人力资源管理系统在传媒集团的应用研究

卢宣皓

一、前言

多元经营的综合性传媒集团具有人员身份和管理方式不一、员工总量大、薪酬体系多样等特点，导致传统人工方式的人力资源管理水平不高，难以适应媒体融合时代对专业人才的管理需求。本研究分析了H 传媒集团人力资源管理存在的短板，结合业务需求，有针对性地分析了集团实施人力资源管理系统的核心功能。研究分析了人力资源系统选型的步骤、路径和重点，总结实施成效和改进对策，为集团型企业和传媒业企业的人力资源管理提供借鉴。

二、现状与需求

H 传媒集团是以省委机关报为旗舰的大型综合性传媒集团，拥有多份报纸、期刊、新闻网站、移动客户端、40 余个面向大众的平台号和1 家出版机构，在全省各市（州）设有分社（记者站），已经构筑起了以报纸、期刊、互联网新媒体等为主的媒体主业和以文化创意、文化投资、酒店经营等为特色的多元化经营产业格局。在这种经营格局下，集团的人力资源管理存在较多难点。一是人员身份和管理特点多样化，分类统计复杂。集团员工的身份有事业在编、集团聘用制、公司聘用制、项目制（签订以完成一定工作任务为期限的劳动合同）、劳务派遣制等。此外，集团下属的子公司层级多达4 级，下属的各家单位由于业务性质不同，人力资源管理的侧重点不同，各自采用不同的表格管理员工信息，信息的详略程度和重点字段各不相同。这些特点导致集团层面的人员信息管理难以形成统一规范，信息完整性不高，存在多个统计口径，统计准确性不高；二是员工总量大，信息更新容易滞后。集团共有各类用工5000 余人，分布在50 余家内设机构或二级单位。员工跨单位调动，信息在涉及的两家单位间更新不够及时，而员工在一家单位内部的不同部门之间调动，在集团层面也难以及时掌握。员工发生职务、职称、学历等变动，需在数张报表中更新数据，容易发生错漏。为了保持信息更新，集团每隔一段时间需要向下属单位重新收集各类报表，造成重复工作；三是薪酬体系多样，人工监管效率低。集团的综合职能部门、业务部门和二级核算单位采用不同的薪酬体系，使用人工方式审核各单位薪酬总额存在数据准确性差、难以实时监督、数据时效性差等问题。

基于上述问题，集团需要实施人力资源管理系统，以此整体提升人力资源管理水平。目标一是掌握人力资源底数，提升数据的准确性和时效性，实现数据的集中管理、数据共享、多维度分析；二是建立统一的人力资源管控平台，使管理从文件和口头传达转为落实落地，解决统计报表不规范、信息时效性不高、管理监督难等问题；三是进一步开发管理潜能，使各层级人力资源部门从完成日常事务性职能升级为“管理、监督、服务、决策”的完整闭环。

三、人力资源管理信息系统的核心功能

人力资源管理信息系统（HRMS）是组织进行员工和员工工作方面信息的收集记录、综合整理和分析报告的软件系统。而搭建应用人力资源管理系统，使人力资源管理从手工记账转向依托于人力资源管理系统的过程，称为人力资源管理信息化（E-HR）。一个完整的人力资源管理系统由多个功能模块组成，根据H 传媒集团业务需求，包含以下几个方面。

（一）组织机构管理

集团下设数十家职能部门、业务部门和二级单位，通过组织机构管理模块能够建立多层级、可调整的组织机构管理体系，可以新增、调整、维护、合并、撤销机构。组织机构的基本信息包括：创建时间、负责人、组织级别、隶属关系、职能简介等。

（二）员工信息管理

通过此模块，管理在职员工、离退休员工、离职员工和其他类别员工等存在或者曾经存在过劳动关系人员的基础信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号、政治面貌、民族、婚姻情况、学历学位信息、履历记录、专业技术职务、工人技术等级、家庭成员等。可实现人员信息的采集录入、自定义检索条件查询、输出花名册、统计分析等功能。

（三）员工调配管理

通过此模块，对员工的所属组织、部门、岗位、职务级别的变动进行管理，包括员工调配的申请、多层级审批和调配记录等业务。可实现自定义调配类型和原因、设置流程手续、设置调配计划、线上审批等功能。

（四）薪酬管理

集团下属各单位的薪酬组成体系不尽相同，薪酬管理模块提供薪酬体系构架功能，可以根据需求灵活建立薪酬结构及薪资等级，定义相应的工资计算公式，能够根据社会保险和个人所得税相关法规，定义缴交方式和相应的计算公式。可实现薪酬预算管理和超出预警、工资发放、多维度薪酬统计分析、员工自助查询本人薪资等功能。

（五）合同管理

合同管理模块跟踪记录劳动合同的签订、变更、续签、审批、解除或终止等情况，提供试用期满转正和续签到期自动提醒，可批量打印劳动合同文书，提供合同台账管理功能，跟随合同变动自动更新，可查询统计合同签订的总体情况。

（六）招聘管理

招聘管理模块具备招聘计划制定、招聘全流程业务处理及企业人才库储备等功能。各层级单位可以录入招聘需求，经审批通过后对外发布招聘信息；可对应聘者信息分析统计、生成详细简历、审核筛选；招聘结束后，未录用人员可转入人才库，以备今后有合适岗位时与之联系。招聘模块的基本信息字段与员工信息管理模块的字段建立一一对应的关系，录用人员的信息可直接转换到员工信息模块，免去重复录入。

（七）培训管理

培训管理模块除了实现基础的教育培训经历记录功能以外，还能够分析员工总体接受教育培训情况，收集汇总培训需求、发布培训信息、制定培训规划、评估培训成效、生成培训统计报表、管理培训档案等，为提升培训的针对性、实效性提供协助。

（八）系统管理

从事人力资源管理的人员负责的业务范围和分工领域不同，出于规范管理的要求，系统为各层级各职责的用户账号分配不同的角色权限，各权限下可使用的系统功能范围不同，可查询和操作的数据不同。

四、系统的选型实施

（一）全面分析，规划先行

管理者首先需要清醒地认识到，人力资源管理系统作为管理软件，其本身并不能替代管理活动，而只能作为辅助管理的有力工具。任何成型的商用人力资源管理系统都不能直接套用到一家企业，而必须适应企业的实际使用情形，作出更改适配。在系统项目立项采购前，H传媒集团根据现行流程和改进目标梳理了工作流程，构建了系统运行模型，使流程规范统一、对项目的诉求和目标明确，避免仓促实施，方向“跑偏”，“水土不服”。在系统选择和项目规划上，不能好高骛远，造成资源浪费，需确认集团人力资源管理发展方向和优先次序，明确急需解决的短期问题和关系到集团未来发展的长期核心需求。短期问题包括提高工作效率、提高信息准确性完整性、加强监督管理等。长期问题包括解决松散型管理下发展潜力的制约、落实管理思想、建立与集团发展匹配的管理模式、加强下属单位人力资源联动等。

（二）系统设计，科学选型

国内的人力资源管理系统供应商可大致分为三个层次：SAP、甲骨文等外资企业占据高端市场；金蝶、用友、浪潮等国内领先企业占据中高端市场；其他企业占据中低端市场。在供应商选择上，H 传媒集团主要考虑了安全性、可靠性、拓展性和适配性等方面。安全性方面，虽然基于SaaS 模式的云服务型人力资源系统都声称具备有效的技术措施，可以保证每家企业数据的安全性和保密性，并且具备使用灵活、更新速度快、按需订购、成本低等优势，然而，SaaS 模式的信息安全毕竟只能依靠逻辑隔离，利用虚拟化技术实现，技术因素和人为因素的安全风险都高于物理隔离。H 传媒集团排除了所有人力资源云服务系统，选择将服务器设在集团内部，通过内网连接，尽可能提高数据安全性。可靠性方面，系统应当选择当前主流的物理架构和逻辑架构，采用成熟的模式和技术，在软硬件选择上充分考虑可靠性。同时，采用备份、冗余、均衡负载等技术，不盲目追求新技术，也留足充裕的系统处理能力。拓展性和适配性方面，系统规划应当既以当前实际为出发点，又充分考虑未来事业发展需要和系统功能二期、三期扩充的能力。软硬件应考虑满足未来数年的承载要求。H 传媒集团的人事工作，除了一般企业的人力资源管理，还带有一些机关事业色彩，存在一些个性化需求。这些功能的适配性需要与系统供应商提前沟通，确认系统能否实现该功能，以及实现的难易程度、成本高低。考虑到以上这些方面，经过详细考察洽谈，H 传媒集团锁定了若干家意向供应商，并通过招标程序最终选择了某国产系统供应商。该供应商有充足的信息管理系统实施经验，特别是对事业单位和大型国企具备成熟的方案，能减少很多二次开发工作。

（三）周密部署，充分协调

系统的成功实施离不开管理层的高度重视。在组织架构上，集团人事部和各二级单位属平级部门，集团人事部对各二级单位人事部门主要是业务指导关系，而非直接领导关系，在协调推进系统建设的过程中，存在一些不便，因此，管理层对系统建设的重视具有重要意义。管理层在项目启动和关键节点组织召开动员会和协调推进会，能够有效统一认识，化解难点，把握项目方向。

项目的甲乙双方应时刻保持充分有效的沟通，通过双周滚动计划和周例会等形式及时了解项目进度，查找问题，跟踪处理结果。对问题的沟通必须注重细节，确认甲乙双方的理解一致、给出的方案切实可行，符合实际要求，否则，可能失之毫厘，差之千里。应保留一部分项目尾款待验收后支付，以确保质量。

五、实施成效

系统实施上线并经过一段时间的运行检验，基本达到了预期目标。

（一）基础数据更加规范准确

集团类型的企业具有内在复杂性，采用系统对人力资源数据进行集中管理，有效地改变了集团各企业各自为政、信息管理较为散乱的现状，信息录入和维护有了统一标准，信息更加畅通、管控更加到位。系统具备的充足字段和较强的功能延展性为未来数据的进一步完整规范留出了空间。

（二）工作效率进一步提升

传统模式下，人员信息、人员调动、培训教育、工资绩效等需要多个人管理，并且这些工作重复繁琐。通过人力资源系统，改变了过去主要依靠人工处理信息较为有限的限制，推动了劳动力的置换，并且减少了人工操作出现失误的可能。系统将一些审批流程转为线上，节约了线下审批的时间。系统提供预警功能，对转正、合同续签等实时提醒，减轻了工作量。

（三）员工满意度进一步提升

通过系统将员工信息予以集中规范和完善，减少了信息的重复采集，减轻了员工和人力资源专员的工作负担。

以往集团采用手机短信形式向员工发放工资条，存在着信息内容过于简略、发送到达率和时效性不够高、成本较高等弊端。系统提供了手机APP 查询薪资的功能，员工登录本人账号即可查询薪资明细，并且可以随时查询历史薪资，减少了大量电话查询，提升了员工满意度。

（四）流程规则更加严格

系统在设计之初就对各模块的流程设置进行了充分考虑，各项流程按照预设的规则自动运转，无法跳过。系统在关键节点设置审批功能，降低人为风险。对不符合规定的操作，能够自动报错或提示。线上审批相较于过去纸质单据审批，流程更为规范，操作更为便捷，记录更为清晰准确，便于倒查。

（五）员工价值更为清晰

通过绩效和薪资模块，能更为清晰地反映每名员工的劳动价值，有助于调动员工工作积极性，充分发挥自身价值。系统能够设定更科学的薪资计算模式，鼓励劳有所得，使人才队伍的获得感更高，吸引和留住更多人才。

（六）分析决策更有依据

系统为更深层次的人力资源分析提供了大数据支撑。可开展数据的历史纵向比较和部门间横向比较，分析人员离职率、年龄结构、学历结构、职称变化等，便于评估人力资源决策成效，不断提升人才核心竞争力。通过分析薪酬结构，可以有助于优化绩效考核制度和薪酬制度。

六、问题总结与对策

（一）部分功能未达到预期要求

集团希望系统供应商将干部任免表的生成和编辑功能整合进系统。在测试中，通过对系统员工简历表制式的调整，的确实现了该功能。然而干部任免表的格式和填写要求具有极高的规范性，在应用中，从系统字段中直接取得的数据和格式往往无法达到要求，事后调整极为不便，因此该功能未能实际使用。

从中可以得到教训，对系统各项功能应当进行更充分的测试，还原实际应用情形，考虑每一处细节。对供应商提出的变通方法，要考虑是否切实可行。通过繁琐的变通操作得到的测试结果，不能视同为符合应用要求。

（二）基础数据准备不够充分

在系统实施环节，由于项目时间安排原因，导致基础数据的准备过于仓促，一些人员仅采集了身份证号、手机号码等简单信息，而学历、家庭信息、职业资格等信息完全空白；一些信息仅仅依靠员工本人填写，未经过核实，难以保证真实准确。信息的生命在于准确性，信息的不完整和不准确导致系统很多功能的使用受到了限制，各种统计表和简历表仍然需要经过人工校准才能使用。

为解决这些问题，集团在系统使用过程中仍然在不断修正完善各类信息，并督促各二级单位做好数据的日常维护。对于个别二级单位仍然在系统内外使用两张表，“双轨制”运行的情况，集团做好系统功能讲解的工作，促使他们将相关工作转入系统内。在系统上线之前，应当尽可能将所需数据收集完善，以便直接导入系统，避免上线后手工维护导致的工作量成倍增加。

（三）信息价值有待进一步挖掘

在传统企业管理理念中，由于人力资源管理不属于生产销售等直接产生价值的活动，因此受到的重视程度不高。然而通过人力资源系统的协助，数据可以被挖掘出更大的价值。目前，数据的分析利用主要停留在简单地分析年龄结构、学历结构、薪酬结构等，仍然属于数据的单一维度分析。今后的改进方向，一是通过数据的不断完善和报表的进一步开发使用，加强数据的交叉分析；二是发挥系统的人力资源培养开发功能，让人才更好地发挥价值。

引用

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[3]孟鑫.企业人力资源管理系统(ERP)在人事工作中重要性[J].商场现代化,2022(04):115-117.