准及规范化，现阶段，综合档案信息管理系统设计实现中，标准化程度低的现象还比较突出，如果没有及时提升系统的标准化、规范化程度，就必然会影响综合档案信息管理系统的应用效果，对于发改委综合档案管理工作开展的需求也会存在诸多方面的不适应。

3.2 综合档案信息管理系统实现中解决的问题

综合档案信息管理系统设计实现中，解决了诸多的问题，例如，实现了海量纸质文件数字化存储的目标。发改委的档案类型中，有照片类的档案信息、文件类的档案信息、音视频类的档案信息、会计类等档案信息，其中，纸质档案文件数量比较庞大。通过综合档案信息管理系统设计实现，将纸质文件转变成数字化的档案信息进行存储，大大提升了档案存储管理的效率。转换格式中不用人工干预，能有效减少成本投入。通过综合档案信息管理系统应用，对发改委的档案历史数据进行高效迁移，原系统数据库分析之后，然后导入数据，保障了数据导入的完整性及准确性［8］。

4 结语

在综合档案管理中，发改委档案信息管理的要求越来越高，为了有效提升档案管理的质量效果，就需要改变传统的档案管理思路及模式。通过将信息化技术融入档案管理中，设计完善的档案管理信息化系统，从而有助于在实践档案管理中发挥积极作用。通过改变传统档案管理的方式，实现数字化档案管理目标，有助于大大提高档案管理的效率和质量，促进发改委档案管理提升效益。