论开展档案数字化建设的思考与实践

文/王永福

随着信息化技术的迅速发展，对档案工作提出了新时期的使命，即“新时代档案数字化工作”。档案工作的数字化建设是顺应时代发展的新要求和新使命大势，新时代档案管理者应持续学习档案数字化知识，提高数字化能力及档案公共服务能力，逐步提高档案数据信息的利用率，持续推进档案数字化建设进程

随着档案管理信息技术的不断提高，档案数字化建设提上了议事日程，为新时期档案数字化工作提供了新的研究课题。面对这一新时期档案管理工作的新机遇和挑战，我们作为档案工作者要不断学习有关档案数字化知识、提高数字化处理的能力，提高加快档案数字化建设步伐，就应该积极面对。但是，档案数字化建设之路并非一朝一夕之功，而是要在对档案数字化有清晰的认识的基础上，对新时期档案数字化之路进行规划和解决，才能形成结构有序、能够及时供人使用、资源共享便捷的数字化档案数据库。

一、档案数字化建设的紧迫性

随着时间的推移，关键决策、快速部署、精确领导也就刻不容缓，对相关职能部门的工作检查要求及时、高效，随着社会各界对档案信息资源的需求越来越高，迫使为它们提供资料的部门必须转变管理、检索和提供使用的传统方式，转变为高效率、及时、便捷的方式为各个方面的管理、检索和利用者提供现代化、功能化的服务。将档案管理机关的建设发展理念从封闭式管理向开放式共享转变，从单一的档案保管利用向信息收集、管理、服务转变，只有真正实现档案数字化，才能突破档案管理时遇到的重重障碍，实现信息资源的合理配置、科学管理和高效优质服务。

二、档案数字化建设的内容

（一）数字化建设要注重系统的总体水平提升

构建完整的数字档案体系是档案数字化建设的核心工作，系统的纵向和横向环节都要达到一定的横纵深层次融合，并在区域网络中进行关联互通，发挥整体优势，增强系统的整体性、综合性及完整运算力，实现档案资源数字化并共享。系统某一节点乃至到某个重要的节点出现故障阻碍，都可能会对系统产生梗阻。当然，需要各个结点的横纵向使用能力并行不悖是不符合实际的，“并行不悖”也是从档案数字化系统建设理想建设中设想的。为了获得值得借鉴的数字化经验，鼓励和支持先进单位优化数字化水平，并在某些单位进行更高水平的试点实验，这对于整个档案数字化系统建设是具有参考价值和推广价值的，但要形成先进的、完整的系统，单纯依靠少数先进节点无法形成，其建设是基于整个系统节点互帮互助、相互融合的。

（二）推进档案数字化，就必须提高档案标准化、规范化水平

档案数字化建设水平标准化、规范化程度滞后，应用软件繁多，杂乱无章，将严重阻碍整个数字化体系的总体发展。很久以前，这个问题取得了一定的共识，使得我们的档案管理格局从电脑系统扩展到了整个档案信息化的集中管理，是新时期档案数字化总体思路质的飞跃。档案自动化涵盖了档案工作的各个方面和各个环节，将其建立完善可以真正实施档案标准，使档案的相关业务规范化、标准化。档案标准规范本身也是系统工程，把握两者相辅相成、相互促进的辩证关系，是推进档案数字化建设的必胜法宝。

（三）有重点地抓好数据库建设

国家档案信息化工程建设的核心和基础——档案数据库系统的开发建设，是新时期档案数字化工程的骨干力量。数据库服务器的含义是依托于先进的数字化系统对档案进行科学的分类管理和利用。数据库服务器系统的建立是一个循序渐进的过程，由低到高、由单一到团体是一项长期的工作。经过实践摸索，我们认为在数据库服务器建设的经验中最关键的是：领导重视，思想统一，坚持档案数字化技术人员与档案业务人员协同作战，加强合作可以提高工作效率；面向应用，建立“活库”，对数据库服务器的“活性”进行利用频率和使用效率的考核；突出重点，从单一的资料库发展到系统资料库等等。当前，如果我们能够系统地完善综合数据库建设，完善各单位档案目标库建立联系组网，形成通过区域网络联接的开放式、阶梯式的数据库服务器群，将进一步提高档案自动化系统在新时期的运行效率。

三、档案数字化建设的步骤

（一）建立档案数据库

1.输入文件级目录

需要在档案数据库的服务器上输入建馆前期的档案级目录和案卷目录。在建立档案数据库服务器时，可边输入边挂接，一方面要进行档案目录输入的补齐，另一方面又要对录入档案目录的正确性、完整性进行检验，从而确保档案数据库服务器的真实性、完整性和有效性。

2.通过采用科技设备以实现原文件信息数字化管理

在实际应用中，建立档案数据库服务器能够极大提升档案的使用效率和工作效率，使用者对档案馆的数字化建设和资源共享的成效非常满意。

（二）加强电子文件的收集和积累工作

今后数字档案资料的馆藏资源来源主要是电子档案。职能部门在此之前只移交纸质档案和纸质档案目录，现在要求职能部门实行电子档案和纸质档案双轨制存档，一般是讲电子档案双拷贝、双备份，与纸质档案一起移交档案信息中心，由各职能部门统一组织，统一保管。这不仅加快了档案数字化的速度，而且大大节约了工作，又节省建立了数据库服务器的工作时间，整体加快档案数字服务器的建设进度及完整性。

（三）加大档案管理软件的推广力度

档案数字化文件是将数字化文件内容、数字化文件载体、数字化文件显示、修改的数字化计算机软件和硬件平台的有机结合。由于各种客观因素，各个档案馆在进行数字化文档时，所采用的软件和平台不尽相同，这为档案数据库的整合工作增加了一道难题。因此我们要认真对待这一问题，并采取相应的对策措施。印发数字化目录数据库结构与国标数字化目录格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度进行相应规范，并对软件、数据格式进行了规范，保证了数据库的高效且精确。

（四）建立了档案信息中心网站

利用互联网、区域网等高科技术，向各级部门提供档案信息，并可以进行查阅、借阅、移交、复印、扫描等环节，举办档案数字化内部区域网展览，展示本单位档案数字化建设成果；新时期的经济建设和社会发展为档案数字化提供了有利的环境，搭建了一个基于网络的档案文件查阅中心，并可以提供档案的全文查询，逐步实现政务公开的全社会目标。随着档案数字系统装备更新迭代、扩容扩联，为了保证共享、效率和便利三个目标的同时实现，电子文件的移植和运行工作也应在各个系统之间进行实时的迁移和串联。

综上所述，档案数字化是一项极其重要的工作，档案数字化又是一个长期而复杂的工作，不是一朝一夕就能完成的。在工作中，我们应该做到循序渐进，突出重点，注重实效和可持续发展。