本科生档案转递远程登记系统的智能化设计

王伟

摘 要：通过本科生档案转递远程登记系统的智能化设计，实现本科生档案的转递数据登记上传、转递影像上传、转递数据自动比对、转递数据管理、档案及时流转。最终建成一个功能比较完备、数据比较智能的本科生档案转递远程登记系统。

关键词：本科生;档案转递;远程登记;智能化;设计

由于高校的学生档案往往缺乏专业档案部门的管理，人手也经常缺乏，导致学生档案管理水平普遍不高，能够建立一个基本能用的计算机管理系统已经实属不易，更遑论将系统建设得先进且完善。目前，高校的本科生档案转递有通过学生档案管理系统进行转递的，也有几乎手工操作的。其中，比较先进的做法是通过学生档案管理系统进行转递。这种学生档案管理系统虽然具有登记、转递的基本功能，但却没有转递数据的自动比对功能，也没有影像上传功能，更没有自动比对后延迟转递功能。这种登记方式往往不统一，有的是学生自己登记，有的则是集体数据的导入。调档函、户口簿复印件等往往采取接收快递或者现场提交方式，接收纸质材料。还有一个比较严重的问题，就是由于各种原因，相当数量的学生离校后其本人档案仍然滞留在学校，给学校造成了很大的管理和库房压力。

随着高校整体建设的发展和信息化技术的飞速进步，建设一个功能更加完善、数据更加智能的学生档案转递远程登记系统成为迫切需要。

一、设计目的

通过建设本科生档案转递远程登记系统，实现本科生档案的转递数据登记上传、转递影像上传、转递数据自动比对、转递数据管理、档案及时流转。本科生档案转递远程登记系统分为本科生档案转递远程登记界面、管理界面两部分。

二、主要设计指标

1.实现个人档案分类及时流转

将档案转递分为“现在转递”“延迟转递（保留二年）”两种。“现在转递”的转递依据分为六项，分别是回省报到证（报到证抬头单位是户籍所在地的人才管理机构）、工作报到证（报到证抬头单位是有档案接收资质的工作单位或工作单位所在地的人才管理机构）、沪籍户口簿（本人页和有住址的首页）、回省调档函（调档函抬头单位是户籍所在地的人才管理机构）、工作调档函（调档函抬头单位是有档案接收资质的工作单位或工作单位所在地的人才管理机构）、考学调档函（调档函抬头单位是考研、考博、插班生、转学、高中复读的学校）。转递依据只能选择一项，采用下拉框方式。报到证上传蓝联，户口簿上传本人页和有住址的首页，调档函全部上传。

“延遲转递（保留二年）”的转递依据分别是外地户口簿（本人页和有住址的首页）、沪籍户口簿（本人页和有住址的首页）。转递依据只能选择一项。采用下拉框方式。按照“老人老办法，新人新办法”的原则，只有毕业年度为2021年及以后的才可以勾选延迟转递（保留二年）。档案保留期限默认二年。到期的档案自动进入留校到期一类，由档案馆按照学生登记的原户籍所在地的档案接收单位转回原籍。

2.实现地址和归档材料的系统自动比对

在不同转递依据下，系统分别进行不同程度的自动比对。自动比对户籍地址和档案接收单位的地址、自动比对工作单位地址和档案接收单位的地址，从省市自治区比对到地级市一级（直辖市则比对到市辖区），一致的话相关栏目变绿，不一致的话相关栏目变红。

同时，系统自动进行归档材料比对。只比对毕业/离校年度为2020年及以后的;对毕业/离校年度为2020年之前（不包括2020年）的，则不比对归档材料。如果已经办理归档，则材料核对变绿，显示“材料已归”，如果全部没有办理归档或者部分没有办理归档，则材料核对变红，显示“材料不全”，并显示缺哪些材料。

3.实现影像上传

实现调档函、户口簿复印件在系统中的影像上传，取消纸质文件的接收。由于报到证白联一般是放在学生个人档案袋中，所以报到证白联的实体接收还需要继续保留。

当转递依据选择报到证时，请学生上传报到证的蓝联，以方便档案馆的工作人员人工审核报到证的抬头单位信息;当转递依据选择户口簿时，显示上传户口簿（本人页和有住址的首页），以方便档案馆工作人员人工审核户口簿的信息，系统自动设置有了户口簿影像后才可以确认提交登记信息;当转递依据选择调档函时，请学生上传调档函，以方便档案馆工作人员人工审核调档函的信息，系统自动设置有了调档函影像后才可以确认提交登记信息。

影像上传时要注意达到以下要求：系统要求上传报到证蓝联时，如学生手中没有报到证蓝联影像，也可以上传报到证白联影像。比如，报到证白联已交档案馆学生档案室，学生手中既无报到证蓝联影像也无白联影像，则请将此情况写一份说明，拍照上传。回省调档函、工作调档函、考学调档函须有学生姓名等基本信息。上传户口簿时请将本人页和有住址的首页一并上传（两页并为一页上传），不能只上传其中一页。

三、主要设计内容

1.建立现场登记系统

以上海市某高校为例，自1994年合并后，就建立了学生档案信息管理数据平台。在经历过几次大的改造提升后，可以进行转递结果在线查询。2015年，该校学生档案管理系统又进行了升级改造，具有档案管理、档案转递、标签打印、数据导入导出等功能。2020年1月，又新增了现场登记系统，将新生、毕业生材料归档、各种学籍发文、查阅、政审、出具证明、复印、材料借阅归还、交报到证等日常办理事项均实现了信息化管理。现场登记系统代替了纸头登记材料，记录了归档、利用、接收转递依据的工作痕迹，为本科生档案转递远程登记的归档材料自动比对提供了前提条件。

2.开发本科生档案转递远程登记界面

（1）本科生档案转递登记采取学号、身份证号、验证码登录的方式。只有档案现状为在校的才可以登录。登录后显示毕业生档案转递须知的具体内容，阅读后点击“同意”可进入下一步。显示学生的学号、姓名、身份证号、学院、专业。

（2）增加毕业年度选择功能。毕业年度为下拉式，可以选择年度，但只能选择登记时间所在的当年度或者之前的年度，不能选登记时间以后的年度。

（3）登记界面没有两部分：一部分是基本信息登记，包括学生联系电话、家庭地址、户籍地址。家庭地址的格式（直到县、区一级的地址都是选择式，省市自治区——地级市——县、区，具体某路某号的地址是填写式）;户籍地址的格式同家庭地址的格式。省市自治区——地级市——县、区都是可选择式，是最新的行政区划，如上海现在没有闸北区，原闸北区的户籍现在都应选静安区。

另一部分是办理事项登记，办理事项分“现在转递”“延迟转递（保留二年）”两种。也就是申请档案马上转递或者申请档案保留二年至到期后再转递。“现在转递”和“延迟转递（保留二年）”只能勾选其中一项，不能同时勾选。学生需要填写档案接收信息，包括档案接收单位、接收单位地址、接收单位邮编、收件人、收件电话五项。档案接收单位地址的格式是：省市自治区——地级市——县、区——具体地址，直到县、区一级的地址都是选择式（类似于京东、淘宝等的选择式）。具体某路某号的地址是填写式。办理事项、转递依据如何选择可见下图。

（4）学生远程登记后的修改和删除。当学生在“现在转递”或者“延迟转递（保留二年）”登记后，档案状态仍为在校，需要修改登记信息的，则点击“修改”按钮，修改好后确认保存;需要删除登记信息的，则点击“删除”按钮，将整条登记信息全部删除。学生在系统里只能有一条转递登记信息，不能新增，只能修改、删除。

（5）提交登记信息后，系统会立刻进行地址比对和材料比对。如系统提示“地址不一致”，则请学生核对相应转递依据的地址信息是否一致，有误即进行修改;如系统提示“材料不全”，则请学生提醒辅导员将有关毕业材料归档。如系统提示“不比对地址”“不比对材料”“地址一致”“材料全”，则无须理会。

3.开发本科生档案转递远程登记管理界面

（1）新增“本科生档案转递远程登记管理”菜单，有审核通过、内转通过、打印、导出、修改、删除、返回、查询等按钮。在系统对地址、归档材料自动比对的基础上，再由工作人员对登记的信息进行审核，审核通过的信息即自动打星号进入“档案转移”界面。

可以通过学号、姓名、状态、登记日期、审核日期这些途径单独或者综合查询登记信息。“返回”按钮的功能是将已经审核通过的数据返回“待审核”状态。点击“修改”则可以由工作人员对学生的登记信息进行修改。对难以修改成功的或者不需要保留的登记信息，工作人员可以点击“删除”按钮删除整条信息。

（2）在“办理事项”下拉栏里默认显示“现在转递”的数据。而“延迟转递（保留二年）”以及“保留到期”的數据只有下拉选择后才显示。在“状态”下拉栏里默认显示“待审核”的数据。“全部”“审核通过”“内转通过”的数据只有下拉选择后才显示。在“转递依据”的下拉栏里默认显示全部。

（3）远程登记管理界面新增“保留到期”选择项。延迟转递（保留二年）的数据到期后，该条详细信息自动进入“保留到期”。

四、设计创新点

将本科生档案的转递依据创新性分为七类，分别是回省报到证、工作报到证、沪籍户口簿、外地户口簿、回省调档函、工作调档函、考学调档函。这种分类法便于系统数据的自动比对，在国内尚未见到同样的分类法。在国内的本科生档案转递远程登记系统中，尚未发现有数据（包括地址和归档材料）的自动比对。通过对户籍地址、档案接收单位、工作单位地址进行规范，从而实现自动比对，是创新性的做法。

对于学生档案年年滞留这样一个老大难的问题，能够通过新的信息管理系统得到解决，使将来离校学生的个人档案可以及时流转，避免滞留和积压在高校里。这样既解决了问题，又实现了解决方式的信息化。

五、可能遇到的问题及其解决办法

1.不同转递依据下的操作。转递依据包括七项，分别是回省报到证、工作报到证、沪籍户口簿、外地户口簿、回省调档函、工作调档函、考学调档函。在不同转递依据下，针对每一种转递依据，进行专门的影像上传、地址比对、归档材料比对等操作。“地址比对”中的地址必须是规范化、标准化的地址信息，省市自治区——地级市——县、区都是可选择式，是最新的行政区划，而具体某路某号的地址是填写式。

2.自动比对归档材料的时间节点。由于某校学生档案管理系统自2020年1月起才有归档数据，所以在将来比对归档材料的过程中，只比对毕业年度为2020年及以后的;对毕业年度为2020年之前（不包括2020年）的，则不比对归档材料。对于结业生、退学生、转出的插班生，在选择“毕业年度”时选择结业、退学、转出的年度。

3.学院辅导员如何知晓“归档材料不全”。在学生自己看到提交后的登记信息界面，如果“材料核对”变红，同时显示“材料不全”，则系统提示学生“请提醒辅导员将有关材料归档”。

4.学生如何快速知晓快递单号。当档案现状由“在校”保存为“转出”时，系统自动发送快递单号到学生登记的手机中，并且提示学生其本人档案近几日将移交给邮局。这样就可以实现快递单号的精准投放，为广大学生节约了查询信息的时间和精力，也解决了部分学生在登记后不重视转递结果的问题。

六、结论

通过本科生档案转递远程登记系统的智能化设计，完成本科生档案转递远程登记系统设计方案，最终建成一个功能比较完备、数据比较智能的本科生档案转递远程登记系统。同时，这一系统具有较强的可推广性、可复制性，如果推广普遍使用，将对各高校的学生档案转递工作起到较强的提升作用。

参考文献：

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（作者单位：上海大学档案馆）

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