医院基建档案管理策略探讨

■ 于娟娟 李 凯 郭嘉奇 刘晓蔚 林 康

医院作为一个特殊的建筑物，与普通的民用以及工业建筑有着很大的差别。经过医院基建项目的工程经验，可以总结出其具有以下几个特点：专业化集成高、建设标准高、可靠性高以及建设周期长。这“三高一长”虽然看似简单，但是在实际应用中却需要较高的项目管理水平才能达到此要求。也正是由于此特点，需要特别注意医院基建档案的管理工作，才能在医院项目的建设、使用、维护甚至改造过程中做到工程质量有保证，使用维护有依据，这也是一个合格的医院基建项目的基本要求[1]。但是医院基建的档案管理工作却令人堪忧，无论从医院管理方面还是工程建设方面，都应该充分认识档案管理工作的重要性，积极提高档案管理的水平，本文将从这方面对医院基建项目的档案管理进行深入探讨。

1 基建档案对于医院项目的作用

基建档案对于医院的作用可以覆盖医院的整个建设周期及运营周期，甚至对于医院的再开发，以及重大公共卫生事件下的紧急改建都具有极高的参考价值。作为医院建设活动中的一手资料，其表面是档案管理，但是实质具有工程管理属性，能够为医院的设计、运营维护、建设管理提供支撑依据[2]。完善的基建档案，不但可以有效控制经济流失[3]，避免重复拆改，甚至在紧急时刻可以挽救生命。

2 存在问题

目前基建项目乃至医院基建项目的档案管理受到各级部门严格监管。医院项目由于其复杂性、专业性，仅按照通用的管理规定执行是无法充分发挥医院基建档案的潜在价值。此外，在建设过程中，往往出现注重工程现场建设、忽视档案管理、没有从使用者角度去考虑的现象，最后导致档案管理流于形式，无法在后续运营及改扩建过程中起到应有的作用。

2.1 思想老旧，重视度不高

重业务轻档案的错误观念在很长一段时间内都难以改变，相同的医院基建档案管理往往没有受到足够重视。施工单位配备档案管理人员不具备专业医疗知识基础，管理者不重视其档案管理工作，导致资料档案管理不善、记录不完整、没有指导意义等诸多问题[4]。

2.2 管理精度不足，专业人才缺乏

医院基建档案形成过程中涉及众多专业，档案管理者必须是具备一定专业水平的复合型人才。然而在大多数实际情况中，往往没有配备这种复合型人才进行专业化管理，医院方面也未开展全面的基建档案制度管理[5]，最终常常出现档案分类混乱、难于查阅、关键资料缺失等现象，给使用者造成巨大困扰。而且医院基建档案必须要做到全局分析，不够专业的人员难以具备这种全局观[6]。

2.3 统一性缺乏，相关支持产业少

目前基建档案管理主要还是以企业为主，各个企业的管理体系都不尽相同，如此便出现管理系统混乱，人才培养成本高。另外，由于统一化低，相关的配套支持开发成本高，配套的支持顾问者较少。由此便形成了一个恶性循环，集成统一化低-成本高-支持少-作用小-重视程度低-继续压缩成本。

3 医院基建档案管理策略探讨

医院基建档案管理必须从人员管理与制度建立相结合的角度出发，以服务使用者为宗旨，同时结合具体项目的特点以及信息技术的发展。首先应该从存在问题的方向出发，解决档案管理中存在的顽疾，例如意识形态、专业人员缺失等方面。其次应该具体从以下几个方面进行探讨。

3.1 提高服务意识

目前，基建项目均普遍存在对基建档案管理不够重视的现象，造成这种现象主要是建设过程中没有从使用者角度考虑，缺乏服务意识。因此从项目立项阶段开始，包括建设方、设计方、监理方以及施工方等各单位均要重视档案管理工作[7]，如果医院有单独的运营方，运营方则要安排代表对基建档案管理进行全过程监督指导。

3.2 建立适用医院基建的档案管理体系

对内来说，医院基建档案的形成涉及众多部门，档案管理应由医院建设方面牵头，协同相关科室，与其他各参建单位一同组成一个基建档案管理系统，只有这样才能编制出高质量的基建档案，并进行高水平的档案管理[8]。

对外来说，例如像援外成套项目，国际知名承包商均有自己体系的基建档案管理办法。医院项目可以对此进行参照，在通用的基建档案管理规定的基础上，制定一套更具匹配性的医院基建项目档案管理办法，这将会对医院建设发展产生深远影响。

3.3 实现信息化及资源共享

在信息时代，医院基建管理的信息化、智能化与资源共享化是大势所趋[9]。伴随着信息化领域的深入发展，档案管理可以联合网上协作平台供应商，针对医院项目的特点，开发相应的档案存储系统，与纸质版的资料形成互补。互联网下的档案管理可以寻求不断的创新和资源共享化，但是健全统一是互联网管理的基础，在此基础上可以进一步开发统一的档案管理软件，甚至出台相应的管理规范，方便专业化人才的统一培养。另一方面可以和档案管理单位、消防单位、设备厂家等多方进行信息共享，方便监督管理以及提高工作效率[10]。

然而在开展信息化建设的同时，需要与实际情况符合，不可盲目追求，要做到档案管理工作服务于主体，不能本末倒置。另外在档案管理的信息化建设中要重视网络安全[11]，档案的安全管理同样需要完善的管理制度[12]。

3.4 基建档案的收集与监督管控

所有档案都是一步一步累积而来，因此医院基建档案的收集也是档案管理工作的基础和前提[13]。医院方面要积极参与并作为主导方，指派专人负责相关工作，同时要对各个参建单位提出明确要求，最好在合同中注明档案收集要求，并纳入考核。档案的收集关键在于人，所有参与档案收集的人员均应开展专项培训，并对各自负责收集的档案完整性以及真实性负责[14]。

由于医院基建项目中隐蔽工程比重大，因此其项目档案具有很强的阶段性，实时的监督管控是保证项目档案完整以及准确的重中之重。因为没有实时监督，后续工程遮盖后档案的补充难度将会大大提高，同时准确度也会大大降低[15]。各个单位内部应该形成自身的监督机制，并定期向医院建设方汇报其档案的完成情况、完成质量，以及对于未按要求落实的部分是否第一时间进行整改等内容。

另一方面的监督是针对档案记载的真实性。首先必须明确档案的原则，是服务于建筑而不是管理者。在档案记录过程中应该形成一个多方互相监督机制，同一事项对比不同参与方记载可以发现问题。关键项目要做好影像记录，所有档案横向与其他单位，纵向与自己的前后记载内容均要对得上，这也是鉴定档案记载是否真实的有效方法。根据工程经验，按照此方法核对检查监督档案，大大提高档案记录的作假成本，减少作假情况发生，这也是常常提到的通过集中统一的管理方式实现档案管理规范化的优势体现[16]。通过管理以及激发工作人员个人责任感手段的结合方式保证档案记载的真实性。

3.5 档案管理人员专业化及培养

医院基建项目的档案第一负责人应尽量做到以建设方或者运营方为主体，各参建方也应配有专人进行档案管理，所有档案管理者应该在内部进行管理方针统一化，最后由第一负责人及时进行汇总整理。医院基建档案管理工作内容繁杂，需要具备较高的逻辑思维能力，同时要具备强烈的责任感。因此，在严格筛选档案管理者同时，需要项目领导层提高重视，加强人才培养，给予薪酬倾斜等政策支持，提高档案管理者的工作积极性[17]。要对档案管理队伍进行优化，不断对其视野进行拓展，对基建档案管理的考核制度要科学化。

3.6 多方协同

医院基建项目档案的建设与管理单位靠任何一方都难以完成，要实现建立以医院建设方为主导，设计、施工、咨询等各方积极协同的组织架构。建立有明确责任分工的档案体系，既要明确各方责任，又要在责任下划定一定的范围，这样势必会造成资料冗杂、重复等现象[18]。因此在这一框架下需要一个管理细则的制定者，或者说是需要一个第三方的档案管理以及软件使用的顾问机构进行实时指导以及监督，例如工程管理中经常聘请的第三方项目管理顾问。按照上文的描述可以清晰勾勒出以下机构图（图1）。

图1 档案多方协同示意图

作为建设的管理者，首先指导思想必须明确，管理系统组件以及规则的制定必须与系统管理方一道进行，在档案记录过程中主要由设计、施工、咨询等方面进行档案录入，管理者在这一过程中进行监督，对于错误或者不足之处及时提出，及时要求补充完善。另外，档案管理系统也不必追求过于精简，档案只要是标记清楚，查阅方便即可，各方重复的记载也可以对档案记载的真实性进行校准，例如施工日志和监理日志相互之间的校对。

3.7 档案验收与移交

所有的基建档案关键在于积累过程，但是验收与移交过程仍不可忽视。医院方面首先需要根据其制定的档案管理制度来检查各单位是否按照要求执行，其次按照档案管理顾问机构给出的程序校验各单位是否按照格式完成。在总体框架以及总体内容均完善的情况下，再对细节部分进行验收。由于工程量巨大，主要核对工作应该在建设过程中把控校验，竣工中按照批次进行抽检即可。交接完成后医院方面应该对基建档案进行集中统一管理，认真整理分类，确保资料的完整、准确和系统性[19]。档案不仅仅是建设过程内部各参加方自己的工作，而是要求工程终身有档可查、有档可依，更是需要将档案统一移交给相关的管理部门，没有移交这一步，工程质量相当于存在缺陷，这就要求各方加大档案工作的重视程度[20]。

4 结语

近年来通过工程实践以及阅读各种文献资料发现，越来越多的医院基建项目管理者在医院改扩建或者维护中发现档案缺失、档案管理混乱等现象，在为档案管理担忧的同时也看到了社会各界对医院项目基建档案价值认可度的提高。另一方面随着我国医疗卫生事业的不断发展，医院建设项目不断增多，并逐渐成为一个专业化模块，专业的医院基建档案管理体系也必将应运而生。同时，基建档案管理工作也要从人才建设、体系建立、制度完善等方面不断创新来提高管理质量，更好地满足医疗多元化需求，最终使医疗基建发展与档案管理发展相辅相成，共同进步。