采购流程中的风险及管控措施探析

刘青

（江西省吉安市烟草专卖局，江西吉安 343009）

1.采购风险的定义和识别

采购是企业生产活动或日常管理需要从市场中获取资源的重要过程，也是保证各类经营活动稳定开展的基础。现代经济市场采购活动中的风险种类繁多，在采购的各个流程中都容易出现意外情况，导致采购计划不能如期实施，严重时可造成企业生产经营活动停滞以及难以挽回的经济损失。随着供应链采购流程不断转型升级，采购各个环节中的风险具有多样性、隐蔽性等，风险几乎贯穿整个采购流程。因此，作为采购人员和企业领导，应当重新审视采购流程是否系统、规范，从供应链的角度对采购风险进行提前预估和识别，进而在采购计划开展之前做好风险应急预案，保证整个采购流程顺利进行[1]。

2.采购流程中的风险点

2.1 采购计划管理风险

采购计划指的是企业根据生产活动所需，总结物资或材料的使用频率和消耗规律，在生产活动开展之前提前做好物资采购工作。采购计划具有预见性和不确定性，需要先对计划期内的采购物资数量和工作开展方式做好预见性安排，并不断完善采购计划内容、调整采购流程、提高采购工作的科学性和可靠性。为企业生产活动提供足够物资的同时，要时刻注意库存物资数量，帮助企业尽可能地减少存货，帮助企业解放更多流动资金。目前，采购计划管理面临的风险主要有：第一，采购人员在没有制订采购计划的情况下盲目购买物资，造成企业库存过多或某些物资数量不足，给企业的生产活动造成极大不便；第二，采购计划脱离市场环境和经济形势变化，比如对于物资价格的变动没有做好提前囤货，导致采购价格逐渐上涨；第三，采购计划不合理，实际采购数量与企业生产需求不对等；第四，采购计划的制订没有充分考虑企业库存数量，导致库存积压现象产生。

2.2 供应商风险

企业在确定采购需求之后，采购部门会根据物资的种类、质量、价格、交货速度等，综合评估采购相同物资情况下，各个供应商具备的条件，初步建立符合企业采购需求的供应商名单，最终与综合评价优秀的供应商签订采购合同。对供应商选择过程中面临的风险主要有：第一，采购人员没有对供应商资质进行仔细检查，对供应商的供货能力和质量没有做全面评估，导致供应商资质不符合企业要求；第二，供应商提供的物资信息不对称，导致采购人员无法寻找到合适的供应商，或者供应商无法满足长期采购需求；第三，企业采购的物资具备一定特殊性，物资货源单一的情况下，缺乏供应商之间的良性竞争；第四，采购合同内容签订或履行不全面，给企业带来经济损失[2]。

2.3 采购执行过程风险

采购执行就是采购合同执行，在此过程中合同双方必须严格履行合同中的条款和义务，一旦出现信息不对称或供应出于利己心理，企业经常面临供应商的合作消极、甚至是不合作行为。比如，供应商无法按照合同期限按时供货，影响企业生产活动的开展，企业由此产生经济损失或其他社会资源损失将由自己承担。即使合同中明确写有严格的违规条款，也经常发生供应商断货或供货企业延迟的情况，现代企业为了提升经营效率，最大限度缩短压货时间，采购和销售几乎是同步进行，企业在销售需求保证的前提下开始采购，但此方法也存在问题。采购时间缩短所导致的供货不及时或者物资检验不充分是常见问题，经常会给企业业务部门造成麻烦，导致企业经营效率下降。

2.4 采购验收风险

采购验收是企业必须做好的工作，验收是指对采购到货依据采购合同、设备出厂指标等对货物的数量、规格、型号进行核对，对货物的性能指标进行验证的过程。验收是采购的必要环节，关系着企业的利益与名誉。在现实中，由于验收流程的具体操作存在风险，采购验收存在不规范、验收制度不完善等问题，因而，如何规避采购验收风险，有针对性地制定防控策略成为采购工作的重要方面。

2.5 审核风险

在采购审核过程中存在一定风险，比如：第一，采购审核不及时，对采购风险起不到预防作用。此类情况通常由于企业缺少科学完善的审批系统，或者企业审批流程缓慢等间接导致采购活动受限。第二，采购活动审核不全面，没有对采购计划以及其他一系列文件进行仔细核查，特别是大部分企业的审核部门缺少科学的审核制度作为支撑，以至于无法明确审核时间和内容，采购计划和物资文件的真实性得不到保障。第三，审核流程缺陷，大部分企业内部虽然对大规模的采购活动有固定审批流程，但对小金额、低数量的物资采购没有统一管理，一些小额度的采购没有经过部门主管审查，更别说企业财务部门的审批。

3.采购流程中的风险点管控措施

流程风险点管控来自对采购相关信息的全面掌握和规范化操作，通过对过往采购项目的统计分析，用数据寻找风险点转化为实际问题的关键节点，并进行相应的改善和规范，剔除风险系数较大的供应商，能够有效地提高采购风险管控的效度。

3.1 采购计划风险管理

针对采购计划面临的各种风险，为了有效规避采购计划管理风险，需做到以下几点：第一，采购部门需按照现有物资数量和需求制订科学的采购计划，采购计划需由企业相关部门审批之后才能使用；第二，采购人员需对企业常用物资的市场价格有深入了解，并时刻关注市场经济变化，特别注意物资的价格波动，一旦出现物资价格走低的情况，采购人员可报告上级部门，在征得领导同意的情况下多采购一些；第三，采购部门接到生产部门或其他部门的物资需求之后，要与相关部门积极沟通，准确了解物资的关键信息，防止采购出现错误或型号不符等问题，造成不必要的资金浪费；第四，企业内部定期开展库存清点工作，如果发现某些物资过多的情况，要配合其他部门共同做好物资清空工作，采购人员需在充分了解企业库存情况的基础上制订采购计划，保证采购计划的准确性和合理性[3]。

3.2 供应商选择风险管理

针对供应商选择阶段的风险，企业应当做好以下几点：第一，按照企业对物资质量、价格、售后、供货期限等多方面的要求，建立供应商综合评价体系，能够明显看出供应商之间的差距，便于采购人员做出最优选择；第二，如果是企业长期需要的物资，企业应当与供应商做好沟通和交流，及时反馈物资的质量和使用情况，建立适合于企业的供应链；第三，采购合同的签订要反复审核，其中包括合同主体、物资数量、物资价格、到货期限、质量责任等作出详细规定，一旦物资出现质量问题，可按合同条例追究其责任；第四，企业需建立采购合同审批流程，根据采购规模适度下放采购合同的签署权限，并根据物资的不同种类制定专属文本，根据企业所在市场的变化情况和企业内需不断修订完善。

3.3 合同执行过程中风险管理

首先，在采购合同执行过程中，为有效减小执行风险，企业需及时掌握有关供应商的风险信息，并对供应商的活动行为加以监控和约束。特别是对于企业常用物资和长周期物资来说，采购部门需定期开展会议，清点各类物资的采购进度，包括对长周期物资的持续跟踪等，要求相关采购人员及时上报物资供货进度、质量情况、供应商联系人等重要信息。其次，要确保厂家提供的所有技术资料符合国家法律法规要求，并要求厂家提供最新一版的技术资料，并督促企业收货验收人员做好资料核对工作。采购人员可要求厂家定期提供生产进度报告，由此可以得知物资是否能够按时送达。最后，企业还可聘请第三方机构，对厂家的生产行为进行监督，并要求对厂家提供的产品进行第三方检测，确保产品的质量过关，生产进度符合合同要求[4]。

3.4 验收风险管理

采购验收风险必须从验收工作流程的各方面着手，落实到人与物的各个层面与环节是其重要策略，强化风险防控，以保证设备的质量与后期服务的到位。

3.4.1 落实验收主体职责

“知责明责才能履职尽责”，履行好设备验收，保障采购的最大效益化离不开验收主体责任的压实压强，实行主体责任机制，牵住主体责任的“牛鼻子”，形成“知责—职责—治责”的责任机制，扛牢主体责任，发挥“头雁”效应。切实将验收执行的责任分解到具体责任人，落实问题责任机制，从而实现各个流程主体责任人员各尽其力、各尽其责，有效防范仪器设备采购验证的风险。避免验收过程因主体职责不明确、权力分散致使设备的无法正常使用，提高验收人员对自我职责的认识，意识到失责必须要承担相应惩治。

3.4.2 建立健全规章制度

制度建立对于采购验收风险防控的实践行为具有重要的价值导向作用，是规避风险最基本、最保障的应有之举。健全验收的规章制度是规避风险出现的关键环节，因此应根据采购验收的相关法律法规，有针对性地制订出严密的验证风险防控制度，形成采购验证环节内外监控机制的有效结合，预防仪器设备验收人员风险行为，强化法律法规的约束性。通过“扎紧篱笆打好桩”建立一套规范、完备、操作可行的规章制度，持之以恒遵循制度内容实行仪器设备的验收工作，确保实现验收工作的制度化与规范化，避免外在因素对验收结果的影响，使得采购验收环节纰漏的问题有法可依，有据可循，切实保障企业利益。

3.4.3 规范验收工作流程

企业应该结合自身情况将验收程序与验收准则结合起来，制定出具体规范化的验收流程，利用简单文字、程序图等形式将验收顺序依次标注连接，形成一套完整规范化模式，遏制验收工作的无序混乱，提升风险防控能力。

3.5 审核中的风险管理

采购审核是企业对采购过程实行监督管理的有效方式，科学的审核程序能确保采购活动的合法性和真实性。采购审核过程中需特别注意随货单据、发票、合同、质检单、经营资质等重要文件的检查，保证厂家提供的各类信息真实有效。同时，采购人员需将供应商的资质、送货时间和方式、供应商评价方式等统一上交，供企业上级部门统一审批。对采购文件的真实性、合规性进行严格检查，防止企业因审核出错导致的采购失败，企业需追究审核人员的相关责任。此外，企业对采购活动需建立考核制度，定期对采购人员进行绩效考核。比如采购物资是否存在压货现象，存货过多是导致财务风险的重要原因之一，且企业大量资金会因为存货过多被控制。因此采购员的绩效考核除了工作状态之外，更重要的是检查其负责品种的出入库情况，以此进行评级，保证企业采购活动稳步开展。

3.6 做好采购人员培训

虽然人员风险在采购活动中发生的频率并不高，但为了提升采购效率、规范采购流程，定期开展采购人员培训是重要手段。在培训中增强采购人员的法律法规意识，统一学习财务风险防控技能，特别是提高采购、生产、业务、财务等四者的协同效率，保证企业价值链稳定。采购人员需根据业务情况开展采购活动，并与财务人员及时沟通，了解企业资金运转情况，如此采购活动的科学性才能不断提升。为迎接国内供给侧改革，采购人员需做好充足准备。

4.结语

采购风险的控制需从采购流程的各个环节下手，特别是每个环节中采购风险的识别和控制。对风险的评估和预判来自科学、准确的信息统计与分析，因此，企业有必要围绕采购工作，丰富企业统计工作的内容，建立针对性强的数据信息系统，完善采购风险评估机制。通过繁杂的采购管控措施虽然会增加人员工作量，导致企业人力资源成本投入增加，但起到的经济效益是长久的，能够帮助企业尽可能地识别市场风险和采购风险。随着我国供应链体系的不断发展，基于采购流程的风险管理措施将进一步升级，采购环节收受回扣、采购物资质量参差不齐的现象逐渐消失，企业与各大供应商的合作越来越密切，企业及时反馈、供应商及时整改，二者才能共同进步。采购风险防控同样可以促使供应商不断转型升级，采购流程风险识别和管控也将成为企业提高经营水平的重要手段。