强化档案管理意识 抓好乡镇档案工作

陈新明

时代的不断发展，对乡镇档案管理提出了更高的要求，乡镇部门在日常工作中需要认识到档案管理对自身发展的重要性，并且认真探讨在档案管理工作中需要注意的重点问题以及出现的难点问题，提出有效的应对方案，做好档案的归档以及整理工作。乡镇部门的工作人员要深入学习和宣传档案法中的内容，增强档案管理的工作意识，使乡镇档案管理工作能够具备较强的规范性，保证后续各项工作的顺利实施。

当前乡镇档案管理工作中存在的问题

管理意识不强

为了使乡镇档案管理成效能够得到全面提高，在档案管理工作开展之前，需要相关管理人员认真分析以往乡镇档案管理工作中出现的问题，解决档案管理工作中存在的不足，从而使档案管理工作朝着规范化的方向发展。近年来，我国无论是在经济上还是科技上都有不小的成就，乡镇在经济发展的过程中需要进一步完善当前的管理模式，尤其是要加强对档案管理工作的重视程度，为新农村建设贡献应有的力量[ 1 ]。但是在当前乡镇档案管理工作中还存在着思想认知上的不足，势必会对后续的档案管理工作造成一定的影响。在以往乡镇档案的管理工作中，由于相关人员存在着认知不足的问题，并没有投入过多的人力及财力以保证各项工作顺利进行，因此传统的档案管理思维仍然存在，例如局限于形式化的检查以及范畴管理，并没有深入认识当前乡镇档案管理工作中的重点问题以及需要改进的地方，导致问题无法得以解决，对后续的管理工作也造成了很大的影响。

另外在基层档案管理工作中，管理工作模式并没有严格按照相关的指标和条例来操作，还是依照以往的工作经验进行常规操作，这不仅导致整个档案管理工作充满盲目性，还使其中的矛盾逐渐激化，对乡镇各项业务的实施都造成了一定的影响。而涉及到乡镇档案管理人员，并没有肩负起自身的工作职责以及义务，也没有融入现代化的工作意识来优化档案管理模式，并且在管理工作中并不了解自身的工作重点，在思想认知方面存在着理解不到位等诸多问题，这些因素均会对后续档案管理造成一定的影响。另外各个部门在档案管理工作中缺乏有效的资金支持，并没有随着时代发展加强信息化的建设，一些部门即使进行了信息化建设，但也只是简单利用档案来进行数据扫描，并没有将信息化全面落实到不同的工作环节中，人工操作行为的比例仍然大范围存在，这对档案管理所产生的影响非常突出。上述一系列原因导致档案管理工作无法在新时代获得转型和升级，对后续工作所造成的影响较为突出。

管理机制的不完善

乡镇档案管理工作中管理机制的不完善也是在实际操作中产生的问题，由于相关人员存在着思想认知不足的问题，没有及时发现在档案管理工作中所存在的問题，以及仍然延续以往的工作意识以及工作模式，使得档案管理效率在逐渐降低。我国在新时代出台了相关的法律法规进行档案的管理，但由于乡镇档案管理系统较为复杂，某些方面存在着严重空白的问题，并且在管理机制方面也存在着诸多的漏洞，导致档案管理工作的效率逐渐降低。例如，在档案管理工作中，工作人员并不是统一地保管和存放档案，而是直接放在相关部门进行自行保管，长此以往就会出现多份档案丢失的问题，这对后续各项业务的顺利实施造成了一定的影响。档案中所记录的大小事件都对乡镇后续工作有着重要推动作用，如果在档案保管方面不统一会对档案管理的完整性造成一定的影响，也会导致档案管理工作无法有序进行，使档案管理工作出现纰漏，也就无法突出乡镇档案管理工作本身的优势。

管理人员专业素质不高

科学有序的乡镇档案管理工作离不开人员的支持，但是在当下乡镇档案管理工作中，档案管理人员由于思想认知不足，自身综合素质不高，无法有效应对新时代的档案管理工作中的问题，对后续工作的影响较为严重。例如，一些部门对档案管理工作存在着资金投入不足的问题，并且缺少高素质的专业性人才，部分乡镇甚至会聘用临时工来进行档案的管理，这些管理人员存在着专业素质较低、不熟悉整个工作流程的问题，以及其对档案管理在乡镇各项发展过程中的重要性认识不足，无法全面执行档案管理工作的相关内容，不利于档案管理工作的长期发展，同时会导致整个档案管理工作太过形式化，无法为后续工作提供多样性的支持。

乡镇档案工作非常严谨和烦琐，无论是入库还是查询都有诸多的审批流程，如果档案管理人员综合素质不高，就可能导致档案资料越来越多，并增加实际问题的发生概率，使得档案管理工作无法有序进行。在这一背景下，也会出现档案丢失和损坏的问题，甚至当一些单位出现人员流动时，会耽误整个工作的顺利进行，从而使档案管理效率无法得到全面提升。在这一背景下，一些部门并没有开展科学的培训工作，也没有向相关档案管理人员讲解在新时代下档案管理工作的重点以及我国相关的规章制度，实际档案管理工作中的矛盾仍然存在，也就无法为当前档案管理工作提供多样化的支持。

增强档案管理意识，提高乡镇档案管理效率的策略

通过宣传加强档案管理意识

为了使乡镇档案管理工作能够更加有序的进行，相关部门在实际工作中需要明确档案管理规范化建设的必要性，并且在部门内部加强档案管理的宣传力度，从而为后续档案管理工作的顺利实施提供重要的基础。对以往乡镇档案管理工作中出现的问题进行总结可以发现，档案管理工作的不到位和思想认识有着密切的关系，例如，相关人员没有明确自身的工作重点以及没有认识到档案管理的必要性，导致后续工作中的矛盾逐渐凸显，因此在实际工作中需要增强工作人员的思想认知，才能使档案管理工作朝着规范化的方向发展，不断增强档案管理人员和上级部门对档案管理工作的认识，大幅度提高乡镇档案管理工作的效率，以防止在后续档案管理工作中产生更多的问题。

首先，在工作中需要增强上级领导人员的档案管理意识，相关部门可以组织乡镇领导积极学习档案法中的相关内容，将条例和实际案例进行结合，增强法律法规和规章制度的约束力，逐渐完善档案管理工作模式。在新农村建设背景下，档案管理工作的优势非常突出，因此相关部门需要根据实际情况科学地制定有关档案管理的相关考核标准，对个别涉及档案管理检查和考核的部门，需要将档案管理纳入整体的考核范围中，逐渐提高相关部门的工作积极性，避免对后续档案管理造成一定的影响[ 2 ]。通过长期的检查工作，逐渐增强各个部门领导人员的思想认知，使档案管理规范化和常态化相互结合，从而凸显出乡镇档案管理工作本身的优势。

其次，还需要提高乡镇档案管理人员的工作认识，部分单位可以采取多劳多得的管理机制，让员工在档案管理工作中更加积极主动，形成高度的思想认知。对工作绩效较好的员工要进行奖励，对工作效率较低和工作成果不完善的人员要提出有效的惩罚措施，也可以鼓励这部分人员去参加各种培训，以提高自身的专业素质，为档案管理工作的顺利实施提供重要的基础，这在无形之中也可以形成良好的竞争意识。乡镇档案馆要在原有档案管理模式基础上进行不断改革与创新，使整体档案管理氛围变得更好。我国制定的档案法律法规中明确指出，相关部门要通过宣传增强各个部门对档案管理的重视程度，因此相关单位要通过网络和信息化建设，不断扩大整体宣传范围，使不同人员能够明确在新时代下进行档案管理工作的必要性，约束好自身行为，提高整体档案管理效率。

完善档案管理工作机制

为了使乡镇档案管理工作可以更加有序的进行，相关部门在实际工作中除了要增强工作人员的思想认知之外，还需要完善当前的规章制度，为档案管理工作的规范化发展提供重要的基础。乡镇档案隶属于国家档案，部分也是基层档案管理的重要载体，为了使档案能够具备较强的可靠性以及完整性，相关部门在乡镇档案管理实际工作中，需要严格地遵循我国档案法中的相关规定，优化档案管理模式，制定严格的管理制度保证工作的顺利进行，从而凸显出档案管理工作本身的优势。在档案管理工作中，要彻底解决人事频繁调动和临时工的问题，相关部门在选择档案管理人员时，要做到严格的筛选与考核，尤其是要加强对这部分人员的职业道德素养的全面考核，使其能够更加认真地完成档案管理任务，避免出现太过形式化的问题。在完成考核之后还需要对其进行追踪检查，以发现其在档案管理工作中所存在的问题。此外，还要完善与之对应的监督机制，定期考核档案管理的工作成果，这在无形之中也可以起到良好的约束作用，使相关管理人员可以更加认真细致地的完成当前的档案管理任务，避免对后续档案管理工作造成影响[ 3 ]。在完善档案管理工作机制时，也要注重城乡居民参保登记存档这一工作，按照待遇发放存档标准，将其共同录入到信息化平台中，完善当前的档案管理模式。在乡镇人才档案管理工作中，每年都要进行统计归档，避免出现信息丢失的问题，相关部门也可以在内部建立专业性的考核小组做好档案全过程的监督，在实际工作中坚决按照档案管理工作流程，每一步都监督到位。领导人员也要不定期对管理工作和成果進行抽查，对工作中产生的问题进行总结，提出更加科学的整改意见，从而使相关部门能够重视单位内部所开展的档案管理工作，促使其朝着科学化的方向转型。

加大资源的投入力度

科学有序的档案管理工作离不开资源的支持。在以往档案管理工作中，由于相关管理人员思想认知不足，并没有为档案管理工作提供更多丰富的资源，对档案管理的影响较为突出，因此在工作中相关部门需要转变以往的思想认知，适当地增加在档案管理工作中的资源投入力度，为后续档案管理工作的顺利实施提供重要的基础。相关部门在实际工作中需要将安全性和完整性落实到档案管理的各个环节中，加大人力和物力的投入力度，并配备专业的档案管理人员指导基层档案管理工作有序进行，投入充足的资金完成库房的建设，避免档案在储存时出现丢失和损坏的问题，为档案管理工作创造良好的空间环境。在档案库房中，还要配置与之对应的监控技术和传感技术，随时监测档案储存的环境，科学地设定档案储存环境的温度和湿度，从而使档案管理工作能够更加专业化。

信息化的建设

当前随着我国科技水平的不断提高，乡镇档案管理工作需要紧跟时代发展趋势，加强信息化建设，逐步实现档案管理工作模式的成功转型以及升级。这不仅可以降低纸质档案管理工作的难度，还有助于减少对人工的依赖，为后续的使用提供诸多的便捷，全面增强档案管理工作效果。首先在实际档案管理工作中需要整合不同信息资源，由以往的实体档案朝着数字化档案不断调整，在系统中录入对应的数据，完善数据的储存模式，从而加快信息化的建设速度。在接收档案信息时，需要利用信息化的软件来扫描与之对应的数据模式，在使用时可以通过输入关键词来查找与之对应的档案，从而制订整体的管理模式，节省实际的工作时间。

在档案管理工作中，部门内部可以建立资源共享数据库，相关人员在需要时可在内部申请相关指令，再经过严格的审核下发相对应的指令，从而更加快速查询到自己想要的档案，提高档案服务的工作水平。在信息化建设时，需要相关管理人员总结档案管理的类型以及信息化建设的主要方向，并且根据实际档案管理成果，总结出各项建设制度和实际情况的结合点以及矛盾之处，以调整现有的工作方案，促进信息化建设水平得到全面的提升。在管理制度建设方面也可以配备与之对应的激励制度和责任制度，使不同的人能够明确自身的工作职责，从而更加有条理地完成档案管理的工作任务，并且定期总结档案管理的问题，提出有效的整改意见，通过不断的改进与完善，可以保证信息化制度建设的先进性。

在乡镇档案管理工作中，相关部门需要增强自身的思想认知，明确档案管理在乡镇发展中的重要性，并且结合档案管理的发展现状确定与之对应的优化策略，也可以借鉴其他地区档案管理工作中的相关经验，再根据本地区的实际情况逐步改革当前的档案管理模式，以更快地完成现代化的档案管理目标。

参考文献

[1]杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究[J].中国管理信息化，2018，21（01）：120-121.

[2]于斌.大数据时代档案管理面临的问题及对策分析[J].机电兵船档案，2016（06）：69-72.

[3]戴玲，彭延国，彭长根.大数据环境下的电子档案信息安全问题及对策[J].兰台世界，2015（29）：25-26.