基于PDM系统的航天产品技术文件归档效率提升实践

朱艳芸，刘 畅，葛文谦，段诗园，郭海燕

（北京航天时代光电科技有限公司 北京 100094）

0 引言

随着国防建设对武器装备需求的快速增加和质量要求的不断升级，航天企业承担着从论证、方案、研制到定型批产的整个过程，面临着发射任务重、研制时间紧、质量和可靠性要求高的新形势，但航天型号研制又具有研制周期长、技术复杂度高、多系统相互制约的特点。技术文件作为航天产品研发、设计、生产、试验、交付使用、问题追溯的重要依据，对研制进度、周期和成本起着至关重要的作用。

航天产品技术文件种类繁多，涵盖研究试验文件、设计文件（含图纸）、工艺文件、软件代码以及各类文件对应的更改单、偏离单等。随着数字化在航天产品设计、生产等各领域的大范围应用，以三维模型为代表的各类数字档案逐渐增多，文件系统复杂庞大，编制模板、编辑类型、编号规则、需求归档时间、审签流程、提供利用载体和方式各不相同，是产品研制每个环节的必备，其归档及时性和成套性则成为最基本要求。实际上在归档过程中，每个环节都会因为一些主观或客观原因产生的问题造成技术文件达不到归档质量而导致重复性劳动。因此，解决技术文件编制或归档流程中影响归档质量的低层次问题，提高技术文件归档效率，成为亟待研究和解决的重点[1-3]。

1 基于PDM的航天产品技术文件归档

20世纪50年代，中国航天事业起步，随之产生的技术文件也逐步归档，但主要是在产品定型时一次性移交归档，文件分散，丢失严重，质量得不到保障，不适应航天系统性工作的需求；80年代逐步推行按研制阶段归档，保证产品技术文件信息的及时加工、整理和提供利用，缩短研制周期，提高研制效率，但形式以纸质、录像带等为主；90年代伴随着电子信息技术的发展，出现了文件管理系统，归档途径和载体由传统方式向电子化转变；进入21世纪，技术文件电子归档全面普及，归档形式、归档载体、归档范围、审签流程、分发方式、流转跟踪等实现了全面性、多样化和精准化，并可与档案管理系统形成有效对接，不断提升档案资源利用便捷性。

PDM（Product Data Management）便是一种利用数据模型对企业产品开发设计和制造全生命周期数据（包括电子文档、数字化文件、数据库记录等）和过程（包括工作流程和更改流程）进行有效管理的方法和技术，能够实现从文件编制、签署、更改、归档、分发、查询、作废及分发利用，实现设计、生产全程无纸化。本文所指的基于PDM系统归档的航天产品技术文件包括电子文档、三维模型、软件等。

2 档案审核节点存在问题分析

一份技术文件从完成编制提交审查流程开始，一般要经过校对、技术审核、会签（必要时）、标准化审查、批准、档案审查等层层把关才能完成归档（图1），每个审查环节出现问题都可能被退回。档案审查处于归档的终端，如到达档案仍存在问题，反复修改造成归档效率大大降低。因此，本文仅通过对技术文件在档案审核节点发现问题、分析原因、解决问题，提供归档效率提升的一些借鉴。

以某年度PDM系统归档技术文件在档案审核节点存在问题为例，全年共计归档3712份，在档案审核节点因各类问题达不到归档质量的文件有842份，占22.7%。问题原因（表1）主要分布在编制人员不熟悉流程占15%，编制不细心占71%，系统问题占14%，前两者均为人为因素问题占到86%。

表1 技术文件在档案审核节点问题原因分布

编制不细心情况，主要集中于技术文件封面和三单的密级、部门、阶段等信息漏填，技术文件正文串行串页、删除域等造成的签署问题，属于频发共性问题。

流程不熟悉情况，主要因为PDM系统实现了图纸电子归档，但编制人员在手动将CAD转为PDF过程中幅面选错尺寸、归档批准人错选为档案人员导致的签署问题等共性问题。

系统问题情况，主要为因系统本身不完善引起的签署偏移、文字显示、版本转换造成的低层次问题等批次性共性问题。

流程不熟悉情况，集中在编制人员手动将CAD版图纸转为PDF过程中幅面选错尺寸、归档批准人错选为档案人员导致的签署问题，文件审查流程、归档流程选错等，属于偶发性问题。

问题类型（表2）主要为格式和操作问题，封面信息不全、页码问题、签署问题比较集中。

表2 技术文件在档案审核节点存在问题分布

文件类型（表3）以研究试验、设计、三单为主。

表3 存在问题的文件类型分布

技术文件退回引起3方面突出问题：（1）技术人员归档周期加长，如遇出差等情况，周期则不可控，大大降低科研生产效率。如任务书未归档，影响下一阶段技术分解、文件编制和产品研制；（2）浪费编写、校对、审核、标准化审查、批准等前期人员时间，增加重复劳动；（3）档案人员反复沟通、修改时间较长。以842份文件计算，每份20 min，总耗时近35天，工作效率大打折扣。

3 解决措施

3.1 有针对性地制定合理有效的解决方案

针对技术文件退回问题，以往通过告知、培训的方式不能从根本上解决。利用信息化手段，以便于技术人员操作为出发点，借助PDM系统、完善文件模板等信息化手段解决共性问题，培训为辅，减少偶发性问题，降低人为因素的不确定性[4]，见图2、表4。经对比，信息化手段完善后技术文件的平均退回率降低了70%。

表4 PDM系统归档技术文件在档案审核节点问题

3.2 挖掘PDM系统功能解决批次共性问题

对于文件封面必须填写的“密级”“型号”“阶段”“编制部门”等易错漏填或信息不一致问题，通过有缺项不能提交送审解决完整性[5]；文件属性和文件封面对应信息自动映射解决一致性，解决因系统不完善或人为因素造成的文件封面签署信息不全、重叠、偏移、信息不一致等42.8%的问题。

以研究试验类文档为例，在属性填写阶段，即将文件名称、型号、阶段、密级等采取与正文自动映射方式，减少错漏填，见图3。

3.3 推动技术文件模板修改完善解决频发共性问题

由于技术状态变化多，更改单、偏离单等退回率偏高。如更改单中的更改原因、更改类别、分发单位、密级、实施日期，偏离单中的有效范围、偏离原因等均为编制人员自行填写，错误率较高。经对文件模板进行优化，易错的部分改为下拉菜单选择，实现“傻瓜式”编制，基本上解决了上述问题；通过锁定技术文件模板相应功能解决了串行串页、页码错误、删除域等问题，解决了26.5%的问题。

以更改单为例，提炼关键信息，优化模板，使模板在PDM系统中具有嵌入流程、自动映射内容、下拉选择等功能，见图4。

3.4 编制操作手册，加强编制人员培训解决个性问题

对于图纸转换时选错尺寸、修订状态提交、审签流程选错、文档名称不一致等编辑错误和不熟悉流程等无法依托信息化手段解决的问题，编制“操作指南”和“操作小视频”（图5），组织培训，将质量防线前移，从源头减少人为因素造成的低层次问题发生。

3.5 不断优化流程，提升归档效率

除出现问题后被动解决外，通过主动挖掘风险点和影响效率的因素，优化流程。例如将文件归档后档案人员手动编号改为将档案编号规则嵌入PDM系统，文件发起归档即形成档号，减少档案人员人工编号造成的效率低下（图6）[6]；将技术文件借用申请嵌入PDM系统，使借与被借双方实时掌握借用状态（图7），减少由借用带来的更改盲区；积极尝试开发PDM系统“归档计划功能”，实现计划制定→人员和时间节点分配→定期提醒→全程在线监督，提高归档效率。

4 结语

提升归档效率是保障科研生产的重要环节，档案人员通过与其他环节通力合作，比如优化流程、修改模板、完善系统功能、增加培训、加强监督，将归档质量风险前移，不断减少批次性、频发性、低层次问题，提升科研生产效率。