大数据背景下档案管理创新路径研究

2022-03-18姜铭

科海故事博览 2022年22期

姜铭

（咸宁广播电视台，湖北咸宁 437000）

2020 年6 月20 日，新修订的《中华人民共和国档案法》经第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过，特别增设了“档案信息化建设”这一重要章节，强调要将档案信息化纳入各级发展规划，为实现档案信息数字化管理提出了新要求，为大数据背景下档案管理事业繁荣发展提供了法律支持，为推动档案管理创新指明了新方向。

1 大数据的内涵和特质

1.1 大数据的内涵

大数据区别于传统的数据类型，是一种无法在特定时间内提取、整合和管理内容的数据集合[1]。大数据时代的到来意味着一场理念创新和技术变革，对新时代档案管理工作影响深远。

1.2 大数据的特质

1.数据的海量性。数据量庞大是大数据的基础特质，互联网信息化时代带来的是暴增的数据量。因此，为准确认识事物本身的价值，就必须监测、掌握足够多的数据信息，全面系统地进行数据统计、分析、处理，真正了解事物的本质。

2.数据的多样性。数据来源的复杂多变就决定了大数据类型的多样性。互联网信息技术和社交协作技术的发展，使得大数据类型从传统的格式化、结构化型的数据逐渐转变为半结构化、非结构化数据，更加强调精细化体验。

3.数据的高速性。大数据的另一显著特质即是高速性，一方面是数据产生的速度快，另一方面是速度处理的速度快。互联网传播技术的迅猛发展使得数据量激增，数据类型更加多样，因此，为确保数据本身的有效性，就必须要求数据处理速度更快，更加强调数据的实时处理。

4.数据的价值性。数据的重要意义在于能够对各项决策和具体行动提供帮助，在此基础上，数据的价值和质量就至关重要。而如何在海量的大数据中筛选出所需要的关键信息，修正数据的不确定性，提炼出数据的相对价值，也是大数据时代所带来的挑战。相较于传统的结构化数据，现阶段大数据的价值更体现于从类型多样的数据中发掘对未来发展有重要作用的数据资源，并通过系统分析和深度利用，最终实现改善档案工作的效果。

2 大数据背景下档案管理创新的现实意义

2.1 适应新时代发展的必然要求

大数据时代新规划、新媒体、新技术、新设备等的出现，要求档案工作实现创新发展，积极推进实现档案数字化目标，提高档案数据存储、传播、开发利用效率，真正契合新时代发展目标。

2.2 提高档案工作水平的内在要求

无论是档案管理技术，还是档案工作人员综合素养，都必须要进行革新、完善、提高，真正为构建良好的档案工作生态打好基础，不断提升档案工作服务水平。

2.3 实现档案价值增值的发展要求

新时代必须要进一步实现档案数据价值利用最大化，有效整合各类档案数据资源，方便数据查询、传输、开发和共享，提高档案工作效率，最大程度地满足社会公众实际需要，强化档案数据价值增值效应。

3 大数据背景下档案管理的创新思路

3.1 理念创新之档案治理

大数据时代背景下，档案管理不再是传统的单一向、结构化管理模式，档案治理理念应运而生。档案治理强调治理主体的多元性，档案管理部门、各类社会组织以及个人都可以纳入其中。它是立足于相应的规章制度，多元治理主体通过加强互助协作，共同推进档案科学化、精细化、标准化管理，推动档案工作实现纵深发展。

基于新的理念层次，大数据背景下的档案治理工作坚持以档案管理部门为主导、多种社会主体共同参与的多元协作模式。一方面，必须充分肯定档案管理部门作为主导档案收集、整理归档、存储利用的重要主体地位[2]。另一方面，也要积极鼓励拓宽档案治理多元主体范围，加快构建档案治理互助协作机制，科学做好责任分工，实现多元主体参与档案工作系统化、规范化、制度化，最大化开发利用各类档案资源，推动档案治理工作行稳致远。此外，要鼓励、支持社会组织和公民个人积极参与到开发利用社会档案资源的工作中来，而且不能忽视档案学会在档案治理中的关键性作用。同时，应建立完善的法律法规及制度来规范档案治理模式，推动各类多元主体在各个层次、各个领域的档案治理工作中发挥积极作用。

3.2 技术创新之档案信息化

档案信息化是大数据背景下对档案资料进行信息化处理、存储、开发以及利用的工作手段，强调在充分保障档案数据安全性的重要前提下，实现档案资料电子化、信息化、系统化，从而进一步提升档案资源的完整性和利用价值。特别是大数据背景下互联网、人工智能、云计算等技术层次方面的创新，为实现档案治理信息化提供技术可能。档案治理必须紧跟大数据时代发展目标，全方位、多角度借助新兴技术，以构建一个电子化、现代化的档案治理云平台，能够持续实现档案资源共享，从而不断提升档案资源的利用效率和开发效益，真正满足档案治理工作需求，更好地服务于国家社会各项事业发展。

4 现阶段档案管理工作存在的问题

4.1 档案工作整体规划不够

因理念、资金、技术、人才等要素影响，现阶段档案管理工作的重点依然停留在档案数据的收集和归纳等流程，档案数据资源的开发利用仍处于基础状态。档案治理这一新兴发展理念在实际工作中关注度并不高，档案数据价值的发掘并不深入，更多时候还停滞于具体操作环节，且各环节之间缺乏紧密的联系。并没有真正认识到档案治理运用于档案工作的必然趋势，未将档案治理这一理念纳入新时代档案工作整体规划之中。

4.2 档案信息质量不高

大数据背景下，档案数据呈现出数量多、来源广、内容杂以及更新速度快等特点。如何从复杂的档案数据里提取出真正契合需要的高质量档案信息也是现阶段档案工作面临的挑战之一。特别是各类档案业务管理平台在档案数据准确性和规范性等方面存在一定的局限性，档案数据处理技术以及数据统计口径的不一致也常常导致档案信息出现各种偏差，从而影响档案数据信息的准确性、可利用程度和安全性等，导致在后期校对过程中将浪费许多不必要的人力、财力和物力。因此，如何提高档案数据质量、建立档案数据间联系以及最大化利用档案资源也是当前亟待解决的问题之一。

4.3 档案专业人才队伍建设不够

档案工作人员综合素养对开展有效的档案治理工作有着重要作用。但在实际档案工作中，大多数档案工作者没有及时适应新时代发展趋势，在档案专业知识和新兴技术素养等方面存在不足，使得其对档案数据信息处理的专业度和精确度不高，对新兴技术的敏感度和掌握度不够，特别是对各类数据处理技术的研究不多，对来源多样和结构多变的各类档案数据认识不足，无法为档案工作提供便利，导致不能实现预期档案工作目标。

4.4 档案资源发掘和利用效率不高

大数据背景下的档案治理工作要求能够充分发现、挖掘、利用档案数据价值。目前大多数档案管理业务平台已经集中了较多的档案数据信息，但实际对这些档案资源的利用率并不高。究其原因，一方面是档案工作人员对档案数据价值的认知存在局限，不能及时准确地挖掘档案内在价值；另一方面是档案数据价值开发方式较为简单粗放，仅仅停留在表层，档案数据精细化程度不高，深度治理技术运用不多，导致档案数据质量不高。

4.5 档案信息安全保障力度不够

大数据时代开放的网络、共享的信息等为档案工作带来各种便利的同时，随之而来的是对档案数据安全保障的挑战，档案信息易被盗取也成为实际工作中的一大难点。特别是一些重要档案数据的安全与国家利益息息相关，个人信息泄露也会对人民群众生活带来不良影响，因此，档案信息安全工作必须引起高度重视，现阶段档案信息安全保障工作与新时代、新目标、新要求还有较大差距。

5 大数据背景下档案管理的创新路径

大数据背景下，档案工作理念和技术创新是必然趋势。在档案治理理念指导下，注重档案治理技术的革新也将是突破当前档案工作困境的一大利器。

5.1 吸纳多元主体，真正实现档案治理

大数据时代背景下，档案工作应该引入治理理念，在档案数据收集、整理和挖掘利用等各个阶段吸纳多元治理主体共同参与档案工作，实现各类资源置换，真正解决现阶段档案工作在资金、人才、技术、硬件设施等各方面的难题。新档案法特别强调国家鼓励和支持多元社会主体参与档案事业的发展。因此，在技术性较强的档案数据开发利用等环节可引入专业化社会力量，特别是计算机、大数据等专业人员，交流先进经验方法，实现专业补位，从而进一步强化多元主体参与意识，规范档案工作流程，推动建设档案数字化，从根源上改善档案数据的质量，真正实现档案治理。

5.2 运用新兴技术，创新档案工作手段

大数据时代对档案工作手段提出了新的要求，新兴技术工具的开发和利用对档案治理效果起着至关重要的作用。在有效解决现阶段档案整理效率较低、档案数据质量不高等问题的同时，能够进一步提升档案资源利用价值。目前使用率较高的档案治理技术有元工具管理工具、数据治理模板[3]。新兴技术的运用可以自动接收和提取档案数据格式及文件大小等，并及时根据实际需要进行分类、对比和交换，从而改善档案数据资料录入的准确度和速度，进一步提升各类档案业务工作效率。此外，大数据的海量性、多样性、高速性等特质下，档案数据激增所引发的存储空间不够也是亟待突破的困境之一，而云存储技术等新兴手段就为其提供了可能，档案资源实现电子化存储是必然趋势。因此，可以进一步加强建设档案数据库，完善档案工作信息系统，优化档案资料收集、整理、查询、分析利用等各个环节，充分运用大数据压缩等新兴工具，为提高档案治理水平提供技术支持。

5.3 挖掘档案价值，优化档案治理环境

档案治理的终极目标是实现档案数据资源的价值增值，从而进一步提高档案工作效率。而档案数据价值的有效开发和深度利用往往植根于良好的档案治理环境。因此，档案工作人员应积极适应大数据时代，主动融入档案治理工作之中，注重档案资源的开发和利用，实现档案数据价值最大化。一方面，要科学设置档案数据收集和存储标准，确保数据之间能够正常流通，真正实现档案资源共创共建共享。另一方面，依托于新兴档案治理工具，创新档案开发手段，深度挖掘和有效整合档案数据，从源头形成档案数据集聚效应，更有针对性地提供各类档案服务，让档案数据的实质价值得以真正发挥。同时也要注重宣传档案治理的重要性和必然性，吸纳多元主体参与进来，进一步优化档案工作环境，真正实现档案治理目标。

5.4 注重人才培养，加强档案队伍建设

大数据时代对档案专业人员提出了新目标、新要求，急需掌握适应档案新业务的操作技能，以真正发挥出档案资源的实质价值。因此，必须加强档案专业人才培养和队伍建设，为有效开展档案工作奠定良好基础。首先，要在思想上重视档案专业人才培养，吸纳能够适应网络信息化工作方式的年轻人才进入档案队伍，进一步优化人员结构，满足日益增长的档案专业人才需求。其次，可以采取行业联合培养模式，积极培养熟练掌握档案、大数据、计算机等专业知识和技能的复合型人才，适应档案治理工作。再次，要加大档案专业人才培养资金投入，为建设专业化档案队伍提供物质保障。最后，档案工作人员自身也要加强学习和管理，提高工作能力和综合素养，不断优化工作效果。

5.5 增强防护意识，加强档案安全保障

大数据为档案工作带来便利的同时，也对档案数据安全提出了挑战。如何防控网络隐患及保障档案安全也成为档案治理工作的重中之重。因此，必须增强档案工作人员的防护意识，将档案数据安全保障放在档案治理工作的重要位置。其次，注重构建档案数据安全保障机制，积极引入有效的安全防护技术，充分运用多重加密方法，注重保存多套备份数据，优化档案数据存储介质[4]，并定期对档案数据的完整性、实际价值、安全情况等进行监测，提高档案数据系统安全程度，避免出现信息泄露等问题。此外，对于较难实现电子化的传统纸质档案，要特别注意维持良好的档案存储环境，注重防火、防水等，全方位将档案安全保障工作落到实处[5]。