高校财务报销存在的问题及优化路径

邹艳

高校是培养现代化青年人才的重要阵地，近些年我国的高校办学规模逐步扩大，高校的财务报销工作也迎来了新的挑战，按照传统的报销模式已经难以适应时代的发展需要，有必要针对高校的财务报销工作中存在的不足，借助互联网时代的优势，提高高校财务报销工作的水平和效率，降低会计人员的工作压力。本文对互联网时代下高校财务报销的机遇进行了探讨，结合互联网时代背景下高校财务报销存在的问题，分析了互联网时代背景下高校财务报销的优化路径。

高校的办学规模不断扩大，报销人人数也呈现出了逐年递增的趋势，办学经费、科研经费、人员经费等方面逐步增长，高校财务报销工作量日益增多，高校有必要革新传统的财务管理工作模式，与时俱进，适应时代的发展需要。借助互联网优势解决报销难的困境问题，提高高校财务报销工作的水平，推动高校财务工作更顺利地展开和实施。

一、互联网时代下高校财务报销的机遇

互联网时代，先进的科学技术融入到了人们生产、生活的各个领域中，高校的财务工作同样可以借助互联网时代的优势实现改革创新，此背景下的高校财务报销迎来了新的机遇。高校财务报销工作借助互联网技术节约了大量的时间成本，合理地分配资源，提高资源利用效率，报销人员报账可以通过网上报账平台，大量节约报销时间，安排时间的合理性和自主性更强，报销人可以将更多的时间成本节约下来，投入到高校的教学和科研等工作中。大多数的高校都是在多校区办公模式下运行的，利用互联网时代下的优势，高校财务报销工作优化了资源分配，按照需求，集中整合和统一调配财务人员，防止出现人力资源浪费的情况，互联网时代的高校财务报销工作服务质量大大提高。建立起网报系统，利用短信告知平台的功能，银行可以在完成了报销转账之后，自动向报销人发送通知，财务人员也可以结合有问题的报销单据，采取短信通知的方式告知当事人，报销人员有了解报销近况的需求可以采取网上平台查询的方式，对单据处理的进展形成更加详细、实时的掌握。网上报账平台在高校的财务报销工作风险防范中发挥了优势，有效控制了资金风险，因为采取网上系统平台报账的方式同时调整了支付方式，不再以现金支付为主，而是以网银系统支付的方式，现金风险大大降低，各个环节均能够有据可查，系统及时反馈，资金可追踪，安全性大大提高。互联网时代的高校财务报销工作和传统的财务报销相比，网约投递式的报销体现出了明显的优势，具有广阔的应用前景，有利于实现高校财务报销的精准管理目标，互联网时代的到来，财务信息的整理汇总有所提高，利用大数据技术、信息技术等，财务管理部门实现了全方位的资金监管，及时发现问题，分析问题，解决问题，互联网时代高校财务报销工作要积极跟进互联网发展趋势，革新财务报销的模式。

二、互联网时代背景下高校财务报销存在的问题

（一）高校经济业务种类多

高校办学经费来源多元化，种类繁多，有学费收入、学生奖助贷款、财政拨款、创强项目款项（含横向和纵向）、校企合作项目等。支出范围也很广，报销内容多样，有办公差旅费、办公设备费、学科专业建设费、学科竞赛费、学生经费等。经济业务种类多，报销单据呈现逐年递增的趋势。

（二）信息孤岛现象，财务报销制度和业务流程仍需加强宣传

报销人对学校的财务报销管理制度不了解，对相关的业务流程、要求提交的附件等不熟悉，导致报销提交的材料不齐全，报销单据填写错误。报销人多次往返财务部门，耗费了大量的时间和精力，同时也给财务人员造成了工作困扰。财务人员花大量时间回复报销业务咨询问题，财务审核工作效率低，报销周期长，加大了报销人与审核人的之间的矛盾。

虽然在财务网站上传了财务报销相关制度和报销指南，但新进教职工入职后，或原有到财务报销次数少的教职工，时间一久，已经忘记了如何报销。加之财务报销制度是以财务思维来制定的，在报销人看来理解难度大，还是习惯电话联系财务人员确认。部分老师在教学科研量多的情况下，会让学生代替老师到财务报销，而学生的流动性强，当学生毕业或活动结束，造成之后举办的活动仍不知如何报销。部分报销人虽然熟悉报销制度和报销流程，但是不会对网上报账平台进行操作，当看到报账平台中各类表格时，表现出很多疑问，不知自身报销的业务应该填报哪种表格。而财务部门没有专门的咨询窗口，同样导致报销审核工作效率低。

同时，由于财务报销制度和业务流程无法将各项报销的细节一一列示，而财务人员如果没有业务上的区分，则会存在同一报销事项，不同财务人员对于报销标准的理解有差异，要求提交的附件不一致的情况，退单返工现象存在。二级学院的老师只有在有课的时候才会来学校，退单再交单，报销周期延长，报销人怨声载道。

（三）报销审批流程待完善

审批权限设置待完善。高校财务管理要求实行“一支笔”签字制度。报销的每笔经费至少要部门负责人和财务负责人审批才能进行，一定数额以上的单据还需要相关的校级领导审批签字。在实际工作中，负责审核的部门负责人，项目负责人等往往由于忙于教学、行政、参加会议等事情而沒有及时审核单据，面对日益增多的报销单据，报销流程经常停滞在审批环节。

（四）报销人不及时报销，学期末单据扎堆

报销人员报销的意识不强，出现退单返工的情况，若处理不及时，通常要到学期末财务部门发出结账提醒，报销人员将积攒已久的报销单拿来报销，造成学期末报销单据剧增。网络报账平台未与预算挂钩，经费报销与预算管理脱节，财务人员缺乏对预算的有效控制，导致预算执行率的统计有偏差。

（五）电子发票重复使用

2012年国家税务总局开始试运行电子发票，电子发票同普通发票一样具有法律效力，是会计核算的原始凭证，也是会计档案的重要组成部分。实际报销中，报销人员需要将电子发票打印出纸质发票作为报销附件，而电子发票可以多次打印，这就难免存在重复报销的可能性，在一定程度上增加了审核人员的工作。

（六）财务报销系统有待升级

网上报账平台未与预算管理系统、科研管理系统、资产管理系统、低值易耗品系统、学生收费管理系统等对接。高校各部门使用的系统相互独立，例固定资产类的报销，资产登记需在资产管理系统中完成，再线下签字确认，相关证明材料附在报销单据后，财务人员才开始审核报销单据。科研项目管理系统未与报账系统对接，审核科研项目时，财务人员要从手工账中查看项目余额，如果项目超支，需与报销人沟通退回单据，重新填制，报销周期延长。

三、互联网时代背景下高校财务报销的优化路径

（一）对现有的业务平台进行整合、升级，构建财务信息共享综合平台

互联网时代下信息技术、大数据技术等广泛应用，高校财务报销工作有必要借助先进的科学技术，搭建起统一的财务信息管理平台，实现信息共享，将高校财务报销中存在的信息孤岛现象突破，促进报销人员和会计人员之间的信息相互对称和协调。高校可以建立起财务信息管理平台，以信息数据库为基础展开账务处理，对财务信息进行统一协调的管理，高校可以在校园网中搭建平台，形成一个系统的整体，将财务预算系统、网上报账平台、固定资产资产管理系统、采购管理系统、财务部门网站等与校园网相互融合，形成统一的财务信息共享综合平台。

（二）促进信息共享

在网上报账平台引入发票查验功能，系统自动进行电子发票的查验，以及时发现发票真伪及是否重复报销，可以有效地提高报销的工作效率。高校引进的信息共享综合平台可以实现从预算管理到会计档案管理工作一气呵成。报销人员利用高拍仪对单据进行扫描上传，系统会自动识别票据及结存金额，财务线上审核，银行转账，凭证生成，同时推进会计电子档案管理的进程。

可以参照税务开发票系统，在现有的网上报账平台中增加人工智能客服，及时回应报销人的报销咨询问题，大大减轻财务工作人员被咨询的压力，有更多的精力放在审核单据上。

受历史原因的影响，各个部门有其自身的业务系统，各个部门应该积极沟通，开放接口，实现与财务系统的对接。对于拟建设的业务信息系统，应提前考虑与财务系统的对接。

除此之外，要关注财务信息数据库是否稳定、安全，保证信息数据能够实现共享的同时，提高安全性，财务部门应由专业的财务信息系统负责人加强对财务信息数据库的安全管理，保证财务部门网站网上预约报销系统、财务部门理系统中的数据安全和稳定运行，财务信息系统的专职人员可以在系统中采取防火墙、权限设置等方式隔离不安全的因素，保证系统信息的安全和报销人员的信息安全。值得注意的是，财务数据管理平台应设置数据备份功能，并通过定期维护的方式，保证财务数据的安全性，落实系统的数据安全保障工作。

建设财务部门网站，要将国家的财经法规和学校财务管理制度、报销流程及时公布，方便报销人员查询，减少财务信息的不对称现象和问题，满足报销人员的服务需求，适度的公开财务信息，例如经费的使用情况、使用用途，突破信息孤岛的局限性，在信息的共享中，提高高校财务报销工作的效率。

（三）报销审批流程进一步优化，倡导“今日事，今日毕”的报销效率

缩短审批流程，对于一定数额以下的单据，审批流程可由业务经办窗口及综合窗口人员复核后，直接交由出纳付款。倡导“今日事，今日毕”。报销人今日提交的报销单，今日便可以拿到报销款。简化审核流程。

（四）设置报账助理

设置专门报账助理，报销单据需要进行整理、填制等，高校教师在本身科研教学工作量大的情况下，没有精力去研究报销单据的填制，也缺乏财务相关知识，可能会造成报销单不规范需要退单返工的情况。因此，二级学院及科研项目设置专门人员来统一报销非常必要。同时，财务部门应定期对报账助理进行培训，详细讲解网上报账平台的使用，说明不同类型的单据的填写步骤，重点讲解常见错误和填写难点。实行报账助理制度，由报账助理对本部门的报销业务进行初审，不仅可以有效提高报销的准确性和工作效率，有效解决报销难的问题。年底对报账助理进行考核，制定有效的绩效考核指标，调动报账助理的积极性，增强报账助理的责任感。建立报账助理微信群，定期对新政策进行沟通交流。报账助理要以稳定为主。

（五）规范财务行为

1.提升财务人员的综合素质

财务管理水平直接影响着高校财务报销工作的效率，互联网+时代下高校财务管理工作，需要一支高水平的专业型财务管理人才队伍，因此高校在互联网+时代为了提高财务报销工作效率，有必要加强财务人员的队伍建设，提高高校会计人员的工作水平、工作效率。培养会计人员的专业能力和综合素养，提高会计人员的专业水平，定期实施综合考评。

部门内部定期对财务审核人员进行报销制度培训，统一报销标准，减少报销人对财务人员的不信任感。

2.合理设置报销窗口，采用按业务定岗轮岗制度

财务审核人员需要对全校所有业务单据进行审核，就需了解学校所下发的所有文件，花费时间和精力多。采取业务定岗的方式，合理设置报销窗口，对岗位工作进行区分，将单个财务审核人员的审核范围缩小。如按经费类别设置办理窗口、综合审核窗口等，即定岗负责固定的经费报销，避免出现同一报销单在不同财务人员的审核下，出现不同的标准。提高审核效率。

对财务人员分岗后，也要进行轮岗，也有助于财务人员自身的成长。

3.保持与报销人的沟通

财务人员的学习，不应仅仅局限于财务业务知识的学习，也应关注报销人的现实业务需求，了解报销存在的问题，报销人对报销的改进期望，定期主动走进各部门，面对面的与各部门进行沟通，做好报销指引工作。

4.定期对全校报销人开展业务培训，多样化形式宣传

针对报销人反馈的财务报销制度不易理解的问题，财务部门可以定期开展专题培训，解读报销制度。另外也要对报销人进行网上报账平台操作的培训，例如日常费用的报销、借款业务的报销、差旅费报销在系统中的操作流程。对平时报销遇到的常见问题，可以定期整理好发送到报销群，给予正确的指导。也可以將各类型项目的报销流程及附件上传要求制作成小视频发送到报销群中，以便老师查阅。有利于缓解报销难的问题。加强系统的培训和再教育，对于全校报销人员应结合定期和不定期的业务培训活动，加大报销规范的宣传力度，用多样化的形式宣传报销工作的规范流程，邀请行业内的专家学者结合报销案例、专业知识、流程展示等培训专题活动，使全校人员都能够理解财务报销制度，形成对报销制度的深刻掌握，合理操作网上报账平台。例如在报销日常费用、借款业务和差旅费中，要按照规范的流程操作，结合报销过程中遇到的问题，由专业的人员指导，制作教学课件等，在图文并茂的形式下，方便报销人员理解报销知识，掌握报销规范，提高高校的财务报销工作水平。

结 语

综上所述，传统的高校财务报销制度已经与时代脱轨，难以适应高校的发展需求。高校要结合互联网时代下高校财务报销工作的现状，借助互联网的优势，提高资金的使用效率和周转速度，真正实现轻松报账的目标，缓解会计人员的工作压力，规范、有序地推进高校财务管理工作的展开，为高校的发展夯实基础。