互联网时代城乡规划档案管理工作的创新策略

王 蒙

(南阳市自然资源和规划局 河南 南阳 473000)

城乡规划档案，作为记录城市发展规划与经济建设的重要历史资料，对于一座城市的发展历程，具有极其重要的记录、参考、利用及分析价值。而城乡规划档案管理工作，就是利用科学严谨的方法与手段，对相关资料进行管理，为城乡规划、经济建设等提供支持与服务的工作[1]。

近些年来，档案管理工作越来越受到各级政府的重视。在国家层面，相继出台了《城市建设档案管理规定》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市规划法》等法律法规，对城乡规划档案管理工作提出了更加具体、更加规范的要求。随着互联网技术的普及信息时代的飞速发展，传统的档案管理方法与技术手段，已明显出现效率低下、资源浪费、安全风险突出等缺陷[2]。面对日益凸显的工作矛盾与问题，该如何更好地运用互联网技术，更高效、更充分地发挥档案的自身价值、加速档案事业的发展，值得每一位档案管理工作人员深入思考。

一 城乡规划档案管理工作的主要内容

城乡规划档案管理，主要是指运用科学的理论知识和合理的工作方法，对城乡规划档案进行收集、分类、整理归档及后期利用等[3]。当前城乡规划部门的档案管理人员，主要从以下方面开展日常工作。

(一)档案收集

城乡规划档案不仅是服务城市规划工作的一种重要记录和历史资料，还是辅助城市管理与规划部门开展科学管理与规划决策的重要参考依据和信息来源。随着城乡基础设施建设的不断推进，其内在的建筑厂房、道路桥梁、地下管线等各个部分，都是在动态地更新、细化与完善。这些建设单元的正常运行与相互协调，直接决定了城乡居民的生活秩序能否有条不紊。而如果没有充实完整的档案记载，城市管理者必然难以准确把握原有设施的真实情况，而城市的科学规划与合理改造，就更是无从谈起。因此，只有收集并建立系统化、科学化的规划档案库，保持资料的门类齐全与完整，并做到定期更新、充实、完善，才能真正发挥档案管理的最佳效能，助力城市建设健康发展。

(二)档案分类

除了将城市建设的各方面信息资料有效收集以外，做好规划档案的科学分类，同样是保障档案管理工作有序开展的重要基础。档案分类并非只是简单的分门别类，管理人员应当以一种横纵兼顾、动态调整、立体审视的综合性思维开展这项工作。针对规划档案的不同性质，建立清晰标识、界限分明的档案库，同时要考虑不同时期、不同地域等多方面因素，及时对档案资料和隶属门类进行灵活调整，形成一套科学编制、查询便捷的档案规划系统。

(三)档案整理与归档

传统的档案整理与归档，主要遵循“按份整理、按件归档”的简易原则。同时，由于过去的档案基本以纸质文件为主，且政府部门信息化建设相对滞后，档案整理归档的电子化发展，一直处于推进缓慢、重视不足的状态[4]。现如今，纸质版与电子版相结合的双轨化管理制度，已在档案管理领域初具规模。例如：优先级或重要度较高的档案资料，严格要求打印留底、纸质归档，同时保存时按照时间、区域、类别等条件依次整理。政府部门信息化管理体系的加快发展，对档案管理人员的综合素质提出了更全面、更严格的要求。

(四)档案后期利用

一直以来，政府部门对档案资料大多聚焦于收集、分类、整理归档这三个阶段，对档案资料的后续利用，普遍缺乏重视。而档案管理真正的核心意义，就在于通过科学合理的后期利用与分析，发挥其应有的内在价值、充分服务城市建设与经济发展[5]。在此层面，档案管理人员应当着重思考如何更加高效地利用档案文件，同时防范化解安全风险。依托政府的信息化建设，可以建立多媒介形式的借阅体系，提高档案利用效率；借助大数据、云计算技术，对档案数据进行专业分析，提高档案利用效益、提升档案安全等级。

二 档案管理工作面临的问题与挑战

随着政府管理体制改革的深入推进，传统档案管理工作在适应现代化社会与信息化发展方面，逐渐出现了一些问题与短板，这也对档案管理人员的工作开展，构成了一定挑战。

(一)档案管理法律制度亟需完善，对档案管理工作的认识有待提高

当前，许多政府部门对档案管理工作的认识及定位，仍停留在过去传统的保存记录功能上，缺乏动态、立体式的综合管理方法；此外，档案管理存在“本单位产生档案，仅归属于本单位保存管理”的狭隘认知，管理方法较为粗放[6]。除此以外，档案材料报送标准不够统一，档案材料不齐全、存在错误等现象也时有发生。

(二)档案管理工作流于表面，缺乏管控潜在风险的长效机制

长期以来，政府部门对于城乡建设档案资料的收集都不够充分、完善，使得档案随意变更、临时拼凑、事后补档等情况屡次出现，成为制约档案管理工作优化的重要障碍。同时，对档案资料保存时限、载体形式、密级处理、审批流程等方面的机制建设不够细化，档案资料缺失严重、时效性较差，这对城乡规划的良性健康发展构成了一定的风险。

(三)档案管理资源投入不足，管理部门的专业素养仍需优化提升

由于档案管理部门的属性偏向对内、职能侧重服务支持，政府领导对其工作的重视程度始终不够清晰明确，相应的资源投入也比较匮乏。档案管理工作的资源分配，不仅包括资金层面，还包括专业的人工投入、精准的信息匹配、全面的技术支持等，这些都应在日常管理和制度设计上多下功夫、深入改善[7]。

(四)档案媒介形式日益多样化，管理的复杂性、科学性需高度重视

随着信息化社会的高度发展，由海量数据及信息组成的档案资料，逐渐以更加多样化的媒介形式呈现于档案管理工作中，例如：图像、音频、视频、加密代码、电子数据库等。档案形式的复杂化，对管理工作提出了更加严格的要求。相较于传统纸质档案，互联网时代的档案管理，需要更加注重档案资料的分类清晰度、归档系统化、查阅便利度以及传输可靠性。对电子化档案的科学整合、数据加密、模式识别等工作，更是涉及近年来发展迅猛的计算机语言工程、大数据处理技术等新兴领域，这无疑对管理人员的工作构成了一定的挑战[8]。

三 优化档案管理的对策与措施

档案管理部门紧跟信息化时代发展步伐、加快推进网络化档案管理体系建设，已成为当前乃至未来提升政府治理水平的一项重要任务。从档案管理工作的主要内容出发，结合当前档案管理中出现的各类问题与风险挑战，笔者建议从以下几个方面优化档案管理工作。

(一)建立健全电子档案管理制度、加快推动档案资料互联网建设

首先，持续加强档案电子化管理，坚决遵循完整、真实、安全、时效等基本原则，持续推进各级政府部门档案电子化全覆盖；其次，以数字化技术为有效支撑，促进档案信息的高效传递、合理配置以及精准利用；再次，利用档案数据库，建立线上档案服务系统，依托互联网开展档案资料的信息查询、咨询答疑、知识共享等多功能服务，充分挖掘档案资料的潜在价值。

(二)加强档案管理人才体系建设、全面提升管理团队专业水平

加大档案管理互联网建设的资源投入，从资金端、信息端等方面完善人才队伍，吸引更多年轻人才投身档案管理工作；重视档案管理人员的观念引导，塑造新型的档案管理理念，注重提高管理人员的服务意识、共享思维；建立档案管理专业素养的常态化培训机制，定期优化团队人员配置，做到团队专业水准吐故纳新、与时俱进。

(三)建立档案管理安全维护体系、防范化解档案资源的潜在安全风险

深刻理解“互联网平台是把双刃剑”的重要内涵，从制度和技术层面做好网络基础设施建设，为档案管理系统建立行之有效的保护网、防火墙；加强档案管理人员的安全教育与培训演练，做到警钟长鸣、坚决防范档案管理安全事故的发生；统一档案管理安全标准，依托云平台、区块链、大数据分析等技术，充分发挥多种类档案数据库的信息协同效应，形成责任共担、风险共克、信息共享的档案安全网络。

(四)科学规划档案便民服务建设、合理提高公众互动与信息共享水平

建立以公众服务为导向的档案开放制度与标准，这是激活档案的社会价值的基础，亦是档案资料助力社会进步的重要体现。开放档案应严格遵循有关法律法规，认真筛选、审慎鉴定、完善保密管理，既要充分评估公众合理需求，又要保证档案科学合理利用。除此之外，依托互联网社交平台，建立完善的档案宣传推广方案，通过发布公告等形式，增进公众对档案资料的了解与兴趣，为档案的高效利用创造更好条件。

综上所述，互联网技术对城乡规划档案管理领域的影响，必将是深刻、复杂且充满颠覆性的。传统档案管理思维已逐渐难以适应现代城乡规划档案管理工作的广度、高度与深度。身处不断变革的互联网时代，既要从管理者的角度谋划，深度思考档案管理的时代适应性，又要从使用者的角度出发，推动档案资料更好地满足使用需求。主动求变、变中出新，是新形势下对档案管理工作愈加重要的要求，更是推动档案管理事业与时俱进、助力城乡规划稳健发展的必要保障。