基于数字信息化的能源企业物资采办业务升级

雷东升

（中海油能源发展股份有限公司采办共享中心 天津 300450）

0 引言

以经济高效和全程可溯为目标，实现企业物资采办业务的最优化运行是新形势下大型能源企业实现高质量发展的重要举措[1]。然而，对于国内诸多能源企业来说，从“供方到用户”的传统采办模式依然是主流，这种模式脱胎于计划经济体制，采办效率低且成本居高不下，并且难以适应能源企业的国际化市场需要，这就要求企业必须转变现有物资采办业务模式，推动物资采办业务价值化升级，而数字信息化模式的引入为目标的实现提供了可能。通过数字信息技术应用，将采办业务各环节关键信息节点整合起来，按照需要的目标采购模型进行重组后并有效地进行对比分析，从而达到用数据支撑分析决策的目的。

1 传统物资采办业务模式的局限

1.1 难以实现采办关键指标实时监控

采办的管理目标是供货及时率、供货准确率、供货完好率、采办节资率等。通过这些结果可以评价采办业务质量，但是如何将采办业务提升目标，反向分解到具体业务操作中，对不同采购项目识别出不同关键点，将过程问题及时展示给公司各级领导，还没有很好的解决方案。传统的模式更多是依靠担任关键岗位的个人依靠经验做计划、依靠经验做协调、依靠经验做汇报，一旦人员更换，或者涉及跨部门协调，由于业务标准不统一，流程管控缺少透明、公开的关键指标体系，导致对接业务细节情况容易模糊，特别是业务问题不能及时反映出来，风险预防措施、主动解决措施发挥的作用很有限[2]。

1.2 跨国项目物资采办招标效率低

对于国内各重大工程项目的物资采办招投标来说，受利于国家数字化建设的快速发展，在推进物资采办招投标业务的电子化方面取得了长足进步，发标、购标、投标、开标、评标、定标等环节都已经实现电子化，并且取得了良好的应用效果。而随着国内能源企业国际化程度不断加深，各类国际工程项目数量不断增加，物资采办招标就需要面向国际市场。然而由于电子招标的实施受到限制，在传统招标模式下存在着：供应商需要现场购标、投标距离远的供应商参与成本高、一些优秀的供应商无法参与；招标评委需要到现场评标，国际招标中评委地点更加分散，甚至在不同国家，集中评标难度大、成本高，限制了异地评委的参与，导致可用评委资源少，且异地评标难以保证透明、公平、公正，对协同、监督等工作提出了挑战。

1.3 物资采办资料归档数据量巨大

工程项目尤其是大型EPC类物资采办项目其工程采办竣工资料验收，是整个工程项目验收的重要组成部分，对项目验收起关键作用[3]。此外，项目物资资料对日后工程管理、使用、维护、改建、扩建等都有着十分重要的作用，资料收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响项目效益。而传统的工程项目物资采办资料整理存在文件种类繁多、文件创建者多、存在众多纸质资料不便存储占用空间多、查找与重新整理文件需要耗费大量人力、物力等多种问题，工作量巨大且效率低下。

1.4 国际项目物资采办周期长

清关物流因为运输周期长、成本高，是影响进出口业务质量的重要方面，越来越受到企业关注。国际能源项目的物资采办进出口业务中，需要从采购订单到货到现场的全过程，对订单内所有物资进度、位置进行实时、精准的追踪。传统模式下，由专职人员建立采购物资清单与清关物资清单的对应表，但由于每批货运都需要一个单独的对应表，都分散在各业务员的手边，如需查询物资的国际货运情况，往往需要查阅较多单据，周期长，而且由于信息详略不同，一些小件、零星、配件物资的信息不全，导致在清关业务中，与采购业务物资清单不一致的问题时有发生，直接影响物资采办业务质量。

1.5 物资仓储中转实时信息滞后

传统中转站的物资收发调配物资管理和记录主要是采用纸质发货单据以及电子表格的方式来实现。在一些大型的EPC类工程项目中，工程项目管理人员为了了解物资动态，需要物资仓储中转站管理人员每天制作物资收发日报，这时候物资仓储中转站人员为了保障物资准确，需要制作各种台账记录，但是仍然无法避免在人工核对和填报数据的过程中不出现人为错误，这就对整个EPC项目带来了不利影响。因此，在整个项目的进行阶段，物资动态的准确性和及时性，是确保工程进度是否能够按计划进行的关键，也是节约工程成本的关键一环。

1.6 传统投标报价模式效率低下

投标报价是项目管理的关键，物资采购金额又占总成本半数以上，物资价格预测是重中之重。在激烈的市场竞争中，企业最需要的是更快的反应速度与更好的服务质量，亟需变革传统投标报价模式。而对于投标企业来说，中标率对企业来说至关重要，只有多中标、中好标，企业才有利润。如果报价报高了，中标的概率几乎为零，而报低价，虽然能中标，但是项目成本不足，增加亏损风险。如何找到两者的最佳结合点，就需要依靠大数据和机器学习技术，将好的经验转化为有形的信息工具，实现固化模式、标准化操作、量化推广及提高招投标报价效率和准确性。然而传统的物资采办模式中，物资供应意向企业投标报价一般是采取手工查阅大量的采购合同来获取历史价格、凭个人经验预估价格、凭与供应商良好的关系获取价格、通过其他行业类似物料市场价格进行预估等方式。投标报价严重依靠个人经验积累，工作模式难以量化推广，除少数经验丰富的老业务员，多数业务员的报价既耗费时间又不准确，这直接影响了物资采办招标效率，导致传统投标数量众多，但中标率不高。尤其是招标过程中涉及各项费用，需要进行详细的登记、费用的收取需要经过公司财务与银行核实、在税务系统中开具电子发票等问题流程繁琐，操作均为线下，需要人工进行数据核对和信息录入，不仅效率低下而且大大增加了经济风险。

2 数字信息化物资采办系统的构建与应用

2.1 搭建集团级物资采办业务一体化平台

为达到采购过程数字信息化的目的，按照基于物资采办全生命周期要素管理智慧采购方案，搭建集物资采办业务相关各方互联的集团级物资采办一体化业务平台，见图1。

集团级物资采办平台的建立聚合价值形成了基于高效化物资采办的多边共赢生态圈，为推动物资采办实现数字信息化应用打下了坚实基础。

2.2 梳理采办核心数据，建立专项数据库

采购关键信息数据主要包括委托下达、方案确认、采购实施、合同签订、生产运输、仓储中转、领用发放、竣工结算等，目前各个项目各环节信息均独自统计，每个环节相对独立。

搭建物资采办一体化业务平台后，要实现采办业务的数字化转型，就必须抓好数据资源的整合利用[4]。因为数据是物资采办实施数字信息化技术管理和智能化的载体，特别是物资采办业务的节点数据处于快速采集和积累动态变化中，这就需要梳理采办核心数据，建立专项数据库，见图2。其中，分操作控制等级建立公共数据库、共享数据库及专有数据库3个专项基础数据库，同时按照采办业务节点将采集实际数据入库并交付管理系统，同时打通内外部数据链条，实现采办业务全过程智能化对接，保证管理与业务实际的一致。

2.3 实现物资采办业务的智能化应用

企业发起物资招标后，各方依权限通过物资采办业务一体化平台内外部接口接入物资采办业务管理数据库系统，进行线上协同办公，并将过程数据实时上传，物资采办业务职能部门运用RFID电子标签统一标识数据编码[5]，确保数据识别的一致性，实现物资采办业务全生命周期数字化操作与管理，完成物资从招标起到进入企业的物流全过程实时跟踪，达到物资全程在途可控、生产进度可查的目的，见图3。

3 物资采办业务信息化升级亮点

3.1 实时掌握采办关键指标

实施物资采办业务系统数字化应用是基于打造智能化的物资采办业务供应链，其是在智慧供应链的理论指导下强化数据整合应用，以物资采办业务升级为驱动，将物资采办业务从需求到供应服务结束，进行各业务环节、各参与要素关键点实时过程把控，进而实现了对进度、质量、资源（资金、时间、人员）投入、合作商（生产商、贸易商、物流商）协同的全要素管控，以确保发现问题后及时进行措施干预。

3.2 有效提升跨国项目物资采办招标效率

为适应能源企业跨国项目中物资采办业务国际招标的客观应用，在集团级物资采办业务一体化平台招标系统功能框架下，开发了多语种国际招标功能系统，制定电子评标室，重点解决国际电子招标中面临的评标流程不可定制和难以实现异地评标两项难题。通过将评标的环节细化分解，进行模块化设置，不同国际项目可根据实际进行差异化评标流程配置，以远程会议、远程监督的方式实现前后方评委配套联动，共同评标，不仅丰富了评委资源而且公正、透明，招标效率明显提升。

3.3 实现物资采办资料数字化归档移交

在物资采办业务全流程数字信息化基础上，实现了资料的数字化归档移交。一是资料归档更高效。在各系统中，通过正常流程操作产生的业务文件，自动统一归档。二是资料查找更便捷。结合全文检索技术，支持模糊检索和多维度查询。三是资料移交省时、省力。工程项目竣工后，无需专门组织人力整理资料。四是电子资料安全性有保障。系统可根据不同的人创建不同的角色权限，针对不同的文件夹和文件进行分级管理。

3.4 明显缩短国际项目物资采办周期

物资采办数字化管理系统因为有全链条和全覆盖的信息化管理建立起了物资从订货、生产、出厂到发运、出关、离港再到到港、入关、收货的全过程信息流。并通过一体化平台建立起采购订单与清关物流清单相对应模的关务数据库，将清关业务数据与海关、货运方面的数据建立接口，实现了数据快速交互，便于各方即时获取清关物流环节信息，实现了清关物流环节的物资清单转换和实时情况全过程控制，大大提升了物资清关进度，明显缩短了采办周期。

3.5 物资仓储中转实现数字化管理

针对项目业主对物资全程可追溯要求越来越高，需要仓储中转信息化实时共享。按照“统一规划、合理布局、集储代储”的原则，对现有仓储设施进行数字化分类整合、优化并分级设置标准化库房，通过利用智能仓储系统实现库存资源共享、精确仓储，用户可以实时通过系统实现对仓储中转物资的监控，并根据项目进度进行物资调配，达到物资仓储合理、物料精简、智能管理的目标。

3.6 实现了物资价格的精细预测

物资价格数据来源多，借助集团级物资采办业务数字化数据库海量的数据资源建立起覆盖近年的所有历史价格的数据库，除了支持价格手工录入、批量导入，还与业务平台集成，纳入近500多种企业生产经营种最常用到的相关物资进行统一属性规格（包含业务常用价格查询、比对、图表），实现与业务同步获取价格信息，保证足够的数据量和时效性。这样可以在招标之前就根据拟投标项目梳理出物资清单，与企业需求方快速确认规格，得到招标参考价格，特别是针对一些涉及专业众多的EPC总包项目，以往物资一次投标报价需要几天或者几周时间，而现在只需1～2天便可完成。此外，通过平台招标系统与银行、税务系统的对接将费用确认、发票开具、退款等各流程进行无缝衔接，减少各环节中的人工干预，有效提高整体工作效率。

4 结语

实现物资采办业务高效化已经成为当前能源企业生产经营实现降本提质增项的一项重要举措，然而由于传统物资采办模式依然是当前能源企业尤其是国企类能源企业的主流采办模式，导致物资采办效率严重低下且不透明，直接影响了企业效益与形象。而通过基于数字信息化的物资业务采办大数据系统智能化应用，打通了采办业务全节点内外部数据链条，实现了物资采办业务全过程数字化操作，大大提升了物资采办效率，推动能源企业实现了物资采办业务价值化升级。