人力资源管理对人事档案管理工作要求分析

●贺宏青

人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，直接影响着人力资源的利用效率，但从目前来看，部分机关事业单位的人事档案管理并未实现与时俱进，基于此，有必要对其展开更加深层次的探究。

一、人事档案管理工作的重要性

（一）提升信息真实性

优化开展人事档案管理工作，能够有效提升各项信息的真实性，可以在进行人事档案梳理工作时，帮助管理人员对现职工作人员过去所采用的工作方式以及工作内容展开更加全面和详细的了解，单位的负责人可以在此基础上对职工的综合能力进行简单的评价，并深层次挖掘其在后续工作中的潜力。根据人事档案中的相关信息合理分析工作人员能力，能够更加详细地划分具体工作，进而更加系统化地安排后续工作，提升工作的质量和效率，最大限度展现出其自身的能力，有效减少由于信息和数据缺乏所造成的限制工作人员才能的问题。此举能够进一步提高人事档案管理成效，是提高人力资源管理效益的重要手段。

（二）提高资源利用率

除了提升信息真实性以外，良好的人事档案管理工作，能够进一步提升资源的利用率。近些年，我国现代化发展水平得到了极大程度的提升，而在这一时代背景下，人事档案管理工作的开展将会深层次地同其他部门之间相结合，并构建起健全完善的信息资源共享机制，支撑各部门之间就相关信息进行交流，并有效突破以往在时间和空间方面的限制，提升信息传达的有序性和科学性。

（三）合理预测需求

对于人力资源管理工作来说，强化开展对于人事档案的管理和梳理工作，可以帮助机关单位更为准确地进行人力资源需求的识别，对当前机关中急需要和比较缺少的人才类型进行合理分析，在此基础上对相应的人力资源需求计划进行科学制定。这样便能够在强化分析人事档案的过程中可以更为高效地得到其所需要的资料和信息，与此同时，这也是机关事业单位通过招聘不断扩大影响力的重要途径之一[1]。

二、人力资源管理对人事档案管理工作的要求及实施路径

（一）工作要求

1.健全完善人力资源体系。在当前社会飞速发展的时代背景下，人力资源管理工作的高质量开展要求人事档案管理能够在原有的基础上对人力资源体系进行健全和完善，对于人力资源管理工作来说，其最主要的目的便在于培养更加多样化、职业化以及专业化的人才。若想促使单位的工作人员能够充分同当下社会经济体制一体化的发展趋势相适应，在进行人力资源管理的时候应当强化保障人才管理的力度，人事档案管理需要能够构建起职工的职业工作能力要求准则。基于此，人力资源管理人员不仅仅要有着极强的组织能力，还需要积极自觉地提高自身的业务管理和监督能力，这样便可以强化机关事业单位的人力资源水平，为其未来的持续平稳发展创造良好的条件[2]。

2.增强人事档案管理深度。在人事档案管理方面，工作人员不仅仅要保障档案信息本身的真实性以及完整性，与此同时还要注重对于信息的安全化管理，在当前现代化信息化水平迅速提升的背景下，信息安全对于行政机关发展有着极为深远的影响。因此，工作人员需要加大对个人隐私信息的保护力度，以免出现他人肆意篡改和利用档案的现象，进而对档案本身的真实性以及精准性产生负面影响。基于此，相关工作人员需要在实践过程中不断强化其人事档案管控的力度，更为系统化地开展对于管理人员的培训工作，帮助其形成更加良好的服务态度以及岗位责任意识，以提升档案信息管控的全面性和实效性，进一步提高档案信息的安全、真实水平，高效支撑机关人力资源管理成效的提升[3]。

3.强化落实信息化建设。信息化技术的应用能够有效提升人事档案信息管理的实效性，在以往所开展的人事档案管理工作中大多会采用纸质资料的形式，并用人工的形式在计算机中录入相关信息和数据，但这种方法过于繁琐，难以同当前高效率和高质量的要求相适应，所以为了能够提升人力资源管理的实效性，应当加大力度开展信息化建设工作，这样一来便能够有效缓解档案管理的工作压力，并进一步提升人事档案管理成效，对于机关单位整体的现代化发展有着重要意义[4]。

（二）实施路径

1.加强人员培训。（1）提升工作意识。为了进一步提高人事档案管理工作的实效性，行政机关应当加大力度进行人力资源培训，而工作意识作为后续各项工作开展的原动力，应当是人力资源培训的重点内容，为人事档案管理工作的高质量开展创造良好的条件。机关单位需要立足于管理层工作人员管理意识的提升，在原有的基础上扩大其在人事管理工作中对于人力、物力以及财力等多种资源的投入。除此以外，行政事业单位还应当加强对于普通基层职工的宣传工作，使其能够对人事档案本身的重要性有更加明确的认识和理解。具体可以采用组织档案知识讲座的方式，聘请国内外的专家向在职职工传授档案管理相关知识，或者可以利用信息技术进行短视频的制作，以便于扩大其影响力，更好地促进全员归档意识的进一步提升。（2）提高人员素质。除了要提升工作人员意识以外，还要注重工作人员素质的提高，具体可以从以下几方面内容着手。一方面，需要注重对于人才聘用的把控，尽可能在人事档案管理人员的选拔方面进行较高标准的设置。其所选用的工作人员需要有着良好的政治素养，与此同时还要有着较强的职业素质，能够严格遵守工作要求，并用积极和细致耐心的态度开展档案管理工作。另一方面，单位应当加大力度落实对于人事档案管理工作人员的专业培训工作。专业能力是人力资源管理对于人事档案管理工作人员最基本的要求。首先，单位需要对刚入职的工作人员进行入职培训，让其初步对人事档案管理的内容、机制以及要点问题进行明确，再采用一帮一的形式，让老职工带新职工，这种形式可以帮助新职工在老职工针对性的指导下短时间范围内快速上手，掌握人事档案日常管理工作的各项重点和难点[5]。其次，机关单位需要综合考虑各方面影响因素，结合实际情况展开重点培训，工作人员在刚入职的时候尽管能够对人事档案管理工作产生初步的了解，但部分问题有着较高的专业性，对于这一类问题新入职的工作人员往往存在较强的不确定性，而对其的重点培训可以帮助职工更加高效地解决业务实践中所存在的各种具体问题，以便深化其对于档案管理知识的认识和解读。最后，单位需要与时俱进，对社会发展过程中所产生的新成果、新经验以及新技术展开全方位的学习，并及时向人事档案管理人员宣传，具体可以组织进行安全性培训以及信息化建设培训等等。这种培训活动的组织开展可以为工作人员的迅速成长提供助力，进一步提升人事档案管理的实效性，最大限度促进人事档案利用效率的优化提升[6]。

2.深化档案管理。首先是立卷归档，档案室需要针对各类文件材料展开收集整理分类工作，接下来便是录入机读目录，完成档案整理工作之后要对档案进行装订，然后制作检索工具，最后档案会入库并按照相应的类别进行上架。其次便是借阅管理，借阅管理主要涉及到两种类型，分别为本单位人员和外单位人员，其在流程方面存在一定的差异性。最后，是对于资料的收集、交接、整理以及统计工作，立卷部门档案员需要从单位所指定的档案归档范围出发，在日常开展工作的时候处理好相关文件材料的形成、收集以及保存工作，进而保障归档文件材料具有较强的完整性。档案管理人员应当立足于文件材料的实际特点，按照要求进行案卷类目归卷工作，并合理进行分类整理、编制档号，在入库之后便要进行档案的统计和保管，为档案的合理利用创造良好的条件，接下来则要展开文件汇编工作，针对档案信息进行二次和三次加工。在深化档案管理的过程中应当注重以下几部分要点内容[7]。（1）收集信息。在收集信息的过程中，工作人员需要从相关规章制度出发针对资料档案展开科学的筛选以及归纳工作，人事档案信息相对较复杂，涉及到诸多的分类，所以人事档案管理工作人员需要事先制定可行的实施计划，尽可能更加全面和完整地进行信息数据收集，以免出现遗漏影响后续工作的高质量开展。（2）完善信息。人力资源管理工作在开展过程中有着较强的变化性，其所涉及到的资料数据也会呈现出实时动态变化的特点，所以管理人员在完成好资料收集工作之后要注重对其后续内容的及时更新和完善，以免资料出现滞后性，对后续的决策造成负面影响。（3）信息管理。人事档案管理工作人员需要立足于时间段、项目类型以及工作种类等对档案信息进行细化分类，以便于为机关管理层作出科学合理的决策提供参考。机关事业单位可以构建起相应的人事档案分类系统，并通过对各种现代化信息技术的应用实现对于资料的优化整理，为信息管理成效的提高提供方便。

3.信息技术应用。（1）系统升级。近些年来，我国社会经济发展水平得到了大幅度的提升，各种科学手段以及信息技术开始在各个领域和各个行业中得到广泛应用，特别是在机关单位现代化的人事档案管理工作当中。在实际开展人事档案管理工作的时，灵活实现对计算机等各种信息化设备的应用能够有效实现对于劳动强度的降低，进而促进工作效率的进一步提升。基于此，机关单位需要在原有的基础上进一步增加系统升级的力度，基于大数据和互联网技术，实现对于信息采集、分类以及分析的高效融合，构建起更为安全和全面的信息化平台，支撑机关人事档案管理智能化以及数据化水平的提升，为人事档案管理工作成效的提高注入一股全新的活力[8]。（2）安全管理。互联网是一把双刃剑，其在提升人事档案管理工作效率的同时还会对其信息安全造成一定的负面影响，所以为了强化人事档案管理效果，应当加强对档案信息安全的重视。行政机关需要建立起完整健全的管理法规以及应急机制，尽可能保障其具有较高的信息安全管理和对于问题的应对能力，保障各项制度执行的实效性。此外，机关单位还需要采用适当的手段提升信息安全人员的岗位责任意识，使其能够更加积极主动地投入到安全防护工作中，用自身的专业知识的专业技能为信息化技术的应用提供良好的保障。

综上所述，高质量的人事档案管理工作能够有效提升人力资源管理的质量，对于行政事业单位的持续平稳发展有着积极的促进作用。因此，相关工作人员应当加强对其的重视，进而为人力资源利用效率的提升创造良好的条件。