大数据时代电子档案的价值认知与应用

2022-03-29尚守攀

信息记录材料 2022年2期

尚守攀

（广西教育学院广西南宁 530023）

0 引言

从档案管理发展的历史视角来看，人类历史上的档案管理先后经历了“文字应用革命”“工业化批量管理革命”以及“基于信息技术的电子化管理革命”3个显著过程。近年来，以大数据为驱动，电子政务、电子商务、电子业务成为各行业档案管理的新常态、新业态，电子档案成为无纸化办公时代一个重要的档案管理对象。为了顺应和指导社会各主体对电子档案的管理，2017年至今，我国国家档案局先后印发了《纸质档案数字化规范》《电子档案管理系统基本功能规定》等规章制度，在顶层设计面为电子档案的系统管理创新提供了一个初步的遵循。而从更广泛的社会治理创新、企业管理创新等层面来看，管好、用好、开发好电子档案，是大数据时代一个极其重要的知识动员方式。

1 大数据时代的内涵和特征

1.1 内涵

大数据时代就是海量数据信息的时代。大数据的坚实基础是互联网、物联网等现代网络平台，然后通过广泛收集、整理海量的数据后，对这些数据进行存储、智能处理，实现最终的信息展示。大数据时代，人们可以在海量的数据信息里获取有价值的数据信息，这些信息是可以转变人们的生活方式和工作效率的各类知识。

1.2 特征

1.2.1 社会性特征

大数据时代的社会特征表现为利益方式的转变，利用互联网的数据流通代替产品流通，把某些生产转变为服务，利用信息劳动代替人工劳动。

1.2.2 广泛性特征

大数据时代的广泛性特征表现在数据信息的广泛渗透，以计算机为载体的互联网技术迅速普及并渗透到社会的各个领域，与人们的生活和工作密不可分。无论是哪个领域人们对数据和信息的采集量和使用量都无限庞大，这种广泛性每个人都无法抗拒。

2 大数据时代电子档案的价值认知

大数据作为一种数字经济时代的全新概念，代表着后工业化时代以数据、知识、信息等为代表的新经济要素成为一个重要的经济驱动力，它本质上指的是在信息化时代、数字化时代一种具有规模性（volume）、多样性（variety）、高速性（velocity）、真实性（veracity）和价值性（value）的数据集合[1]。在大数据时代，没有任何行业、任何组织、任何实体能够逃离“数据化”的趋势，档案管理创新必须牢牢抓住这一趋势。

2.1 电子档案代表着一种全新的档案知识开发方式

电子档案在传统认识中主要可以分为两种认识路径：其一是狭义路径，指的是特定的组织实体在业务开展过程中产生的基于“数据信息系统”的数据化档案，它只存在于数据信息系统（如OA系统、ERP系统、财务一体化系统）当中；另一种是广义的认知路径，即与一切纸质档案相对应、储存于一定的计算机存储系统中的数字化文件集合。在本文中，我们认为电子档案应当采取一种广义的界定方式，即它不是一种简单的、机械的对纸质档案的“数据化”呈现形式，而是代表着档案知识以计算机、数据库、互联网、物联网等技术形态为载体开展知识交流、知识沟通、知识共享、知识的深加工开发等的价值增值过程。当然，这种知识开发方式是以“需求导向”为牵引的。

2.2 电子档案代表着档案管理的智能化、智慧化方向

档案的本质是人类各领域实践过程中产生的各种具有价值的、可供查询或研究的一切知识资源的集合。如果不能将这些知识资源转化为实实在在的价值和财富、如果不能借助于大数据技术等将传统的纸质档案的开发利用与整个云端档案的万物互联、智能学习等结合起来，那么这些以“纸质形态”存在的档案不仅仅是一个占地多、消耗成本多、占用人力资源多的“成本中心”[2]，还会逐步偏离其开发的主流方向。电子档案在呈现形态上比纸质档案更加具有可复制性、可加工性、可建模性，可以帮助档案管理逐步实现智能化、智慧化。

3 大数据时代电子档案价值认知的几大误区

在大数据或者说数字化潮流下，我们对电子档案的管理理念正在经历着一场革命，这一革命最核心的特点就是档案管理工作不再是一种被动的知识保管行为，而是一种主动的价值创造、知识开发进程。当然，在现实中人们对电子档案管理及开发的价值认知还存在着一些误区。

3.1 盲目推崇“无纸化办公”

在促进档案电子化过程中，有些管理者没有真正理解档案作为一种知识数据的运行规律和开发规律，盲目借助于OA系统、财务一体化系统等实施“无纸化办公”，使得档案资源高度依赖“云端管理”，而忽略了线下纸质档案产生的规律，从而使得对电子档案的管理存在“为了数据化而数据化”的问题，导致大量档案游离于电子档案管理系统之外，形成“纸质档案”和“电子档案”两个系统的割裂。

3.2 电子档案管理机制存在不配套问题

电子档案的产生、收集、数据化处理、上传、分类、共享、开发、利用、保密等是一个有机的管理体系，任何一个环节发生了问题或者说设计不到位都会影响电子档案数据体系的完整度。我们以企业运行中档案的“电子化管理”为例，企业档案的产生广泛分布于企业研发、规划、设计、生产、营销、管理等不同的业务板块和环节，各业务条线、业务部门基于自身有限的纸质档案管理经验和认知对档案进行管理，缺乏整体的协调和统筹，导致档案在从静态向动态转化过程中、从纸质形态向数据形态转化的过程中缺乏足够的制度协调、流程协调和技术协调，最终导致企业建立的电子档案管理体制缺乏整合，进而影响到了其档案资源开发的价值最大化目标。

3.3 “档案信息孤岛”问题突出

本质上来讲，档案信息资源的电子化是“存量数字化，增量电子化”的一种发展战略，讲究的是高层推动、顶层设计、全员统筹、全流程实施，借助于完整的档案数据库实现分布式协同共享。但是在现阶段我国不同主体实施的“电子档案”战略中，由于规划步调不一致、相关数据库系统建设重复规划等，导致已经建立起来的“电子档案管理系统”与其他兄弟单位、行业组织甚至是上级主管部门等的“电子档案管理系统”之间没有形成一个大数据所提倡的那种“智慧云盘”，这就是一种典型的“档案信息孤岛”[3]。大数据认为，在组织内部、组织与组织之间均可以借助于数据共享的“智慧云盘”实现互联互通和情报信息共享，在整体上有利于形成一种信息团体优势，这种团体化的运作有利于降低交易成本。

4 大数据时代电子档案的应用策略

大数据时代的档案管理是一个数据驱动、数据互联互通互享的时代，与这一时代有关的云计算、物联网、智慧城市、电子政务、新媒体传播、人的数字化消费和数字化生存等都得到了快速发展。针对上文几个电子档案应用误区，提出以下几个策略。

4.1 制定面向全业务流程的电子档案管理战略

对于任何组织来讲，电子档案战略的实施一定不是单一部门、单一业务流程、单一板块可以完成的事业，它一定是一个由最高治理层推动、全要素参与的过程。针对大数据时代的档案管理转型，电子档案战略应当以我国出台的《电子文件归档和管理规范》（GB/T18894-2002）《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194）《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56）《纸质档案数字化规范》《电子档案管理系统基本功能规定》为依据，制定一部统一的《电子文件和电子档案管理战略》，重点理清电子档案形成的业务系统（如人事系统、财务系统、行政办公系统、网站系统、电子邮件系统、审计系统、研发系统等）、各部门的管理职责、牵头部门、协同部门、电子档案的归档种类明细科目、归档与移交规范等，确保每一份电子档案的产生都能及时按照标准进行归集。

4.2 完善与丰富现有数据库

大数据时代就是数据资源和资源利用率的比拼，对于档案部门来说，可以利用相关技术将原有各类高质量的数据库与各地档案馆数字资源库进行互联互通，以提升电子档案的利用率。

目前正在积极筹建的3个电子档案目录中心，包括全国革命历史档案、明清历史档案、民国历史档案。同时，在全国范围内的各级档案部门中，正在构建一批规模大、质量高、分布式的多媒体电子档案数据库群。这些资源库将根据一致的应用平台的标准实施加工，依托互联网平台实现信息服务的高效、跨库和无缝连接。在建设资源数据库的过程中，务必遵循共享的原则，根据统一的标准对数据库内容实施标引和加工，力求一次性加工标引就可以符合未来应用系统功能持续拓展升级的要求。

4.3 现有馆藏档案的数字化

首先要对馆藏档案资源实施分级鉴定和有序整理，然后在此基础上通过扫描、缩微胶片转换等措施，有步骤地将纸质档案和胶片照片等档案数字化、电子化，利用模/数转换技术将录像、录音等档案变成电子档案，并把电子档案数据库并网。

4.4 电子文件的收集与积累

在大数据时代，人们的社会活动和科技生产活动会有很多是在电子环境下产生，诸多文件的生命周期会利用电子形式。因此，各类电子文件将成为馆藏电子档案的重要来源。近年来，对电子文件的采集、归档和管理已经成为各级档案部门的重点工作。因此，档案部门都要争取具备现代化管理条件，注重监督和指导电子文件的积累、归档、著录的环节，有效管理已经形成的电子档案。国家档案馆要针对电子档案采集、管理、保护应用各个环节，寻找行之有效的方法，进行有针对性的试点工作，为档案馆接收电子档案做好人员和技术的准备。要总结和借鉴那些信息化、数字化建设效果好的档案部门的工作经验，以帮助试点单位切实做好电子档案应用的试点工作。定期开展电子档案管理和应用成果研讨会，总结和交流工作经验，切实了解西方国家在电子档案领域管理和应用的发展状况，吸收和借鉴有价值的、符合我国国情的成功经验，稳步推进电子档案的信息化建设步伐。

4.5 循序渐进推进“智慧档案云盘”系统建设

为了消灭数字化时代、大数据时代的“数据割据”“信息孤岛”和“碎片化的电子档案管理系统”以及相关的重复投资、重复建设等问题，我们建议相关的组织（比如企业集团公司）应当牵头推进组织系统内全体下属单位之间的“智慧档案云盘”系统建设。智慧云盘一般也被称为智慧云数据处理中心，是大数据时代的一种信息集中共享中心，也有人将智慧云盘称之为是“数据规模超出传统数据库管理软件的获取、存储、管理以及分析能力的数据”[4]，其含义类似于“档案数据库集成系统”，智慧云盘的服务核心资源是共享性的信息资源，而信息资源价值的实现关键在于其流动性、传输性和增值性。作为组织行为、组织管理的一个大数据实现方式，智慧云盘承载的数据信息具有完整性、一致性、精确性、实效性等显著特点。智慧档案云盘服务模型是一个信息服务需求——信息收集处理——信息反馈的过程，主要的模型思路见图1。按照这种“顶层搭设元数据库、基层充实电子档案资源”的思路，在一个规模较大的组织内部通过这种思路可以克服“档案信息孤岛”的问题。

4.6 制定详实且具操作性的电子档案控制规范

在大数据背景下，电子档案实现了局部或一定范围内的互联互通之后，若配套的管理规范、控制规范及其实现机制存在漏洞，极易发生泄密、被黑客入侵等档案管理事故。针对这种情况，组织内部在牵头开展相关的“智慧档案云盘”或数据库系统建设时，应当加强对类似于“电子文件归档接口”“安全与保密”“存储技术条件”等进行相关的规定。例如，在针对电子档案移交时必须要进行“病毒性检验”“真实性检验”“完整性检验”“有效性检验”等四性检验，确保电子档案的数据从源头就是安全、真实、完整、有效的，为后续的电子档案存储、开发和利用奠定坚实的管控基础。

4.7 加快电子档案信息资源管理及应用人才队伍建设

在电子档案的管理和应用中，专业化的人才队伍是可持续发展的关键保障。要通过信息化、数字化建设推进电子档案管理和应用的深度和广度[5]。我国的各级各类档案机构都在培养一大批专业化的人才，包括电子档案信息加工与管理、数字档案馆的运营与管理、电子档案系统的开发和维护等方面，以确保电子档案信息化的稳步运行。在大数据时代的电子档案智慧化管理与应用中，务必坚持科技振兴档案事业的整体原则，全面促进电子档案科技创新能力的有效提升，持续地提升档案教育工作的质量和效率，在此基础上培养一批符合档案发展的专业人才，其核心标准是掌握现代科学技术知识的复合型人才，以应对新的历史时期档案事业发展的新趋势、新挑战。