基于信息技术的图书资料管理路径研究

2022-03-11史小华

信息记录材料 2022年1期

史小华

（临汾市委党校山西临汾 041000）

0 引言

随着计算机信息技术及网络技术的不断发展，人们已经从电气时代走向信息化时代。信息化和网络化走进了人们的生活，并为生产及工作带来了深刻变革。各行各业正在享受着信息技术带来的便利，其工作方式、机制和内容正在经历巨大调整，其自身产业改变的同时，广大人民也得到了很大收益[1]。

图书等资料的日常管理工作是高校提升教学质量和文化氛围的主要环节之一[2]。目前，信息化工作已经对高校日常教学和管理工作带来了便利，但是在图书资料管理工作中，使用信息技术等手段，简化图书管理工作中的流程，降低管理难度，强化数据分析能力，对图书的分类、检索业务流程进行优化，降低重复录入和手工录入等工作量，从而满足高校对图书借阅、存储等方面的管理需求[3]。因此，对高校图书资料管理工作开展创新性研究十分有必要。

1 图书资料信息化管理优化的意义

图书资料管理工作中，涉及两个主题，即服务人员和学生。服务人员主要涉及服务质量，而学生主要是借助图书健全其知识体系，提升其知识面[4]。因此，图书资料管理优化的意义可以从以上两个角度进行分析。

1.1 服务质量提升的要求

对于服务方面，其服务质量的提升和管理理念的转变是至关重要的。将信息化手段和工作流程相结合，优化整体图书管理资料的工作流程，从而推动高职院校实现其快速发展[5]。从以往的服务情况来看，图书资料管理模式耗费的时间周期长、工作效率低，学生不能快速及时地借阅到想要的书籍[6]。以上种种情况说明，高职院校需要对图书资料的管理工作进行优化，为读者提供更加优质的服务环境和质量，让图书馆资料不仅仅局限于纸质的图书，还能够使学生利用手机、电脑等电子终端设备实现电子资料的在线预览，能够有效地提升院校的图书服务质量水平。

1.2 拓宽学生知识面的需要

在学校内，学生获取知识的唯一渠道是图书资料。其依靠图书资料，不断丰富自己的理论知识体系，并对个别专业进行深入学习和研究。在网络技术不断发展的今天，对图书管理工作进行优化，势在必行[7]。由于图书馆内书籍的种类和数量繁多，并且内容广泛。现阶段对于图书馆的图书检索工作，大多还是依靠人工检索[8]，这便导致高校学生在进行图书检索时，需要花费大量时间，学生学习的主动性和积极性便会受到影响。数据库和Web开发技术的运用，为实现图书检索提供了可能，在减员增效的前提下，能够提升图书管理工作的效率，为图书馆管理工作的有效提升提供了技术支撑。

2 图书资料信息化管理工作创新研究

2.1 建立图书资料综合管理平台

建立图书资料管理平台的主要目标是将院校内各个专业图书文献资料进行汇总和整理，借鉴先进的现代化管理技术，通过开发网页版的管理窗口，实现全校范围内资源和知识的共享，从而达到服务便利和流程优化的目的，进而提升改造效率[9]。因此，在对图书管理系统进行构建的情况下，应将图书资料纳入并整合至平台中，并且做好基础数据的维护和变更等工作。以国内某高校的图书管理系统建设为例，此系统主要分为学生管理、图书管理、借阅管理、归还管理和管理措施5大模块。其中，学生管理包括学生信息的增改删查、学生信息查询；图书管理模块包括图书的基本信息登记，图书的在库状态和位置查询；图书借阅管理包括图书的借阅和借阅信息查询；图书的规划管理包括正常的归还登记、超期或者丢失处理等工作，见图1。

2.2 图书管理系统的主要建设原则

（1）信息化系统的建设要和业务流程绑定，要和管理体系兼容。图书资料的管理内容涉及范围广，并且可以将每个资料的特点，按照管理体系的基本内容相融合，按照专业和区域的内容进行重新分类，并且将此内容融入信息化系统建设过程中。

（2）做好顶层规划。顶层规划是信息化系统建设的前提，如果缺乏信息化规划则信息系统的建设将会散乱，缺少章法。对于图书管理系统建设，应该对数据库平台进行完善，对图书的在线借阅、存储和同级分析等做好统一的内容规划，防止系统的二次业务流程变更，从而对系统带来不必要的工作量调整。

（3）前段控制要严格。信息安全是建设信息系统的第一位。在开展信息系统建设过程中，应该对平台登录的身份识别、访问控制、权限控制等方面比较成熟[10]。国家对于网络安全指标、制度规范等建设相对比较规范，但是有了信息安全和数据安全，并不能代表对图书管理达到了安全级别。图书资料管理应用过程中的安全管理是有机整体，只有从以上两个方面管理，才能够充分提升安全级别。

因此，在管理过程中应该从前端控制、强化数字图书馆的完整性和准确性等方面开展工作，为图书资料的管理提供充分的技术保障。

软件平台采用B/S架构，客户机仅安装浏览器（Browser），如Netscape Navigator或Internet Explorer，服务器安装Oracle、SQL Server等数据库，B/S架构图如图2所示。浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互。此种部署方式大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。

2.3 基于大数据技术实现图书资料分析

人工智能和数据挖掘技术是大数据时代主要的数据分析技术，此类分析和一般定量和定性分析不同。图书馆由于图书种类复杂，对数据和资料分析需求比较迫切，对技术工具的应用也比较迫切，这对图书馆管理平台提出了更高的要求[11]。在国内外相关图书馆建设中，大数据分析工具不断被提出并应用，例如使用聚类分析、数据挖掘、网络分析、数据可视化、数据集成和融合等技术实现图书资料的分类和统计分析。在众多技术中，尤其以聚类分析和可视化分析应用最为广泛。但是，从目前使用情况来看，以上研究也仅是针对结构化数据或者个别有限数量的关键词，无法适应大批量数据的分析和展现，也无法通过分析实现对未来发展趋势的预测[12]。除此，对于网络和社交过程中产生的大多数非结构化数据和半结构化数据，也引起了学者们的广泛思考和研究，例如基于Web日志数据的关联规则分析和内容分析，实现用户的需求聚类，从而根据不同角色的用户提升个性化推荐能力等。

2.4 提升图书馆的智能化服务水平

服务是图书馆的本职工作，大数据时代为图书馆的服务带来了新的要求和挑战，智能化是服务水平上一个新台阶的主要手段。首先，从图书馆自身角度出发，使用各类高级复杂的智能化分析算法，不但能够大幅度降低人力和物力的损耗，而且能够解决人工录入工作量大和数据不准确的问题，对海量的大数据信息进行实时抓取和智能搜索，可以使节省下来的资源进行专项研究图书馆的建设和优化策略，投入智能化设备，完善图书馆的硬件资源，从软硬件两个方面提升图书馆的智能化水平。其次，从图书馆的使用对象读者角度出发，服务内容和服务手段的不断提升以及新技术和平台工具不断应用于服务实践中，所需要的大量图片、视频、文本等信息将能轻易获取，个体的信息如社交信息、生活数据等大量的非结构、半结构化数据也都能为图书馆的智能化决策提供参考。最后，从知识流通角度讲，图书馆自身整体服务质量的提升，不但有利于知识从单个主体向多个主体流通与传播，更有利于隐性知识的显性挖掘，对知识的重组、挖掘和发现具有重大的现实意义。

3 图书馆信息化建设反思

随着图书馆信息化管理系统在图书馆的全面应用，也出现了各类问题，例如基础数据的录入工作不到位、不准确、不及时等现象，用户对于系统的应用积极性不高等，以上问题都对图书馆的信息化建设起到了消极影响，为了提升信息技术在图书馆中的应用范围和对图书馆业务管理方式的管控水平，本文在长久应用的基础上，制定了各类强化措施，具体如下。

3.1 加强新技术的应用

信息技术的应用能够提升业务管理水平，实现业务流程的标准化。在信息化大环境中，图书资料的日常管理也需要及时借鉴信息化的思路，注重采用新技术来满足图书资料管理的基本需求，不断优化图书馆的整体服务水平。以疾病预防控制中心的图书资料管理水平为例，需要采用先进的数据集成技术，实现图书资料的分类全面管理，使得用户可以及时获取各类图书信息，实现对图书的快速检索，满足用户不同层次的信息获取需求。在具体的应用过程中，还需要对各类信息化管理制度进行完善，在适当满足传统的管理模式的前提条件下，为提升图书管理资料的整体水平打下良好的基础。同时，图书馆的管理人员还需要不断提升自身的信息化专业知识，不断提升对于图书馆潜在业务的挖掘，从而借助信息化技术更好地满足用户的应用。

3.2 加强信息安全建设

随着信息化的不断应用，为图书馆的日常管理业务水平的提升带来了很大的提升，在服务质量和效率方面也带来了很大的提升，但是众所周知，信息化建设最重要的是信息安全。图书馆是一个知识储备非常丰富的区域，其信息安全尤为重要。最为一把双刃剑，信息化建设首先要注重信息安全的建设。目前全国各地，各类不法分子纷纷通过网络手段实现对图书资料的窃取，从而获取利益，此种行为严重危害了图书馆的信息安全工作和保密工作。针对以上此种情况，需要强化网络安全的建设，做好图书馆内网和互联网之间的网络隔离，增强全员的网络安全意识，完善网络安全管理制度，最大限度地保证图书管理资料的安全性。例如，在图书管理的过程中，需要构建专门的资料数据库，通过此种数据库的构建，实现对各类图书的全面分类。同时，增加各类人力和其他资源的投入，保证数据库的稳定性，从而保障网络的安全运行。在此种基础之上，需要强化对网络安全的监管，设置各类防火墙和网闸，更加全面地实现对网络安全运行的监控。同时，安排专人实现网络安全的定期巡检和日常维护。其他部门也应该严格按照网络安全管理的基本要求，对常见的病毒侵害行为进行日常预防，使得图书资料管理能够更加全面[13]。

3.3 人才建设至关重要

信息化建设过程中，人才的储备是十分重要的，信息化建设需要各类专业的人才参与才能保证信息化建设的正常开展，例如网络安全、软件开发、系统架构设计、数据库建设等都十分重要。但是经过多年的运行发现，在图书馆信息化建设过程中，人才的储备是十分不足的，这严重影响了图书馆信息化建设的进程。在信息化建设的大背景下，对图书馆资料的管理人员进行专业的知识培训是十分必要的，在日常管理过程中要以信息化建设作为抓手，提升图书馆管理人员的职业素养，进而提升其计算机操作的专业水平。

在人才的选拔和聘任过程中，要把信息化基础知识和计算机操作能力作为评聘的一项考评指标，根据具体的岗位需求，确定人才的具体指标要求。其次，在人才的日常培养方面，需要定期召开专业的培训活动，通过不同维度的培训工作提升人员的信息化意识，增强其用信息化思维模式提升管理水平的理念，将此种思维模式内化于具体的日常管理流程中，将日常经验和具体的思维模式相结合，从而提升图书管理的整体水平。