高校教学资料档案信息化管理的研究与应用

孙佳亮,刘鸿沈,寻博文,张思远

(辽宁工业大学 电子与信息工程学院,辽宁 锦州 121001)

0 引言

高校档案信息服务平台的服务创新实质上是依赖层层递进的资源对象与用户为轴进行的顶层设计工作的结合设想[1]。传统的档案管理和服务方式由于技术落后、效率较低,已经难以适应时代发展对档案工作的要求,很难满足使用者对教学档案服务工作的需求[2]。该系统是以《本科教学文件(档案)管理办法》为指导,按照档案馆、教务处、院(部)分级管理模式,设计的基于教学资料档案管理的一体化应用平台。用户实现分级管理,教学文件归档分类设计清晰,教师用户方便快速地按周期上传相关电子文档。同时,用户对现有已经归档的纸质材料按存放位置统一录入系统,快速检索。可以应用二维码技术,运用大数据等技术,对收集的教学文件进行分析,为教学督导和教学评估等提供辅助数据。

具体的研究内容如下:

(1)按照档案馆、教务处和学院分级管理,明确分管教学文件(档案)工作的负责人,配备相应的专职或兼职的档案管理人员,统一管理本部门的教学档案。

(2)根据本科教学文件归档范围,合理规划多维度文件分类,便于检索和查询。

(3)实现文件图片等电子资源文件分类上传。

(4)实现文档在线查阅和修改功能。

(5)录入纸质文件存放位置,便于纸质材料查找。

(6)设立档案借阅登记记录,并可以及时催还。

(7)历史数据分析可视化方式显示。

1 系统设计

高校教学资料档案信息化管理系统包括网站端和手机端两部分,主要为教师和工作人员用户提供服务,实现文件分类上传管理等。

网站端功能模块包括以下几方面。

(1)数据管理:课程信息管理可以查看不同学院专业的课程信息。

(2)文件管理:根据部门分级展示文件信息,同时提供文件上传至七牛云的功能,实现文件云存储。

(3)借阅管理:由工作人员负责文件借阅登记操作,用户可以查看借阅日志。

(4)系统管理:主要包括基础数据信息管理,用户、角色、部门、字典管理等。

2 界面设计实现

2.1 文件管理界面

文件管理模块分为文件信息和文件分类两个部分,用于规划文件分类,便于检索和查询相应的文件信息。文件管理界面如图1 所示。

图1 文件管理界面

2.2 系统管理界面

系统管理的核心功能在于对用户、角色和部门的管理,实现了档案馆、教务处、院级分级管理模式,教师用户分配给不同的角色,实现数据权限控制。系统管理界面如图2 所示。

图2 系统管理界面

3 结语

该系统主要通过MVC 三层架构的设计、七牛云服务上传文件等来完成系统。开发过程以瀑布+迭代的混合模型为指导,严格按照可行性研究、需求分析、总体设计、详细设计、编码和测试几个阶段进行。各个阶段都要完成相应的文档。程序设计采用多层开发模型,支持多人团队开发,赋予每个工作人员不同的角色。团队定期记录工作的进展情况。该系统主要服务于教师和工作人员,实现文件分类上传至服务器的功能,便于文件统一归档管理,系统管理员则负责统一管理全部数据,保证数据完整性,为学校提高教学管理水平提供决策辅助支持。