新形势下事业单位档案管理工作有效路径分析

杨 彬

（铁岭县现代农业发展服务中心，辽宁 铁岭 112008）

一、事业单位档案管理信息化建设必要性

档案管理信息化是指把传统的纸质档案转变为电子档案，即上传到电子系统或在电脑上进行登记、录入，这样可以让相关管理人员脱离寻找纸质档案的麻烦，在电脑上更快捷地找到档案信息。首先，随着科学技术的发展，网络大数据的到来，使人们的生活进入信息化时代，大数据、物联网等新技术在很多领域的成功应用，引起了社会各界的关注，同时也引发了各种各样的新兴管理方法，这就对事业单位档案管理提出了新要求。所以，在事业单位档案管理工作中，需要转变传统的思维模式与管理观念，利用信息化技术更好地将档案进行收集、管理、归档、利用，以满足新形势下事业单位档案管理工作的新需求。其次，在信息不断更新的时代，不管是社会群体还是事业单位都急切希望使自己的档案管理方式更加先进、便利，他们对档案信息化管理怀着极强的热忱，所以事业单位档案管理信息化建设这一措施已是大势所趋，档案管理信息化建设对事业单位来说是很有必要的。最后，随着我国经济水平不断提高，信息化发展极为迅速，事业单位档案管理信息化建设这一举措可以在很大程度上提高其档案管理水平，优化档案管理流程。当然，信息化的发展给事业单位带来机遇的同时，也对事业单位发出了不小的挑战，如事业单位在档案信息化管理工作中，因档案人员缺乏相关经验，也缺少技术的支撑，严重影响档案信息化工作的效率。事业单位在档案信息上传环节中，应实时安排相关责任人对档案内容进行交接管理，在将档案信息上传至电脑系统时，档案管理交接双方管理人员都应在场，时刻关注其正确性避免出现失误，如出现错误，及时核对解决。

二、事业单位档案管理效率的影响因素

1.管理人员缺乏重视度

在事业单位的建设与发展过程中，往往不被大家所重视。甚至许多单位的管理人员对于档案管理工作也不关心，觉得档案管理工作无关紧要，这样的思想观念不仅会影响事业单位的健康发展，而且还会使档案管理工作缺乏整体性和完善性，甚至会影响到社会的发展。

2.档案管理理念落后

当前在事业单位内部还存在重管理、轻使用的错误理念。在事业单位职工队伍中，一些人员仍将档案看作是一些简单的纸质材料，认为其没有价值，所以也不会有利用档案创造效益的意识。在现代化背景下，档案工作的主旨早已转变为服务至上，如果事业单位工作人员不能及时转变思想观念，将会拉低档案管理现代化建设进度和事业单位档案管理工作水平。

3.档案信息管理缺乏相应的保护措施

大数据下的档案信息管理依然是纸质档案存储，在电子档案出现问题的情况下，通过对纸质档案的查询来判断对错，所以对档案信息的存储需要具有安全性和完整性，这样才能确保电子档案的可信度，事业单位存储档案的过程中，目前很多部门所提供的档案，并不能将信息化的技术应用在里面，主要还是通过人工的方式进行纸质方式收藏，这种模式，不仅增加了工作人员的工作量也增加了保存的难度。

三、新形势下事业单位档案管理工作有效路径分析

1.健全管理制度

档案管理模式的创新优化少不了强有力的制度支持，这就要求事业单位结合自身实际情况，健全档案管理制度，以此更好地应对由事业单位转型领导交替带来的档案管理不规范问题。第一，制订规范化制度框架，明确制度制订的方向，确保制度框架实效。第二，对制度框架进行细化，依据档案管理工作内容及各岗位职责标准，给出标准行为规范，对档案管理人员产生一定指导与约束。此外，以档案管理部门为主导细化制度，结合工作细节进行完善，突显档案价值，完成初步档案制度制订后，邀请业务科室结合自身档案应用调阅情况提出建议，对档案制度进行补充，以此提升档案管理制度实际效果，使后续档案管理工作能够在规范化制度指导下有序推进。第三，档案管理制度应具有一定约束力，约束档案管理人员的工作行为，并对其他业务科室人员的档案调阅行为产生限制，提升档案管理全过程对档案资源的保护，降低档案篡改、丢失、窃取隐患。第四，在规范性、约束性制度条例外，辅以绩效制度、激励奖惩制度等，赏罚分明，对于优异员工进行奖励，形成一定激励，对于管理失误犯错的员工，则需进行惩罚，借助绩效奖惩增强档案管理工作活力，调动档案管理人员工作热情，以此更好地促进高效档案管理模式的形成。

2.完善人才培训机制，优化人才考核指标体系

完善人才培训机制，根据档案管理信息化的发展进程，不断调整人才培训模式和计划，丰富培训的内容和形式，更新档案管理人员的专业知识技能，使其能够积极适应新工作模式。培养复合型人才，要求档案管理人员快速掌握计算机技术与网络通信技术及终端操作系统技术等先进技术，为档案管理工作模式创新献计献策。完善人才考核机制，全方位考核档案管理人员的职业素养与业务能力，优化考核指标体系，将其考核结果与薪资待遇等挂钩，将其从传统的工作观念和态度中脱离出来，积极适应现代化的档案管理工作。完善人才激励机制，要求档案管理人员贯彻执行规章制度，形成相互制约与相互监督的良好工作氛围。提高薪资待遇水平，留住员工与吸引人才的同时，激发员工的工作潜能与主观能动性，树立终身学习意识，主动借鉴优秀的经验，摸索性地引入先进的做法，提高档案管理工作的创造性与科学性及时代性，实现档案管理人员专业优势的充分发挥。

3.完善档案管理队伍建设

3.1 对档案管理人员进行培训教育，提升其业务素质

目前部分人员的专业知识及实践经验比较匮乏，业务能力不足以胜任档案管理工作，所以事业单位要定期组织档案管理人员参加政治理论学习、专业知识学习及文化知识学习。通过政治理论学习可以坚定档案管理人员的政治立场，使档案管理人员拥有更高的政治素养，以此保证档案工作的真实可靠。通过专业知识学习可以提高档案管理人员对档案管理工作的认知、丰富其专业技能，以确保人员熟悉、精通事业单位档案管理业务，并能够运用先进的档案管理理论及手段开展档案管理工作[1]。

3.2 调整专兼职档案员队伍配置

当前的事业单位中，存在兼职档案管理这一岗位，有些单位因为专职人员较少，所以会招聘或调配档案管理知识相对匮乏的人员兼职档案管理工作，以解决档案管理工作无人开展的问题。从现实角度来讲，设置兼职岗是有必要的，但如果对兼职人员运用或管理不当，就会给单位的档案管理工作及其他业务带来许多负面影响。

3.3 运用激励与惩罚措施提高档案管理队伍工作积极性与主动性

在经济高质量发展时期，事业单位可结合当前形势构建适合自身且有利于档案管理工作开展的激励机制，将档案管理工作纳入考核，以此调动各档案管理人员的积极性与主动性，从而提高档案管理效率。通过建立激励机制和惩罚手段，可以增强人员的责任意识，提高人员对档案管理工作的重视度。例如，事业单位可制订档案管理过程管理及结果的考核制度，定期对档案管理工作进行复盘，对档案管理人员的专业技能、服务意识、工作作风等进行考察，及时发现思想松懈、作风不端的人员并予以口头警告或是降薪之类的惩罚。

4.档案管理的共享模式，互联网+档案管理

在信息技术支持下，云技术诞生了，它发展至今也较为成熟，有着广泛的应用空间、范围。云技术需要智能设备等物理接口去联通，智能设备在现阶段的普及率也较高。为此，在信息化的档案管理中，单位需要对云技术的运用提高关注，应该通过它的优势，让内部档案能够极大地提高共享水平，逐步实现云管理档案的目标。而在云技术的正确使用中，还需要提高对网络安全的关注，相应的工作人员也应该具备档案安全、网络安全的知识储备。在技术运用中，从档案的权限设置、防火墙设置、定期维护等多方面抓起，使得档案安全获得充分保障，将档案放进“保险箱”。最后，在共享模式的建设中，档案部门不能单独运转，需要不同部门之间彼此互通、协作，档案部门要高度保持工作的主动意识，做好档案共享的纽带和桥梁。对于主动完善档案管理体系，实现共享模式，促使互联网＋档案管理能够顺利实施，还需要不断创新[2]。

5.制定合理的管理制度

各领域要想不断提高档案管理工作的水平，必须要制定符合时代发展的管理制度，同时构建一个完整的档案管理系统，以此建立科学的文件管理模式。因此就需要各行业不断革新档案管理方式，从而强化管理能力，通过现代化管理机制顺应时代的变化和进步，围绕科学的发展脚步，搭建科学化、现代化的档案管理模式。此外，档案管理部门必须要明确规定个工作人员的工作职责，具体到当管理出现问题时可以直接落实到人，同时将档案管理质量与工作人员的业绩考核联系在一起，从而提高薪资分配的合理性和平等性，从本质上强化档案管理工作的效果。与此同时，各行业开展的档案管理工作内容必须要符合国家法律法规，同时结合自身的发展需求，选择合适的管理系统，制定合理的管理机制，从而有效控制档案管理人员和管理工作。在实际档案管理工作中，管理人员必须将管理工作的质量和效率放在首位，同时在工作执行中落实相应的管理制度。此外还要加强档案信息的整理、储存等工作效果，借助信息技术强化档案管理效果，从而推动档案管理资源利用率的提升。

6.健全档案管理的保护措施

大数据管理中的档案管理以纸质档案居多，在电子档案完善的情况下，建立纸质档案的现实管理模式，针对档案管理中纸质档案的对照和储存及纸质档案信息的健全要做好相应的保护措施，解决档案管理中对事业单位信息的完善和补充，保障信息化安全的情况下，对纸质档案的保护措施和信息化情况下操作员安全意识的增强，健全档案管理的保护引领措施，减少工作量，增加可信度和精细化水平，针对工作人员工作量增加的难度要适当减压，减少后期审核和管理费用[3]。

7.加强安全管控

事业单位部分档案具有保密性、私密性，要在档案管理期间加强安全保护，避免泄露，而在现代化档案管理工作中，已逐步开始了信息化建设工作，档案管理工作实现了线上、线下同步管理，在此形势下，不仅需做好线下原始纸质档案的安全管理工作，更需重视电子档案的网络安全，强化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理机制，制定档案安全制度，健全责任制度，完善追责体系，以此引起档案管理人员对档案安全的重视。其次，引入并落实现阶段行之有效的安全防范措施，改良优化传统防火墙，增加加密监控技术，消除病毒隐患，避免事业单位档案被恶意窃取或篡改。最后，形成规范化安全防控体系，定期组织安全检查工作，检查档案信息化系统运行环境及线路设备，判断其是否存在潜在隐患，在此基础上进行维护更新。此外，将病毒、木马的查杀工作视为日常工作项目，将安全防护措施落实到位，全方位提升事业单位档案管理安全性[4]。

8.正确认识档案管理工作

当前，大部分事业单位领导人员对档案管理的认知程度不高，因此投入的资金不足，管理人员的管理能力较弱。这说明了在单位的发展过程中并没有意识到档案管理的重要性。如果档案管理工作失去相应的资金支持，则管理工作难以在市场竞争激烈的情况下顺利进行，因此只有在档案管理工作中投入足够的资金，才能不断提高档案管理的质量，保证管理工作的价值得到充分发挥，从而确保单位能够顺应时代的发展。对此，相关管理人员要全面认识档案管理工作的含义，提高档案管理人员的工作意识，强化工作人员的综合能力，从而体现档案管理工作的重要意义。此外全面认识档案管理工作后，要及时根据发展情况建立合理的管理系统，优化档案管理流程，确保在发展中充分利用档案资料的价值作用。

9.改变传统的管理理念

首先，要改变事业单位管理层人员的传统思维，使他们在思想上认识到档案管理创新的重要性和必要性，提升管理层人员对档案管理工作的重视度，进而推动档案管理工作的快速改进与提升。其次，加强对档案管理工作人员的专业化培训，不仅要提升他们的专业素养水平，还要加强他们的思想政治建设，因为档案管理工作具有很强的保密性，作为档案管理工作人员必须要能够担负起相应的职责，确保档案信息的安全性[5]。

结语

综上所述，作为事业单位工作比较重要的一个环节，事业单位的档案管理能否有效、合理、完整地进行有效的改革，也是当前需要不断摸索的过程，对于未来事业单位档案管理的方法及原则，包括新形势下事业单位档案管理数字化信息的实施程度，需要进一步地探讨；纸质档案的保存及电子档案的实时更新，对事业单位档案管理人员也提出了新的要求；针对档案管理中专项费用及参与人员的培训等，也是未来事业档案档案管理中不可或缺的一个重要路径；在满足档案管理要求的同时，明确档案管理中重点问题和突出问题的集中解决机制，以助力同时为了事业单位长期、有效、合理地发展。