行政事业单位固定资产信息化管理实践研究

王禹翔 廖思佳

江苏省苏州环境监测中心 江苏· 苏州；苏州市独墅湖医院（苏州大学附属独墅湖医院） 江苏· 苏州

一、引言

随着国家对各项事业投入的不断增加，大量财政性资金逐步转化为国有固定资产。鉴于固定资产是行政事业单位履行职责的重要物质基础，行政事业单位固定资产管理水平已然成为衡量其业务、管理和发展的重要参考，同时也是行政事业单位管理绩效考核的关键指标。

部分省市已经上线了由财政部门统一管理的行政事业单位资产云平台，平台实现了固定资产卡片登记、拆分、变更、折旧、处置等基本功能。然而，行政事业单位资产云平台尚不能根据固定资产卡片生成固定资产二维码标签，无法通过手机扫描二维码标签全面了解固定资产实物信息，无法通过扫描固定资产二维码标签实现盘点固定资产的目标。

二、当前固定资产管理工作中存在的问题

1.固定资产清查盘点压力大

行政事业单位应至少每年进行一次自上而下的固定资产清查盘点，及时查清固定资产的使用程度、使用状态及保管情况等，做到账实相符，防范固定资产流失。在行政事业单位人员编制紧张的背景下，固定资产管理难以实现专职管理，通常安排人员兼任。同时，部分单位的固定资产分布范围较广，不仅局限于本单位办公大楼内部。以环境监测中心为例，单位名下的固定资产广泛分布于全市各个环境自动监测站点，这对单位固定资产管理人员开展实地盘点和监盘工作提出了不小的挑战。

2.无法及时全面获取实物信息

当前常用的固定资产标签仅能显示固定资产的编码和名称等信息，无法进一步显示固定资产的型号、购置时间、使用年限、存放地点和保管人等信息。倘若保管员在使用时发现所用固定资产老旧卡顿，部分功能难以满足当前工作需要，仅凭以往的固定资产标签无法及时了解固定资产的购置时间和使用年限等信息，很可能影响固定资产报废及更新申请的及时性，进而对固定资产在日常工作中功效的发挥产生不利影响。

3.固定资产历史信息难以追溯

行政事业单位大中型仪器设备、车辆和船舶等固定资产的使用期限多长达10 年以上。在漫长的使用期内，固定资产会发生多次零部件更换、维修保养、保险续保和保管员变更等情况。在日常固定资产管理工作中，新接手的资产保管员较难系统、全面地掌握固定资产历史信息，通常要请教前任保管员才能大致了解固定资产的历史维修保养等情况，这无疑对后续固定资产的精细化管理造成了不小的阻碍。

三、固定资产信息化管理平台建设过程

1.固定资产制度建设

行政事业单位应及时制定本单位的固定资产管理办法，根据办法明确单位固定资产管理的职责分工。行政事业单位可成立固定资产管理领导小组，由单位主要领导任组长，分管领导任副组长，各科室主要负责人为成员，负责单位固定资产管理工作的统一领导和监管、协调、审核、研究、决策等重要事项。领导小组下设固定资产管理工作小组，单位固定资产分管领导任组长，资产管理科室主要负责人任副组长，其他科室主要负责人、固定资产管理员及各科室管理员为成员，负责单位固定资产日常管理工作，具体协调、承办相关事宜。行政事业单位以内部科室为单位开展固定资产管理工作，要求各个科室指定1名人员任科室固定资产管理员，与单位固定资产管理员直接对接科室固定资产管理工作。

2.固定资产管理流程设置

固定资产管理流程主要分为固定资产新增、固定资产日常管理和固定资产处置三个部分。

（1）固定资产新增。各科室应当根据固定资产存量的数量、质量和结构每年按时编报下一年度固定资产购置计划，经科室管理员复核后报固定资产管理领导小组审议。具体购置时，按照“谁使用、谁申请、谁保管、谁负责”的原则执行，由保管员填报采购申请表，收货后填报验收记录表，同时向财务科申请支付并办理固定资产领用手续。单位固定资产管理员应于每月初对上月固定资产的验收支付情况进行整理，将新增固定资产录入固定资产信息化管理平台，并将系统生成的固定资产二维码标签打印后交各科室固定资产管理员，由其安排具体保管员开展固定资产标签粘贴工作。

（2）固定资产日常管理。固定资产日常管理工作主要包括清查盘点和信息变更。单位固定资产管理员和科室固定资产管理员分别发起单位层面和科室层面的固定资产清查盘点任务，检查、审核完成情况。如果在清查盘点和日常管理过程中发现固定资产盘盈盘亏，或是在存放地点、保管人、使用状态和维修维护等信息更新时，固定资产保管员可以在系统中发起修改申请，说明情况并附上证明材料后提交送审，经科室固定资产管理员审核后，交单位固定资产管理员确认并更新系统信息。

（3）固定资产处置。固定资产保管员如果发现所保管固定资产使用年限较长，且无法满足工作需要，在达到规定的使用年限后，可在系统中申请报废处置资产，经科室固定资产管理员复核后报单位固定资产管理员审核。审核无误后，单位固定资产管理员即可根据当地行政事业单位国有资产处置操作流程准备报废处置所需材料，开展固定资产报废处置工作。

3.固定资产管理职责权限设定

（1）单位管理员职责权限。单位固定资产管理员主要起统筹协调作用，全面掌握单位固定资产的日常管理及资产清查工作。单位固定资产管理员的具体职责权限如下：管理单位固定资产系统及台账；根据固定资产验收与支付情况及时将单位新增固定资产基本信息录入固定资产管理系统；定期打印新增固定资产卡片的二维码标签，交各科室固定资产管理员粘贴；发起单位层面的固定资产清查盘点工作，通知下达各科室完成，并动态把握清查盘点的工作进展，及时审核清查盘点工作成果；审核单位清查盘点过程中或日常管理工作中发现的固定资产盘盈盘亏、基本信息变动和报废处置等情况。

（2）科室管理员职责权限。科室固定资产管理员负责协助单位固定资产管理员开展工作，同时全面掌握科室固定资产的日常管理及资产清查工作。科室固定资产管理员的具体职责权限如下：管理科室固定资产台账；收到单位固定资产管理员打印的新增固定资产二维码标签后，安排科室固定资产保管员完成二维码标签粘贴工作；发起科室层面的固定资产清查盘点工作，动态把握清查盘点的工作进展，及时审核清查盘点工作成果；审核科室清查盘点过程中或日常管理工作中发现的固定资产盘盈盘亏、基本信息变动和报废处置等情况。

（3）保管员职责权限。固定资产保管员是所保管固定资产的第一责任人。固定资产保管员的具体职责权限如下：及时粘贴新增固定资产的二维码标签；定期核对所保管固定资产的二维码标签显示的存放地点及保管人等信息是否准确；在固定资产出现盘盈盘亏、二维码标签信息出现错误或未及时更新等情况后，及时在系统中发起信息修改申请，说明情况并附证明材料，提交科室固定资产管理员审核；在单位和科室的固定资产清查盘点期间，对所保管固定资产实地扫码拍照，落实清查盘点工作；关注所保管固定资产的使用状态，如果无法满足工作需要则及时申请报废处置。

4.同编码多项固定资产管理

如果同一固定资产编码下存在多个同型号实物固定资产，需要注意在日常管理和清查盘点中可能存在的问题。传统的固定资产管理系统会将固定资产编码作为区分固定资产的唯一标志，类似身份证号。以单位购入一批50张单价为2000元的办公桌为例，这50张办公桌共享1个固定资产编码，这一编码下固定资产的数量为50。由于固定资产编码相同，所打印出的固定资产二维码标签也是相同的，导致固定资产保管员在盘点该批固定资产时通过扫描同一张桌子的二维码50次达到盘点50张桌子的效果。为了解决上述问题，单位可以要求固定资产系统服务方为此类固定资产设置二级编码，保证50张桌子虽共享同一个固定资产编码但标签上能够显示50个不同的二维码，并在二维码标签上标明该项固定资产为同编码固定资产的第N个，共50个。在实际盘点该批固定资产时，盘点软件也能够显示该批固定资产当前已盘点A个，尚有B个未盘点，分别为第a、b、c……，从而为固定资产保管员的盘点工作提供便利。

四、固定资产信息化管理平台成效

1.分摊固定资产盘点工作压力

固定资产保管员通过微信扫描固定资产二维码标签，将实物与二维码标签信息核对无误后，点击“盘点”按钮，拍摄固定资产实物照片，即完成了此项固定资产的盘点工作。单位固定资产管理员可要求所拍照片必须体现出在固定资产实物上的二维码标签，从而督促保管员及时粘贴二维码标签。为防止保管员用以前年度拍摄的旧照片作为当前年度固定资产照片，可关闭“从相册中选取照片”功能，仅允许立即拍摄照片。科室固定资产管理员在后台可将保管员盘点时拍摄的照片与以前年度照片进行比对，进而确认盘点拍摄的固定资产是否确为二维码标签对应的固定资产。最终经单位固定资产管理员确认后，整个固定资产盘点工作即可完成。

2.方便固定资产实物信息获取

二维码标签较传统的固定资产标签能够包含更多信息，方便固定资产管理人员和固定资产使用人员获取固定资产的完整信息。以台式计算机为例，传统固定资产标签仅显示该台式计算机的固定资产编码和名称。二维码标签能够进一步显示台式计算机的型号、购置时间、使用年限、存放地点和保管员等信息。“型号”信息能够帮助确认固定资产标签与资产实物是否一一对应。“购置时间”和“使用年限”等信息能够帮助保管员结合固定资产的实物状况，确定该项固定资产是否正常工作、是否需要申请报废处置。“存放地点”和“保管员”等信息能够在临时借用固定资产后帮助借用人确认该资产应归还的地点及通知的保管员。

3.实现固定资产生命周期追踪

二维码标签能够记录固定资产从验收到报废处置整个生命周期的信息变动，实现固定资产历史信息追溯。以公务用车为例，某辆公务用车最先由A科室的甲保管。3年后该公务用车的电瓶使用期限到期，甲可在系统中申请更换电瓶，逐级提交科室管理员和单位管理员审核。电瓶更换完成后，系统即记录了该公务用车的电瓶更换时间。如果2年后该公务用车保管员由甲变更为乙，乙在接手后即可通过扫描二维码标签了解该车的历史信息。乙知晓了该车于何年何月电瓶进行过更换，即可根据电瓶使用寿命适当提前开展备用电瓶采购工作，有效避免了电瓶等易耗部件寿命到期未能及时更换对固定资产正常使用的影响。除了上述情形，二维码标签同样可以对固定资产的调拨、借用、维保、维修、退还、报废等相关操作申请进行记录，以便后续的信息追溯。

五、固定资产信息化管理发展建议

1.人工智能比对

对于盘点过程中保管员拍摄的固定资产照片，若由科室固定资产管理员或单位固定资产管理员进行人工比对，工作量较大，且容易出现疏漏。如果采用人工智能的图像识别技术，将数据库中固定资产采购验收时拍摄的照片或以前年度照片与当前资产清查工作中拍摄的固定资产照片进行智能比对，一方面能够帮助确认盘点拍摄的固定资产是否为二维码标签所对应的固定资产，另一方面能够及时发现保管员是否存在使用旧照片代替的情况。即使部分照片由于拍摄角度或光线问题导致人工智能无法识别，固定资产管理员也仅需核对上述无法识别部分，这将显著降低人工比对的工作量。

2.资产云平台功能扩展

部分省市财政部门已经上线行政事业单位资产云平台，可考虑增加固定资产二维码标签识别及盘点功能。固定资产信息化管理平台经过周密科学的设计能够显著提升行政事业单位固定资产管理水平，提高固定资产使用效率，在确保固定资产安全完整的同时，防范固定资产闲置和流失，为行政事业单位的平稳运行保驾护航。