档案信息化建设的影响因素分析与对策研究

张国栋

（济宁市嘉祥县职业中等专业学校 山东 济宁 272400）

0 引言

新时期，信息技术与各行业领域深度融合，日益成为驱动行业、领域、企业创新发展的新动力。档案管理信息化建设是适应当前档案资源数字化、网络化、海量化发展趋势的必然途径，也是改善档案管理效能，为档案资源使用者提供精准化、精细化服务的重要举措。现阶段，随着我国档案信息化建设标准发布，中职学校档案信息化管理取得了显著成果，基本实现了档案管理信息化并建立健全了档案管理制度，但从整体来看，中职学校档案信息化建设整体水平偏低，新设备缺失，新技术、新系统投入和应用滞后，制约了中职学校档案管理信息化、智能化发展和档案管理水平提升。因此，有必要深入分析中职档案管理信息化建设影响因素，并针对性优化和完善，提高中职学校档案信息化建设水平，助力中职学校档案管理创新发展。

1 中职学校档案信息化建设必要性分析

1.1 档案信息化建设是档案管理工作发展趋势

根据《国家标准体系建设发展规划（2016-2020年）》（国办发〔2015〕89号）文件要求，我国档案管理工作应积极发挥信息技术在管理技术融合、业务融合、数据融合等方面的突出作用[1]，实现我国各行业领域档案管理工作信息化建设全面、可持续、协调发展。在上级政策文件的指引下，中职学校基本实现了档案数字化存储，即将纸质档案转换为数字化文档存储。但随着信息技术的发展，如大数据、云计算、物联网等，档案信息化建设向集自动化检索、信息管理、知识管理、高效存储等功能于一体的专业化系统模式发展[2]，中职档案管理系统建设不能满足其教育教学管理、财务管理、人事管理等对档案资源的需求，弱化了中职学校各类档案的资源化价值，如教学科研资料、教学设计资料、课题资料等。因此，加强档案信息化建设是中职学校档案管理工作发展的必然趋势。

1.2 档案信息化建设是提高档案管理效能的关键路径

通过档案信息化建设，借助信息化技术手段对档案资源进行自动化汇聚分类、数据挖掘、检索调用，能够降低档案管理工作中人工工作量，减少人工干预产生的档案管理误差[3]，提高档案管理效能。加强中职档案信息化建设，可借助档案信息系统权限分级管理和身份认证，档案使用者可根据需求自主查询档案文件，并根据档案管理信息系统功能实现自动化检索、分析结果，提高中职学校档案管理工作水平。

2 中职档案信息化建设影响因素分析

当前，中职学校档案信息化建设工作主要受技术、环境、资金等影响因素制约。

2.1 技术因素

档案信息化建设的核心是信息化技术的应用，新技术、新系统的应用能够提高中职学校档案管理效率和服务质量。根据中职学校档案管理流程和档案收集范围，档案内容包括纸质文件、视频、照片等资料，需要借助扫描、微缩等技术手段转化为数字档案并分类建档。在该过程中，档案管理人员应严格按档案管理流程对档案进行收集、整理、编研、归档等工作，还对档案信息化技术应用要求较高。但从当前来看，中职学校档案信息系统建设技术应用面临以下突出问题：（1）信息系统整体架构建设规划不足，重视传统纸质档案资源的数字化转化，可实现档案管理系统局部信息化应用，如已编研数字化档案检索查询等服务，但对网络基础设施建设、信息安全、系统运维等工作重视不足，未能根据《档案信息化标准体系建设指南》要求落实基础信息建设、系统运维等建设要求，造成档案信息化建设作用弱化[4]，如校园网建设滞后，造成档案信息化作用仅体现在档案管理部门，而未覆盖中职学校财务、人事等部门，制约了档案信息化服务质量提升；（2）档案信息系统新技术应用不足。

2.2 环境因素

从环境因素分析，中职学校档案信息化建设受其管理观念、责任机制、规章制度的影响。首先从管理观念来看，中职学校作为我国职业教育体系的重要组成部分，在我国教育体系中的地位日益突出，要求学校在加强教学质量的同时，同步建设档案信息化建设等配套基础设施，但从中职学校档案信息化建设现状来看，学校领导对档案信息化建设重视程度不足，导致档案信息化建设进度滞后，配套设施建设不足，严重影响了中职学校档案信息化建设质量。其次，责任机制方面，档案信息化建设属于专业化系统建设项目，需要中职档案管理部门根据学校档案管理制度梳理档案管理流程，打通档案信息管理和档案资源开发利用中的“症结”，需要学校相关部门、人员的支持与配合，但从信息化建设实践来看，由于信息技术能力不足、档案使用需求表述不清等原因，档案信息化建设过度依赖档案管理部门，导致中职学校档案信息化建设成果与实际需求存在偏离、脱节等现象，对中职学校档案信息化建设产生不利影响。

2.3 人力、资金等保障条件因素

由于中职学校信息化专业人才缺乏，造成档案信息化建设由档案部门主导，缺乏专业技术人员提供专业技术支持和系统运维服务，造成中职档案信息化建设“先天不足”，并对系统上线后运维保障工作造成不利影响。一旦出现系统故障，可能造成档案信息化服务中断。在资金投入方面，由于中职学校领导对信息化建设重视程度不足，对档案信息化建设资金投入持审慎态度，资金投入规模小、功能需求限于基本的档案管理服务，由于资金投资规模小，导致档案信息化建设缺乏前瞻性、系统性，当出现新的功能需求时可能需要定制开发新功能或重复建设新系统，造成资金浪费和重复建设问题。

3 中职学校档案信息化建设提升策略研究

针对上述问题，中职学校档案信息化建设归口管理部门应从信息系统整体架构建设规划、完善制度体系建设、加强人才队伍建设和资金保障等方面入手。

3.1 合理构建档案信息化建设框架

中职学校档案信息架构建设应综合安全性、系统集成性、融合共享等要求，根据中职学校档案信息系统建设要求和信息系统建设架构（图1），按资源层、服务层、保障层、应用层技术架构进行档案信息化建设，实现档案收集、档案存储、档案服务等环节的数据交互与隔离，提高中职学校档案信息系统的可靠性、安全性。资源层主要包括中职学校人事、财务、行政、教学、基建等部门产生的各类型档案资料，通过与校内网平台、OA系统、邮件系统、电子签章系统等对接，实现档案资源数字化，建设纸质档案产生。针对现存的馆藏档案资源，应根据数字化需求分批次、分类别、逐步实现全档案资源数字化归档存储[5]；服务层主要包括网络、服务平台等基础设施建设，是中职学校档案信息化的基础，中职学校档案信息化应以校园基础网络建设为依托，通过校内网或OA系统平台接口，打破档案信息化建设中的信息孤岛问题[6]，实现中职档案信息系统全局服务能力；保障层包括信息安全风险评估、身份认证和权限机制等。中职学校档案信息系统建设中，应详细规划信息安全保障机制，校内网络服务提供时可通过用户名密码和IP双重认证机制[7]，防止非法入侵。

3.2 完善制度建设，落实档案管理责任

中职学校档案信息化建设是一项长期性工作，信息化建设推进过程中离不开学校领导和相关部门的支持配合，因此，为保障中职学校档案信息化建设进度、建设质量，档案管理部门可通过组织召开专项工作会议，普及档案信息化建设的重要性，强调档案资源在管理决策、数据分析、教育知识管理、专业技术人才培养、校园文化建设等方面的突出作用，提高学校领导和相关部门的支持配合度，保障中职学校档案信息化建设工作有序推进。

档案是个人信息、集体信息的重要载体。在传统档案管理工作中，由于档案网络化管理程度不高，档案信息传播路径单一，档案信息相对安全。但在档案信息化建设过程中，由于互联网接入档案信息管理系统，并经网络整理和传播，如档案信息安全意识薄弱，可能造成档案信息泄露风险，对中职学校造成重大损失。因此，在档案信息化建设过程中，中职学校应重点加强档案信息系统信息安全管理，建立健全档案信息安全管理制度，规范档案信息化管理和使用各环节工作，对违规使用、传播并造成档案泄露的个人、单位视其情节予以处罚或报送公安机关，以此确保中职学校档案信息安全。

同时，为保障档案信息化建设责任落实到位，归口管理部门应制定、完善档案信息化建设制度，明确档案信息化建设责任主体和责任范围，并制定切实可行的奖惩措施，以此激励相关部门支持配合档案信息化工作，规范档案信息系统使用行为，为中职学校档案信息化建设提供制度保障。

此外，档案信息化建设过程中，为确保档案信息化建设实效，真正实现档案信息系统建设价值，确保档案“应收尽收”[8]，以此改善传统纸质档案管理工作存在的弊端，归口管理部门应建立健全纸质档案归档标准流程，明确归档范围和归档周期，促进纸质档案及时归档，实现中职学校纸质档案和电子档案“双轨归档”。

3.3 加强人才队伍建设，保障资金投入

随着信息技术的发展，档案信息化建设日益呈现专业化、前沿化发展特点，即新兴技术应用日益增加，信息安全风险保障和系统可靠性要求高，而中职学校普遍缺乏信息技术专业人才，尤其是前沿信息技术人才，导致档案信息化建设先天不足，对档案信息需求分析和新技术应用分析前瞻性不足，容易造成档案重复建设和资金浪费问题。因此，中职学校应加强信息化专业技术人才的招聘、选拔、培养和任用，优先招聘和任用具有与档案信息化项目相关的专业技术人才，建立健全中职学校专业信息化人才队伍，为中职学校档案信息化建设提供人才保障。

3.4 加强基础设施建设资金投入和人力保障

硬件设施和软件系统建设是档案管理信息化建设的基础，是中职学校档案信息化建设的前提，需要投入较大的资金用于购买相关硬件和软件系统，并在系统建设后需要投入一定的资金用于系统维护和管理人员继续教育和培训，由此可见，中职学校档案信息化管理工作需要投入大量的资金和人力。在档案信息化建设过程中，为减少重复建设，中职学校应遵循整体设计、整体推进或分步实施的原则，即在条件满足的情况下，一次性建设档案信息系统，减少因重复多次建设造成的档案信息系统集成度低、重复建设的问题。当情况不满足时，应在完成系统主要功能的前提下分步建设其他子系统，如档案数字化识别、RFID射频识别等系统，确保档案信息系统建设与中职学校需求、实际情况相适应。

在档案信息系统建设完成并上线运营后，中职学校应加强专业技术人员配置和管理工作，开展档案信息系统日常性巡检维护和周期性系统优化工作，确保及时发现档案信息系统存在的故障、安全漏洞等问题，减少因硬件、软件系统故障造成的系统服务中断风险，提高档案信息系统运行可靠性，为中职学校利用档案提供有效支持。

3.5 提高档案管理人员信息安全意识

档案管理信息化使档案更容易复制和传播，并增加了档案信息泄露风险，档案信息安全风险增大，威胁中职学校档案信息安全。在中职学校档案信息化建设过程中，档案管理人员安全意识直接影响档案信息系统信息安全水平，如档案管理人员信息安全意识薄弱，未能严格依据档案信息安全管理制度和规范流程操作，可能造成档案泄露，并引发严重的信息安全问题。因此，在档案信息系统建设过程中，中职学校应加强档案管理人员信息安全知识教育，强化归口管理部门和档案管理人员信息安全意识，降低因工作失误造成的档案信息安全风险。

在档案信息传播载体方面，为防止数字档案在传播过程中被篡改，档案管理人员应对数字档案进行加密处理，如PDF文档、Word文档加密、加水印并添加“防写”“加密”等标识，确保档案信息传播过程中被恶意篡改。在档案信息安全管理体制机制方面，技术层面的防范措施只能够起到预防、控制的作用，如缺乏有效的信息安全责任奖惩机制必然造成信息安全责任缺乏有效的规制。针对该问题，中职学校应在建立健全档案信息安全管理制度的前提下，加强档案信息系统安全风险排查、责任落实和责任追究，对提前发现并反馈、处置安全风险的个人，应予以奖励。针对因责任心不强、工作失误等原因造成的信息安全事故，中职学校应视其情节严重性，依据信息安全管理制度和相关法律法规予以处置，确保中职档案安全管理机制不断完善，为中职学校档案信息系统安全工作提供了良好的体制保障。

4 结语

新时期背景下，档案资源利用价值日益凸显，加强档案信息化建设是顺应时代发展和中职学校教育教学要求的必然举措，也是提高中职学校档案服务质量、服务效率的重要路径。在中职学校档案信息化建设中，档案管理部门应根据档案管理需求合理确定档案信息系统技术架构，建立健全档案信息化建设制度，加大人力和资金保障力度，提高档案管理人员信息安全意识，确保中职学校档案信息化建设工作有序、稳步推进。