浅谈提高医院档案管理科学化水平的创新路径

李文清 韩宝海

摘 要：随着我国社会经济的发展，医疗保障体制日趋完善，医院要想实现稳定可持续发展的目标，就要充分重视自身内部的档案管理工作。在我国“十二五”卫生信息化发展规划中指出，医疗卫生事业的发展不仅关系着广大民众的健康，同时也是一个十分关键的民生问题。为此，医院要不断提高档案管理的科学化水平，并在此基础上进一步完善我国的医疗卫生保障体制，促进医院的长远发展。基于此，本文主要就提高医院档案管理科学化水平的创新路径展开了分析与探究。

关键词：医院;档案管理;科学化水平的创新路径

早在我国“十二五”卫生信息化发展规划中指出，医疗卫生事业的发展不仅关系着广大民众的健康，同时也是一个十分关键的民生问题，为此医院要不断提高档案管理的科学化水平，并在此基础上进一步完善我国的医疗卫生保障体制，促进医院的长远发展。基于此，医院在开展医疗、科研、药品及卫生管理的过程中会形成多种类型的文件，被统称为医院档案。随着国家层面医疗改革的进一步深入，医院自身的信息化建设不断深化，人口健康信息化框架初步形成，全员人口信息数据库、电子病历数据库、电子健康档案数据库支持公共卫生、计划生育、医疗服务、医疗保障、药品供应保障和综合管理等功能，医院的信息化建设必须紧跟国家信息化规划要求，科学提高医院档案管理科学化水平。一般情况下，医院的档案不仅可以为本院各项工作的开展提供相关依据，同时也能够为各项领导决策的制订提供有关参考，属于较为宝贵的资料。随着我国信息化技术的持续发展与完善，人们对于医疗服务的质量及效率的要求也越来越高。在这一背景下，医院要进一步加强档案管理工作，以此来有效提升医疗服务的质量与服务水平。

一、提高档案管理科学化水平的必要性

1.节省档案管理成本，规范档案管理工作

一方面，持续推动医院档案的科学化管理，不仅可以有效减少档案管理过程中的纰漏与不足，同时也能够有效降低档案管理成本。为此，档案管理人员在日常工作中要严格遵循医院的规章制度与档案管理流程，开展高质量的档案管理工作，以此来降低档案管理中的物力、财力以及人力等多方面的资源消耗，实现档案管理节约成本的基本目标;另一方面，档案管理科学化水平的提高，有利于医院对档案管理人员的管理行为进行有效规范，可以有效避免档案损坏或者遗失等情况的发生，进一步提升档案资源的准确性、完整性与真实性，提高档案管理的实效性。

2.发挥档案资源决策咨询作用，推动医院长远稳定发展

作为一项重要的信息凭证，档案资源不仅详细、系统地记录了医院开展各种业务及管理工作的相关内容，同时也是医护人员是否认真履行自身职责的主要证明。为此，提高档案管理的科学化水平，一方面可以大大提升医院档案的检索效率，最大程度发挥档案在医院决策咨询中的优势与作用。与此同时，医院管理人员以及基层员工也可以通过查阅档案资料，制订出更加科学可行的决策方案，或者是合理拟定下一步的工作计划，以此来提高医院总体的运行效率。另一方面持续深化医院档案的科学化管理工作，还可以在医疗体制改革的背景下，满足医院在转型升级过程中对于信息的需求，进而促进医院实现更加高质量的发展目标。总的来讲，医院要高度重视档案管理的科学化水平，并且要不断增强档案管理的实效性，以此来进一步发挥档案资源管理的实际效用。

二、医院档案管理中存在的不足

1.档案管理理念较为落后

近些年来，随着我国网络技术与计算机信息技术的持续发展与完善，人们的生活与工作方式也发生了翻天覆地的改变。但是，部分医院在开展档案管理工作中所应用的管理方式仍旧较为传统，且部分档案管理人员的管理理念也相对较为落后。一般情况下，医院开展档案管理工作的主要目的是详细记录与管理每位患者的就医信息，包括医务人员的详细资料，这不仅十分有利于医院不断改进自身的服务质量，同时也能够为患者提供更好的就医环境。但根据目前的情况来看，多数医院仍旧没有正确认识到科学管理档案对于提升医院服务质量的重要性，且片面地认为档案管理就是简单完成医院各种信息及数据的保管，在一定程度上降低了档案管理的目的性，也无法充分发挥档案管理的实际价值。

2.缺乏专职的档案管理人员

近年来，随着病患数量的不断增多，多数医院都已经将日常管理工作的重点放在了如何提高医务人员的综合能力，忽视了档案管理人员的素质管理。有调查研究显示，我国大部分医院没有聘用专业的档案管理人员来负责档案管理工作，多数情况下是由兼职人员来负责档案管理工作。与此同时，由于兼职人员的文化水平较低、缺乏专业的档案管理知识，并且没有接受过统一的培训，这就导致医院的档案管理工作无法得到有效落实。

3.缺乏完善的档案管理制度

由于大多数医院没有对原有的档案管理制度进行创新与完善，这就导致档案部门所采用的档案管理制度仍旧较为滞后，且主要表现在无法明确档案管理人员的具体职责，降低了档案管理效率，没有构建科学统一的档案管理系统。与此同时，医院也没有将档案部门规划到日常考评管理制度的目标当中，这就导致其日常管理工作较为混乱，多数职工的档案都没有得到统一管理，而是散落在各科室。这不仅十分不利于档案的调阅，同时也会埋下较大的档案信息安全隐患。

4.档案利用率低

医院在开展日常管理工作中，经常会忽视档案管理，并且会片面地认为档案管理工作的主要职责只是保存好资料，并没有意识到要对档案资料进行有效开发与利用。这就会导致档案管理人员在对各种档案资料进行管理的过程中，多处于被动的工作状态，而在日常工作中也不会积极主动地引导各科室对档案信息进行高效利用，更无法根据医院的发展历程对有价值的档案信息资源进行开发利用导致医院档案的利用率不高。

三、提高医院档案管理科学化水平的路径

1.及时更新档案管理理念

档案管理理念的转变会直接影响到档案管理人员的行为。为此，在日常工作中要想进一步提升医院档案管理的科学化水平，就要积极转变传统滞后的档案管理理念，并结合当前时代发展的要求，进一步明确档案管理对于医院长远发展的多重优势与应用价值。与此同时，医院也要适当引进先进的档案管理设备，以此来辅助先进的档案管理理念，充分发挥档案管理的实际价值，为医院的稳健发展奠定良好的发展基础。另外，医院要帮助档案管理人员树立强烈的管理服务意识，以便档案管理工作可以有效满足医院各部门对于档案利用的具体需求，以此显著增强档案管理工作的服务能力，并在未来工作中为医院各科室提供更加全面與专业的档案服务，将档案的应用价值发挥到最大。

2.提升档案管理人员的综合能力

首先，医院要树立“以人为本”的人才管理理念，加强对专职及兼职档案管理人员的培训，进一步明确档案管理人员的工作职责，帮助其掌握更为科学的工作方法，提升其综合素养。其次，医院也要为档案管理人员提供更多与同行进行交流与学习的平台，扩宽其眼界与知识面。最后，医院也要对档案管理人员提出更为严格的要求，要求其主动参与到医院的各项活动当中，与各科室、部门保持有效沟通，主动了解与掌握医院发展的历程，并认真做好档案资料信息的收集、整理工作，以此来打造一支更为专业化的档案管理团队，大大提升医院档案管理工作的科学化水平。

3.完善档案管理制度

医院在开展档案管理工作过程中，经常会表现出条理性与严谨性等特点。完善医院当前的档案管理制度，是保证其档案管理人员能够顺利完成档案管理工作与任务的重要前提。为此，医院就要着眼于当前实际，结合我国相关的法律法规，制订完善的档案管理制度与奖惩制度，合理构建监管系统，以此来实现档案信息的标准化与科学化管理。与此同时，医院也要对如下制度体系进行完善。第一，要完善档案收集体系，明确各部门的具体职责，加大检查监督的力度，确保各科室及部门可以及时、完整地上交各种档案信息。第二，要健全档案分类体系，要求档案管理人员要根据类别与性质的不同，对档案实施分类。第三，要完善档案保管体系，制订与档案管理部门有关的责任制度，并安排专业的工作人员，对档案存放状况以及档案室设施的维护情况进行定期检查，以此确保医院的档案管理工作能够得到有序落实。

4.积极引进先进的管理设备，提升档案管理效率

随着我国信息技术的广泛普及与应用，各个行业均得到进一步发展，现代化设备也得到了更加广泛的应用。为此，医院要想持续推动档案的科学化管理，就要紧随时代发展的脚步，加强档案管理的信息化建设，提高档案管理的实效性。目前，传统的手写档案、纸质档案以及手工搜集方式已经无法满足当前社会发展的实际需求，且存在较多不足，因此就需要利用电子档案来有效弥补传统档案的各种不足。首先，医院要充分重视现代化先进技术的应用，并借助网络技术与计算机技术来构建科学、高效的电子档案管理模式，以此来实现医院档案资源的共享，增强档案的可利用价值，而不是像传统的档案管理模式一样，将档案只是保存起来。同时，电子档案管理模式的建立还可以在档案的整理、搜集、使用与保存等多个环节发挥作用，尤其是在档案检索环节当中，利用电子档案管理模式就可以通过关键词来快速查询到自己想要的档案信息。其次，医院要充分应用现代化技术，进一步加强档案管理工作，确保档案信息的完整性。在有条件的情况下，医院可以利用光学技术等更为先进的技术来提高档案管理的储存密度与保存效率。与此同时，医院还可以借助数字化技术来更加全面地完善档案管理工作。例如，较为常见的身份识别与认证技术、数字加密技术、数据库技术与扫描技术等，这些先进的数字化技术不仅可以把医院内部档案资料转变成数字档案，同时也十分有利于档案信息的及时更新，对各类资料信息实施更加合理地分类处理与高效整合。最后，医院要适当引进现代化的档案管理设备，构建体系化的档案管理模式。在具体建设时，要针对部门衔接、档案资料以及内部流程实施一体化建设，以此来大大增强医院档案的兼容性与通用性，提高档案管理的效率与科学化水平。

5.深入研究档案管理的应用价值

第一，要加强归档电子文件的管理。充分利用医院内部网络资源的共享功能，对归档电子文件进行全面利用，以便直接转换上级来文以及各科室所生成的各类文件，并将其归纳到医院内部的档案数据库中，进而实现电子文件与纸质文件的同步归档，进一步完善医院内部的办公自动化系统。

第二，要加大硬软件等基础设施的资金支持。这就要求医院要结合自身实际，依据设备适当延伸、超前、填平补齐等原则，对现有的设施进行高效利用。同时，也要合理引入技术，有计划地采购设备。例如，图文影像扫描、数据库服务器等多种设备。

第三，要利用医院内部网络，构建符合医院现状的档案信息网络，并提供多种功能服务。例如，远程检索光盘、电子邮件、联机查询公共目录等服务，同时也要提供档案信息咨询等服务，以此来为广大用户定向提供更为具有交互性的信息咨询服务。另外，档案管理人员也要利用各种先进的信息技术对档案信息进行深度提炼、加工与挖掘，以便为医院提供经过2次、3次加工的信息产品，大大提升医院档案管理水平与服务质量，充分发挥档案的实际效应，为医院创造更大的经济效益。在当前背景下，医院要在档案管理工作中合理引入网络技术，构建系统的档案网络管理平台，在平台中设置多个模块，帮助医院顺利实现档案分类管理。

第四，檔案管理人员要借助网络分析软件对医院档案信息及有关数据进行深度分析与高效整理，以此来实现档案的深层次开发。首先，要利用互联网信息技术对医院档案实施集中管理，在简化档案管理流程的同时，增强档案管理的高效性与科学化。同时，医院医护人员也要借助各种社交软件来进行数据资料的传递与共享，以此来全面提升档案的使用率。对于传统的档案管理模式来说，纸质档案就会占据较大的空间，且对于环境的要求也较高，再加上档案的查阅与传递大多是由人工来完成，这就导致档案管理工作在空间与时间等方面受到极大限制，显著降低医院档案管理的总体效率。随着信息化技术的普及与应用，档案管理人员通过电子数据形式将医院的各种档案存放到电脑当中，这不仅可以将医院档案室的更多空间节约出来，同时也能够避免档案遭受气候与环境等多种因素影响，大大提升档案管理质量。除此之外，信息化技术在档案管理中的应用，可以大大加强对档案信息的保护。例如，为了避免档案室内部管理系统遭受恶意攻击，可以在档案室的电脑中安装防火墙，以此来进一步提高档案管理的安全性。

四、结束语

总而言之，在我国社会持续发展与创新的大环境下，医院要想实现更好、更快的发展，为患者提供更为优质的服务，就要进一步提高内部档案管理工作的科学化水平。节省档案管理成本，规范档案管理工作，发挥档案资源决策咨询作用，推动医院长远稳定发展是提高档案管理科学化水平的首要目的。针对档案管理理念落后、缺乏专职的档案管理人员、档案利用率低以及档案管理制度不健全等一系列问题。一方面，档案管理人员要积极更新档案管理理念，不断提升自我的综合素质与专业能力;另一方面，医院要对现有的档案管理制度进行完善，结合实际需要来合理引进先进的管理设备，不断提升档案管理效率，加大对档案管理应用价值的深度挖掘，要加强归档电子文件的管理，要加大硬软件等基础设施的资金支持，要利用医院内部网络，构建符合医院现状的档案信息网络，并提供多种功能服务。借助网络分析软件对医院档案信息及有关数据进行深度分析与高效整理，以此来实现档案的深层次开发，全面推动医院的稳健发展。

参考文献：

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[5]余 洁.公立医院合同档案管理浅析[J].行政事业资产与财务，2021

（作者单位：1.潍坊市中医院;2.潍坊职业学院）