综合办公管理系统架构设计及应用分析

胡 楠，隋宝春，哈玲玲，张中湖

（山东省食品药品检验研究院，山东 济南 250101）

检验检测机构数字化转型，实验室信息管理系统（LIMS）是主要抓手，但是无法全面覆盖单位“人、机、料、法、环、测”以外的业务信息化需求，或者LIMS部分涉及，但是不全面、不深入、不专业。综合办公管理系统是将LIMS不专业、不方便、不需要管理的其他业务，全部涵盖在信息化平台，与LIMS分工协作[1]、数据共享，实现了检验检测机构的数字化转型。

1 建设必要性

随着我院业务不断扩大，传统模式下的管理机制消耗了大量的人力、物力、财力、精力，根据《国务院关于印发“十三五”国家食品安全规划和“十三五”国家药品安全规划的通知》（国发〔2017〕12号）、《食品药品监管总局关于加强食品药品检验检测体系建设的指导意见》（食药监科〔2015〕11号）、住建部、发改委《药品检验检测中心（院、所）建设标准》（建标187-2017）等文件要求，结合检验检测机构实际，制定《药品检验检测机构能力建设标准》，要求建立食品药品检验B级实验室，包括LIMS系统和OA系统，缺一不可。我院组织架构科室非常多，大致分为行政职能管理科室和检验检测科室，面对20多个科室的管理难度之高，从质量管理精细化的角度出发，如何有效地对所有工作人员的工作流程进行控制和记录，将公文[2]流转以及各种审批等从线下全部搬到线上，是我院需要从顶层设计到每个流程急需解决的问题。通过一期集成办公的建成，二期建设初期，对一期建设的详细可行性进行研究，强化通用业务管理，建设单位人事、档案、财务管理系统。经过三年励精图治、高屋建瓴，发展步入了快车道。新班子提出了“促进内生动力、强化精细化管理”的新理念，认识到法人治理结构的实施都需要信息化助力。实行精细化管理，首先应该满足全方位的管理需求，不应该在某一方面有欠缺，经过两年不懈努力，LIMS系统初具规模，人事、档案、财务等通用业务管理成了短板，急需迎头赶上。

2 综合办公管理系统架构设计

2.1 办公架构

平台职能管理模块示意图详见图1。

图1 平台职能管理模块示意图

2.2 网络拓扑架构

本项目部署在我院核心B级机房内网环境下，办公系统和LIMS应用系统应用模式是B/S架构，基于TCP/IP网络协议，Web技术采用单点登录（Single Sign-On, SSO）技术，数据库采用Sqlserver2012，中间件为Tomcat8，部署网络在LAN（Local Area Network)上，开发语言为Java，操作系统是64位WindowsServer2012R2版本，有3台国产服务器（其中一台为数据备份），一台存储。开发人员采用驻点集中办公+场外技术协助的工作环境，项目采用了强矩阵式组织结构组建的项目团队[1]。如图2所示。

图2 业务内网与外网拓扑架构

2.3 架构安全防护

随着物联网、云计算、三网融合、大数据等新一代信息技术的广泛应用，给信息安全提出了新的挑战和需求，我院高度重视内外网络安全，图3是我院内网架构防护拓扑。

图3 内网架构防护拓扑

2.4 全院业务管理架构

全院业务领域详见图4。

图4 全院业务管理架构

2.5 逻辑层架构

逻辑层结构详见图5。

图5 逻辑层结构图

3 工作效能分析与模块介绍

3.1 工作效能分析

本文以仪器设备管理模块为例进行分析，该模块有助于设备管理科室进行精准统筹管理，明确工作重点和工作中心。利用该模块可以实现工作流程制定，确保了仪器数据库字段数据的准确性；权限角色的划分，使检验科室每个检验人员都有自己管理的机器负责人；仪器的使用记录和使用频率，以及分布情况和仪器检定等可给领导者提供决策，例如，某仪器使用频率较低，但维修价格较高，领导者会通过系统信息，依据实际情况，做出不维修采取购买的决定。应用该模块可根据仪器折旧自动计算出检验科室的绩效统计，从而便于领导能够及时了解和掌握全院业务工作情况以及仪器利用情况[4]。

3.2 模块介绍

3.2.1 财务内控系统简介

院里设财务科，财务工作由科主任主管，对财务科工作全面负责，为保障所有支出、收入、预算、合同、基建、固定资产等资料合法、真实、准确、完整，财务内控系由开发财务处理管理、基础资料管理、凭证处理、财务报表管理、预算业务控制、固定资产管理、合同管理、基建管理、收支管理、政采管理模块组成。

3.2.2 绩效统计系统简介

绩效统计系统由绩效统计模块构成，其主要用于院内绩效工资的统计以及管理等功能。

3.2.3 档案管理系统简介

档案管理系统包括档案目录管理、整理编目、检索查询、借阅管理、鉴定与销毁、报表管理、后台与其他、纸质档案数字化、检验报告管理、设备档案管理、检验标准管理、公文管理、图书管理、档案编研、系统管理模块。

3.2.4 党群管理模块简介

党群管理模块主要由党务工作组织管理、党员管理、入党积极分子管理、纪检、工会、妇委会、共青团审批电子化构成。

3.2.5 数据共享情况分析

同行业国内检验检测机构技术创新，智慧管理+智慧检验，实现办公系统和LIMS系统仪器数据共享，应用系统之间的仪器数据跨架构、跨平台、跨应用，通过接口、规程、技术实现等完全建立了一个主数据标准体系，特征唯一、识别唯一、长期有效、业务稳定等，办公平台为仪器主数据，调用LIMS系统接口推送每一台仪器相关数据信息以下为一台液相色谱仪（编号：HA-01-75）在LIMS系统展示和办公平台管理分别见图6和图7。

图6 智鉴LIMS系统仪器界面截图

图7 办公平台仪器信息截图

4 可视化技术应用数据展示分析

4.1 仪器分布情况相关数据可视化

图8 仪器分布情况饼状图（部分截图）

4.2 一期建设办公平台数据可视化

图9 科室主任审批情况

图10 单个流程审批流转历史

应用数据量前3名：职工加班审批，支出报销审批，目录内采购审批。

4.3 二期建设平台数据可视化

各个科室职工加班情况通过数据集抓取可图形化展示详见图11。

图11 科室职工加班天数统计查询

4.4 仪器数据数据审批和流程可跟踪可视留痕

（1）仪器检定提醒每月1号至24号提醒该月25号至下月25号待检定仪器信息。

（2）每月25号至月底提醒下月25号至下下月25号待检定仪器信息。

（3）仪器检定情况可视化详见图12。

图12 办公平台单个仪器检定申请记录

5 应用存在问题分析

（1）数据应用归集缺乏统一平台。数据查询和LIMS业务利用整合信息平台，可视化技术应用不足，例如应用流程可视化，业务流程可视化，数据查询展示可视化[6]。

（2）“一键式”数据应用信心不足。根据对省内16地市调研分析，同行业我院信息化建设无论从硬件和软件都走在了省内前列，办公平台系统+LIMS系统已然成为我院信息化建设的“左膀右臂”，减少了审批流程的烦琐，简化了科研申报手续，大大提高了工作效率，目前来看唯一遗憾的是该系统未有数据仓库体系，随着时间的积累，数据沉淀依托数据集市可视化查询工具、报表工具、分析工具、数据挖掘的应用开发工具，以满足中高层管理人员预测、决策分析的需要[7]。

6 结束语

以上架构设计、模块设计、网络搭建、应用情况数据涵盖了综合办公管理系统业务逻辑，从业务角度出发定制开发，将线下工作流程全部搬到线上运行，可以根据需要进行修改、跟踪、管理、查询、统计、打印，使工作效率上得到了大大提高，与LIMS系统协同办公，实现了规范管理，使管理系统更科学、更严谨，为将来数据可靠性提供了有力的支撑作用。