幼儿园档案资料整理的有效策略

广东省珠海市香洲区梅华幼儿园 谭玉梅

我曾作为一名被评估幼儿园的园长，接受评估专家的各项指标考察和整改建议，也曾作为一名评估专家，对多家幼儿园进行督导评估。我发现不管是自己管理的幼儿园还是评估过的幼儿园，为了迎接评估，园长和教师都会耗费大量的时间和精力来准备档案材料。这些材料涉及办园条件、幼儿园管理、教学教研、卫生保健等方面，缺一不可，否则就会被扣分。园长和教师们都深知其重要性，所以准备的各种应付评估材料堆砌如山、宁滥勿缺。即使这样，档案材料还是存在着许多的问题。

1 档案资料不完整：平时不注重积累，临时添加各类材料。

2 档案资料不真实：材料不齐全，为了完成评估，临时恶补或不做修改地抄袭网上资料。

3 档案分类编号不科学：档案分类编号与《广东省幼儿园督导评估方案》的指标序号不对应，不易查找。

4 档案资料不匹配：不能按照《广东省幼儿园督导评估方案》的三级指标匹配相应的档案材料；案卷（档案）目录与卷内文件不匹配；计划材料过多、总结材料较少，或计划材料与总结材料脱节。

5 档案的文本格式不标准：园所没有专职档案管理员，临时要求教师制作档案材料，没有统一标准；档案盒封面序号有的字体过小、文字过多，提炼不精确；各种文本字号、字体、序号不统一。

6 档案数据不准确：园所面积、人数、得分等计算错误。

档案管理是幼儿园日常工作运转的重要保障，档案资料的规范整理和有效利用能为幼儿园行政管理、保教科研、后勤保障、卫生安全等工作的完善和改革起到积极的促进作用。科学化地管理幼儿园的档案资料，能为教学科研提供优质服务，能为幼儿园的决策提供重要依据。

建制度，体现档案资料的重要性

档案是幼儿园教育评估的依据材料，是幼儿园科学规范管理的重要组成部分。幼儿园应从发展的需要出发，设置专职的档案管理员，进行档案管理方面的专业培训，要求从档案资料的目录建立到资料的分类整理、从案卷的建立到资料的规范装订等，全部达到科学化和标准化。

1.配备科学化、实用化的档案资料室

园所要配备专职人员，加强档案管理知识、计算机知识、自然社会科学等方面的学习，掌握先进的办公方式和管理模式，为实现档案的良好管理打好基础。园所要配置档案密集柜、电脑、打印机、复印机、数码照相机、摄像机等先进设备，为资料的收集整理提供有利条件。

2.建立健全规章制度，落实建档要求

园所可以制定《幼儿园档案管理制度》和《资料管理员工作职责》等一系列规章制度，明确各类档案交存的负责人；规定档案的归档范围、归档时间、归档要求，使教职工知道自己所处的岗位有哪些需要归档的事物，使其在平时工作中关注并保存资料。除此之外，园所还要制定《幼儿园档案资料借阅制度》，使园领导和教师知道借阅档案时要申请登记、归还销账，不随意外借等。

勤积累，保证档案资料的完整性

档案作为幼儿园主要的信息源，是幼儿园的宝贵财富。收集资料是档案管理工作的第一个环节，教师要注意保存原始的、真实的第一手资料。一切档案资料的收集都要从平时的积累开始、从点点滴滴的工作做起。园所每年按类、按阶段、按事由随办随归，系统整理档案。

1.树立“留”的意识

园所要在全园教职工中宣传档案的重要性，发挥各类档案交存负责人的作用。各部门要将平时的原始资料保存好，每学期结束时送资料室存档，从而确保档案收集的完整性。对幼儿园开展的各项教育教学活动，以及平时各部门所做的一些日常工作中有保留价值的材料，教师要及时进行整理并写好总结，送资料室存档，影像资料也要保存备份。

2.讲究“存”的方法

档案资料收集到手后，管理员要对这些资料进行分类，对已经失去保留价值且基本没有利用价值的资料要及时清理，将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起；对幼儿园以后发展有帮助的，开展各项工作有参考、借鉴价值的，对以后的工作能提供启示、开阔思路的可利用的重要资料，要及时进行分类整理，从而保证档案保存的真实性与完整性。

3.突出“整”的内容

反映幼儿园职能活动的材料一定要收集完整、齐全，要保证内容上的衔接，形成一个整体。如：针对一次实验课题，教师应该把课题的立项、开题报告、研究数据、参考资料、培训资料、课题论文、课题总结、课题成果等全部收集齐全，反映这项课题研究的整体过程。

4.注意“时”的顺序

园里每承办完一件事或开展完一项大、小型活动，都要把资料收集整理并暂时存放起来。零散的资料要按时间的先后顺序排列，到学年末依序装订、统一归档。这样幼儿园档案会形成月与月、学期与学期、年度与年度之间的一个有机整体。

重规范，加强档案资料的科学性

1.档案的分类要规范

幼儿园档案资料管理不同于行政档案资料管理，整理时要考虑到方方面面有价值的资料。档案按材料种类来分，主要有：上级教研部门下发的有关教育教学业务管理的文件资料；上级教育行政部门下发的有关教育行政管理方面的文件资料；各级各类幼儿测评试卷与分析等方面的资料；上级党政机关部门下发的文件资料；人事、幼儿、计财等各种报表；本园保教工作、德育工作、安全工作、卫生保健工作、财务工作等方面的计划、总结材料；教改信息、经验资料、汇报材料；幼儿学籍资料；教职工人事档案及年度考核档案；各种音频、视频、相片等。园所要把这些档案资料按照《广东省幼儿园督导评估方案》中的“办园条件”和“幼儿园管理”中的12个二级指标、39个三级指标具体化，然后按类编号进行整理，装订成册，一一归档，以便查找。

2.档案的格式和装订要规范

所有档案要选择同种材质、颜色、厚度的纸张做封面；标题要明确、正式，在格式、字体、字号、位置上均统一标准。如班级周计划表、家长开放日活动安排表、学期计划、学期总结、亲子春（秋）游活动方案等，都可以按照幼儿园的实际情况统一格式模板。档案的装订工作要遵循安全、整齐、美观、方便管理等原则。为使档案装订能简便统一、便于复印，幼儿园可选取同色、同款的抽杆文件夹，装订时一定要厚度适中，将纸张与封面对齐。

3.档案的存放要规范

存放档案的档案架、档案柜、档案箱的摆放，要排列有序、统一编号。不同规格、不同样式的档案架、柜、箱要分开排列，做到整齐划一、规范合理。这样查找档案时能省时、迅速。

讲价值，发挥档案资料的实用性

保存档案的主要目的是为了更好地利用档案资料，充分地发挥档案资料的价值。幼儿园如果不及时收集和系统地整理档案，而只是把档案资料作为一种摆设或单纯地为应付上级检查，进行临时恶补或网上抄袭，就不能完整地反映幼儿园各项活动的联系和本来面貌。幼儿园档案资料管理是幼儿园管理工作的重要组成部分，档案材料只有具备真实性，才能为幼儿园的各项工作提供服务。

1.分析档案资料，可以研究幼儿园教育教学工作的发展与变化、成功与失败，更好地调节今后工作的运行机制。

2.分析、研究档案资料，可以为幼儿园的工作决策提供借鉴和依据。

3.分析档案资料，可以为幼儿园制定工作计划和总结经验提供数据。

4.提炼档案资料中的教育教学的方法、途径和经验，可以为幼儿园的各项工作、活动服务。

倡现代，提高查阅资料的快速性

21世纪是信息化社会，信息社会的发展离不开现代化的通信设备和网络资源，我们要充分利用这些技术资源，根据幼儿园的档案管理情况，开发适合幼儿园的电子档案管理软件，按照档案的分类和统一编号，对各类档案分别进行案卷目录和卷内目录的录入。查找档案时利用主题词、题名、实体分类号、全宗号、案卷及档案号等进行检索，可以大大提高档案的检索速度，快速查询所需的档案，实现现代化的档案管理模式。

总之，幼儿园档案是领导开拓思路的基石，是教师教育教学中不可缺少的好帮手，更是园与园互相学习、互相借鉴的纽带。做好档案管理工作能更好地为幼儿园建设服务，为幼儿园进一步深化教育教学改革提供参考资料。